Bagi Anda yang pernah atau sering pergi ke hotel, pasti sudah tidak asing dengan istilah front office. Front office merupakan seseorang yang biasanya melayani pengunjung pada sebuah lobby.
Bagian ini terletak pada tempat yang mudah dilihat atau ditemukan oleh pengunjung. Biasanya jika Anda ingin mengunjungi seseorang, memesan sebuah kamar melalui Sistem Booking, mengirimkan barang atau menitipkan sesuatu, Anda perlu berbicara dengan front office terlebih dahulu. Lantas, apa saja tugas dari front office?
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Key Takeaways
|
Apa itu Front Office?
Front office adalah seseorang yang bekerja di kantor bagian depan perusahaan yang berurusan dengan tamu, kurir atau paket, pemeliharaan file dokumentasi, dan membantu untuk mengatur pertemuan resmi.
Kesan pertama merupakan hal yang vital bagi sebuah bisnis atau perusahaan. Maka dari itu, pekerjaan ini memiliki peran yang sangat penting karena mereka adalah orang pertama yang ditemui oleh tamu ketika pertama kali sampai.
Selain itu, front office juga menjadi kesan terakhir ketika tamu meninggalkan tempat tersebut. Mereka yang bekerja pada bidang ini harus menjaga cara berbicara, menyapa, dan sebagainya yang dapat membawa perubahan baik pada citra perusahaan terhadap tamu.
Perusahaan atau kantor yang biasanya membutuhkan karyawan dengan tugas ini adalah kantor medis, perusahaan konstruksi, hotel atau penginapan, pendidikan, dan bisnis ritel komersial.
Anda dapat mengatur dan mencatat data check-in dan check-out konsumen, tujuan berkunjung, orang yang dicari pengunjung, dan lainnya tanpa kertas dengan Sistem Manajemen Visitor.
Baca juga: 5 Alasan Mengapa Berinvestasi di Visitor Software Menguntungkan
Peran Penting Front Office
Peranan front office sangat penting bagi perusahaan. Bisa diketahui bahwa front office berada di bagian depan sebuah hotel. Peranan front office yaitu dalam peningkatan kualitas pelayanan sebuah hotel.
Peranan ini dianggap sebagai jantungnya hotel atau sebagai pusat dalam memberikan pelayanan. Front office juga merupakan tempat data informasi, instruksi, serta pengarahan tentang pelayanan yang akan diberikan kepada tamu di hotel.
Dalam kegiatan operasionalnya, peran front office sangat bermacam-macam demi kelancaran sebuah operasional hotel. Peran yang pertama yaitu sebagai wakil dari manajemen untuk menyelesaikan masalah, mampu memberikan informasi tepat dan akurat.
Selain itu, pekerjaan ini juga berperan untuk mempromosikan produk hotel secara profesional dan berperan aktif dalam berhubungan dengan pengunjung yang datang ke hotel. Oleh karena itu, hendaknya mereka dapat memberikan citra yang baik terhadap pengunjung.
Tugas Front Office
Berikut merupakan beberapa tugas dari front office:
1. Front office mengatasi keluhan tamu
Seseorang yang berada pada kantor depan pasti akan sering mendapatkan keluhan ketika tamu mengalami sebuah masalah. Jika terjadi suatu masalah pada kamar hotel, seorang yang berada di kantor depan akan menjadi orang pertama yang akan dihubungi dan diminta untuk segera mengatasi masalah tersebut.
Karena itu, mereka harus sabar jika ada pelanggan yang terbawa emosi saat berbicara.
2. Menangani barang bawaan tamu
Hal ini juga merupakan salah satu tanggung jawab pada orang yang bekerja di bagian kantor depan. Front office perlu membawa barang tamu sebagai bentuk pelayanan yang memuaskan. Hal ini bertujuan untuk tamu merasa istimewa dengan hangat serta mendapat perlakuan yang baik.
3. Memberikan informasi yang tamu perlukan
Seorang yang bekerja pada kantor depan wajib mengetahui semua informasi di mana tempat ia bekerja. Hal ini bertujuan untuk memberitahukan tamu atau konsumen saat bertanya seputar tempat mereka bekerja dan mereka harus bisa menjawabnya.
Karena mereka juga merupakan orang pertama yang tamu temui, maka mereka harus dapat memberikan informasi yang jelas.
4. Meminta deposit untuk jaminan terhadap kerusakan
Biasanya saat melakukan check in, tamu perlu memberi deposit sebagai jaminan. Hal tersebut bertujuan untuk berjaga-jaga jika terjadi kerusakan pada kamar tamu. Deposit tak hanya dapat berupa uang, tetapi juga bisa seperti kartu identitas, atau hal lain karena masing-masing tempat biasanya memiliki regulasi dan peraturan yang berbeda.
5. Mengurus tagihan pembayaran
Mereka yang bekerja sebagai front office bertugas untuk menerima pembayaran dari tamu. Tagihan pembayaran tersebut biasanya berkaitan dengan fasilitas tempat dan juga makanan di restoran. Hal ini merupakan hal vital pada sebuah perusahaan atau bisnis. Karena jika kantor depan melakukan kesalahan, perusahaan dapat merugi.
6. Melakukan konfirmasi ulang terhadap reservasi tamu
Hal ini bertujuan untuk memastikan apakah tamu tersebut benar sudah melakukan reservasi apa belum. Biasanya akan ada daftar nama dan layanan atau kamar yang sudah disewa oleh tamu tersebut. Selain itu, hal ini juga berguna untuk menyiapkan kamar yang telah tamu pesan sebelumnya.
7. Menerima serta melayani calon konsumen
Seorang yang bekerja pada kantor depan juga bertujuan menerima serta melayani calon konsumen karena mereka adalah orang pertama yang akan calon konsumen temui ketika tiba. Front office yang menerima konsumen dengan hangat akan membuat konsumen senang. Selain itu, mereka juga harus mengatasi jika konsumen memiliki keluhan.
8. Mengurus kedatangan serta kepergian tamu
Saat konsumen datang, mereka harus melayani kedatangan konsumen tersebut. Seperti melakukan konfirmasi reservasi, urusan yang diperlukan, fasilitas, dan lainnya. Selain itu, mereka juga perlu memastikan tidak ada barang yang tertinggal, dan mengucapkan salam perpisahan kepada tamu tersebut.
Baca juga: Mengapa Sistem Reservasi Penting untuk Pelayanan Hotel?
Perbedaan Resepsionis dan Front Office
Secara teknis, tidak ada perbedaan nyata di antara kedua pekerjaan ini selain namanya. Biasanya orang yang bekerja pada front office juga ikut terlibat dalam mengelola banyak hal seperti masalah internal perusahaan, pelatihan staf, komunikasi antar departemen, dan kegiatan operasional lainnya.
Sedangkan pada umumnya, resepsionis merupakan orang yang bekerja pada meja depan yang bertugas menyambut dan melayani konsumen. Keduanya sama-sama harus memiliki jiwa keterampilan berkomunikasi dan kepemimpinan yang baik sebagai garda terdepan perusahaan.
Pada intinya, tugas front office sangat kompleks karena selain bertanggung jawab kepada perusahaan dengan menyediakan data yang valid, mereka juga harus berhadapan langsung dengan customer. Guna mempermudah hal itu, HashMicro memberikan support dengan menyediakan software manajemen yang mumpuni dan berkualitas. Gabung dengan 2.250+ pelanggan HashMicro dengan klik banner di bawah ini.
Kesimpulan
Sebagai baris terdepan perusahaan dalam melayani konsumen dan tamu, front office bekerja sebaik mungkin. Oleh karena itu, perlu adanya optimasi pelayanan dengan menggunakan Software Manajemen Perhotelan dari HashMicro.
Pekerjaan ini dapat terbilang berhasil ketika semua pelanggan merasa puas dengan seluruh layanan yang mereka berikan termasuk posisi manajerial. Tak hanya itu, tugas yang mereka kerjakan juga merupakan tanggung jawab atasan.
Maka, pekerjaan ini tidak bisa dianggap remeh. Karena, pekerjaan ini juga merupakan posisi vital pada suatu bisnis atau perusahaan. Peran seorang front office sangat berkaitan dengan industri perhotelan.
Seperti yang kita tahu, tugas mereka biasanya semakin meningkat pada waktu-waktu tertentu, seperti hari libur atau adanya reservasi khusus dengan jumlah tamu yang banyak. Tentu kinerja mereka akan jauh lebih berat dari biasanya.
Untuk menangani kondisi tersebut, Anda membutuhkan Software Manajemen Perhotelan yang dapat mengelola reservasi kamar secara real-time. Sistem akan mencatat semua booking order secara otomatis sehingga mengurangi kesalahan akibat human-error.
Sistem ini terdiri dari tiga modul utama, yaitu Hotel Operation, Marketing, dan Keuangan. Segeralah beralih dan dapatkan demo gratis untuk bisnis perhotelan Anda!
Artikel terkait : Rekomendasi Software Hospitality bagi Bisnis Hotel Anda
