Mungkin masih banyak orang yang belum mengetahui maupun mendengar mengenai Gantt chart, termasuk Anda. Mungkin Anda pernah menggunakannya, tetapi Anda tidak memahami bahwa grafik atau bagan yang berisi daftar pekerjaan tersebut merupakan bagian dari Gantt chart. Grafik ini merupakan salah satu tools yang berguna dalam manajemen proyek suatu perusahaan.
Anda dapat menggunakan grafik ini untuk meningkatkan produktivitas baik individu maupun tim terutama ketika Anda sedang melakukan pembuatan jadwal ataupun melacak kemajuan dari proyek yang tengah berjalan. Saat ini penggunaan software ERP manajemen proyek banyak digunakan karena dapat memberikan solusi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan unik bisnis berbasis proyek. Software ini dapat membantu Anda mengelola proyek secara efisien, memproses informasi penting proyek, dan memaksimalkan penyerapan biaya agar proyek selesai sesuai rencana. Untuk dapat memahami lebih lanjut mengenai Gantt chart serta penerapannya untuk meningkatkan produktivitas kerja yang lebih efektif dan efisien, simak selengkapnya melalui artikel ini.
Baca juga: Apa Itu ERP Software dan Apa Kegunaannya bagi Bisnis Anda?
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Key Takeaways
|
Gantt Chart Adalah
Pada dasarnya, Gantt chart merupakan grafik yang berfungsi untuk memberikan visualisasi rencana proyek perusahaan Anda dari waktu ke waktu. Gantt chart adalah alat yang sangat berguna untuk merencanakan dan memantau aktivitas proyek dengan mengkomunikasikan kegiatan yang Anda lakukan dan status implementasinya. Grafik ini menunjukkan tampilan yang menunjukkan berbagai hal, antara lain:
- Waktu dan tanggal mulainya proyek
- Tugas yang perlu Anda kerjakan dalam proyek
- Pembagian tugas bagi karyawan yang akan mengerjakan setiap tugas
- Tanggal deadline tugas akan selesai
Tak hanya itu, Gantt chart juga menunjukkan urutan kegiatan atau tugas yang perlu Anda lakukan berdasarkan prioritas waktu yang telah Anda tentukan. Sumbu horizontal menunjukkan interval waktu dan sumbu vertikal menunjukkan tugas proyek. Setiap tugas direpresentasikan sebagai bagian horizontal (biasanya berkode warna), yang panjangnya sesuai dengan perkiraan durasi tugas.
Anda dapat menggunakan tools ini ketika proyek yang sedang berjalan memiliki jadwal yang padat dan harus Anda kerjakan dalam urutan tertentu. Dengan begitu, Gantt chart tentunya dapat membantu Anda dalam mempermudah penyusunan jadwal dan meningkatkan efisiensi manajemen proyek yang sedang Anda jalankan.
Fungsi Gantt Chart dalam Manajemen Proyek
1. Meningkatkan komunikasi antar anggota tim
Chart ini dapat menjadi tools untuk memberikan komunikasi yang lebih jelas bagi tim Anda. Selain itu, Anda dapat menggunakan grafik ini untuk mengetahui pembagian tugas antar tim secara lebih mudah dan jelas. Hal ini tentunya dapat memudahkan Anda untuk memberi masukan atau informasi yang lebih relevan bagi karyawan atau rekan anggota tim.
2. Mengelola sumber daya dengan lebih efisien
Sebagai karyawan atau manajer, Anda dapat mengelola sumber daya secara efektif dengan melihat tugas dan proses yang perlu dilalui melalui grafik ini. Anda dapat melakukan penyusunan dan pembagian tugas sesuai dengan sumber daya yang tersedia. Apabila Anda melakukannya dengan benar, proyek yang sedang berjalan dapat terselesaikan tepat waktu sesuai dengan anggaran yang telah Anda rancang.
3. Gantt chart adalah tolak ukur kemajuan proyek dan efektivitas manajemen waktu
Selain itu, Anda juga dapat memeriksa kemajuan proyek yang sedang berjalan dengan bantuan diagram Gantt. Jika proyek Anda ternyata selesai terlambat, Anda juga bisa mengukur dan mengevaluasi strategi mana yang perlu diubah. Tentunya, grafik ini juga dapat membantu Anda dalam meningkatkan efektivitas manajemen waktu dengan adanya jadwal yang jelas dan penentuan alokasi waktu untuk setiap tugas.
4. Meningkatkan rasa tanggung jawab pekerja
Grafik ini juga dapat membantu menciptakan rasa tanggung jawab di tempat kerja. Alasannya, karena baik manajer maupun tim dapat memahami bagaimana kebutuhan setiap orang untuk mencapai tugas dan tujuan mereka dengan adanya bantuan dari Gantt chart ini. Dengan begitu, Manajer juga dapat lebih baik dalam memantau anggota tim mana yang menunjukan performa kerja yang sesuai dengan harapan dan berhak mendapatkan pengakuan.
Baca juga: Optimalkan Bisnis Anda dengan Project Management Software
Komponen Gantt Chart Adalah
Jika Anda menggunakan software dalam pembuatannya, maka Anda akan mendapat fitur yang tentunya lebih lengkap. Seperti rincian tugas yang lebih detail, pelacakan progress secara real-time, serta perubahan jadwal yang pastinya dapat Anda lakukan dengan lebih mudah. Namun sebelum membuat diagram Gantt, Anda perlu mengetahui berbagai komponen yang ada didalamnya terlebih dahulu:
1. Task list
Daftar ini berisikan tugas dan pekerjaan yang perlu diselesaikan dengan penulisan dari atas kebawah secara vertikal. Daftar tugas ini dapat Anda kerjakan secara bertahap maupun bersamaan untuk setiap prosesnya secara individu maupun tim. Dengan begitu, pembagian pekerjaan dan tugas karyawan akan lebih terarah dan lebih cepat terselesaikan.
2. Timeline
Selain task list, diagram Gantt juga menyediakan timeline yang berisikan jadwal serta tanggal mulai dan berakhirnya pekerjaan secara detail. Timeline ini umumnya tertulis dari kiri ke kanan secara horizontal dengan format hari, minggu, bulan, maupun tahun. Untuk proyek dengan jangka waktu lama, biasanya menggunakan format timeline dalam jangka waktu bulanan maupun tahunan.
3. Deadline
Komponen ini merupakan garis yang menunjukkan waktu dan terletak pada bagian tengah timeline. Garis ini biasanya dibuat dengan berbagai warna yang mencolok untuk mempermudah karyawan dalam melihat tugas yang harus mereka kerjakan. Secara umum, garis ini berfungsi untuk menunjukkan pekerjaan yang perlu Anda selesaikan saat ini maupun pada waktu yang akan datang.
4. Bars
Komponen yang satu ini berfungsi sebagai penunjuk untuk tugas yang telah terselesaikan beserta dengan tenggat waktunya. Dapat dikatakan juga bahwa bars merupakan petunjuk akan progress atau perkembangan akan tugas yang sedang Anda kerjakan dalam bentuk diagram batang. Dengan begitu, manajer atau atasan dapat dengan lebih mudah dalam melihat kemajuan yang seluruh karyawannya lakukan.
Komponen Gantt chart ini mempermudah pengusaha untuk memantau progress bisnisnya. HashMicro sebagai vendor software manajemen proyek juga menyediakan fitur yang memudahkan alur bisnis Anda. Klik banner berikut untuk mengetahui informasi selengkapnya.
5. Progress
Kemajuan dari suatu pekerjaan atau biasa disebut dengan progress ini menunjukkan seberapa jauh perkembangan pekerjaan yang telah terselesaikan oleh individu atau tim yang bertanggungjawab. Progress dalam Gantt chart ini umumnya berbentuk persentase untuk mempermudah manajer dalam melihat progress tersebut.
6. Milestones
Milestones merupakan komponen dalam Gantt chart yang menunjukkan agenda yang tengah berjalan pada saat tertentu. Titik data dapat berupa tanggal dan tenggat waktu penting, waktu mulai dan selesai, atau peristiwa penting lainnya dalam proyek Anda. Fungsi utama milestones yaitu sebagai pengingat agar Anda maupun tim tidak akan melewatkan tanggal penting tersebut.
7. Dependencies
Komponen dependencies ini berfungsi sebagai penghubung atas dua tugas yang saling berhubungan. Dependencies memungkinkan Anda untuk menentukan hubungan antara tugas dan memvisualisasikan urutan yang perlu terselesaikan dari awal sampai berakhirnya proyek tersebut.
8. Resource assigned
Setelah selesai menyusun daftar tugas dan waktu pelaksanaannya, hal yang selanjutnya harus Anda lakukan adalah menentukan penanggung jawab yang akan mengerjakan pekerjaan tersebut. Hal tersebutlah yang perlu Anda tuliskan pada bagian resources assigned pada Gantt chart.
Kelebihan dan Kekurangan Gantt Chart Adalah
Kelebihan yang akan Anda dapatkan ketika menggunakan Gantt chart dalam manajemen proyek:
- Mudah untuk dipahami sehingga dapat memudahkan Anda dalam berkomunikasi dengan anggota yang bersangkutan.
- Berguna untuk melakukan penjadwalan proyek sederhana dan dapat digunakan secara berulang pada proyek yang sama.
- Dapat menjadi bahan evaluasi untuk menilai kinerja tim dan menjadi acuan dalam pelaporan kemajuan tim.
Namun, beberapa kekurangan dari penggunaan Gantt chart dalam manajemen proyek yaitu:
- Tidak secara spesifik menunjukan hubungan antara satu pekerjaan dengan pekerjaan lainnya. Hal ini menyebabkan tertundanya proyek apabila terdapat tugas yang saling berhubungan namun salah satunya tidak terselesaikan tepat waktu.
- Sulit dalam melakukan perubahan di tengah berjalannya suatu proyek karena dapat mengakibatkan berubahnya jadwal kegiatan yang lain. Sehingga Anda perlu membuat chart baru dari awal jika terdapat perubahan setelahnya.
- Kurang sesuai jika Anda gunakan untuk proyek dengan kompleksitas tinggi atau skala yang besar.
Baca juga: 10 Manfaat Software Manajemen Proyek bagi Kelancaran Proyek Anda
Contoh Template Gantt Chart
Berikut merupakan contoh dan template Gantt chart yang dapat menjadi inspirasi Anda dalam penyusunan manajemen proyek perusahaan:
Contoh template Gantt Chart
Contoh template Gantt chart menggunakan Excel
Permudah Manajemen Proyek dengan Software Terbaik dari HashMicro
Gantt chart merupakan tools yang berguna untuk melacak perkiraan biaya dan biaya aktual dengan mudah, memungkinkan Anda untuk tetap sesuai anggaran. Selain itu, Anda juga dapat mengelola sumber daya secara lebih efektif dalam pemberian tugas dan pelaporan kemajuan karyawan. Dengan begitu, perusahaan dapat menentukan strategi terbaik atas kemungkinan hambatan yang akan muncul pada masa mendatang.
Kesimpulan
Maka dari itu, Anda butuh sistem yang dapat dengan mudah meningkatkan efisiensi pekerjaan karyawan seperti Software Manajemen Proyek dari Hashmicro. Sistem ini menghadirkan platform komunikasi yang memudahkan pendistribusian tugas, ketepatan penyelesaian proyek, dan pemanfaatan sumber daya yang dimiliki. Dengan begitu, pengelolaan beban kerja, pengaturan anggaran, dan progress proyek perusahaan akan jauh lebih mudah untuk Anda pantau. Daftar demo gratis sekarang!
