Apa itu HRIS Cloud dalam Manajemen SDM Perusahaan?

Optimalisasi pengelolaan sumber daya manusia (SDM) menjadi prioritas bagi perusahaan untuk meningkatkan efisiensi. Salah satu inovasi signifikan dalam pengelolaan sumber daya manusia (SDM) adalah HRIS cloud. Sistem ini memungkinkan perusahaan mengelola administrasi SDM secara lebih fleksibel, efisien, dan terintegrasi.

Laporan terbaru dari Kompas menunjukkan peningkatan penggunaan HRIS berbasis cloud sebagai trend digitalisasi manajemen SDM. Sistem ini membantu perusahaan mengotomatisasi proses administratif, seperti penggajian dan absensi. Selain itu, fitur canggih yang ditawarkan meningkatkan akurasi data serta produktivitas karyawan.

Seiring meningkatnya kebutuhan akan sistem yang lebih adaptif, software HRIS berbasis cloud menjadi solusi utama bagi perusahaan modern. Teknologi ini menyederhanakan berbagai tugas, mulai dari penggajian, absensi, hingga analisis kinerja karyawan.

Lalu, apa sebenarnya yang dimaksud dengan Cloud based HRIS? Dan mengapa bisnis Anda membutuhkannya?

Apa Itu Cloud based HRIS?

Cloud based HRIS (Human Resource Information System) adalah sistem manajemen SDM yang berjalan di server berbasis cloud, yang memungkinkan perusahaan untuk mengakses data karyawan secara real-time dari berbagai lokasi. Selain itu, HRIS Cloud juga memberikan fleksibilitas tinggi dalam pengelolaan data SDM.

Beberapa fitur utama dalam HRIS System berbasis cloud meliputi:

• Pengelolaan data karyawan (profil, kontrak, dan riwayat kerja).
• Manajemen absensi dan cuti dengan sistem otomatis.
• Penggajian terintegrasi dengan sistem keuangan.
• Analisis dan laporan SDM berbasis data.

Banyak perusahaan telah beralih ke HRIS berbasis Cloud untuk meningkatkan efisiensi kerja HR mereka. Dengan sistem berbasis cloud, HR dapat mengurangi pekerjaan administratif yang repetitif dan lebih fokus pada strategi pengelolaan SDM yang lebih produktif.

Manfaat Penggunaan HRIS Cloud bagi Perusahaan dalam Mengelola SDM

Setelah memahami konsep HRIS Cloud, berikut adalah beberapa manfaat utama yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola SDM lebih efektif dan efisien.

1. Otomatisasi operasional HR

HRIS Cloud mengotomatiskan berbagai proses administratif, seperti penggajian, absensi, manajemen cuti, dan penilaian kinerja. Sehingga, dengan sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat mengurangi pekerjaan manual yang memakan waktu dan mengurangi risiko kesalahan manusia.

Selain itu, otomatisasi ini memungkinkan tim HR fokus pada strategi pengembangan karyawan dan peningkatan produktivitas perusahaan. Sistem ini juga membantu memastikan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan dengan mengelola data secara akurat dan terdokumentasi.

2. Aksesibilitas data yang fleksibel

Salah satu keunggulan utama HRIS Cloud adalah kemampuannya untuk diakses dari mana saja dan kapan saja. Dengan sistem berbasis cloud, karyawan dan manajer dapat mengakses informasi penting seperti jadwal kerja, data penggajian, dan laporan kehadiran melalui perangkat yang terhubung ke internet.

Hal ini sangat mendukung perusahaan dengan model kerja hybrid atau remote, memastikan operasional HR tetap berjalan tanpa hambatan. Kemudahan akses ini juga meningkatkan transparansi serta mempercepat pengambilan keputusan terkait manajemen SDM.

3. Efisiensi biaya operasional

Dibandingkan dengan sistem HR konvensional atau berbasis on-premise, HRIS Cloud menawarkan pengurangan biaya operasional yang signifikan. Jadi, perusahaan tidak perlu menginvestasikan anggaran besar untuk infrastruktur perangkat keras dan pemeliharaan sistem.

Dengan model berbasis langganan, bisnis dapat mengelola anggaran HR lebih fleksibel dan menyesuaikan skala penggunaannya sesuai kebutuhan. Selain itu, sistem cloud mengurangi ketergantungan pada tim IT internal karena pembaruan dan pemeliharaan dilakukan oleh penyedia layanan.

4. Proteksi keamanan data

Keamanan data menjadi prioritas utama dalam pengelolaan HR, dan HRIS Cloud dirancang dengan sistem keamanan tingkat tinggi. Penyedia layanan HRIS Cloud umumnya menerapkan enkripsi data, autentikasi multi-faktor, serta sistem pencadangan otomatis untuk mencegah kehilangan data akibat kegagalan teknis atau serangan siber.

Dengan demikian, informasi karyawan tetap terlindungi dan sesuai dengan standar regulasi yang berlaku. Keamanan berbasis cloud juga memungkinkan pemantauan akses secara real-time untuk mencegah kebocoran atau penyalahgunaan data.

5. Skalabilitas yang tinggi

HRIS Cloud dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, baik untuk bisnis kecil, menengah, maupun besar. Sistem ini memungkinkan perusahaan menambah atau mengurangi fitur sesuai dengan pertumbuhan organisasi tanpa perlu investasi tambahan yang besar.

Dengan fleksibilitas ini, perusahaan dapat dengan mudah mengakomodasi ekspansi bisnis atau perubahan kebijakan HR. Kemampuan skalabilitas ini juga memastikan sistem tetap optimal meskipun jumlah karyawan bertambah secara signifikan.

6. Memastikan keterlibatan karyawan

HRIS Cloud tidak hanya mempermudah manajemen HR, tetapi juga meningkatkan keterlibatan karyawan melalui fitur seperti portal karyawan, sistem self-service, dan notifikasi otomatis. Karyawan dapat mengakses informasi mereka sendiri, mengajukan cuti, atau melihat slip gaji tanpa harus bergantung pada tim HR.

Hal ini menciptakan transparansi, meningkatkan kepuasan kerja, serta memperkuat hubungan antara perusahaan dan karyawan. Sehingga dengan terciptanya pengalaman yang lebih baik, karyawan menjadi lebih produktif dan termotivasi dalam bekerja.

Dengan berbagai manfaat tersebut, HRIS Cloud menjadi solusi strategis bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi pengelolaan SDM. Implementasi sistem ini tidak hanya mengoptimalkan operasional HR, tetapi juga berkontribusi terhadap pertumbuhan dan keberlanjutan bisnis.

Perbedaan Cloud HRIS dengan Software On-Premise

Dalam memilih sistem HRIS, perusahaan perlu mempertimbangkan model yang paling sesuai dengan kebutuhan operasionalnya. Secara umum, terdapat dua jenis sistem HRIS yang digunakan, yaitu Cloud HRIS dan Software On-Premise.

Keduanya memiliki karakteristik yang berbeda, baik dari segi instalasi, biaya, keamanan, aksesibilitas, hingga pemeliharaan sistem. Berikut adalah perbandingan antara Cloud HRIS dan Software On-Premise:

Tabel Perbedaan Cloud HRIS dan Software On-Premise

Cloud HRIS lebih fleksibel dan efisien karena tidak memerlukan infrastruktur khusus, sementara Software On-Premise memberikan kontrol penuh atas sistem tetapi membutuhkan investasi awal yang besar. Oleh karena itu, pemilihan sistem HRIS harus sesuai dengan kebutuhan dan skala bisnis perusahaan.

Dapatkan solusi terbaik untuk manajemen SDM yang lebih modern dan terintegrasi dengan skema harga yang fleksibel yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Mengapa Perusahaan Perlu Menggunakan Cloud-Based HRIS?

Transformasi digital dalam pengelolaan SDM kini menjadi kebutuhan utama bagi perusahaan. Dengan trend HR yang terus berkembang, sistem manual atau on-premise semakin tidak efisien dalam operasional bisnis.

Perusahaan yang masih bergantung pada sistem konvensional sering mengalami keterlambatan dalam pemrosesan data karyawan. Hal ini menghambat efisiensi dalam penggajian, pencatatan kehadiran, hingga evaluasi kinerja karyawan.

Untuk mengatasi tantangan ini, HR software berbasis cloud menghadirkan solusi melalui otomatisasi proses administrasi SDM. Sistem ini memungkinkan pengelolaan data yang lebih cepat, akurat, dan terintegrasi dalam satu platform.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan manufaktur besar mengalami kendala dalam mengelola data karyawan secara manual yang tersebar di berbagai lokasi pabrik. Akibatnya, terjadi keterlambatan dalam penggajian serta ketidakakuratan dalam pencatatan absensi.

Dengan mengimplementasikan HRIS berbasis cloud, perusahaan berhasil:

• Menyatukan Data SDM Secara Terpusat: Semua informasi karyawan dapat diakses dalam satu platform, memudahkan monitoring dan pengambilan keputusan.
• Meningkatkan Akurasi dan Kecepatan Penggajian: Otomatisasi perhitungan gaji berdasarkan data absensi real-time mengurangi kesalahan dan keterlambatan.
• Memperbaiki Kepuasan Karyawan: Transparansi dalam pengelolaan cuti dan lembur meningkatkan kepercayaan karyawan terhadap manajemen.

Selain itu, sistem ini mendukung kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan dengan menyimpan data secara aman di cloud. Sehingga perusahaan dapat mengakses laporan dan analisis kinerja karyawan dengan mudah, memungkinkan perencanaan SDM yang lebih efektif.

Dengan HRIS cloud, perusahaan lebih siap menghadapi dinamika bisnis yang berkembang. Sistem ini meningkatkan efisiensi operasional dan mendukung pertumbuhan berkelanjutan. Perusahaan juga lebih adaptif terhadap perubahan dan fokus pada strategi yang efektif.

Solusi HRIS Cloud Terbaik untuk Optimasi Manajemen SDM

Efisiensi dalam pengelolaan SDM menjadi faktor kunci bagi perusahaan dalam menghadapi persaingan bisnis. Oleh karena itu, Software HRIS berbasis cloud membantu mengotomatisasi berbagai proses HR dengan sistem yang terintegrasi untuk meningkatkan produktivitas serta mengurangi kesalahan administrasi.

HashMicro menawarkan solusi HRIS berbasis cloud untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan berbagai proses HR, yang meliputi:

• Employee Database: Pengelolaan data karyawan, mulai dari informasi pribadi hingga riwayat pekerjaan, dalam satu platform terintegrasi.
• Leaves Management: Manajemen cuti yang efisien, memungkinkan karyawan mengajukan dan memantau status cuti secara online.
• Expense Management: Pengelolaan pengeluaran karyawan dengan sistem reimbursement yang terstruktur dan transparan.
• Payroll Management: Otomatisasi perhitungan gaji, termasuk komponen seperti tunjangan, potongan, dan PPh 21, untuk memastikan akurasi dan efisiensi.
• Face Recognition and GPS Attendance with Fake GPS Checking: Fitur absensi berbasis pengenalan wajah dan GPS yang dilengkapi dengan pemeriksaan terhadap penggunaan GPS palsu agar dapat memastikan kehadiran karyawan tercatat secara akurat.
• Roster & Dynamic Employee Working Schedule Management: Pengelolaan jadwal kerja karyawan yang fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan operasional perusahaan.
• Mobile Apps for Employee Self Service: Aplikasi mobile yang memungkinkan karyawan mengakses layanan mandiri, seperti pengajuan cuti, pengecekan slip gaji, dan pembaruan data pribadi, kapan saja dan di mana saja.
• Integrateable to Biometrics and Attendance Devices: Kemampuan integrasi dengan perangkat biometrik dan alat absensi lainnya untuk memastikan sinkronisasi data yang seamless dan akurat.

Dengan implementasi HRIS dari HashMicro, perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan SDM secara lebih efektif. Teknologi berbasis cloud memastikan fleksibilitas, transparansi, serta efisiensi dalam setiap proses HR.

Kesimpulan

HRIS berbasis cloud menjadi solusi utama bagi perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia agar lebih efisien dan terintegrasi. Implementasi HRIS cloud membantu perusahaan mengurangi beban administratif dan lebih fokus pada strategi SDM yang efektif.

Otomatisasi yang menyeluruh memungkinkan efisiensi waktu, pengurangan biaya operasional, serta kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan. Skalabilitas sistem ini juga memberikan fleksibilitas bagi perusahaan dalam mengakomodasi pertumbuhan tanpa investasi tambahan yang besar.

Untuk solusi software HRIS berbasis cloud yang komprehensif, HashMicro dapat membantu mengoptimalkan manajemen SDM secara modern dan profesional. Implementasi sistem ini tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga mendukung pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.

Untuk mengetahui efisiensi penggunaan HRIS berbasis cloud dalam mengoptimalkan manajemen SDM perusahaan Anda, coba demo gratis dari HashMicro sekarang!

Pertanyaan Seputar HRIS Cloud

• Apa itu Cloud based HRIS?

  Cloud based HRIS adalah sistem manajemen SDM yang berbasis cloud, memungkinkan perusahaan mengelola data karyawan secara online tanpa perlu instalasi fisik.

•  Apa saja 5 tipe HRIS?

  Lima tipe HRIS yang umum digunakan adalah:
  1. Operational HRIS (pengelolaan data administratif karyawan)
  2. Tactical HRIS (analisis data untuk pengambilan keputusan jangka pendek)
  3. Strategic HRIS (membantu perencanaan SDM jangka panjang)
  4. Comprehensive HRIS (gabungan dari berbagai fungsi HRIS)
  5. HRIS berbasis Cloud (menyediakan akses data real-time dari berbagai lokasi)

•  Apa saja aplikasi HRIS Cloud?

  Beberapa aplikasi HRIS berbasis Cloud yang populer di Indonesia antara lain:
  1. HashMicro HRIS
  2. Talenta by Mekari
  3. Appsensi
  4. SAP SuccessFactors
  5. Oracle HCM Cloud