Mengenal HRMS, Manfaat, serta Cara Memilihnya

Banyak perusahaan yang masih terbelenggu dengan metode rekrutmen manual yang kuno. Tidak hanya memakan banyak waktu, proses rekrutmen yang dilakukan sering kali menghasilkan seleksi kandidat yang kurang optimal. Padahal permasalahan tersebut dapat diatasi dengan menggunakan software HRMS.

Sebuah studi menunjukkan bahwa penggunaan HRMS dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk tugas-tugas administratif hingga 50%. Hal ini membuat HR jadi punya lebih banyak waktu untuk mengerjakan tugas yang sifatnya lebih strategis.

Pada artikel ini, kami akan membahas secara mendalam tentang pengertian, manfaat, serta memberikan tips dalam memilih software HRMS yang tepat untuk perusahaan Anda, agar dapat memaksimalkan potensi SDM dengan cara yang paling efektif.

Apa itu HRMS?

HRMS, atau Human Resource Management System, adalah sebuah platform teknologi yang dirancang untuk mengotomatiskan dan mempermudah berbagai proses terkait pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan.

Sistem ini berfungsi sebagai alat bantu yang mengintegrasikan informasi karyawan, seperti data pribadi, riwayat pekerjaan, pelatihan, gaji, dan manfaat lainnya ke dalam satu sistem yang mudah diakses dan dikelola.

Dengan software HR, perusahaan dapat melakukan:

• Rekrutmen dan onboarding: Mempercepat proses pencarian dan penerimaan karyawan baru.
• Manajemen kinerja: Melacak dan mengevaluasi kinerja karyawan secara berkala.
• Penggajian: Mengautomatisasi perhitungan gaji, pajak, dan manfaat lainnya.
• Pelatihan dan pengembangan: Mengelola program pelatihan untuk meningkatkan keterampilan karyawan.
• Analisis data: Memberikan wawasan melalui analisis data untuk pengambilan keputusan strategis.

Penggunaan software HR memungkinkan perusahaan untuk mengurangi beban kerja manual, meminimalkan kesalahan, dan meningkatkan efisiensi operasional, sehingga memungkinkan tim HR untuk lebih fokus pada strategi dan inisiatif yang dapat meningkatkan pertumbuhan perusahaan.

Perbedaan HRMS vs HRIS vs HCM

Dalam dunia pengelolaan sumber daya manusia, terdapat tiga sistem utama yang sering digunakan oleh perusahaan: HRMS, HCM, dan HRIS. Ketiga sistem ini memiliki tujuan yang sama yaitu untuk memaksimalkan efektivitas pengelolaan SDM, namun masing-masing memiliki fokus dan fitur yang berbeda.

HRIS adalah Human Resources Information System atau disebut juga sistem yang paling dasar. Software ini berfokus pada pengelolaan data dan proses administratif HR seperti rekrutmen, kompensasi, dan pelatihan. Software HRIS membantu dalam mengatur informasi karyawan, kebijakan, dan prosedur perusahaan.

Software HR berikutnya yaitu HCM (Human Capital Management). HCM merupakan evolusi dari HRIS dengan penambahan fitur untuk pengembangan SDM. HCM mencakup semua aspek HRIS ditambah dengan manajemen kinerja, onboarding, dan perencanaan karir. Software HR ini juga seringkali memiliki fitur global HR untuk mendukung perusahaan dengan karyawan dari berbagai kewarganegaraan.

Sedangkan HRMS (Human Resource Management System) adalah sistem yang paling komprehensif. Sistem ini menggabungkan fungsi HRIS dan HCM dengan tambahan fitur penggajian dan manajemen waktu. HRMS seringkali berkaitan dengan aturan pemerintah dan aspek legal lainnya dari pengelolaan SDM.

Secara garis besar, sistem HRIS adalah tentang informasi, HCM adalah tentang pengembangan, dan HRMS adalah tentang manajemen keseluruhan termasuk aspek finansial dan legal dari SDM.

Penjelasan lebih detail mengenai bahasan ini dapat Anda baca di artikel kami lainnya tentang perbedaan sistem HRIS, HRM vs HCM.

Manfaat Menggunakan Software HR bagi Operasional Bisnis

Software HRMS merupakan alat yang sangat penting dalam mengelola sumber daya manusia dengan efektif dan efisien. Dampak dari implementasi software tersebut tidak hanya akan dirasakan oleh tim HR, melainkan juga terhadap operasional bisnis secara keseluruhan.

Berikut adalah beberapa manfaat utama dari penggunaan software HR:

• Mengefisienkan proses administrasi dan rekrutmen: Software HRMS mengotomatisasi segala proses administrasi dan rekrutmen sehingga menghemat waktu dan biaya.
• Mengurangi biaya upah tenaga ahli: Software HR mengotomatisasi tugas administratif, mengurangi kebutuhan tenaga ahli dan biaya upah.
• Memperbaiki akurasi data: Sistem ini mempermudah pengolahan dan akses data SDM, meningkatkan akurasi dan keamanan, serta mengurangi risiko kesalahan dan pelanggaran hukum.
• Meningkatkan transparansi: Software ini meningkatkan transparansi data dan kebijakan, memudahkan akses karyawan ke informasi pribadi mereka.
• Meningkatkan kepatuhan: Penggunaan software HRMS membantu memastikan kepatuhan bisnis terhadap regulasi pajak, ketenagakerjaan, dan keselamatan kerja.
• Menganalisa performa: Sistem ini mampu menganalisis performa karyawan secara akurat untuk keputusan strategis berdasarkan data aktual.
• Meningkatkan keamanan data: Software HR meningkatkan keamanan data dengan menyimpan informasi karyawan dalam sistem yang aman dan terlindungi.
• Meningkatkan kompetensi karyawan: HRMS memfasilitasi pelatihan dan pengembangan untuk meningkatkan kompetensi karyawan dan kinerja perusahaan.

Dengan demikian, software HRMS tidak hanya mempermudah pengelolaan SDM tetapi juga memberikan dampak positif yang signifikan terhadap operasional bisnis secara keseluruhan.

Cara Memilih HRMS yang Tepat untuk Bisnis Anda

Kami paham bahwa memilih software HRMS yang tepat untuk perusahaan Anda adalah langkah penting yang dapat berdampak signifikan pada efisiensi dan produktivitas operasional bisnis. Oleh karena itu, pada bagian ini, kami akan memberikan panduan untuk memilih software HR yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Berikut ini adalah tahapan yang sebaiknya Anda lakukan sebelum menentukan software HRMS mana yang akan Anda implementasikan di sistem perusahaan Anda.

• Kenali kebutuhan bisnis: Catat kebutuhan spesifik perusahaan Anda untuk menentukan fitur apa saja yang diperlukan dalam software HR.
• Evaluasi fitur dan fleksibilitas: Pilih software HRMS dengan fitur komprehensif untuk semua aspek SDM, yang fleksibel dan dapat diintegrasikan dengan sistem lain.
• Perhatikan sistem keamanan: Keamanan data adalah prioritas utama. Pilih software yang menawarkan protokol keamanan yang kuat dan autentikasi dua faktor.
• Pertimbangkan kemudahan penggunaan: Software harus memiliki antarmuka yang intuitif dan mudah digunakan agar dapat diadopsi dengan cepat oleh semua pengguna.
• Periksa legalitas dan kepatuhan: Pastikan software HRMS mematuhi regulasi lokal dan internasional terkait pengelolaan SDM.
• Analisis budget dan transparansi biaya: Pastikan software HRMS yang Anda pilih memberikan nilai yang sepadan dengan biaya, tanpa biaya tersembunyi, dan sesuai anggaran.
• Periksa kualitas dukungan pelanggan: Dukungan dari tim expert sangatlah penting. Pastikan tim expert dari penyedia software responsif dan solutif terhadap kendala yang perusahaan Anda hadapi terkait sistem.
• Lakukan uji coba: Sebelum memutuskan, lakukan demo atau trial untuk memastikan software memenuhi ekspektasi Anda.

Tahukah Anda bahwa Anda dapat langsung mengetahui berapa budget yang Anda perlukan untuk implementasi software HRMS dari HashMicro? Caranya mudah, Anda cukup mengunduh skema harga produk HashMicro dengan mengklik banner skema harga kami di bawah ini.

Tantangan dalam Implementasi Software HR

Mengimplementasikan sistema baru, dalam hal ini software HRMS, tentunya tidaklah mudah. Mengingat kompleksitas fitur yang disediakan, tentunya perusahaan akan menghadapi beberapa tantangan dalam proses penerapannya. Namun, dengan memahami apa saja tantangan yang mungkin terjadi, perusahaan akan jauh lebih siap dalam mengimplementasikan software HRMS.

Berikut adalah beberapa tantangan yang mungkin dihadapi perusahaan saat mengimplementasikan software HRMS:

• Durasi implementasi: Implementasi HRMS membutuhkan waktu, terutama dengan banyak data dan sistem HR untuk diintegrasikan.
• Impor data: Kualitas data yang akurat adalah hal esensial dalam implementasi HRMS. Kesalahan impor data dari sistem lama bisa mengganggu kinerja dan efisiensi HRMS.
• Dukungan manajemen dan tim HR: Dukungan manajemen dan tim HR sangatlah penting untuk implementasi HRMS; resistensi dapat menghambat proses dan penggunaan sistem.
• Biaya implementasi: Implementasi HRMS dapat memerlukan investasi yang cukup besar, terutama bagi perusahaan kecil dan menengah.
• Perubahan budaya: Penggunaan HRMS dapat mengubah cara kerja karyawan. Perubahan budaya organisasi yang diperlukan untuk mengadopsi HRMS bisa menjadi tantangan.
• Pelatihan karyawan: Karyawan perlu dilatih untuk menggunakan software HRMS, yang bisa memakan waktu dan sumber daya.
• Integrasi dengan sistem yang ada: Integrasi HRMS dengan sistem yang sudah ada di perusahaan bisa menjadi tantangan tersendiri.
• Keamanan data: Perusahaan perlu memastikan bahwa data mereka aman dan terlindungi dari ancaman keamanan cyber.

Agar dapat mengatasi tantangan-tantangan di atas, perusahaan perlu membuat perencanaan yang matang, komunikasi yang efektif, dan menerapkan manajemen perubahan yang baik untuk memastikan transisi yang lancar ke sistem HRMS yang baru.

Software HRMS HashMicro sebagai One-Stop Solution Pengelolaan SDM Anda

Dalam dunia bisnis yang dinamis, pengelolaan sumber daya manusia (SDM) yang efektif menjadi vital. Software HRMS HashMicro menawarkan solusi komprehensif dengan fitur-fitur inovatif yang dirancang untuk memaksimalkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan SDM serta pembiayaan upah karyawan. Keunggulan software ini tidak hanya terletak pada fungsionalitas intinya, tetapi juga pada kemampuannya untuk beradaptasi dan berkembang bersama bisnis Anda.

Tidak hanya dapat berintegrasi dengan aplikasi pihak ketiga, software ini dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan bisnis Anda. Anda juga tidak akan dikenakan tambahan biaya untuk penambahan user, berapapun jumlahnya. Hal ini membuat software HRMS HashMicro menjadi salah satu solusi yang patut Anda pertimbangkan.

Berikut adalah enam fitur utama yang mendukung proses ini:

• Manajemen kontrak karyawan: Software ini mengelola dan menyimpan kontrak karyawan secara digital sehingga memudahkan pembaruan dan pengawasan kontrak.
• Database karyawan: Sistem ini menyediakan akses mudah ke semua informasi karyawan, memfasilitasi manajemen data yang efisien dan akurat.
• Manajemen kinerja dengan KPI tracking: Fitur ini membantu tim HR menetapkan dan memantau Key Performance Indicators (KPI) untuk evaluasi kinerja yang objektif dan meningkatkan produktivitas.
• Manajemen penggajian: Software HRMS HashMicro mengotomatisasi perhitungan gaji, potongan pajak, dan tunjangan, memastikan akurasi dan kepatuhan terhadap regulasi. Sistem ini juga memudahkan proses pembayaran gaji dengan integrasi langsung ke sistem keuangan perusahaan.
• Manajemen absensi: Fitur ini memungkinkan tim HR memantau waktu kerja karyawan secara real-time sehingga tim HR dapat memperoleh data yang diperlukan untuk analisis produktivitas.
• Manajemen cuti: Sistem ini mempermudah pengajuan dan persetujuan cuti, serta memantau saldo cuti untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.

Dengan fitur-fitur ini, sistem HRM HashMicro tidak hanya mempermudah proses rekrutmen dan pengelolaan SDM tetapi juga memberikan wawasan yang diperlukan untuk pengambilan keputusan strategis. Investasi dalam software ini merupakan langkah cerdas untuk mengoptimalkan sumber daya manusia dan memajukan bisnis Anda.

Kesimpulan

Di tengah tantangan bisnis modern yang membutuhkan kecepatan dan ketepatan dalam pengelolaan sumber daya manusia, software HRMS dari HashMicro menawarkan solusi yang tidak hanya efisien tetapi juga efektif.

Dengan berbagai fitur canggih yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan unik perusahaan Anda, HashMicro siap membantu Anda mengoptimalkan proses SDM dan memajukan bisnis Anda ke tingkat berikutnya.

Untuk merasakan langsung manfaat yang ditawarkan, kami mengundang Anda untuk mencoba demo gratis dari software HRMS HashMicro. Jangan lewatkan kesempatan untuk mengubah cara Anda mengelola SDM dengan solusi yang telah terbukti dan dipercaya oleh banyak perusahaan. Akses demo gratis sekarang dan saksikan transformasi pengelolaan SDM Anda.

Pertanyaan Seputar HRMS

• Bagaimana HRMS dapat membantu mengurangi biaya operasional?

  HRMS membantu mengurangi biaya dengan mengotomatisasi proses HR, mengurangi kebutuhan akan sumber daya manusia, dan meningkatkan efisiensi operasional.

• Bagaimana HRMS mendukung kepatuhan terhadap regulasi dan hukum yang berlaku?

  HRMS memastikan kepatuhan dengan mengotomatisasi pelaporan yang diperlukan dan memelihara catatan yang akurat dan terkini sesuai dengan standar hukum.

• Bagaimana HRMS mendukung kepatuhan terhadap regulasi dan hukum yang berlaku?

  HRMS memastikan kepatuhan dengan mengotomatisasi pelaporan yang diperlukan dan memelihara catatan yang akurat dan terkini sesuai dengan standar hukum.

• Bagaimana HRMS memfasilitasi proses onboarding dan offboarding karyawan?

  HRMS memudahkan onboarding dengan otomatisasi tugas administratif dan menyediakan portal untuk karyawan baru. Untuk offboarding, HRMS membantu dalam pelacakan dokumen dan memastikan proses keluar yang lancar.

• Bagaimana HRMS dapat membantu dalam proses rekrutmen?

  HRMS mempercepat rekrutmen dengan mengotomatisasi pencarian kandidat, pelacakan aplikasi, dan komunikasi dengan pelamar.

• Apa itu Core HRMS dan apa saja fungsinya?

  Core HRMS adalah fondasi dari HRMS yang mencakup informasi dasar karyawan, pengelolaan gaji, dan administrasi manfaat.

• Bagaimana HRMS mengelola administrasi manfaat karyawan?

  HRMS mengelola manfaat karyawan dengan melacak kebijakan, pendaftaran, dan klaim, serta menyediakan akses mudah bagi karyawan untuk informasi manfaat mereka.

• Apa saja jenis pelatihan dan pengembangan yang didukung oleh HRMS?

  HRMS mendukung pelatihan dan pengembangan melalui manajemen kursus, pelacakan kemajuan, dan integrasi dengan platform e-learning.