Contoh Laporan Maintenance Mesin dan Tips Membuatnya

Dalam sebuah perusahaan, mesin produksi memegang peranan yang krusial dan penting. Hal itu karena mesin produksi lah yang bertugas untuk mengolah semua produksi yang ingin dilakukan oleh perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk melakukan perawatan rutin terhadap mesin tersebut. 

Mesin produksi yang tidak dirawat akan menimbulkan kerugian, seperti penurunan kualitas produk, waktu henti produksi lebih lama, biaya meningkat, dan keselamatan kerja menurun. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk menggunakan laporan maintenance mesin produksi.

Laporan maintenance mesin adalah dokumen yang mencatat semua aktivitas perawatan mesin produksi suatu perusahaan. Laporan ini mencakup informasi, seperti jadwal perawatan, jenis perawatan, komponen yang diperiksa, dan kondisi mesin setelah perawatan.

Penggunaan laporan maintenance mesin sangat penting untuk memudahkan perusahaan untuk memantau tindakan perawatan. Baca artikel ini untuk mengetahui lebih lanjut mengenai laporan maintenance sistem dan cara membuatnya. 

Pentingnya Menggunakan Laporan Maintenance bagi Perusahaan 

Laporan maintenance sistem adalah berkas yang berisi dokumentasi aktivitas perawatan dan pemeliharaan pada mesin produksi. Laporan ini membantu pihak manajemen untuk memahami dan melacak aktivitas pemeliharaan yang dilakukan terhadap mesin produksi. 

Sekarang bayangkan jika perusahaan memiliki ratusan bahkan ribuan mesin produksi. Suatu saat, perlu dilakukan tindakan maintenance bagi mesin tersebut dengan jumlah yang banyak. Tentu, hal ini akan sangat sulit untuk melakukan pemantauan secara manual. 

Dalam hal ini lah laporan perawatan mesin memegang peranan penting. Dengan tercatatnya semua informasi perawatan dalam satu dokumen, perusahaan dapat dengan mudah memahami tindakan yang dilakukan untuk keperluan perawatan mesin produksi. 

Selain membantu perusahaan melakukan pemantauan, laporan ini juga membantu perusahaan untuk dapat mengendalikan biaya pengeluaran dengan lebih optimal. Lebih lanjutnya, laporan pemeliharaan mesin dapat menjadi dasar bagi perusahaan untuk mengambil keputusan strategi lebih baik.  

Berikut adalah manfaat yang akan perusahaan dapatkan dari penggunaan laporan perawatan mesin produksi: 

• Mendeteksi kerusakan sejak dini: Perusahaan yang menggunakan laporan maintenance mesin produksi memiliki potensi lebih tinggi untuk dapat mendeteksi kerusakan pada mesin sejak dini sehingga lebih cepat untuk dilakukan tindakan. Hal ini akan membuat perusahaan menekan biaya pengeluaran yang lebih tinggi karena sudah dapat melakukan tindakan sebelum mesin mengalami kerusakan fatal. 

• Mengurangi waktu henti produksi: Dengan mencatatkan setiap aktivitas perawatan, perusahaan dapat melacak dan menjadwalkan perawatan secara rutin. Hal ini dapat menjaga status kinerja mesin dengan optimal dan dapat melakukan produksi secara maksimal. 

• Menjaga kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku: Penggunaan laporan perawatan mesin, dapat membantu perusahaan untuk menjaga mesin tetap pada status yang optimal dan sesuai dengan standar yang ditentukan oleh regulasi yang berlaku. 

• Meningkatkan keselamatan kerja: Laporan pemeliharaan mesin dapat mengidentifikasi kemungkinan kerusakan pada mesin. Hal ini dapat membuat mesin produksi tetap optimal saat digunakan, sehingga mengurangi potensi terjadinya kerusakan yang berpengaruh pada keselamatan kerja karyawan. 

Jenis-jenis Laporan Maintenance Mesin 

Pemeliharaan mesin industri umumnya terbagi menjadi beberapa jenis tergantung dengan tindakan pemeliharaan yang dilakukan. Secara otomatis, hal ini pun memengaruhi laporan pemeliharaan yang juga memiliki beberapa variasi. Berikut adalah beberapa jenis laporan pemeliharaan mesin: 

1. Laporan pemeliharaan mesin rutin

Pemeliharaan mesin rutin adalah jenis pemeliharaan yang paling umum dijalankan oleh perusahaan. Sesuai dengan namanya, proses pemeliharaan ini rutin dilakukan setiap hari atau beberapa bulan sekali tergantung dengan kebijakan perusahaan masing-masing. 

Dalam laporan pemeliharaan mesin rutin, informasi tanggal dan waktu pemeliharaan dilakukan, tindakan yang dilakukan, orang yang melakukan pemeliharaan, biaya yang dikeluarkan, dan hasil dari pemeliharaan harus dicatatkan dengan baik agar dapat terdokumentasi dengan baik.  

Menggunakan software asset management dapat meningkatkan efisiensi pembuatan laporan pemeliharaan mesin rutin. Software ini memfasilitasi pengumpulan data otomatis, penjadwalan pemeliharaan, dan pencatatan detail seperti tanggal, tindakan, personel, biaya, dan hasil pemeliharaan. 

Dengan software asset management, Anda dapat memantau kinerja mesin dan memastikan semua aspek pemeliharaan terdokumentasi dengan baik, sehingga mampu memperpanjang umur mesin dan meningkatkan efisiensi operasional.

2. Laporan pemeliharaan mesin breakdown 

Maintenance mesin breakdown atau breakdown maintenance adalah jenis tindakan pemeliharaan yang dilakukan untuk melakukan perbaikan atau pergantian salah satu komponen mesin karena sudah rusak atau aus. 

Dalam laporannya, informasi mengenai tanggal dan waktu, penyebab kerusakan, jumlah komponen yang perlu diganti, biaya yang dikeluarkan, orang yang bertanggung jawab, dan hasil perbaikan harus ditulis secara lengkap dan baik. 

3. Laporan pemeliharaan mesin preventif

Perawatan mesin preventif adalah jenis perawatan yang dilakukan untuk mengantisipasi terjadi kerusakan fatal pada mesin produksi sehingga tidak dapat melakukan produksi yang dapat mengganggu produktivitas perusahaan. 

Dalam laporan ini, informasi mengenai tanggal dan waktu perawatan akan dilakukan, alasan kenapa harus dilakukan, dan mesin serta komponen apa yang harus dilakukan perawatan. 

Contoh Laporan Maintenance Mesin Produksi

Berikut adalah contoh laporan maintenance mesin produksi yang dapat Anda simak lebih dalam:  

Dalam laporan tersebut tercatat beberapa informasi terkait perawatan yang dilakukan. Terlihat identitas, seperti nama mesin, deskripsi pekerjaan, teknisi yang bertanggung jawab, status pekerjaan, harga yang dikeluarkan, dan catatan setelah perawatan berhasil dilakukan. 

Aspek catatan harus diisi dengan jelas agar pihak manajemen yang membaca dapat memahami dengan jelas kondisi mesin setelah diperbaiki. Lebih lanjutnya, catatan berfungsi agar manajemen dapat mengambil tindakan dengan segera jika terdapat mesin yang tidak bisa dioperasikan. 

Contoh laporan maintenance mesin (Excel) dapat Anda download melalui link di bawah ini: 

Cara Menyusun Laporan Maintenance Mesin yang Benar

Menyusun laporan maintenance mesin harus dilakukan dengan teliti. Penyusunan laporan yang dilakukan dengan sembarangan akan menimbulkan beberapa dampak merugikan, salah satunya adalah hilangnya data historis terkait pemeliharaan. 

Hal tersebut akan membuat perusahaan kesulitan mendeteksi pemeliharaan dan perawatan yang dilakukan terhadap mesin produksi. Lebih lanjutnya, perusahaan juga akan kesulitan melacak pengeluaran yang dikeluarkan untuk perawatan tersebut. 

Tentu, Anda tidak ingin hal tersebut terjadi, bukan? Simak cara menyusun laporan maintenance mesin yang benar agar perusahaan Anda dapat memiliki laporan yang akurat dan benar.

1. Mencatat data-data penting terkait maintenance

Hal pertama yang harus dilakukan terkait penyusunan laporan maintenance adalah mencatat informasi terkait pemeliharaan mesin. Informasi seperti waktu pemeliharaan, jenis mesin, jenis tindakan, teknisi, harga yang dikeluarkan, dan lainnya harus dicatat. 

Langkah ini dilakukan agar laporan yang disusun memiliki informasi dan identitas yang jelas terkait isi yang ingin disampaikan. 

2. Buat format laporan yang jelas 

Setelah mengumpulkan dan mencatat seluruh data penting, langkah selanjutnya adalah membuat format laporan yang jelas. Hal ini dimaksudkan agar seluruh data mengenai maintenance dapat dimasukkan dan disampaikan secara jelas, sehingga saat dibaca dapat dipahami dengan mudah. 

3. Analisis dan evaluasi hasil laporan 

Lakukan analisis terhadap data yang telah dikumpulkan untuk mengidentifikasi pola atau tren yang dapat mengindikasikan masalah yang berulang atau area yang memerlukan perhatian khusus. Setelah itu, lakukan evaluasi kinerja mesin yang didasarkan pada laporan maintenance sebelumnya.

4. Penulisan laporan akhir

Susun laporan akhir dengan menggunakan bahasa yang jelas dan ringkas. Laporan ini didasarkan pada aktivitas maintenance yang telah dilakukan, tindakan yang diambil, serta langkah preventif yang diperkirakan akan dilakukan di masa depan. 

Anda juga dapat membaca artikel lain terkait form checklist maintenance yang membahas lebih dalam tentang cara menyusun checklist yang efektif, hingga jenis-jenis checklist untuk berbagai kebutuhan pemeliharaan.

Meningkatkan Efisiensi Penyusunan Laporan Maintenance Mesin dengan Software Asset Control 

Laporan maintenance mesin produksi memegang peranan penting untuk membantu manajemen dalam melakukan pemantau mengenai tindakan yang dilakukan untuk menjaga mesin produksi tetap optimal dan dapat memproduksi barang. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan membuat laporan yang akurat. 

Dalam hal ini, terintegrasi dengan maintenance management system seperti HashMicro dapat menjadi solusi efektif yang dapat Anda lakukan. Software asset control HashMicro memiliki fitur-fitur komprehensif yang memudahkan penyusunan laporan pemeliharaan mesin serta demo gratis untuk mempelajari sistem terlebih dahulu. 

Salah satu fitur yang dapat membantu adalah Preventive Maintenance Scheduling yang secara otomatis dapat membuat jadwal pemeliharaan aset dengan mudah untuk mencegah gangguan operasional yang tidak terduga. 

Selain itu, aplikasi ini juga memiliki fitur seperti Asset Comprehensive Cost Reporting dan Asset Maintenance Budget yang dapat membantu perusahaan untuk memberikan perencanaan keuangan terkait pemeliharaan dan tetap menjaga bahwa dana yang dipakai maintenance tidak melebihi budget. 

Kesimpulan 

Dalam dunia bisnis, laporan pemeliharaan mesin menjadi dasar bagi manajemen memahami tindakan perawatan mesin yang sedang dilakukan. Hal tersebut yang membuat keberadaan laporan pemeliharaan mesin sangat penting di perusahaan. 

Penyusunan laporan maintenance mesin produksi yang dilakukan tidak dengan benar akan menimbulkan kerugian bagi perusahaan seperti, kesulitan melacak pengeluaran dana untuk perawatan, tidak memahami status kesehatan mesin, menurunkan keselamatan kerja, dan lain lain. 

Permasalahan ini lah yang menjadikan penggunaan maintenance management system dari HashMicro menjadi solusi yang tepat. Integrasi ini mempermudah perusahaan untuk menyusun laporan, perencanaan biaya perawatan, dan menjaga pengeluaran tidak melebihi budget yang disediakan. 

Anda dapat mengakses demo gratis yang telah disediakan dengan klik di sini untuk memahami lebih lanjut bagaimana sistem ini dapat membantu Anda dalam melakukan penyusunan laporan maintenance mesin. 

Pertanyaan Seputar Laporan maintenance mesin

• Apa yang terjadi jika perusahaan tidak menerapkan laporan maintenance sistem?

  Perusahaan akan mengalami kesulitan dalam melakukan pemantauan perawatan mesin, baik itu informasi mesin apa yang dirawat, tindakan yang dilakukan, atau biaya dikeluarkan.

• Pekerjaan maintenance itu apa?

  Maintenance atau perawatan adalah tindakan yang dilakukan untuk menjaga kinerja suatu mesin agar tetap optimal dengan pemeriksaan, penggantian, atau perbaikan.

• Kapan mesin harus dilakukan perawatan?

  Jadwal dilakukan perawatan sebuah mesin bervariasi dan bergantung pada jenis mesin itu sendiri. Umumnya, perawatan berkala pada mesin dilakukan harian. mingguan, bulanan, atau tahunan.

• Apa saja kegiatan maintenance?

  Tindakan perawatan mesin produksi meliputi tindakan perbaikan, pembersihan, pengetesan kemampuan mesin, dan lain-lain.