Apakah perusahaan Anda pernah mengalami kesulitan saat melakukan implementasi CRM?
Dalam melakukan implementasi sistem CRM, kerap kali perusahaan menemukan integrasi data yang kompleks, kurangnya penggunaan oleh tim penjualan, dan kegagalan dalam memahami kebutuhan pelanggan.
kita tahu bahwa CRM sangatlah penting untuk bisnis, jadi Anda sudah ada pikiran untuk melakukan implementasi sistem ini untuk bisnis Anda.
Namun, terkadang implementasi sistem CRM bisa terdapat kesulitan jika tidak dilakukan dengan benar. Terlebih jika vendor yang dipilih kurang pandai dan tidak menyesuaikan ketentuan dengan kebutuhan bisnis Anda.
Untuk mengatasi permasalahan ini, dalam artikel ini akan dijelaskan lengkap mengenai konsep dan tahapan implementasi, apa itu CRM tools, hingga contoh sistem CRM yang bisa Anda gunakan.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Konsep Dasar Implementasi CRM
Tujuan implementasi CRM adalah agar perusahaan dapat menjalin hubungan dengan setiap stakeholder perusahaan dengan mudah. Dengan adanya perkembangan bisnis, peran konsumen mengalami perubahan. Kini, konsumen semakin terlibat dalam komunikasi dengan perusahaan. Agar dapat memahami kebutuhan setiap konsumen, perusahaan perlu memahami 3 konsep dasar dari implementasi CRM, yakni sebagai berikut:
Konsep strategis
Adanya konsep ini memiliki fokus atau tujuan untuk melakukan pengembangan kultur usaha yang berorientasi kepada para pelanggan. Strategi dari kultur ini bertujuan untuk merebut hati konsumen dan menjaga loyalitas mereka. Cara atau metode perusahaan dalam melakukan hal ini adalah dengan menciptakan dan juga memberikan nilai tambah bagi pelanggan.
Dengan memberikan nilai tambah ini, perusahaan dapat mengungguli perusahan pesaing yang lainnya. Contoh nilai tambah yang dapat perusahaan terapkan adalah tata perilaku yang baik dari setiap tingkatan manajemen perusahaan. Selain itu, desain sistem formal yang baik dalam perusahaan juga dapat menjadi nilai tambah bagi para pelanggan.
Konsep operasional
Perusahaan perlu memiliki pemahaman seputar konsep operasional dengan baik. Hal ini bertujuan agar mereka dapat menjalin hubungan dengan para pelanggan dengan harmonis dalam jangka waktu panjang. Beberapa contoh aktivitas yang dapat mencerminkan konsep ini adalah dengan meningkatkan fungsi pemasaran dan juga penjualan secara otomatis.
Konsep analitis
Konsep analitis berguna bagi perusahaan untuk mengelola dan melakukan analisis terhadap data konsumen yang mereka miliki. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan nilai mereka dan terutama nilai perusahaan itu sendiri. Data yang diambil ini berisi tentang informasi relevan yang dapat membantu perusahaan dalam melakukan analisis usaha mereka.
Jika Anda ingin mulai mengimplementasi sistem CRM yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, silahkan cek skema perhitungannya disini
Tahapan dalam Implementasi Sistem CRM
Tahapan implementasi CRM (Customer Relationship Management) biasa terbagi menjadi beberapa langkah kunci. Dengan mengetahui tahapan dalam implementasi sistem CRM, perusahaan Anda bisa mengintegrasikan sistem secara optimal.
Berikut adalah beberapa tahapannya secara singkat:
1. Analisis Kebutuhan Bisnis
Melakukan audit kebutuhan bisnis dalam implementasi sistem CRM akan melibatkan identifikasi mendalam terhadap persyaratan fungsional dan teknis organisasi.
Tim implementasi perlu melakukan audit menyeluruh untuk mengidentifikasi tantangan dan peluang yang bisnis hadapi dalam mengelola hubungan dengan pelanggan.
Ini mencakup pengumpulan informasi tentang proses bisnis saat ini, kebutuhan pengguna, dan harapan manajemen terkait sistem CRM.
2. Pemilihan Sistem CRM
Pilih platform CRM yang sesuai dengan kebutuhan bisnis dan anggaran. Proses ini melibatkan evaluasi cermat terhadap fitur-fitur yang ada dalam sistem CRM.
Tidak hanya itu, Anda harus mempertimbangkan faktor seperti skalabilitas, integrasi dengan sistem yang ada, dan kemudahan penggunaan.
Dalam memilih aplikasi CRM terbaik, penting untuk melibatkan pemangku kepentingan internal, seperti pemilik bisnis, untuk memastikan bahwa platform yang perusahaan pilih bisa secara efektif mendukung tujuan perusahaan.
3. Pembersihan dan Migrasi Data
Bersihkan dan transfer data pelanggan dari sistem lama ke CRM baru. Pastikan data berkualitas dan konsisten.
Proses ini melibatkan pembersihan data pelanggan dari sumber yang berbeda dan sudah perusahaan pindahkan ke dalam sistem baru.
Proses pembersihan melibatkan identifikasi dan koreksi data yang tidak akurat, duplikat, atau tidak lengkap agar data yang dimigrasikan ke dalam CRM.
Dengan pemindahan data dari sistem lama, maka perusahaan bisa menjaga informasi dan meminimalisir kehilangan dokumen penting.
4. Integrasi Sistem
Integrasi sistem akan melibatkan penggabungan software CRM dengan aplikasi dan platform lain yang perusahaan gunakan
Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa data pelanggan dapat mengalir secara mulus di antara berbagai departemen dan sistem, meningkatkan visibilitas dan koordinasi.
Proses ini melibatkan pengembangan antarmuka atau koneksi yang memungkinkan pertukaran data yang efektif antara CRM dan sistem lain, seperti sistem keuangan atau pemasaran.
5. Dukungan dan Pemeliharaan
Setelah melakukan implementasi sistem CRM, perusahaan harus bisa mengelola sistem ini sehingga sistem bisa beroperasi secara optimal.
Pada tahap ini, perusahaan perlu menyediakan tim dukungan teknis yang responsif untuk merespon pertanyaan, memberikan bantuan, dan menanggapi masalah pengguna sehari-hari.
Selain itu, pemeliharaan rutin perangkat lunak CRM harus Anda lakukan, termasuk pembaruan sistem, peningkatan keamanan, dan penanganan bug atau masalah teknis lainnya.
Fakta Menarik
Tantangan yang Kerap Terjadi Saat Implementasi Sistem CRM
Saat melakukan implementasi, tentu perusahaan harus memperhatikan tiap prosesnya sehingga tidak terjadi masalah.
Meski begitu, terdapat beberapa permasalahan yang kerap perusahaan hadapi saat melangsungkan proses implementasi. Berikut merupakan beberapa tantangan yang bisa terjadi saat melakukan implementasi sistem CRM:
Integrasi data
Ketika data pelanggan tersebar di berbagai sistem dan departemen dalam perusahaan, akan sulit untuk menyatukan informasi tersebut menjadi gambaran lengkap tentang pelanggan.
Untuk itu, ketika data tidak terintegrasi dengan baik, perusahaan dapat mengalami kesalahan informasi, ketidakakuratan, atau duplikasi data dapat merugikan bisnis.
Biaya implementasi
Proses perancangan, pengembangan, dan pelatihan yang Anda perlukan untuk mengaktifkan sistem CRM dapat memerlukan investasi yang besar.
Biaya meliputi pembelian perangkat lunak, integrasi dengan sistem yang ada, pelatihan karyawan, serta pemeliharaan jangka panjang.
Kerap kali terdapat salah perhitungan dalam biaya penerapan sehingga hal ini menjadi hambatan bagi perusahaan.
Untuk itu, perusahaan perlu merencanakan anggaran dengan hati-hati, mempertimbangkan skala proyek.
Pelatihan dan dukungan
Tim yang menggunakan CRM perlu mendapatkan pelatihan yang memadai untuk memahami cara menggunakan sistem dengan efektif.
Selain itu, perlu ada dukungan teknis yang andal untuk mengatasi masalah dan pertanyaan yang muncul selama penggunaan sehari-hari.
Ketidakcukupan pelatihan dan dukungan dapat mengakibatkan ketidakmampuan tim dalam memaksimalkan potensi CRM, yang pada gilirannya dapat merugikan perusahaan.
Keamanan data
CRM mengandung informasi sensitif dan pribadi pelanggan, termasuk data kontak, riwayat transaksi, dan preferensi.
Jika tidak Anda kelola dengan baik, data ini dapat menjadi target serangan oleh pihak yang tidak sah. Untuk itu, perusahaan perlu menginvestasikan dalam keamanan yang kuat, seperti enkripsi data, akses terbatas, dan pemantauan aktif terhadap ancaman keamanan.
Implementasi CRM System HashMicro untuk Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Menjalankan hubungan dengan baik dengan para pelanggan merupakan salah satu hal esensial suatu perusahaan. Apabila hubungan dari perusahaan terhadap para pelanggan berjalan dengan baik, kepuasan dari pelanggan akan meningkat. Oleh karena itu, perusahaan memerlukan sebuah sistem yang dapat memudahkan mereka dalam melakukan aktivitas tersebut.
Terdapat banyak sekali perusahaan yang menyediakan software CRM. Salah satunya adalah Software CRM dari HashMicro. Tidak hanya memiliki integrasi data yang kuat, sistem berbasis cloud ini termasuk user-friendly sehingga mudah untuk siapapun gunakan.
Dengan fitur canggih seperti sales pipeline management dan revenue forecasting akan mempermudah perusahaan dalam melakukan pelayanan pada pelanggan.
Kesimpulan
Implementasi CRM merupakan salah satu langkah yang dapat memudahkan perusahaan dalam meningkatkan efektivitas komunikasi dan pelayanan terhadap para pelanggannya. Sistem ini dapat memberikan personalisasi pemasaran email kepada setiap pelanggan dan mengintegrasikan data para pelanggan.
Agar dapat memiliki hubungan yang baik dengan setiap pelanggan, Anda dapat menggunakan Software CRM milik HashMicro. Melalui perangkat lunak ini, Anda dapat meningkatkan kualitas pelayanan perusahaan terhadap setiap pelanggan yang Anda miliki. Daftarkan perusahaan Anda sekarang dan dapatkan demo gratis!
