Ini Dia Solusi Mudah Kelola Manajemen Inventaris Laboratorium!

Berbagai potensi berbahaya yang dapat terjadi di laboratorium cukup banyak. Misalnya pada laboratorium kimia, apabila bahan kimia tidak terkelola dengan baik, maka akan mengakibatkan bahan kimia tersebut tercecer dan menyebabkan laboratorium terbakar.

Lalu pada laboratorium mikrobiologi, apabila pengelolaan laboratorium tidak terkelola dengan baik, maka akan berpotensi menyebabkan orang di sekitar laboratorium dapat terpapar berbagai mikroorganisme seperti bakteri ataupun virus. 

Untuk menghindari hal tersebut Anda dapat menerapkan manajemen laboratorium dengan memanfaatkan Software Inventaris, agar Anda dapat mengelola seluruh barang dalam laboratorium seperti pengelolaan barang elektronik, peralatan hingga efektifkan pengelolaan stok bahan kimia ataupun kepentingan laboratorium lainnya dengan Sistem Inventory Barang berbasis web terbaik.

Tahapan Manajemen Laboratorium

Laboratorium adalah tempat yang sangat penting, terutama bagi para peneliti untuk melakukan berbagai penelitian atau riset. Untuk itu pengelolaan laboratorium harus terjaga dengan baik.

Agar hasil penelitian yang para peneliti hasilkan di laboratorium dapat berkembang menjadi produk yang bermanfaat dan memiliki nilai seperti nilai ekonomis, estetis, serta ergonomis. Maka dari itu manajemen laboratorium memiliki beberapa tahapan, antara lain sebagai berikut :

Perencanaan

Seperti yang telah dibahas sebelumnya pengelolaan laboratorium terdiri dari beberapa unsur, salah satunya adalah perencanaan. Perencanaan adalah suatu proses mempersiapkan apa yang hendak dicapai dalam pengelolaan laboratorium.

Selain itu, dalam tahap ini juga sebagai awal dari penentuan tujuan dari manajemen laboratorium, dan menentukan keberhasilan kedepannya. Dalam tahap ini pengelola laboratorium dapat mencari metode, kebutuhan dan juga sumber daya yang diperlukan untuk mencapai yang diharapkan. 

Perencanaan adalah komponen yang sangat berpengaruh pada keberhasilan manajemen laboratorium kedepannya. Dalam tahap Perencanaan ini, Anda dituntut untuk dapat menganalisis situasi, menetapkan tujuan yang hendak dicapai dan juga menentukan langkah yang harus Anda ambil kedepannya.

Dalam tahap perencanaan ini Anda dapat memanfaatkan sistem yang terintegrasi, seperti Software Inventaris yang terintegrasi agar proses pelaksanaan sesuai dengan perencanaan yang telah Anda rancang sebelumnya.

Pengorganisasian

Pengorganisasi adalah sistem kerjasama dari sekelompok orang, objek, atau unit laboratorium tertentu untuk mencapai tujuan. Pengorganisasian laboratorium mengacu pada pengaturan sekelompok orang atau personel dan sumber daya lainnya untuk melaksanakan rencana atau bahkan prosedur untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

pengorganisasi laboratorium mencakup pengaturan dan pemeliharaan peralatan dan bahan laboratorium, pembelian alat dan bahan, serta pemeliharaan disiplin dan keselamatan kerja laboratorium. Dalam pengorganisasian laboratorium terdapat pembagian tugas dan juga wewenang yang jelas antara penanggung jawab laboratorium dengan teknisi laboratorium.

Oleh karena itu, pada pengelolaan laboratorium ini sangat memerlukan pembentukan struktur organisasi yang baik, guna memudahkan dan memperjelas pembagian tugas. Dengan adanya pembagian tugas yang jelas, maka akan memudahkan proses manajemen laboratorium sehingga semua kegiatan laboratorium dapat sesuai dengan tujuan.

Pelaksanaan

Pelaksanaan adalah salah satu tahapan manajemen laboratorium yang cukup penting, karena tanpa pelaksanaan, maka apa yang telah direncanakan dan diorganisir tidak akan berjalan dan sia-sia.

Tahap pelaksanaan dalam kegiatan penelitian di laboratorium berupa kegiatan yang terkait dengan eksperimen atau penelitian yang mendukung kegiatan belajar mengajar IPA ataupun penelitian ilmiah yang biasanya dilakukan oleh seorang peneliti.

Pengawasan

Tahapan ini adalah tahap yang cukup penting dalam manajemen laboratorium, tahap pengawasan laboratorium perlu Anda lakukan untuk mengetahui penggunaan alat-alat di laboratorium dan memastikan agar keadaannya tetap terjaga.

Seluruh kegiatan pengelolaan dan manajemen laboratorium tersebut harus Anda lakukan dengan baik dan efektif guna kegiatan penelitian dan pembelajaran berjalan dengan lancar dan mendapatkan ilmu ataupun penemuan yang bermanfaat.

Baca juga : 7 Tips Manajemen Gudang untuk Optimalkan Inventaris Anda

Langkah-langkah Manajemen Laboratorium

Perencanaan Tata Ruang

Berbeda dengan perencanaan sebelumnya, perencanaan ini lebih menekankan perbaikan tata ruang laboratorium agar lebih rapi. Serta mampu menampung banyak alat yang pengguna perlukan.

Hal ini tentunya sangat penting, karena laboratorium harus ditata sedemikian rupa agar tetap dapat berfungsi dengan baik. Tata ruang yang sempurna, sebenarnya harus dimulai sejak perencanaan gedung sampai pada pelaksanaan pembangunan. 

Akan tetapi, apabila Anda baru mulai untuk menerapkan manajemen laboratorium, Anda bisa memulai untuk menyusun peralatan sesuai dengan kategorinya masing dalam rak yang berbeda. Hal ini tentunya akan mempermudah pengguna dalam mencari alat yang mereka perlukan dan meminimalisir kerusakan, akibat pencarian alat.

Anda juga dapat menggunakan Software Inventaris Laboratorium, agar Anda dapat mengetahui jumlah alat yang tersedia dalam laboratorium dan mengetahui alat atau bahan yang hampir habis. Hingga kemudian Anda bisa memesannya kembali sebelum alat atau bahan tersebut habis.

Penataan Alat dan Bahan

Anda sebagai kepala laboratorium harus menegaskan kepada seluruh staf laboratorium agar memberikan pengenalan terhadap peralatan laboratorium kepada para calon pengguna laboratorium tersebut. Terutama bagi mereka yang akan mengoperasikan peralatan dan bahan dalam laboratorium, hal ini tentunya akan menghindari adanya kerusakan pada alat dan meminimalisir kesalahan yang mengakibatkan kebakaran dan hal buruk lainnya.

Alangkah baiknya jika peralatan yang ada juga lengkap dengan buku petunjuk penggunaan alat (manual operation). Hal tersebut tentunya sebagai antisipasi terjadinya kerusakan peralatan. Yang mana buku manual dapat pengguna jadikan acuan untuk penggunaan alat. 

Teknisi laboratorium yang ada harus senantiasa stand by di tempat, sehingga apabila pengguna kesulitan dalam mengoperasikan alat, mereka dapat langsung menanyakannya langsung pada petugas atau teknisi yang ada.

Karena setiap kali pengguna mengoperasikan alat, tentunya ada kemungkinan alat tidak berfungsi dengan baik. Selain itu, seluruh peralatan yang ada dalam laboratorium harus tersusun secara teratur pada tempat yang telah ditentukan.

Baik dalam rak atau meja yang ada, agar pengguna tidak kesulitan dalam mencarinya, serta agar alat-alat ini selalu siap pakai, apabila sewaktu-waktu akan pengguna butuhkan. Sehingga dapat menunjang kegiatan pendidikan, penelitian, pelayanan masyarakat atau studi berjalan dengan lancar.

Pengelolaan Administrasi

Suatu laboratorium yang baik, dapat ditentukan oleh beberapa faktor yang berkaitan satu sama lainnya. Faktor tersebut yakni, peralatan laboratorium yang canggih, staf profesional yang terampil, serta administrasi laboratorium yang terkelola dengan baik. Administrasi laboratorium meliputi seluruh kegiatan administrasi yang ada di laboratorium. Selain itu, administrasi laboratorium tersebut terbagi menjadi beberapa kegiatan, antara lain sebagai berikut : 

• Inventarisasi peralatan laboratorium 
• Daftar kebutuhan alat baru, alat tambahan, alat yang rusak, alat yang sedang pengguna pinjam/kembalikan.
• Surat masuk dan surat keluar
• Daftar pengguna/pemakai laboratorium, sesuai dengan jadwal kegiatan praktikum/penelitian.
• Daftar inventarisasi bahan kimia dan non-kimia, bahan gelas,pipet dan sebagainya.
• Daftar inventarisasi alat-alat meubelair (kursi, meja, bangku, lemari dsb).
• Sistem evaluasi dan pelaporan.

Baca juga : Contoh barcode produk untuk inventaris barang

Pengamanan, Pengawasan, dan Perawatan

Setelah melakukan manajemen laboratorium mulai dari perencanaan tata ruang hingga pengelolaan administrasi. Langkah selanjutnya yang harus Anda perhatikan adalah pengamanan, pengawasan dan perawatan. Pengamanan mengacu  pada mengelola alat-alat di laboratorium agar tetap sesuai dengan kepentingan pengguna.

Serta memastikan bahwa pengguna dapat mengoperasikan peralatan dengan baik. Sedangkan pengawasan mengacu pada proses memastikan pengguna berhati-hati dalam mengambil, membersihkan dan menyimpan kembali alat-alat yang telah mereka gunakan dengan baik. 

Anda juga perlu memastikan setiap alat layak untuk pengguna pakai. Serta pastikan seberapa sering alat tersebut pengguna gunakan dalam kegiatan praktikum atau percobaan. Hingga kemudian Anda perlu melakukan perawatan khusus pada peralatan tersebut, sesuai prosedur tertentu.

Begitu pula pengelompokan alat, berdasarkan jenis alat dan jenis bahan. Serta taplah menjaga agar bahan kimia ataupun bahan berbahaya lainnya Anda letakan pada tempat yang aman.

Dalam hal ini Anda dapat menggunakan Aplikasi Manajemen Aset, yang dapat membantu Anda dalam melakukan pelacakan dan penjadwalan perawatan aset dengan mudah. Sehingga Anda dapat melakukan pemeliharaan secara rutin dengan pengingat otomatis yang terintegrasi dengan sistem.

Permudah Manajemen Inventaris Laboratorium dengan Software Inventory

Software inventaris adalah sebuah sistem yang dirancang untuk mengelola barang di laboratorium agar lebih efisien dan akurat. Kegiatan laboratorium menjadi efisien, serta membantu mengelola stock opname, pembuatan laporan hingga permintaan re-stock kepada supplier dapat berjalan secara otomatis.

Aplikasi inventaris barang atau Inventory Management Software dapat mencatat dan mengelola seluruh barang inventaris pada laboratorium secara otomatis. Hal itulah yang membuat laboratorium wajib memiliki aplikasi stok barang online.

Selain itu, aplikasi stok barang online memiliki fitur yang lengkap dan sangat laboratorium butuhkan. Dengan manajemen stok barang online, Anda dapat mengetahui barang atau produk apa yang paling banyak digunakan, lalu memperbanyak stoknya. Selain itu stok barang online juga dapat mendata nilai dan juga jumlah barang secara otomatis. Hal itu tentu akan mempermudah pekerjaan para staf laboratorium.

Software Inventaris HashMicro dapat mempermudah proses administrasi dan juga inventarisasi peralatan laboratorium menjadi lebih mudah. Dengan sistem ini Anda dapat mengoptimalkan kontrol inventaris dengan notifikasi otomatis ketika stok mulai habis dan buat estimasi stok yang akurat. Sehingga Anda dapat mengestimasi jumlah stok barang yang harus Anda sediakan dalam periode tertentu. 

Baca juga : Perbedaan Utama Inventaris dan Aset dalam Mengelola Barang Bisnis Anda

Kesimpulan

Manajemen laboratorium adalah proses kolaboratif yang melibatkan seluruh unit atau staf laboratorium secara efektif memanfaatkan semua peralatan laboratorium. Beberapa faktor yang menentukan keberhasilan pengelolaan laboratorium adalah peralatan laboratorium yang canggih dan juga staf yang terampil dan manajemen laboratorium yang baik. Agar semua kegiatan di dalam laboratorium dapat berjalan dengan lancar. Maka diperlukan sistem pengelolaan laboratorium yang baik dan sesuai dengan kondisi laboratorium. 

Untuk mencapai hal tersebut, peran Anda sebagai kepala laboratorium sangat penting dalam menerapkan proses manajemen laboratorium, termasuk dukungan keterampilan dari seluruh elemen di dalamnya. Selain itu, Anda dapat menggunakan Sistem Manajemen Inventaris berbasis online. Segera jadwalkan demo gratis sekarang bersama tim marketing kami! Untuk memperkirakan harga software ERP yang akan Anda gunakan, Anda dapat mengunduh rencana perhitungan harga software ERP dari HashMicro di bawah ini.