Inventory Pooling: Definisi, Tantangan, Contoh, & Sistem

Bayangkan jika bisnis Anda menghadapi kelebihan stok di satu gudang sementara gudang lain mengalami kekurangan stok yang secara perlahan menyebabkan keterlambatan pengiriman. Tentu akan sangat merepotkan, bukan? Dalam hal ini lah inventory pooling hadir sebagai solusi yang efektif.

Inventory pooling adalah strategi manajemen persediaan yang menggabungkan stok dari beberapa lokasi ke dalam satu pusat penyimpanan atau sistem terintegrasi. Strategi ini bertujuan mengoptimalkan penggunaan stok dan meminimalkan risiko kekurangan atau kelebihan barang di berbagai lokasi.

Dalam artikel ini, kami akan membahas secara mendalam mengenai definisi pool inventory, manfaat penerapannya, sampai tantangan yang sering dihadapi dalam penerapannya. Oleh karena itu, pastikan Anda membaca artikel ini sampai habis untuk bisa mendapatkan penjelasan lengkapnya. 

Apa itu Inventory Pooling? 

Inventory pooling adalah strategi pengelolaan persediaan yang bertujuan untuk menggabungkan stok dari beberapa lokasi ke dalam satu pusat penyimpanan atau sistem terintegrasi. Strategi ini membantu perusahaan mengurangi kebutuhan untuk menyimpan stok besar di setiap lokasi secara efisien.

Sebagai contoh penerapannya, Anda memiliki cabang bisnis di berbagai daerah, seperti Bekasi, Bogor, dan Jakarta. Sebelumnya, penyimpanan stok disimpan terpisah di berbagai daerah. Alhasil, sering menyebabkan kelebihan stok di satu gudang dan kekurangan stok di gudang lainnya. 

Lebih lanjutnya, hal tersebut akan menyebabkan beberapa kerugian, seperti salah satunya adalah tidak bisa memenuhi kebutuhan pelanggan. Lambat laun hal tersebut akan membuat pelanggan kecewa  merasa tidak dihargai dan mencari alternatif di kompetitor. Anda pasti tidak ingin itu terjadi, bukan?  

Untuk menghindari kerugian tersebut, maka diterapkan inventory pooling. Stok yang tadinya disimpan secara terpisah, mulai dikelola ke satu penyimpanan terpusat. Hal ini kemudian akan memudahkan manajemen dalam mengoptimalkan persediaan, mengurangi biaya penyimpanan, dan memastikan pemenuhan permintaan pelanggan secara tepat waktu.

Apakah Inventory Pooling Sama dengan Risk Pooling? 

Dalam konteks bisnis, inventory pooling dan risk pooling adalah dua konsep yang saling terkait tetapi memiliki perbedaan fokus dalam pengelolaan stok. Inventory pooling mengacu pada strategi penggabungan stok dari beberapa lokasi ke dalam satu pusat penyimpanan atau sistem terintegrasi. 

Inventory pooling bertujuan untuk mengoptimalkan penggunaan stok, mengurangi biaya penyimpanan, dan memastikan ketersediaan barang yang lebih efisien. Dengan menyatukan persediaan, perusahaan dapat mengatasi ketidakseimbangan permintaan di berbagai wilayah tanpa menyimpan stok berlebih di lokasi tertentu.

Di sisi lain, risk pooling memiliki cakupan yang lebih luas dan berfokus pada pengurangan risiko variabilitas dalam permintaan melalui konsolidasi. Konsep ini bertujuan untuk mengurangi dampak fluktuasi permintaan individu dengan menggabungkan sumber daya atau permintaan dari berbagai lokasi. 

Dalam konteks inventory pooling, risk pooling bekerja dengan mengurangi risiko kelebihan atau kekurangan stok yang disebabkan oleh permintaan yang tidak menentu. Dengan demikian, inventory pooling dapat dianggap sebagai bentuk implementasi spesifik dari risk pooling yang diterapkan pada pengelolaan persediaan.

Komponen Penting dalam Proses Inventory Pooling 

Dalam penerapannya, pool inventory melibatkan beberapa komponen penting yang mendukung operasionalnya agar dapat berjalan dengan efektif. Berikut adalah penjelasan mengenai komponen-komponen tersebut:

1. Pusat penyimpanan stok

Komponen pertama adalah pusat penyimpanan berfungsi sebagai lokasi utama konsolidasi barang dari berbagai gudang atau pemasok. Pusat ini dapat berupa gudang fisik tunggal atau jaringan gudang yang terintegrasi, di mana persediaan dikelola secara kolektif untuk memenuhi kebutuhan di berbagai wilayah.

4. Sistem manajemen inventaris 

Sistem ini berperan penting dalam pengelolaan data stok secara real-time. IMS memungkinkan perusahaan untuk melacak lokasi, jumlah, dan status barang secara efisien, sehingga mempermudah alokasi stok berdasarkan kebutuhan.

3. Teknologi dan data real-time

Teknologi seperti perangkat lunak berbasis cloud mendukung inventory pooling dengan memberikan visibilitas penuh atas stok yang tersedia. Data real-time ini membantu pengambilan keputusan yang cepat dan tepat untuk memenuhi permintaan pelanggan. Salah satu contoh sistem berbasis cloud adalah HashMicro. 

Sistem inventory HashMicro tidak hanya dapat memberikan data real-time mengenai stok, tetapi juga memiliki fitur komprehensif untuk optimalisasi penyimpanan stok di gudang penyimpanan. Alhasil, seluruh proses manajemen penyimpanan stok Anda dapat selangkah lebih mudah dan efisien. 

Anda dapat memulai langkah dalam meningkatkan efisiensi pengelolaan stok dengan mencoba demo gratis yang telah disediakan. 

4. Jaringan distribusi

Komponen jaringan distribusi dalam pool inventory mencakup infrastruktur logistik, seperti transportasi dan rute pengiriman, yang digunakan untuk mendistribusikan barang dari pusat penyimpanan ke lokasi tujuan. Jaringan distribusi yang baik memastikan pengiriman yang efisien dan tepat waktu.

5. Proses peramalan permintaan

Proses pool inventory membutuhkan sistem peramalan permintaan yang andal untuk memprediksi kebutuhan barang di berbagai lokasi. Proses ini membantu dalam menentukan tingkat stok yang optimal di pusat penyimpanan.

Fungsi dan Manfaat Inventory Pooling dalam Supply Chain 

Berikut adalah penjelasan mengenai fungsi dan manfaat penerapan inventory pooling pada supply chain: 

1. Mengurangi variabilitas permintaan

Pool inventory berfungsi sebagai metode untuk menyatukan stok dari berbagai lokasi ke satu atau beberapa pusat distribusi. Dengan menggabungkan inventaris, perusahaan dapat mengurangi efek fluktuasi permintaan yang terjadi di setiap lokasi. 

Hal ini memberikan manfaat berupa pengelolaan persediaan yang lebih stabil karena stok cadangan yang dibutuhkan menjadi lebih sedikit, sehingga biaya operasional terkait inventaris dapat ditekan secara signifikan.

2. Meningkatkan efisiensi logistik

Sebagai strategi, inventory pooling berperan dalam menyederhanakan proses logistik dengan mengkonsolidasikan stok di satu lokasi pusat. Dengan pengaturan ini, perusahaan dapat mengelola pengiriman dalam jumlah besar dari satu lokasi daripada mengirim dari beberapa lokasi kecil. 

Alhasil, dengan proses logistik yang disederhanakan, pool inventory dapat mengurangi biaya pengiriman per unit, efisiensi dalam proses distribusi, dan pengurangan waktu pengiriman ke pelanggan.

3. Mengurangi risiko kehabisan stok

Dalam supply chain, inventory pooling bisa menjadi solusi untuk menjaga ketersediaan stok secara merata di berbagai lokasi melalui pengelolaan inventaris terpusat. Dengan kemampuan mendistribusikan stok dari pusat ke lokasi yang membutuhkan, perusahaan dapat memastikan produk tersedia sesuai permintaan. 

Dengan tercatat dan berkumpulnya semua stok dalam satu gudang terpusat, pool inventory dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, pengurangan risiko kekurangan stok di lokasi tertentu, dan kemampuan untuk merespons lonjakan permintaan secara efektif.

4. Mengoptimalkan ruang penyimpanan

Inventory pooling berfungsi sebagai cara untuk mengelola inventaris di lokasi tertentu secara terpusat, sehingga perusahaan tidak perlu menyediakan ruang penyimpanan besar di setiap lokasi. Dengan pemusatan ini, perusahaan dapat mengurangi kebutuhan gudang di lokasi yang tidak terlalu strategis. 

5. Meningkatkan visibilitas dan kontrol stok

Inventory pooling dapat menjadi alat untuk memberikan visibilitas penuh terhadap inventaris perusahaan melalui pengelolaan terpusat. Dengan kontrol yang lebih baik terhadap stok, perusahaan dapat memantau ketersediaan produk secara real-time dan menghindari penumpukan barang yang tidak diperlukan. 

Contoh Inventory Pooling 

Sebagai sebuah contoh, bayangkan sebuah bisnis Anda memiliki lima gudang di berbagai kota, seperti Jakarta, Surabaya, Medan, Bandung, dan Makassar. Sebelum menggunakan inventory pooling, setiap gudang menyimpan stok produk yang sama dengan jumlah berbeda untuk memenuhi permintaan lokal.

Namun, pola permintaan di setiap kota tidak selalu stabil karena ada kota yang sering kehabisan stok sementara kota lain memiliki stok berlebih. Setelah menerapkan strategi inventory pooling, perusahaan memusatkan sebagian besar stoknya di gudang pusat di Jakarta dan menyimpan stok minimum di gudang lokal lainnya. 

Dengan sistem ini, perusahaan berhasil mengurangi risiko kehabisan stok di lokasi tertentu dan menghindari penumpukan barang di lokasi lainnya. Biaya penyimpanan di gudang lokal menjadi lebih rendah karena jumlah barang yang disimpan berkurang. 

Selain itu, efisiensi logistik meningkat karena pengiriman dalam jumlah besar dari gudang pusat lebih hemat biaya dibandingkan pengiriman kecil-kecilan antar gudang lokal. Perusahaan juga mendapatkan visibilitas lebih baik atas persediaannya, memungkinkan mereka merespons lonjakan permintaan secara cepat, seperti saat promosi besar atau periode penjualan musiman. 

Sistem yang Cocok Menggunakan Inventory Pooling 

Memang, penerapan pool inventory dapat mengefisiensikan pengelolaan penyimpanan stok dalam bisnis. Namun, tidak semua sistem bisnis cocok menggunakan inventory pooling. Berikut adalah beberapa sistem yang cocok menggunakan pool inventory dalam bisnisnya: 

1. Permintaan yang tidak stabil atau tidak merata

Inventory pooling sangat cocok untuk sistem dengan permintaan yang fluktuatif di berbagai lokasi. Dengan menyatukan inventaris di satu atau beberapa pusat, perusahaan dapat mengurangi variabilitas dan memastikan stok tersedia untuk memenuhi kebutuhan secara keseluruhan.

2. Produk dengan tingkat diversifikasi yang tinggi

Untuk perusahaan yang menjual berbagai jenis produk tetapi dengan volume permintaan yang tidak terlalu besar per lokasi, inventory pooling membantu menghindari penumpukan stok yang tidak laku di gudang lokal. Sistem ini memungkinkan stok yang lebih beragam tetapi terkonsentrasi di lokasi pusat.

3. Jaringan distribusi multi-lokasi

Sistem yang memiliki banyak titik distribusi atau cabang di lokasi geografis berbeda akan sangat diuntungkan dengan inventory pooling. Dengan memusatkan stok di gudang utama, distribusi dapat dilakukan berdasarkan kebutuhan aktual dari masing-masing cabang.

4. Produk dengan masa simpan lama

Untuk produk dengan masa simpan panjang, seperti barang elektronik atau pakaian, inventory pooling membantu meminimalkan risiko kelebihan stok di lokasi tertentu dan memastikan distribusi sesuai kebutuhan aktual.

5. Bisnis yang menghadapi lonjakan permintaan musiman

Sistem yang beroperasi dalam sektor dengan permintaan musiman, seperti ritel atau e-commerce, dapat memanfaatkan inventory pooling untuk memusatkan persediaan selama masa normal dan mendistribusikannya dengan cepat saat terjadi lonjakan permintaan.

Kesulitan yang Sering Dihadapi dalam Penerapan Inventory Pooling 

Meskipun inventory pooling menawarkan banyak keuntungan dalam meningkatkan efisiensi supply chain, penerapannya tidak bisa dibilang mudah. Proses ini seringkali menghadapi berbagai tantangan yang dapat memengaruhi keberhasilan strategi secara keseluruhan.

Berikut adalah beberapa kesulitan umum yang sering muncul saat menerapkan inventory pooling: 

1. Koordinasi antar lokasi

Inventory pooling mengharuskan perusahaan untuk mengelola stok dari berbagai lokasi secara terpusat, yang memerlukan koordinasi yang baik antara gudang pusat dan cabang-cabang lokal. Namun, setiap lokasi sering kali memiliki kebutuhan dan prioritas yang berbeda. 

Misalnya, cabang tertentu mungkin membutuhkan stok lebih cepat, sementara gudang pusat memiliki jadwal distribusi yang sudah ditetapkan. Ketidaksesuaian ini dapat menyebabkan ketegangan operasional, terutama jika tidak ada komunikasi yang efektif atau alat manajemen yang memadai.

2. Keterbatasan teknologi dan data

Salah satu elemen kunci dalam inventory pooling adalah visibilitas stok secara real-time. Perusahaan membutuhkan pool inventory system yang canggih untuk memantau stok, memprediksi permintaan, dan mengoptimalkan distribusi. Contoh pool inventory software yang bisa digunakan adalah HashMicro. 

Pool inventory software HashMicro adalah solusi komprehensif untuk mengaplikasikan inventory pooling dengan efisien dan minim kesalahan. Sistem HashMicro juga dapat terintegrasi secara mudah dengan sistem lain. Sehingga, Anda bisa secara mudah mengintegrasikan seluruh aktivitas bisnis dalam satu aplikasi. 

3. Biaya awal implementasi

Penerapan inventory pooling memerlukan investasi awal yang besar, mulai dari pembangunan gudang pusat, integrasi teknologi baru, hingga pelatihan karyawan. Bagi perusahaan kecil atau menengah, biaya ini bisa menjadi hambatan utama meskipun dalam jangka panjang strategi ini dapat menghemat biaya operasional. 

Selain itu, perusahaan juga perlu mempertimbangkan risiko finansial jika hasil implementasi tidak sesuai ekspektasi.

4. Resiko kehilangan kendali di lokasi lokal

Dengan memusatkan stok di gudang pusat, cabang-cabang lokal sering kali merasa kehilangan kendali atas inventaris mereka. Hal ini dapat memperlambat proses pengambilan keputusan di tingkat lokal, seperti pemenuhan permintaan mendesak atau penanganan situasi darurat. 

Ketergantungan yang besar pada gudang pusat juga dapat memengaruhi kemampuan cabang untuk memberikan layanan cepat kepada pelanggan.

5. Logistik dan waktu pengiriman

Meskipun inventory pooling meningkatkan efisiensi penyimpanan, tantangan logistik tetap menjadi isu penting. Stok yang dipusatkan di satu lokasi berarti pengiriman ke lokasi lain memerlukan waktu tambahan. 

Dalam situasi darurat, seperti lonjakan permintaan mendadak atau masalah di cabang tertentu, waktu pengiriman yang lebih lama dapat mengganggu kelancaran operasional dan menurunkan tingkat kepuasan pelanggan.

Kelola Stok Distribusi Barang Menjadi Lebih Terpusat Dengan Software HashMicro

HashMicro menyediakan sistem Supply Chain Management (SCM) yang dirancang khusus untuk membantu perusahaan mengelola inventory pooling secara efisien. Dengan sistem ini, perusahaan dapat mengoptimalkan manajemen distribusi dan rantai pasokan melalui pengelolaan inventaris terpusat dan analitik real-time.

Untuk membantu perusahaan memahami penerapan pool inventory management ini, HashMicro menyediakan demo gratis dan layanan konsultasi bersama para teknisi ahli agar Anda bisa mendapat sistem yang sesuai kebutuhan bisnis Anda. 

Sistem SCM HashMicro dapat sepenuhnya disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan spesifik setiap bisnis, dari skala kecil hingga besar. Dengan skalabilitas yang luas, sistem ini mampu beradaptasi dengan pertumbuhan bisnis Anda, memastikan kelancaran proses digital supply chain seiring perkembangan perusahaan.

Berikut adalah sistem fitur utama sistem supply chain HashMicro: 

• Manajemen Inventaris: Mengawasi dan mengatur stok barang agar selalu tersedia sesuai kebutuhan tanpa kelebihan atau kekurangan.
• Manajemen Pengadaan: Mengelola proses pembelian bahan baku dan barang secara efisien, mencakup negosiasi harga dan penjadwalan pengiriman dari pemasok.
• Manajemen Pesanan: Mengatur seluruh proses pemesanan, mulai dari penerimaan hingga pengiriman, untuk memastikan pesanan pelanggan dipenuhi tepat waktu.
• Pelacakan Pengiriman: Melacak lokasi dan status pengiriman barang secara langsung, memberikan transparansi sekaligus memastikan pengiriman berjalan tepat waktu.
• Manajemen Pengembalian: Menangani proses pengembalian barang, termasuk barang cacat atau yang dikembalikan pelanggan, untuk mempertahankan tingkat kepuasan pelanggan.
• Perencanaan dan Peramalan: Membantu memprediksi kebutuhan stok dan produksi berdasarkan analisis permintaan, sehingga mendukung operasi yang lebih efisien.

Kesimpulan 

Inventory pooling adalah strategi penting dalam manajemen supply chain yang bertujuan mengoptimalkan pengelolaan inventaris dengan memusatkan stok untuk mengurangi variabilitas permintaan, meningkatkan efisiensi logistik, dan menghemat biaya operasional. 

Namun, implementasinya tidak lepas dari tantangan, seperti koordinasi antar lokasi, ketergantungan pada gudang pusat, serta kebutuhan akan teknologi yang mumpuni. Dengan memahami konsep, tantangan, dan cara kerjanya, perusahaan dapat memanfaatkan inventory pooling untuk meningkatkan efisiensi supply chain secara keseluruhan.

Untuk membantu perusahaan Anda mengatasi tantangan dan mengimplementasikan inventory pooling secara efektif, gunakan Sistem Supply Chain HashMicro. Dengan fitur-fitur komprehensif, HashMicro menawarkan solusi yang dapat dikustomisasi dan dioptimalkan sesuai kebutuhan bisnis Anda. 

Jangan ragu untuk mencoba konsultasi dan demo gratis untuk melihat bagaimana sistem ini dapat membawa supply chain Anda ke level berikutnya.

Pertanyaan Seputar Inventory Pooling

• Apa itu inventory management?

  Inventory management adalah proses pengelolaan dan pengawasan persediaan barang dalam suatu bisnis untuk memastikan ketersediaan stok sesuai kebutuhan tanpa terjadi kelebihan atau kekurangan.

• Apa tugas inventory?

  Tugas inventory meliputi pengelolaan persediaan, pencatatan stok, pengendalian stok, perencanaan kebutuhan, pengaturan penyimpanan, pemeriksaan rutin, dan pengendalian biaya.

• Apa saja yang masuk dalam inventory?

  Inventory mencakup semua barang yang dimiliki bisnis untuk mendukung operasionalnya, termasuk bahan baku, barang dalam proses, barang jadi, suku cadang dan komponen, perlengkapan operasional.