Anda pasti tidak asing atau pernah mendengar istilah job desc. Job description atau job desc penting untuk sebuah perusahaan karena dapat membantu dan menjelaskan pekerjaan dan tanggung jawab para pekerja.
Istilah ini pasti sudah tidak asing bagi karyawan dan calon karyawan karena pada saat mendaftar pekerjaan, mereka perlu mengetahui job description masing-masing terlebih dahulu. Dengan kata lain, deskripsi pekerjaan biasanya berguna untuk menggambarkan tugas, tanggung jawab, dan wewenang dalam suatu pekerjaan.
Dalam sebuah perusahaan, setiap karyawan memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda. Pencari kerja biasanya mempertimbangkan lowongan berdasarkan deskripsi pekerjaan mereka.
Maka dari itu, hal ini tentunya sangat penting dan fundamental bagi perusahaan dan karyawan. Perusahaan dapat menggunakan Software HRM dari HashMicro untuk memantau dan meningkatkan kualitas pekerjaan para karyawan.
Dengan sistem ini, perusahaan Anda juga dapat mengatur cuti dan daftar kehadiran karyawan, proses reimbursement, dan juga kegiatan operasional lainnya. Selain itu, Anda juga dapat melakukan tugas HR dan administrasi karyawan secara otomatis melalui satu sistem.
Software dan aplikasi payroll ini merupakan sistem terlengkap untuk enterprise di Indonesia. Segera jadwalkan demo gratis untuk menerapkan sistem ini pada bisnis Anda.
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Pengertian Job Description
Job description atau jobdesk adalah catatan tentang tugas-tugas, tanggung jawab, dan kualifikasi untuk suatu jabatan atau pekerjaan atas informasi dari proses analisis jabatan. Job desc juga menjelaskan tentang kemampuan, kriteria, dan spesifikasi yang diperlukan pada posisi jabatan. Selain itu, tercantum juga penanggung jawab atau bawahan pada posisi jabatan tersebut.
Suatu pekerjaan atau uraian tugas bersifat lengkap, terfokus pada suatu tugas tertentu, dan tidak boleh menyimpang dari pedoman semula. Biasanya deskripsi pekerjaan ini hanya memberikan gambaran sederhana mengenai pekerjaan yang akan dilakukan dan tidak menjelaskan hal tersebut secara rinci. Karena biasanya, hal-hal rinci akan ada dalam Standar Operasional Prosedur (SOP).
Sebagai contoh, seorang pekerja desain grafis memiliki job description untuk membuat desain, logo, banner, dan hal-hal lainnya yang berhubungan dengan desain. Artinya, tugas atau job description merupakan hal yang perlu seorang pekerja desain grafis penuhi dan tidak melenceng dari pedoman atau kontrak awal tersebut.
Maka dari itu, setiap karyawan akan berpegang dan fokus terhadap job desc mereka ketika bekerja. Hal ini bertujuan untuk memberi kejelasan kepada setiap karyawan ketika bekerja dan mencapai target. Selain itu, deskripsi pekerjaan juga bermanfaat bagi keberlangsungan dan aktivitas karyawan pada semua divisi dan posisi.
Baca juga: Sistem HRIS: Fungsi, Fitur, dan Cara Kerjanya
Fungsi Jobdesk pada Perusahaan
Semua jabatan dan pekerjaan memiliki perannya masing-masing untuk mencapai suatu tujuan. Untuk itu, job description berguna untuk membantu perusahaan dalam menguraikan jabatan atau pekerjaan tersebut.
Deskripsi pekerjaan berfokus pada sistematis tugas, wewenang, dan tanggung jawab suatu jabatan berdasarkan fakta-fakta yang ada. Dalam perusahaan, ini berfokus pada pekerjaan itu sendiri, bukan orang yang menjalankan pekerjaan tersebut.
Artinya, job description harus berfokus pada jabatan atau pekerjaan, bukan suatu personil yang menjalankan pekerjaan tersebut. Beberapa fungsinya untuk perusahaan sebagai berikut:
- Memaksimalkan peran dan tanggung jawab dalam melaksanakan pekerjaan
- Pemimpin dapat memimpin dan juga memberikan motivasi agar semua karyawan dapat bekerja dengan optimal
- Membuat kebijakan, prosedur dan standar perusahaan
- Memahami apa yang perlu dilakukan sehingga dapat fokus
- Mengetahui kandidat yang tepat ketika merekrut karyawan baru
- Mengetahui kebutuhan pelatihan untuk pemegang jabatan dengan kebutuhan spesifik
- Dapat melakukan analisis dan menentukan langkah selanjutnya
- Menempatkan masing-masing individu sesuai dengan peran, tanggung jawab, dan kebutuhan perusahaan
- Membuat rencana pengembangan perusahaan
- Mengevaluasi dan juga membandingkan dengan jabatan lain yang ada dalam satu perusahaan
Cara Menyusun Jobdesk yang Baik
Jabatan atau pekerjaan seorang karyawan akan berjalan sesuai dengan deskripsi pekerjaan. Artinya, jabatan atau pekerjaan merupakan tanggung jawab yang berguna untuk menghasilkan sesuatu.
Penyusunan job description memiliki lima unsur penting yaitu akuntabilitas, tugas dan tanggung jawab pekerjaan, identifikasi pekerjaan, ringkasan pekerjaan, dan juga spesifikasi pekerjaan.
Semuanya harus berada dalam satu garis lurus sehingga orang yang akan menyusun deskripsi pekerjaan menjadi lebih paham. Berikut merupakan cara dan langkah-langkah dalam menyusun jobdesk:
- Mengetahui spesifikasi pekerjaan sebuah jabatan atau persyaratan yang menjadi dasar untuk menilai pekerjaan tersebut
- Menentukan akuntabilitas atau hal-hal yang berkaitan dengan administrasi seperti kebijakan, keputusan, dan tindakan. Maka dari itu, perusahaan memerlukan jobdesk yang memiliki akuntabilitas agar pemegang jabatan menjalankan pekerjaannya dengan baik.
- Tanggung jawab pada semua kegagalan dan keberhasilan dalam mencapai tujuan pekerjaan. Biasanya, akan ada standar tertentu untuk mengukur kinerja atau menggambarkan hasil akhir sebuah pekerjaan.
- Ringkasan pekerjaan atau deskripsi umum yang perlu dilakukan oleh orang yang bertanggung jawab dan juga karakteristik umum dari pekerjaan tersebut. Ini dapat dibuat secara manual atau melalui alat pembuat ringkasan online.
- Identifikasi pekerjaan atau tingkatan yang memberikan informasi mengenai isi pekerjaan, jabatan, dan juga jenjang atau tingkat keterampilan penanggung jawab
Tips Melamar Kerja Sesuai dengan Job Description
Menjadi kandidat terbaik yang memenuhi semua persyaratan dan deskripsi pekerjaan agar mendapatkan perhatian dari perusahaan merupakan hal yang sangat sulit. Hal tersebut tentu sangat terasa untuk fresh graduate, mencari pekerjaan dengan pengalaman yang minim merupakan hal yang sangat sulit. Untuk itu, simak tips berikut ini untuk melamar kerja sesuai dengan job description:
- Mengidentifikasi pekerjaan dan judul mulai dari tingkat pendidikan, pengalaman kerja, dan persyaratan lainnya.
- Setelah Anda memahami posisi tersebut, Anda perlu memahami tanggung jawab untuk menempati posisi itu. Anda juga dapat membandingkan pekerjaan itu dengan pengalaman Anda yang sebelumnya.
- Mengetahui segala kewajiban sebagai pekerja pada sebuah perusahaan
- Menjelaskan keterampilan yang Anda miliki baik itu berhubungan atau tidak. Anda juga dapat memberikan dokumen atau sertifikat yang Anda miliki yang akan memperbesar kemungkinan untuk mendapatkan jabatan tersebut.
- Memahami deskripsi pekerjaan tersebut dengan baik lalu dapat menjalankannya dengan baik pula. Biasanya, ada beberapa perusahaan yang akan bertanya mengenai job description yang mereka butuhkan untuk posisi itu. Untuk itu, Anda perlu memahami jobdesk tersebut dengan baik.
Kesimpulan
Pada setiap organisasi dan perusahaan, terdapat rincian tanggung jawab dan pekerjaan yang harus dilakukan oleh setiap orang yang terlibat dan yang bekerja di sana. Tanpa detail yang baik, sebuah perusahaan tidak akan mampu melaksanakan tugas dan tentunya tidak akan dapat mencapai tujuan.
Deskripsi pekerjaan akan menjadi sangat berguna untuk mempermudah proses kerja di suatu perusahaan tersebut. Job description merupakan hal penting dalam melakukan suatu jabatan atau pekerjaan.
Job description yang baik akan membantu karyawan ketika mereka merasa bingung dengan tugasnya. Hal ini juga dapat menjadi acuan untuk setiap karyawan dalam menentukan sesuatu terkait pekerjaan.
Maka dari itu, sangat penting untuk menghasilkan jobdesk yang baik dan jelas pada semua divisi dalam sebuah perusahaan. Perusahaan juga harus terus memantau kualitas dari setiap deskripsi pekerjaan yang ada.
Selain itu, perusahaan juga dapat memantau serta meningkatkan kualitas pekerjaan karyawan dengan Software HRM dari HashMicro. Dengan sistem ini, Anda dapat mengatur cuti dan daftar kehadiran karyawan, proses reimbursement, dan juga kegiatan operasional lainnya.
Selain itu, Anda juga dapat melakukan tugas HR dan administrasi karyawan secara otomatis melalui satu sistem. Software dan aplikasi payroll ini merupakan sistem terlengkap untuk enterprise di Indonesia. Segera jadwalkan demo gratis untuk menerapkan sistem ini pada bisnis Anda.
