Kanban: Metode agar Pekerjaan Menjadi Lebih Efisien

Awal mulanya, kanban adalah sistem kontrol inventaris yang digunakan di manufaktur just-in-time (JIT) yang bertujuan melakukan produksi sesuai dengan permintaan pelanggan dan mengidentifikasi potensi kekurangan material dalam jalur produksi. Sistem ini terdiri dari kartu-kartu berwarna yang melacak produksi dan memesan bahan atau suku cadang ketika persediaannya habis. Kanban merupakan bahasa Jepang yang artinya “tanda”.

Jadi, berdasarkan arti katanya, kanban adalah penggunaan isyarat visual untuk melakukan tindakan tertentu agar seluruh proses tetap lancar. Metode ini bisa Anda anggap sebagai sistem sinyal dan respon. Pada umumnya, pabrik yang menggunakan metode ini, tetapi bidang lain juga bisa menerapkannya. Dalam dunia kerja, metode ini adalah metode manajemen alur kerja untuk mendefinisikan, mengelola, dan meningkatkan kualitas proses.

Pengertian Kanban

Menurut Wikipedia, kanban adalah metode lean untuk mengatur dan meningkatkan kinerja di seluruh sistem manusia. Pendekatan ini bertujuan untuk mengelola pekerjaan dengan menyeimbangkan permintaan dengan kapasitas yang tersedia serta meningkatkan penanganan gangguan tingkat sistem. Item kerja divisualisasikan agar semua orang dapat melihat kemajuan dan proses dari awal sampai akhir, biasanya melalui papan kanban.

Dalam pengembangan perangkat lunak atau knowledge work (pekerjaan tidak rutin yang mengandalkan pengetahuan dan kemampuan pemecahan masalah), tujuan utama metode ini adalah menyediakan sistem manajemen proses visual yang membantu pengambilan keputusan tentang jenis, waktu, dan jumlah barang yang diproduksi. Metode ini dikembangkan oleh Taiichi Ohno, seorang industrial engineer di Toyota. Kemudian, David J. Anderson, seorang engineer di Microsoft, menyadari bahwa metode ini dapat berlaku untuk semua jenis organisasi.

Fungsi Kanban

Menurut Yasuhiro Monden, seorang profesor emeritus di University of Tsukuba, Jepang, metode ini mempunyai beberapa fungsi, antara lain:

• Perintah. Kanban berlaku sebagai alat perintah antara produksi dan pengiriman. Kanban yang dituliskan merupakan suatu alamat yang menginformasikan proses sebelum tempat penyimpanan komponen yang telah diolah, dan menginformasikan proses yang sesudah tempat komponen yang dibutuhkan.
• Pengendalian diri sendiri untuk mencegah overproduksi. Sistem kanban merupakan mekanisme pengendalian diri sendiri sehingga memungkinkan tiap proses melakukan penyesuaian kecil terhadap pasokan untuk jadwal produksi bulanannya karena adanya fluktuasi permintaan bulanan.
• Pengendalian visual. Metode ini berlaku sebagai alat untuk pengendalian visual karena bukan saja memberikan informasi numerik, tetapi juga informasi fisik dalam bentuk kartu kanban.
• Perbaikan proses dan operasi manual. Penggunaan sistem kanban untuk membantu perbaikan operasi sangat dibutuhkan karena peningkatan produktivitas mengakibatkan perbaikan keuangan sehingga memperbaiki perusahaan secara keseluruhan.
• Pengurangan biaya pengelolaan. Sistem kanban juga berfungsi mengurangi biaya manajemen dengan membantu mengurangi jumlah perencanaan menjadi nol.

Sekilas, kelima fungsi tersebut cenderung berhubungan dengan manufaktur. Sementara itu, secara umum, metode ini berfungsi untuk memvisualisasikan pekerjaan, memaksimalkan efisiensi, dan meningkatkan kinerja.

Jenis Kanban

Umumnya, Metode ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi bisnis secara keseluruhan, jadi jenisnya juga bermacam-macam sesuai kebutuhan. Ada enam jenis yang biasa ditemukan di pabrik, yaitu:

• Withdrawal. Nama lainnya adalah move cards atau conveyance kanbans. Setiap kali komponen bergerak dari satu tahap produksi ke tahap lainnya, jenis ini berguna sebagai sinyal.
• Production. Berisi daftar lengkap hal-hal yang dibutuhkan selama produksi, barang yang diproduksi, serta informasi yang tertera dalam withdrawal kanban.
• Express. Bisa juga disebut signal kanban. Jenis ini berguna untuk memicu pembelian ketika ada kekurangan alat atau bahan yang tidak terduga. Tujuannya adalah mencegah keterlambatan proses manufaktur.
• Emergency. Gunanya untuk menandakan penggantian bagian yang rusak atau perubahan mendadak tentang jumlah barang yang harus perusahaan produksi. Sama dengan express kanban, jenis ini juga berperan sebagai sinyal ketika ada bagian yang tidak berfungsi sebagaimana mestinya atau pergantian kondisi produksi. Dengan kata lain, emergency kanban bertujuan untuk memastikan produksi berjalan mulus.
• Through. Terdiri dari production kanban dan withdrawal kanban. Jenis ini digunakan dalam situasi ketika beberapa work center yang menggunakan through kanban posisinya berdekatan satu sama lain. Hal tersebut mempercepat proses produksi.
• Supplier. Jenis ini berhubungan langsung dengan pemasok untuk keperluan pembelian bahan.

Baca juga: Just in Time Manufacturing, Solusi Proses Produksi Terbaik untuk Bisnis Anda

Contoh dan Alur Penggunaan Kanban

Metode ini adalah sistem yang universal. Artinya, sistem tersebut tidak hanya berguna di pabrik, tetapi bisa Anda terapkan di berbagai industri untuk kebutuhan yang berbeda-beda. Berikut adalah beberapa contohnya:

1. Jenis sederhana

Jenis ini cocok untuk orang-orang yang baru mengenal konsep kanban. Biasanya, metode sederhana ini terdiri dari tiga kolom yang minimalis. Seperti yang tertera di gambar, ada tiga bagian, yaitu Backlog (tugas yang harus dikerjakan), Work in Progress (tugas yang sedang dalam proses), serta Done (tugas yang sudah selesai). Anda dapat memvisualisasikan pekerjaan dan menetapkan dasar-dasar alur kerja yang efisien.

2. Jenis tingkat lanjut

Saat menjalankan proyek yang rumit, mengidentifikasi tahapannya saja mungkin tidak cukup untuk mencapai kejelasan tentang prosesnya. Di sinilah kanban tingkat lanjut atau advanced kanban berperan untuk mempermudah pekerjaan. Berbeda dengan kanban sederhana, ada beberapa elemen tambahan, salah satunya workflow khusus untuk setiap kolom. Dengan jenis yang ini, Anda dapat melihat pekerjaan secara big picture dan mendetail.

3. Untuk manajemen tugas

Mengelola semua tugas tim dan memantau kemajuan masing-masing karyawan merupakan kewajiban yang tidak mudah. Jadi, dengan adanya kanban, Anda dapat memvisualisasikan semua tugas dalam satu dashboard serta mengaturnya dengan cara yang mudah dibaca dan dipahami. Setiap tim dapat menetapkan prioritas menggunakan kolom status, mengatur langkah tambahan di proses yang rumit dan melacak progres masing-masing subtask, serta membuat kategori menggunakan baris atau swimlanes.

4. Untuk desain atau proses kreatif

Biasanya, tim desain atau kreatif menyukai solusi visual. Maka dari itu, penggunaan metode ini dapat menjadi strategi yang tepat untuk memantau pekerjaan dan memastikan segalanya selesai tepat waktu. Salah satu aspek krusial dalam proses kreatif adalah review yang kadang tidak cukup hanya dilakukan sekali, tetapi bisa beberapa kali sampai akhirnya disetujui. Jadi, penting bagi Anda untuk membuat kanban yang memvisualisasikan progres dan memungkinkan semua orang dapat memahami proses dari setiap pekerjaan. 

Seperti di gambar, dasbor terbagi menjadi dua tahap review. Ketika anggota tim mengerjakan suatu tugas, mereka bisa melacak subtask melalui tahapannya masing-masing, lalu menyerahkan seluruh tugasnya untuk peninjauan pertama. Setelah review selesai, mereka dapat menyelesaikan tugasnya atau memindahkannya ke bagian Second Iteration dan memperbaiki kekurangannya. Kemudian, mereka menyerahkan seluruh tugasnya lagi untuk peninjauan kedua. Dengan cara ini, pihak-pihak yang terlibat akan selalu tahu setiap tahapan dari berbagai tugas.

5. Untuk issue tracking

Pendekatan untuk keperluan issue tracking sedikit berbeda. Untuk memvisualisasikan proses dan membuat seluruh anggota tim paham, kanbannya akan bergabung seperti matriks. Baris melambangkan prioritas dari issue ticket dan kolom melambangkan status. Sistem ini mempermudah pihak yang terlibat untuk menilai situasi dan mengidentifikasi pekerjaan yang paling penting. Dengan menggunakan sistem kolom, tim dapat mengurutkan tugas serta melacak dan mengkategorikan issue.

Kelebihan Kanban

Kanban memiliki banyak manfaat untuk bisnis Anda, seperti menurunkan biaya serta meningkatkan efisiensi dengan visualisasi tugas dan alur kerja yang lebih baik. Metode ini memberi Anda fleksibilitas untuk membangun keunggulan kompetitif yang berkelanjutan dan memberdayakan tim. Berikut ini adalah kelebihan-kelebihannya yang lain:

• Visibilitas tinggi. Setiap proyek memiliki backlog tugas yang harus diselesaikan dan serangkaian proses yang harus dilewati. Dengan adanya metode ini, semua orang yang terlibat dapat melihat progres setiap pekerjaan. Visualnya yang simple mempermudah Anda dalam mengidentifikasi masalah sebelum mengganggu keseluruhan proses.
• Meningkatkan produktivitas. Jika efisiensi meningkat, maka produktivitas juga meningkat. Metode ini mengubah fokus dari “memulai pekerjaan” ke “menyelesaikan pekerjaan”. Semakin cepat proses tugas, maka semakin banyak tugas yang bisa selesai.
• Mencegah beban tim yang berlebihan. Salah satu pengaturan kanban adalah batasan work in progress (WIP) di setiap tahap. Ketika batas WIP tercapai, tidak boleh ada tugas baru sampai tugas lain selesai. Batas WIP mencegah tim mengerjakan terlalu banyak tugas secara bersamaan.
• Mengurangi waste. Arti waste di sini adalah aktivitas yang mengkonsumsi sumber daya, tetapi tidak memberi nilai yang berarti. Dalam dunia kerja, waste bisa berupa usaha atau waktu. Metode ini mampu mengeliminasi waste dengan mengurangi waiting time.

Kesimpulan

Kanban adalah metode manajemen workflow yang bertujuan untuk memberi visualisasi pekerjaan dan meningkatkan efisiensi. Ada berbagai jenis dan alur penggunaannya yang cocok untuk kebutuhan masing-masing industri. Metode tersebut mempermudah Anda dalam mengawasi proses dari awal sampai akhir.

Sudah saatnya Anda beralih ke sistem yang dapat menghemat waktu dan biaya serta meningkatkan kualitas kerja. HashMicro menyediakan Software ERP dengan tampilan kanban sehingga Anda dapat memonitor dan mendelegasikan tugas dengan cepat dan mudah. Coba demo gratis softwre ERP HashMicro sekarang!