Apa itu Pembukuan? Pengertian, Fungsi dan Cara Membuatnya

Dalam mengelola usaha, penting untuk memiliki sistem akuntansi yang memadai. Aliran kas, transaksi barang, dan inventori perlu dicatat dengan baik agar tidak menimbulkan masalah. Pembukuan manual bisa merepotkan, sehingga disarankan menggunakan Sistem Akuntansi terintegrasi.

Pencatatan adalah kunci dalam menjalankan bisnis. Melalui sistem akuntansi, Anda dapat dengan mudah menganalisis kinerja perusahaan, transaksi, dan pertumbuhan usaha. Jika Anda belum familier, artikel ini dapat membantu Anda memahami dasar-dasar pembukuan dan bahkan memberikan gambaran harga software akuntansi yang cocok.

Apa itu Pembukuan?

Pembukuan adalah sebuah kegiatan yang mengumpulkan data serta informasi keuangan yang terdiri dari harta, kewajiban, modal, biaya, harga, lalu dilanjut dengan penyajian laporan keuangan.

Pengertian ini sesuai dengan UU Nomor 28 Tahun 2007 Pasal 28. Semua data dan informasi yang ada dan telah Anda terima harus Anda catat. Laporan keuangan biasanya menyajikan laporan neraca dan laporan rugi. Minimalisir kesalahan pada setiap perubahan transaksi agar perusahaan terhindar dari masalah lain. 

Fungsi dari kegiatan ini yakni Anda dapat meminimalisir risiko hilangnya produk dan aset bahkan uang, mengetahui pajak yang harus Anda bayar, aset dan laba rugi usaha di masa mendatang akan terpengaruh, mengetahui jumlah utang maupun piutang serta Anda juga dapat memantau biaya operasional usaha.

Jangan tunggu terlalu lama untuk membuang waktu Anda, buat operasional lebih otomatis dan tinggalkan cara membuat laporan pembukuan sederhana tulis tangan. Dengan pembukuan keuangan yang lengkap, Anda dapat melihat seluruh riwayat transaksi dari semua kegiatan ekonomi yang dilakukan.

Bukan hanya mendapatkan tracking dari pembukuan sederhana, kelola alur transaksi Anda dengan baik seperti berapa banyak jumlah barang yang telah perusahaan keluarkan pada hari itu dan berapa banyak juga barang yang telah masuk ke dalam perusahaan.

Semua hal tersebut dapat Anda temukan hanya dengan melihat dan membaca. Contoh pembukuan tulis tangan saat ini sangatl memakan waktu yang lama, dalam artikel ini akan dibahas mengenai pembukuan contoh laporan keuangan sederhana dengan teknologi canggih.

Jenis-jenis Pembukuan

Berikut ini beberapa jenis pembukuan bisnis supplier yang banyak beredar di perusahaan:

1. Pembukuan kas

Pembukuan kas mencatat semua transaksi keuangan yang berkaitan dengan penerimaan dan pengeluaran uang tunai. Jenis pembukuan ini membantu memantau arus kas masuk, seperti penjualan atau pembayaran utang, serta kas keluar, seperti pembayaran operasional atau pembelian bahan baku. Dengan pembukuan kas, Anda dapat memastikan bahwa saldo uang tunai selalu tersedia untuk kebutuhan bisnis.

2. Pembukuan penjualan

Pembukuan ini mencatat seluruh transaksi penjualan yang terjadi dalam bisnis, baik secara tunai maupun kredit. Pencatatan dilakukan secara detail, termasuk informasi tanggal transaksi, jumlah barang terjual, dan total pendapatan. Fungsi utamanya adalah untuk memantau performa penjualan serta menganalisis tren atau pola yang dapat mendukung strategi pemasaran.

3. Pembukuan pembelian

Pembukuan pembelian digunakan untuk mencatat semua transaksi pembelian yang dilakukan perusahaan, seperti pembelian bahan baku, inventaris, atau perlengkapan operasional. Pencatatan yang baik pada pembukuan ini membantu memantau pengeluaran secara lebih akurat, sehingga Anda dapat mengevaluasi efisiensi pengelolaan biaya dan menghindari pemborosan.

4. Pembukuan inventaris

Pembukuan inventaris memuat informasi mengenai stok barang yang dimiliki perusahaan, baik yang masuk maupun keluar. Data yang dicatat meliputi jenis barang, jumlah, dan kondisi barang. Dengan pembukuan inventaris yang terorganisir, Anda dapat memantau ketersediaan barang secara real-time, meminimalkan risiko kehilangan, serta menyusun perencanaan logistik yang lebih baik.

5. Pembukuan pajak

Pembukuan pajak mencatat seluruh informasi yang berkaitan dengan kewajiban perpajakan perusahaan, seperti data penghasilan kena pajak, pengeluaran yang dapat dikurangkan, serta jumlah pajak yang dibayarkan. Pembukuan ini membantu memastikan bahwa perusahaan mematuhi regulasi perpajakan, menghindari sanksi, serta mempermudah proses pelaporan pajak kepada pihak berwenang.

Manfaat Pembukuan bagi Bisnis

Pembukuan adalah suatu proses pencatatan dan pengelolaan catatan keuangan perusahaan yang terkait dengan uang tunai dan setara kas. Ada beberapa manfaat penting dari pembukuan bagi perusahaan, di antaranya:

1. Memastikan kendali atas keuangan

Dengan pembukuan yang baik, pemilik usaha dapat memantau semua arus kas masuk dan keluar, sehingga kondisi keuangan dapat terkontrol secara menyeluruh. Pembukuan juga membantu mengidentifikasi pola pengeluaran atau pendapatan, memastikan penggunaan anggaran yang efisien, dan mendeteksi potensi masalah keuangan lebih awal.

2. Membantu rencana dan evaluasi bisnis

Data pembukuan yang akurat menjadi dasar dalam menyusun rencana bisnis dan strategi jangka panjang. Selain itu, pembukuan mempermudah evaluasi terhadap pencapaian target usaha, sehingga Anda dapat menyesuaikan langkah ke depan untuk meningkatkan kinerja dan pertumbuhan perusahaan.

3. Meminimalkan potensi risiko finansial

Pembukuan yang teratur meminimalkan risiko kesalahan dalam pencatatan transaksi, seperti kehilangan data atau penghitungan yang tidak akurat. Dengan dokumentasi yang rapi, perusahaan dapat menghindari kerugian akibat pengeluaran berlebih, penagihan utang yang terlambat, atau keputusan keuangan yang tidak tepat.

4. Menyederhanakan kepatuhan pajak

Dokumen pembukuan mempermudah proses pelaporan pajak karena menyediakan data yang lengkap dan terstruktur. Hal ini memastikan perusahaan dapat menghitung pajak dengan benar, memenuhi regulasi pemerintah, serta menghindari sanksi akibat kesalahan atau kelalaian dalam administrasi perpajakan.

5. Meningkatkan kepercayaan dari pemberi dana dan investor

Pembukuan yang transparan memberikan kepercayaan kepada lender dan calon investor mengenai kesehatan keuangan perusahaan. Dengan catatan yang rapi, mereka dapat menilai potensi bisnis Anda secara objektif, sehingga peluang mendapatkan pendanaan atau investasi menjadi lebih besar.

6. Memantau detail dari tiap transaksi perusahaan

Pembukuan memungkinkan perusahaan untuk memantau detail dari tiap transaksi yang dilakukan, termasuk jumlah uang yang diterima atau dibayarkan, tanggal transaksi, dan rincian tentang transaksi tersebut.

Dengan demikian, perusahaan dapat memeriksa dan mengevaluasi transaksi secara teratur untuk memastikan akurasi dan keandalan catatan keuangan.

7. Sebagai pemisah antara aset bisnis dan aset pribadi

Dalam hal usaha kecil atau usaha milik tunggal, kadang-kadang pemilik usaha dapat mencampuradukkan aset bisnis dan pribadi. Namun, dengan melakukan pembukuan yang terpisah, perusahaan dapat membedakan antara aset bisnis dan pribadi sehingga dapat memantau kinerja keuangan perusahaan secara terpisah dari kinerja keuangan pribadi.

Contoh-contoh Pembukuan dalam Bisnis

Para pengusaha dan pebisnis sering kali tidak sadar akan pentingnya membuat pembukuan usaha, padahal hal ini dapat membantu menghindari adanya kerancuan keuangan pribadi dengan keuangan usaha. Untuk mencegah hal itu terjadi, para pebisnis dapat memulai dengan membuat sebuah pencatatan sederhana. Berikut contoh yang dapat Anda ikuti.

1. Pembukuan pengeluaran

Ketika membuat pencatatan pengeluaran, Anda harus mencatat semua pengeluaran. Mulai dari biaya operasional, pembelian bahan baku, gaji karyawan, proses produksi, pajak, dan sebagainya pada tabel yang telah Anda buat. Tabel yang Anda buat sebaiknya tabel yang mudah dipahami oleh siapapun yang membaca. Jangan lupa untuk memisahkan keuangan pribadi dan bisnis ketika mencatat pengeluaran.

Pembukuan pengeluaran berguna untuk mengetahui modal usaha yang telah Anda keluarkan dan Anda dapat menyusun target/strategi agar modal yang telah Anda keluarkan cepat kembali serta mendapat keuntungan.

2. Pembukuan pemasukan

Setelah mencatat pengeluaran, Anda harus mencatat sebuah pemasukan. Dalam membuat pencatatan pemasukan, Anda harus mencatat pemasukan yang masuk setiap harinya. Pemasukan yang meliputi penjualan produk atau piutang yang telah terbayar. Pencatatan penjualan yang Anda kerjakan dapat membuat pemasukan Anda lebih terorganisir. 

Pembuatan catatan pemasukan sebaiknya terpisah dengan catatan keuangan yang lainnya. Pencatatan pemasukan ini dapat membantu Anda untuk mengetahui keuntungan dan profit yang dihasilkan. Anda harus melakukan pencatatan pemasukan setiap harinya sebagai mitigasi risiko dari kerugian akibat kelalaian.

3. Pembukuan kas

Jika Anda sudah membuat pembukuan usaha yang meliputi pengeluaran dan pemasukan, maka Anda dapat menggabungkannya pada pembukuan kas. Penggabungan ini bertujuan agar membantu Anda mengetahui jumlah kerugian dan keuntungan.

Dengan membuat pembukuan kas, Anda dapat menyusun strategi dan perencanaan keuangan usaha Anda pada masa yang akan datang jika perusahaan memiliki biaya yang tak terduga nantinya.

Secara umum, dalam dunia akuntansi, pembukuan merupakan proses pencatatan, pengelolaan, dan pelaporan arus kas perusahaan. Terdapat tiga jenis pencatatan kas yang umum dikenal, yaitu pencatatan kas masuk (cash receipts), pencatatan kas keluar (cash disbursements), dan pencatatan kas umum:

Pembukuan kas masuk

Jenis pembukuan kas masuk memiliki tujuan untuk mencatat semua uang tunai dan setara kas yang diterima oleh perusahaan. Contoh transaksi yang termasuk dalam pencatatan kas masuk adalah penerimaan uang dari penjualan produk atau jasa, penerimaan pembayaran piutang dari pelanggan, atau penerimaan modal dari pemilik usaha.

Pembukuan kas keluar

Ini adalah jenis pembukuan kas yang mencatat semua pengeluaran uang tunai dan setara kas yang dibayarkan oleh perusahaan. Contoh transaksi yang termasuk dalam pencatatan  kas keluar adalah pembayaran tagihan, pembelian persediaan, pembayaran gaji karyawan, atau pembayaran utang.

Pembukuan kas umum

Pembukuan umum adalah jenis pembukuan kas yang mencatat seluruh transaksi yang berkaitan dengan uang tunai dan setara kas yang terjadi di perusahaan, baik pencatatan kas masuk maupun pencatatan kas keluar. Hal ini juga dapat mencakup informasi mengenai jumlah uang tunai yang tersedia dan posisi kas perusahaan pada akhir periode waktu tertentu.

Ketiga jenis pembukuan kas ini digunakan oleh perusahaan untuk memantau arus kas dan memastikan ketersediaan uang tunai yang cukup untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Selain itu, pencatatan kas juga berfungsi untuk menghasilkan laporan keuangan seperti neraca dan laporan laba rugi, serta membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan keuangan yang lebih baik.

4. Pembukuan laba rugi

Pembukuan laba rugi merupakan kesimpulan dari kondisi keuangan perusahaan yang memuat keseluruhan pendapatan dan beban yang perusahaan dalam kurun waktu tertentu. Pembuatan catatan laba-rugi harus serapi dan sedetail mungkin agar mudah dipahami dan dapat dijadikan dasar dalam membuat keputusan nantinya.

Pendataan laba rugi dapat memudahkan Anda mengetahui perusahaan sedang mengalami keuntungan atau kerugian sebagai bahan evaluasi strategi sebelumnya agar dapat menyusun strategi yang lebih baik. Pendataan laba rugi juga membantu Anda mengidentifikasi jumlah investasi, memprediksi arus dana periode berikutnya serta besaran pajak yang harus Anda bayar.

5. Pembukuan stok barang keluar dan masuk

Persediaan stok barang yang keluar dan masuk harus didata dan diperhatikan, baik perusahaan Anda berada di bidang penjualan barang ataupun jasa. Stok barang keluar dan masuk yang telah Anda catat dapat memonitor persediaan barang, meminimalisir adanya kehilangan barang dan kecurangan dari supplier.

Pendataan stok ini sangat berguna apabila Anda ingin membuka cabang baru bagi perusahaan Anda. Anda harus mencatat produk yang keluar dan masuk setiap harinya. Meningkatnya penjualan akan meningkatkan barang yang keluar dan masuk. Dengan membuat pendataan stok barang, penyusunan manajemen gudang akan lebih optimal. 

6. Pembukuan inventaris

Pembukuan inventaris barang memuat catatan berisi aset yang dimiliki oleh perusahaan. Setiap aset atau barang yang perusahaan Anda beli untuk menunjang usaha harus Anda data dalam pencatatan inventaris. Inventaris barang meliputi anggaran hibah, belanja serta sumbangan. 

Pencatatan inventaris akan memudahkan Anda mencari barang, memudahkan proses pemutasian barang, mengawasi dan mencegah adanya kehilangan barang sehingga aset perusahaan terjaga. Catatan ini tentu dapat menjadi bukti tertulis atas pengelolaan aset untuk pertanggungjawaban. 

Dengan menggunakan aplikasi inventory barang dari Hashmicro, Anda dapat dengan mudah mengoptimalkan kontrol inventaris dengan notifikasi otomatis dan dapat memantau jumlah stok di gudang secara real-time.

Anda dapat mengunduh skema perhitungan harga software ERP dari HashMicro. Karena dengan Anda mengunduh aplikasi pembukuan tersebut maka Anda akan mendapatkan skema biaya yang akan Anda keluarkan nantinya.

Tujuan Pembukuan Keuangan

Terdapat empat tujuan utama pembukuan keuangan yang wajib Anda ketahui. Berikut adalah penjelasan lengkapnya.

1. Mengetahui jumlah laba dan rugi

Tujuan utama dari kegiatan bisnis sebuah perusahaan adalah untuk mendapatkan keuntungan atau laba. Untuk mengetahui sebuah perusahaan mengalami keuntungan atau kerugian dalam periode tertentu, perusahaan membutuhkan catatan transaksi keuangan perusahaan secara menyeluruh, detail dan terbaru menggunakan proses akuntansi.

Dari proses tersebut, seorang akuntan akan memberikan sebuah informasi berupa laporan keuangan yang dapat memperlihatkan secara jelas dan pasti terkait dengan keuntungan dan kerugian sebuah perusahaan dalam periode tertentu.

Sebagai contoh, jika perusahaan akan membeli sebuah produk untuk optimasi perusahaannya, maka akuntan harus mengetahui perkiraan dana yang dibutuhkan. Hal ini agar produk yang dibeli tidak melebihi budget perusahaan dan produk memiliki value tinggi untuk mendatangkan profit.

Salah satu caranya adalah dengan memanfaatkan fitur skema gratis produk. Skema gratis memberikan visibilitas bagi akuntan untuk merencanakan anggaran dana. Sekarang, Anda bisa mencoba penggunaan skema gratis. Cobalah klik banner berikut.

2. Menyediakan informasi keuangan perusahaan

Pihak internal pimpinan perusahaan seperti direktur, manajer, dan pemegang saham sebuah perusahaan membutuhkan informasi akuntansi finansial perusahaan. Mereka memiliki kepentingan untuk mengetahui informasi keuangan untuk melakukan tugasnya dalam menganalisis kondisi keuangan perusahaan, apakah keuangan perusahaan dalam kondisi sehat atau tidak sehat.

Yang nantinya akan berpengaruh terhadap pengambilan keputusan para pemimpin perusahaan demi eksistensinya sebuah perusahaan. Selain itu, pihak eksternal seperti investor, kreditur, rekan bisnis, dan pemerintah juga memiliki peran.

Para pihak tersebut juga berhak melihat kondisi keuangan perusahaan apakah dalam kondisi stabil dan menguntungkan.

3. Pelaporan keuangan kepada manajemen perusahaan

Akuntansi keuangan dapat menjadi sebuah laporan penting kepada perusahaan. Laporan tersebut sebagai tanggung jawab seorang akuntan yang harus berkoordinasi dengan pihak eksternal perusahaan lainnya.

Selain itu pihak internal sebuah perusahaan juga penting untuk mengetahui laporan keuangan perusahaan. Karena laporan keuangan perusahaan merupakan suatu hal penting sebagai informasi yang akan menjadi dasar dalam mengelola perusahaan.

Laporan keuangan nantinya dapat menjadi bahan evaluasi perusahaan seperti menentukan kebijakan terkait bisnis atau strategi perusahaan ke depannya. Dengan adanya akuntansi keuangan, penyusunan laporan keuangan perusahaan lebih struktural dan sistematis. Utamanya yang berkaitan dengan pasiva, aktiva, modal ataupun wajib pajak.

4. Sebagai tolak ukur dalam mengetahui tingkat pertumbuhan dan kemajuan perusahaan

Sebuah perusahaan yang terlihat maju dan berkembang dapat memberikan informasi finansial perusahaan yang tertata rapi, valid, akurat serta mudah untuk memahaminya. Penyajian informasi finansial perusahaan dapat melalui proses akuntansi yang baik dan benar.

Akuntansi yang baik dan benar yaitu dapat mencatat, memilah, dan mengetahui transaksi-transaksi yang terjadi dalam perusahaan dengan rapi sesuai dengan bukti-bukti transaksi yang ada. Dengan data tersebut, seseorang dapat mengetahui laporan finansial yang dapat menjadi dasar dalam mengukur tingkat pertumbuhan dan kemajuan sebuah perusahaan.

Penerapan Pembukuan Keuangan dalam Berbagai Bidang

Banyak perusahaan telah menerapkan pembukuan atau akuntansi biaya dalam kegiatan operasionalnya. Namun, perlu Anda ingat bahwa setiap perusahaan memiliki siklus akuntansi yang berbeda. Bagaimana contoh penerapannya dalam berbagai perusahaan? Mari kita simak penjelasan mengenai contoh penerapannya berikut ini:

1. Perusahaan jasa

Perusahaan jasa adalah suatu usaha yang memberikan jasa kepada para pelanggannya, sehingga, aktivitas bisnisnya sangat sederhana. Hal ini karena hanya ada proses persiapan penyedia jasa hingga ke proses pembayaran jasa oleh klien.

Oleh karena itu, laporan keuangan pada perusahaan jasa akan fokus kepada data dari harga pokok jasa yang akan perusahaan berikan kepada klien.

2. Perusahaan manufaktur

Jenis perusahaan ini bergerak pada kegiatan pengolahan bahan baku hingga nantinya siap untuk ke tahap penjualan kepada pelanggan. Oleh karena itu, perusahaan manufaktur mempunyai akuntansi biaya yang lebih fokus kepada penentuan harga jual produk.

Lebih lanjut, tujuan lainnya adalah penyampaian informasi terkait harga produksi pada setiap unit pada gudang.

3. Perusahaan dagang

Perusahaan ini menjalankan kegiatan jual beli produk dari perusahaan kepada konsumen. Dalam hal ini, perusahaan tidak memproduksi barang dagangannya sendiri, melainkan hanya mendistribusikan barang dagangan tersebut.

Proses pendistribusian barang dagangan terbagi menjadi dua jenis, yaitu secara langsung dan tidak langsung. Pada perusahaan dagang, siklus akuntansi perusahaan memperhitungkan barang yang masuk dan keluar.

Selain itu, terdapat beberapa akun lain yang harus diperhitungkan oleh perusahaan, seperti HPP, persediaan, diskon, potongan harga, dan lainnya.

Khususnya dalam industri yang dinamis seperti bisnis fashion, pembukuan bisnis fashion menjadi aspek krusial untuk memastikan bahwa setiap transaksi, baik pembelian maupun penjualan, tercatat dengan akurat.

Software Akuntansi HashMicro sebagai Solusi Menyusun Pembukuan Keuangan

Software akuntansi dapat menjadi solusi yang efektif dalam menyusun pembukuan perusahaan. Dengan menggunakan software akuntansi, perusahaan dapat melakukan pencatatan transaksi keuangan secara otomatis dan akurat.

HashMicro menghadirkan software akuntansi terintegrasi yang dirancang untuk mempermudah proses pembukuan keuangan bisnis Anda. Dengan fitur-fitur canggih dan otomatisasi yang lengkap, HashMicro membantu Anda mencatat transaksi, mengelola laporan, serta memastikan kepatuhan perpajakan.

Sistem akuntansi HashMicro ini tidak hanya meningkatkan efisiensi kerja tetapi juga memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap kondisi keuangan perusahaan. Berikut adalah beberapa fitur unggulan HashMicro:

1. Invoicing, billing, credit note, and debit note management: Mengelola faktur, penagihan, serta catatan kredit dan debit dengan mudah dalam satu sistem terpadu untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi.
2. Multicurrency management: Memungkinkan pencatatan transaksi dengan berbagai mata uang, memudahkan bisnis dengan pelanggan dan vendor internasional.
3. Direct & indirect cashflow reports: Menyediakan laporan arus kas langsung dan tidak langsung secara otomatis, sehingga Anda dapat memantau keuangan dengan lebih detail dan cepat.
4. Efaktur, Ebupot & DJP integration: Terintegrasi dengan e-faktur, e-bupot, dan sistem DJP untuk memastikan pelaporan pajak yang sesuai dengan regulasi tanpa kendala.
5. Multi-level budget management: Mengelola anggaran pada berbagai tingkatan, memudahkan pengawasan dan alokasi dana untuk setiap divisi atau proyek.

Simak bagaimana software akuntansi HashMicro membantu perusahaan konstruksi kenamaan Decorient untuk menyederhanakan pengelolaan keuangan dan mengintegrasikan berbagai proses bisnisnya di satu platform di video berikut ini:

Kesimpulan

Dalam menjalankan sebuah bisnis, pembukuan sangat penting untuk pencatatan keuangan perusahaan Anda. Anda dapat terbantu untuk meminimalisir kerugian dan melihat keuntungan serta dapat membantu Anda untuk menyusun strategi yang lebih baik lagi untuk ke depannya. Tetapi membuat pembukuan akan rawan terjadi kesalahan jika masih menggunakan metode manual.

Oleh karena itu, untuk memudahkan Anda dalam melakukan pencatatan, HashMicro memberikan solusi dengan menawarkan Sistem Akuntansi yang akan membantu mencatat pembukuan usaha Anda. Coba demo gratisnya sekarang.