Hal penting jika Anda menjalankan sebuah usaha adalah mempunyai pencatatan keuangan. Kondisi keuangan pada sebuah usaha perlu terpantau secara rinci agar dapat menentukan strategi untuk langkah berikutnya.
Dalam akuntansi, pencatatan keuangan menggunakan dua kumpulan catatan transaksi yang sering disebut buku besar umum (general ledger) dan buku besar pembantu (subsidiary ledger). Kedua buku tersebut sangat diperlukan dalam pencatatan keuangan dan sangat penting bagi keberlangsungan sebuah usaha.
Dalam akuntansi, buku besar adalah catatan rinci keuangan sebuah perusahaan dalam periode tertentu. Jika buku besar umum lebih dikenal dengan jenis pencatatan keuangan secara keseluruhan. Buku besar pembantu adalah jenis pencatatan keuangan yang lebih detail dan spesifik.
Membuat pencatatan keuangan dengan mudah dapat dengan menggunakan software akuntansi terbaik. Melalui pencatatan keuangan otomatis seperti penggunaan software akuntansi, akan mencegah kesalahan yang akan terjadi.
Pencatatan keuangan usaha merupakan hal yang krusial sehingga pencatatannya harus jelas dan rinci, dengan menggunakan software akuntansi tercanggih pencatatan akan tercatat dengan rapi.
Melalui artikel ini kami akan menjelaskan pengertian buku besar pembantu, fungsi, macam-macam, kelemahan, dan lain-lain.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Pengertian Buku Besar Pembantu
Buku besar pembantu atau subsidiary ledger adalah buku pencatatan keuangan yang isinya perpanjangan dari buku besar umum. Buku besar pembantu memuat catatan keuangan yang lebih detail dan spesifik mengenai transaksi tertentu. Transaksi dikelompokkan menjadi satu kategori transaksi yang sama dalam subsidiary ledger.
Hal ini dimaksud agar perusahaan dapat dengan lebih mudah merinci secara detail atas transaksi yang dilakukan. Buku ini merupakan perluasan yang merupakan rincian detail dari akun-akun tertentu dan perubahannya. Apabila ada detail informasi transaksi yang tidak ada di buku besar umum, Anda dapat menemukannya pada buku besar pembantu.
Baca Juga: Rekomendasi Akuntansi Apps Terbaik untuk Bisnis Anda!
Macam Buku Besar Pembantu
Subsidiary ledger memiliki beberapa jenis, setidaknya terdapat 5 (lima) jenis buku besar pembantu yang sesuai dengan akun yang terdapat pada sistem akuntansi. Banyaknya jenis buku besar tergantung pada banyaknya akun yang perusahaan miliki.
Setiap perusahaan memiliki buku besar pembantu yang berbeda sesuai dengan jenis perusahaan. Jenis buku besar pembantu di perusahaan dagang memiliki dua akun yang menjadi acuan. Akun tersebut yaitu hutang dan piutang. Berikut adalah penjelasannya:
Buku besar pembantu utang
Buku besar pembantu utang adalah buku yang berisi kumpulan catatan transaksi utang yang telah perusahaan lakukan. Perubahan jumlah nominal kepada kreditur dapat juga perusahaan catat dalam buku besar ini.
Informasi yang jelas mengenai siapa kreditur pemberi utang akan terlihat jelas jika menyusun buku besar pembantu utang. Tidak hanya itu saja, nominal serta cara pembayarannya sekali saja dalam tempo tertentu atau berkala dapat terlihat juga.
Buku besar pembantu piutang
Buku besar pembantu piutang adalah kebalikan dari buku besar utang, berisi kumpulan history piutang atau tagihan dari langganan kredit. Dalam hal ini, pihak lain membeli barang yang dijual oleh perusahaan dengan melakukan transaksi penjualan kredit.
Buku besar pembantu piutang berisi catatan rincian data debitur, nominal tagihan, dan cara pembayaran secara kredit yang dilakukan pembeli pada setiap tanggalnya.
Jika buku besar umum hanya mengambil informasi penting seperti nominal utang dan piutangnya saja. Buku besar umum juga lebih dikenal dengan perkiraan induk dari akun piutang dan utang tersebut.
Jenis buku besar pembantu utang dan piutang ini adalah perpanjangan secara lebih detail dan spesifik dari perubahan utang maupun piutang yang telah tercatat secara keseluruhan di buku besar umum.
Baca Juga: 7 Manfaat Penting Sistem Akuntansi bagi Perusahaan
Fungsi Buku Besar Pembantu
Penerapan subsidiary ledger di perusahaan tentu akan memberi manfaat yang baik. Mengimplementasikan sebuah sistem akuntansi untuk membuat buku besar tentunya akan menambah manfaat karena sistem yang otomatis akan meringankan beban pekerjaan seorang akuntan. Berikut fungsi dari buku besar pembantu dalam perusahaan:
- Proses penyusunan laporan keuangan menjadi mudah dan meminimalisir adanya kesalahan pencatatan pada buku besar umum karena dalam subsidiary ledger tercatat dengan rinci.
- Buku besar pembantu dapat menjadi pembanding ketelitian pencatatan buku besar umum karena rincian saldo yang ada pada buku besar pembantu lebih detail dan jelas.
- Pada pengerjaan laporan akuntansi keuangan di sebuah perusahaan, buku ini dapat menjadi pembagian tugas.
- Buku ini mempermudah mencari informasi mengenai jumlah akun dari pihak yang terkait.
Sumber Pencatatan Buku Besar Pembantu
Pada sebuah pencatatan transaksi, hal yang utamanya adalah sumber pencatatan. Jika sebuah pencatatan transaksi tidak ada sumber pencatatannya, laporan keuangan dapat dikatakan fraud atau kecurangan karena tidak ada bukti transaksinya. Oleh karena itu, Anda harus memahami sumber pencatatan dalam buku pembantu.
Contoh-contoh dari sumber pencatatan keuangan adalah faktur, nota, bukti penerimaan kas, kwitansi dan sebagainya. Sumber-sumber inilah yang menjadi segala bukti transaksi yang berakibat pada perubahan nominal akun utang-piutang tersebut.
Metode yang dilakukan untuk memasukkan data dari sumber pencatatan ada beberapa cara, yang pertama adalah melakukan pencatatan di dalam buku jurnal umum kemudian dibukukan ke buku besar dan setiap pos jurnal wajib diposting secara individu maupun kolektif.
Cara kedua adalah, melakukan pencatatan di buku pembantu. Dengan membuat daftar saldo setiap akhir periode tertentu berdasarkan akun pada buku pembantu tersebut.
Manfaat Sumber Pencatatan Buku Besar Pembantu
Perusahaan yang masih menerapkan pembuatan laporan keuangan secara manual sudah pasti membuat pencatatan buku besar pembantu. Dengan membuat pencatatan subsidiary ledger, akan memberikan banyak manfaat untuk perusahaan dalam menyusun laporan keuangan. Berikut ini adalah manfaat dari membuat subsidiary ledger:
Permudah penyusunan laporan
Manfaat yang akan Anda rasakan jika membuat subsidiary ledger adalah penyusunan laporan keuangan perusahaan menjadi mudah. Laporan keuangan harus dibuat secara benar dan harus dipertanggungjawabkan. Adanya buku besar pembantu akan meminimalisir kesalahan yang ada di buku besar utama.
Sebagai cross-check
Dengan adanya subsidiary ledger, Anda dapat menguji ketelitian yang sudah disusun oleh para accounting pada buku besar umum. Anda dapat membandingkan catatan saldo akhir yang ada di subsidiary ledger dan buku besar umum. Pencatatan akan mendekati hasil yang sempurna karena dapat langsung melakukan cross check.
Hasil laporan menjadi lebih rapi
Akuntan membagi tugasnya untuk mengerjakan general ledger dan mengerjakan pencatatan subsidiary ledger agar tidak tercampur dan lebih rapi. Setelah melakukan pekerjaannya, mereka akan mencocokkan kedua buku tersebut di akhir periode. Dengan begini, hasil laporan akan menjadi lebih rapi dan relevan.
Data bisa ditemukan dengan cepat
Dengan adanya subsidiary ledger, melihat rincian jumlah utang maupun piutang akan lebih cepat karena rincian seperti jumlah utang maupun piutang telah tercatat. Jika pada suatu waktu ada pihak lain yang menanyakan jumlah transaksi yang dilakukan, contohnya berapa nilai uang terkini. Anda dapat mengetahui secara cepat dengan melihat catatan di subsidiary ledger.
Kelemahan Buku Besar Pembantu
Subsidiary ledger memang mempunyai manfaat untuk perusahaan, namun Anda juga harus mengetahui kelemahan yang ada pada buku besar pembantu. Dengan mengetahui kelemahannya, Anda dapat membuat perencanaan sebelum memulai subsidiary ledger. Berikut ini adalah kelemahan subsidiary ledger yang harus Anda ketahui
Biaya lebih besar
Jika perusahaan ingin membuat buku besar piutang, perlu diketahui dana adalah salah satu hal penting dalam proses pembuatannya. Untuk memulai pembukuan, dana tambahan yang harus dikeluarkan tidaklah sedikit.
Perusahaan dengan banyak klien yang berbeda pasti membutuhkan jenis pembukuan yang berbeda pula sesuai dengan klien yang Anda miliki. Oleh karena itulah Anda harus memikirkan dengan matang sebelum memutuskan untuk memulai sebuah pembukuan.
Butuh tenaga kerja ahli
Membuat pembukuan tambahan piutang tidaklah mudah sehingga tidak semua orang dapat mengerti sepenuhnya akan pembukuan tambahan piutang. Perlunya meng-hire akuntan yang handal jika ingin membuat subsidiary ledger.
Meng-hire seorang akuntan baru berarti Anda memerlukan biaya tambahan lagi, belum lagi jika transaksi yang terjadi pada perusahaan Anda sedang banyak, tidak cukup jika hanya mempekerjakan satu akuntan saja.
Tidak terhindar dari error
Menggunakan sebuah sistem yang baik dan teknologi yang tinggi, pegawai yang andal dalam membuat sebuah pembukuan bukan berarti Anda akan terhindar dari sebuah error. Error akan tetap ada karena yang menginput data adalah seorang manusia yang bisa saja melakukan sebuah kesalahan ketika menginput data.
Jika menggunakan sebuah sistem pun Anda tetap harus berhati-hati karena bisa saja sistem tersebut error sehingga data yang diolah menimbulkan kesalahan. Perhitungan yang manual maupun otomatis juga memiliki peluang untuk salah sehingga tidak terjamin akan adanya bebas error. Namun yang dapat kita lakukan adalah meminimalisir kesalahan yang ada.
Baca juga: Sistem Akuntansi – Pengertian, Unsur, Manfaat, Karakteristik, dan Fitur
Kesimpulan
Subsidiary ledger adalah turunan pembukuan yang sangat penting bagi sebuah perusahaan karena laporan keuangan merupakan hal yang sangat krusial. Jika Anda ingin memulai subsidiary ledger, Anda harus mengetahui kelebihan dan kekurangannya terlebih dahulu.
Meski mempunyai kekurangan, memulai subsidiary ledger tetap harus Anda pertimbangkan agar laporan keuangan perusahaan semakin baik. Untuk memulainya, Anda dapat menggunakan sebuah sistem akuntansi tercanggih agar meminimalisir kesalahan yang ada.
Penggunaan sistem akuntansi akan membantu Anda mempermudah penginputan data dan menghemat waktu karena sistem yang Anda pakai akan otomatis memproses data yang telah Anda input.
Dengan akurasi yang tinggi, pembukuan akan teranalisis secara mendalam dan akurat. Gunakan sistem akuntansi terbaik dari HashMicro. Daftarkan demo gratis sekarang!
