Dalam proses operasional perusahaan, pengeluaran uang untuk kepentingan bisnis sudah menjadi kegiatan sehari-hari. Tidak jarang mengharuskan karyawan untuk mengeluarkan uang pribadi. Namun tenang saja, uang tersebut akan dikompensasi oleh perusahaan jika karyawan tersebut mengajukan reimbursement.
Reimbursement sudah menjadi hak bagi setiap karyawan jika mereka mengeluarkan uang pribadi atas dasar kepentingan perusahaan. Sebagai HR, Anda dapat menggunakan Sistem EVA HRIS Essentials dari HashMicro untuk menyederhanakan proses pengelolaan dokumen reimburse agar lebih efisien dan meminimalkan potensi terjadinya human error. Untuk informasi lebih lanjut mengenai harganya, Anda dapat mengunduh skema harga perhitungan ini.
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Apa Saja yang Dapat Di-reimburse?
Seperti penjelasan di atas, ada beberapa kondisi yang tidak diberikan kompensasi oleh perusahaan. Lalu, apa saja yang dapat direimburse? Mari simak penjelasan berikut ini:
Penggantian biaya bisnis
Dalam berbisnis,tentu akan ada banyak biaya yang Anda keluarkan. Contohnya seperti penggunaan pulsa pribadi untuk menelpon klien, membeli alat tulis kantor, pembayaran sewa tempat, program pelatihan karyawan, dan lain sebagainya.
Dana pribadi yang digunakan untuk membayar biaya bisnis tersebut dapat Anda ajukan reimburse ke pihak kantor. Untuk pengajuan nya, Anda harus mencantumkan data yang lengkap seperti total biaya, tanggal pengeluaran, dan keterangannya.
Penggantian biaya perjalanan bisnis
Ada beberapa karyawan yang memang sering mendapat tugas untuk melakukan perjalanan bisnis di dalam negeri maupun di luar negeri. Biaya perjalanan bisnis mencakup tiket transportasi, akomodasi, biaya konsumsi, dan sewa transportasi selama di lokasi tersebut.
Mengingat perjalanan bisnis juga merupakan bagian dari kepentingan perusahaan, maka Anda dapat mengajukan reimbursement kepada ada pihak kantor. Namun, ada beberapa perusahaan yang telah memberikan tunjangan transportasi kepada karyawannya sehingga tidak bisa melakukan reimburse untuk transportasi biaya perjalanan bisnis.
Penggantian biaya kesehatan
Kesehatan adalah kunci utama untuk tetap bisa beraktivitas dan bekerja seperti biasanya. Maka, ada beberapa perusahaan yang bisa melakukan reimburse untuk biaya kesehatan karyawannya, seperti biaya untuk perawatan, obat-obatan, atau cek ke dokter.
Bagi perusahaan yang sudah menyediakan fasilitas kesehatan berupa tunjangan BPJS, akan ada kemungkinan mereka tidak menyediakan reimburse untuk biaya kesehatan.
Prosedur Reimbursement yang Baik dalam Perusahaan
Segala bentuk kecurangan bisa terjadi dalam bentuk apa saja, terlebih jika berkaitan dengan kompensasi uang. Untuk mencegah agar hal tersebut tidak terjadi, Anda membutuhkan prosedur reimbursement yang baik.
Menaati peraturan yang berlaku
Setiap perusahaan pasti memiliki SOP atau Standard Operational Procedure yang berbeda. SOP juga mengatur proses reimbursement yang menjadi acuan bagi para karyawan untuk menaati peraturan tersebut untuk pengajuan reimbursement.
Terkait keuangan, wajar saja jika prosesnya terbilang cukup rumit. Namun, apabila diterapkan dengan baik dan dengan bantuan sistem reimburse, kerumitan proses dapat disederhanakan dengan lebih baik. Agar sesuai dengan prosedur yang berlaku, karyawan diharuskan untuk mengikuti SOP proses reimbursement di perusahaan terkait.
Melengkapi persyaratan dokumen
Untuk mempermudah proses reimbursement, karyawan harus mempersiapkan dan melengkapi dokumen-dokumen yang dibutuhkan. Lengkapi dokumen yang menjadi persyaratan wajib untuk pengajuan klaim agar perusahaan bisa segera memprosesnya.
Contoh dokumen untuk pengajuan klaim adalah kuitansi, invoice, atau bukti pembayaran. Seluruh dokumen harus bersifat asli, bukan rekayasa. Apabila ditemukan kecurangan atau rekayasa dokumen, pengajuan reimbursement akan ditolak. Perusahaan hanya akan memberi kompensasi jika dokumen tersebut asli dan sah tanpa ada rekayasa.
Melakukan proses pengajuan
Proses reimbursement membutuhkan waktu yang tidak sebentar, bahkan bisa jadi lebih lama dari waktu yang karyawan prediksikan, terlebih jika itu adalah perusahaan besar yang memiliki banyak karyawan. Pihak HR pun harus mengurus banyak pengajuan reimbursement sehingga memakan banyak waktu.
Apabila Anda menginginkan proses yang lebih cepat, Anda dapat melakukan proses pengajuan reimbursement sesegera mungkin. Misal, Anda telah membayar beban pada tanggal 12, maka Anda bisa segera mengajukannya pada tanggal 13.
Perlu Anda ketahui bahwa kebijakan perusahaan terkait masa klaim tentu berbeda-beda. Beberapa perusahaan menerapkan peraturan maksimal hari pengajuan klaim dari tanggal yang tertera pada bukti pembayaran. Untuk mengantisipasi penolakan klaim akibat habisnya masa berlaku klaim, Anda harus melakukan klaim sesegera mungkin.
Mengecek jumlah pengajuan klaim
Manusia tidak pernah luput dari kesalahan. Ada banyak kemungkinan terjadinya human error dalam memberikan uang kompensasi dari pengajuan reimbursement. Maka dari itu, setelah menerima uang kompensasi dari perusahaan, pastikan bahwa nominal tersebut sesuai dengan jumlah di bukti pembayaran yang Anda ajukan.
Jika uang kompensasi tidak sesuai dengan yang tertera di bukti pembayaran, Anda dapat mengajukan klaim ulang terkait ketidaksesuaian nominal untuk bisa mendapatkannya dengan nominal yang sesuai.
Indikator Kecurangan Tanpa Prosedur Reimbursement yang Baik
Tersedianya sistem reimburse terkadang menjadi celah bagi karyawan-karyawan tidak bertanggung jawab untuk mengambil keuntungan pribadi. Terlebih jika perusahaan Anda tidak memiliki prosedur yang ketat, tentu akan semakin mudah bagi mereka untuk mengelabui perusahaan. Sebagai HR, Anda harus mengetahui indikator-indikator yang mengindikasikan adanya kecurangan. Simak penjelasan di bawah ini!
Besarnya pengeluaran seorang karyawan
Tanpa bermaksud mencurigai karyawan, Anda tetap perlu bersikap waspada. Apabila ada seorang karyawan yang mengajukan klaim reimburse dengan nominal yang terbilang besar, bisa jadi hal tersebut mengindikasikan adanya kecurangan. Anda harus melakukan pemeriksaan silang terkait pengeluaran tersebut dengan bukti pembayarannya. Pastikan bukti pembayaran tersebut asli dan bukan rekayasa semata.
Pengajuan reimbursement barang yang tidak berhubungan dengan pekerjaan
Pengajuan reimbursement hanya diperuntukkan untuk hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan. Di luar itu, perusahaan tidak bisa memberikan uang kompensasi atas barang yang karyawan beli untuk keperluan pribadi, bukan perusahaan.
Maka dari itu, jika ada klaim dengan bukti pembayaran yang tertera bahwa barang tersebut tidak berhubungan dengan pekerjaan, perlu Anda waspadai. Hal tersebut bisa jadi indikator kecurangan. Untuk mencegah pemberian uang reimburse di luar kebutuhan perusahaan, Anda harus teliti dalam memeriksa bukti pembayaran serta dokumen kelengkapan lainnya.
Menambah biaya reimburse dari yang seharusnya
Dalam hal konteks ini biasa disebut dengan mark-up. Mark-up berarti meningkatkan jumlah dari yang seharusnya. Tidak menutup kemungkinan bahwa karyawan melakukan mark-up nominal reimburse padahal sebenarnya nominal yang ia keluarkan terbilang kecil, tidak sebesar yang mereka ajukan. Dengan adanya prosedur yang baik, Anda bisa meminimalkan kecurangan sehingga tidak membuat perusahaan rugi atas ganti rugi yang melebihi nominal seharusnya.
Penggunaan kartu kredit secara maksimal
Penggunaan kartu kredit hingga mencapai limit maksimal juga bisa menjadi indikator kecurangan. Terlebih jika penggunaan tersebut atas dasar kepentingan pribadi. Anda perlu mewaspadai hal ini, karena cukup aneh dan sangat menyimpang jika hal ini benar terjadi di perusahaan Anda.
Double billing
Double billing berarti karyawan mengajukan reimburse sebanyak dua kali menggunakan bukti pembayaran yang sama. Maka dari itu, pihak HR harus waspada terhadap kemungkinan ini. Anda juga perlu teliti sehingga tidak memberikan uang reimburse sebanyak dua kali.
Kesimpulan
Setelah mengetahui indikator-indikator kecurangan dalam proses reimbursement, Anda harus memitigasinya dengan secermat mungkin. Akan lebih baik jika Anda menggunakan sistem yang dapat mengurus administrasi reimburse menjadi lebih mudah, yaitu Sistem EVA HRIS Essentials dari HashMicro.
Sistem reimburse dapat menyederhanakan proses pengelolaan administrasi di perusahaan seperti dokumen reimburse dengan lebih efisien. Segera jadwalkan demo gratis dengan kami untuk konsultasi lebih lanjut!
