Ketahui Manfaat Kas Kecil, Tujuan, Serta Cara Mengelolanya

Dalam perusahaan baik berskala kecil maupun besar, manajemen keuangan adalah komponen penting dalam berlangsungnya kegiatan bisnis. Karena dengan adanya manajemen keuangan yang teratur, tujuan bisnis lebih cepat tercapai. Salah satu komponen pengelolaan keuangan yang harus perusahaan perhatikan adalah pengelolaan kas kecil. Kas kecil atau transaksi pengeluaran kecil dapat dikelompokan atas transaksi dengan nilai atau jumlah kas kecil,  tetapi kuantitasnya banyak. Meskipun jumlahnya kecil, akan tetapi setiap dana yang perusahaan keluarkan memerlukan sebuah pembukuan guna mempermudah pekerjaan akuntan perusahaan dalam mencatat dan melaporkan keuangan perusahaan. Dengan kata lain, kas kecil adalah sejumlah dana yang perusahaan keluarkan dalam jumlah kecil dan perusahaan bayarkan langsung dengan uang tunai. 

Uang tunai tersebut kemudian akan tim keuangan kelola dan simpan. Jika saldo kas kecil hampir habis maka penanggung jawab kas kecil berhak untuk melakukan pengisian kembali saldo kas kecil, dengan melampirkan bukti-bukti pendukung guna memperlancar proses pengisian dana kas kecil tersebut. Kas kecil umumnya perusahaan gunakan untuk transaksi pembayaran untuk kebutuhan-kebutuhan yang sifatnya relatif kecil. Meskipun  nilainya kecil akan tetapi kebutuhan yang harus dipenuhi cukup kompleks. Maka dari itu  akuntan perusahaan maupun penanggung jawab kas kecil perlu melakukan pengelolaan keuangan dengan baik. Untuk mewujudkan hal tersebut Anda dapat menggunakan Software Akuntansi terintegrasi yang mampu mengotomatiskan pencatatan transaksi, meningkatkan keamanan data perusahaan, dan memudahkan Anda dalam melakukan pembukuan.

Manfaat Kas Kecil

Dalam suatu perusahaan, penerapan kas kecil merupakan hal  sangat penting, karena dengan kas kecil perusahaan dapat mengelola dana untuk berbagai kepentingan dengan mudah, serta penerimaan dan pengeluarannya menjadi lebih terpantau, apalagi kas adalah salah satu aktiva yang sifatnya paling lancar. Selain itu kas kecil memiliki berbagai manfaat lainnya, antara lain sebagai berikut :

Meningkatkan pelayanan pada pelanggan

Dalam meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan perusahaan tentunya memerlukan anggaran, penyediaan anggaran  ini perlu perusahaan lakukan guna memberikan pelayanan yang optimal untuk pelanggan. Dengan adanya kas kecil karyawan terkait dapat menggunakan anggaran tersebut untuk meningkatkan layanannya kepada pelanggan, sehingga tidak perlu khawatir layanan kurang memuaskan. Salah satu cara yang dapat Anda lakukan dengan memanfaatkan dana kas kecil sekaligus meningkatkan pelayanan pada pelanggan adalah dengan mengimplementasikan Software CRM. Software ini akan memberikan berbagai informasi yang bermanfaat bagi bisnis Anda. Serta mampu menghubungkan berbagai lini bisnis dan memudahkan Anda dalam mengakses data pelanggan secara lengkap dan cepat melalui satu sistem.

Mengeluarkan dana mendesak perusahaan

Dalam bisnis berbagai permasalahan tidak bisa Anda hindari, berbagai permasalahan tersebut dapat menimpa salah satu divisi perusahaan ataupun keseluruhan perusahaan. Untuk menangani hal tersebut maka perusahaan memerlukan dana darurat yang  bisa mereka gunakan untuk kepentingan tertentu atau pada saat mendesak saja, yaitu kas kecil. Dengan menggunakan kas kecil perusahaan dapat mempersiapkan dana yang mereka butuhkan dengan cepat. Tanpa harus mengajukan dana terlebih dahulu, yang seharusnya dapat perusahaan alokasikan untuk transaksi-transaksi yang besar. Dana yang tercatat pada kas kecil juga bisa diperuntukkan untuk divisi lain yang membutuhkan dana akurat. 

Memudahkan pencatatan keuangan bagi akuntan

Seorang akuntan perusahaan tentunya memiliki pekerjaan yang cukup berat, karena mereka harus membuat laporan keuangan perusahaan setiap bulannya. Sehingga memerlukan ketelitian dan analisis yang kuat untuk mendapatkan laporan keuangan yang akurat. Jika perusahaan tidak memiliki kas kecil, maka akuntan perusahaan perlu menghitungnya dari awal dan mengecek seluruh bukti transaksi. Untuk itu kas kecil merupakan bagian yang sangat penting dalam bisnis, selain dana kas kecil perusahaan gunakan untuk memenuhi kebutuhan tertentu. Pembukuan kas kecil juga memudahkan pekerjaan akuntan perusahaan pada saat mencatat keuangan perusahaan. Karena sistem analisis kas kecil cukup mudah, hanya dengan menyatukan data-data keuangan di setiap bidang di dalam perusahaan.  

Baca juga Software Akuntansi untuk Kelola Keuangan Bisnis Restoran Anda

Tujuan Kas Kecil

Selain dana darurat memiliki tujuan untuk meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan perusahaan, dana darurat juga memiliki beberapa tujuan lain sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan yang diharapkannya. Tujuan diterapkannya kas kecil tersebut adalah :

1. Untuk menjaga kekayaan perusahaan dengan cara mengalokasikan dana perusahaan guna menghindari terjadinya berbagai penggelapan dana penyimpangan dan penyelewengan. Serta berguna untuk memastikan semua transaksi yang perusahaan  lakukan sesuai dengan kebijakan manajemen yang berlaku.
2. Kas kecil juga berguna untuk memenuhi semua kebutuhan  dan perlengkapan kantor, sehingga memastikan keperluan tiap divisi dapat terpenuhi.
3. Menghindari adanya permintaan anggaran secara mendadak dan tidak praktis, atas pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan bervariasi.
4. Meringankan beban staf akuntan dalam menghitung dan melaporkan anggaran perusahaan dalam satu periode akutansi, karena akuntan hanya perlu menyatukan data-data keuangan dari tiap departemen perusahaan.  
5. Mempercepat penyelesaian masalah jika ada kebutuhan mendesak yang membutuhkan dana darurat atau  kas kecil yang tidak terencana sebelumnya.

Keuntungan Menggunakan Software Akuntansi untuk Mengelola Kas Kecil

Sumber-sumber pengeluaran kas kecil terdiri dari kebutuhan yang sangat kompleks. Yaitu keperluan operasi perusahaan sehari-sehari, pembayaran kepada kreditur, investasi berupa aktiva tetap, pembayaran kepada pemilik modal, pembayaran kepada pajak, dan dana untuk meningkatkan kualitas pelayanan. Dari sumber pengeluaran tersebut, perusahaan harus memperhatikan jumlah nominal yang akan mereka bayarkan, sesuai dengan kebutuhannya. Lengkap dengan bukti transaksi pada saat melakukan pengeluaran atau pembelian tersebut. 

Seluruh transaksi yang perusahaan lakukan dengan menggunakan kas kecil harus benar-benar berguna dan bermanfaat bagi perusahaan dan berguna bagi keberlangsungan bisnis. Anda harus memanfaatkan anggaran yang perusahaan miliki guna menghasilkan manfaat yang nyata, salah satunya untuk mengimplementasikan Software Akuntansi dari HashMicro. Software Akuntansi HashMicro memiliki segudang fitur unggulan yang tentunya dapat membantu Anda dalam mengelola kepentingan bisnis Anda secara keseluruhan. Serta dengan fitur-fitur lengkap yang mampu mengefisiensikan seluruh laporan keuangan sekaligus kas kecil perusahaan Anda.

Baca juga Mengapa Akuntansi Keuangan Penting bagi Perusahaan?

Laporan analitik transaksi lengkap

Dengan Software Akuntansi Anda dapat dengan mudah memonitor kondisi keuangan bisnis Anda secara menyeluruh, seperti pendapatan, saldo kas, kas kecil, accounts receivable, accounts payable, dan lain-lain. Selain itu, sistem akuntansi ini dapat membantu Anda untuk mengetahui pendapatan & biaya pengeluaran secara tepat dalam jangka waktu yang ditentukan.

Yang tak kalah penting software ini memiliki laporan analitik penjualan lengkap dan membuat laporan laba rugi, arus kas, neraca, perubahan modal, dan lainnya dalam hitungan detik dalam format pivot, diagram garis, lingkaran, dan batang. Sehingga keputusan perusahaan yang tadinya berdasarkan oleh perkiraan kini menjadi lebih data-driven. Yang tak kalah penting yaitu fitur ini memungkinkan Anda untuk membuat berbagai jenis laporan transaksi. Terkait produk yang berhasil terjual yang disajikan dengan perbandingan bulan ini dan bulan lalu, sehingga Anda bisa membuat strategi marketing yang lebih inovatif.

Mengamankan dan manajemen data

Memilih Accounting Software yang tepat bisa dilakukan dengan memperhatikan tingkat keamanan data yang ada, baik itu software online atau offline. Anda harus dapat memastikan bahwa Software Akuntansi tersebut memiliki fitur back up data, terdapat kemudahan akses, adanya layanan customer support, dan fitur dapat disesuaikan sesuai dengan kebutuhan.  Selain itu, pastikan sistem berjalan secara otomatis dan aman untuk mengimpor serta merekonsiliasi seluruh transaksi bank Anda. Seperti Software Akuntansi dari HashMicro yang mampu memanajemen dan mengamankan data transaksi, sehingga dapat meningkatkan keamanan data perusahaan.

Menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas

Software Akuntansi adalah sebuah sistem yang dirancang khusus untuk mengelola catatan komersial atau transaksi perusahaan menjadi lebih cepat dan efisien. Program akuntansi ini dapat akuntan gunakan untuk mempermudah pengelolaan data transaksi termasuk kas kecil perusahaan. Serta berguna untuk memudahkan dalam mencatat transaksi, proses pembukuan dan pencatatan seluruh transaksi perusahaan. Hal tersebut karena sistem akan mengotomatiskan pencatatan transaksi, dan memudahkan akuntan dalam melakukan pembukuan menjadi lebih efektif. Software Akuntansi ini juga dapat memudahkan akuntan dalam membayar pajak dan gaji karyawan dan pembayaran operasional secara otomatis, karena terintegrasi dengan berbagai bank di Indonesia. Sehingga dapat meningkatkan produktivitas dan meringankan beban kerja pada akuntan.

Mengawasi cuti dan ketidakhadiran karyawan

Aplikasi akuntansi yang baik tentu dapat terhubung dan terintegrasi dengan software lainnya. Contohnya adalah sistem akuntansi yang terhubung dengan software HRM, sehingga mampu mengawasi karyawan yang tidak hadir ataupun cuti. Selain itu, Software Akuntansi terdiri dari beberapa modul yang bisa Anda konfigurasikan di antaranya yaitu  modul Accounting, Manufacturing, HRM, Inventory, dan CRM yang dapat terintegrasi sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. 

Software Akuntansi yang terintegrasi Software HRM juga dapat mempermudah manajemen absensi dengan pelacakan biometrik dan face recognition canggih, sehingga tidak dapat direkayasa oleh foto. Dengan hal ini tentunya kehadiran karyawan menjadi lebih terpantau, tanpa harus Anda cek satu persatu. Sistem ini juga dapat membuat laporan absensi menjadi lebih sistematis. Selain manajemen absensi Anda juga dapat mengelola jadwal shift karyawan, jam kerja, dan cuti secara efisien, dengan melacak ketersediaan karyawan dan preferensi shift.

Baca juga Sejarah Akuntansi Dunia dan Indonesia serta Perkembangannya

Tujuan Pembuatan Laporan Arus Kas Dalam Kas Kecil

Dalam kas kecil, metode laporan arus kas sangat penting untuk memastikan pengelolaan keuangan yang efisien dan transparan. Berikut adalah beberapa tujuan pembuatan laporan arus kas terkait kas kecil:

1. Memantau Pengeluaran Kas Kecil: Mengidentifikasi dan menganalisis semua pengeluaran kas kecil untuk memastikan semuanya tercatat dengan baik.
2. Mengelola Likuiditas: Membantu perusahaan memastikan ada cukup kas kecil untuk memenuhi kebutuhan operasional sehari-hari.
3. Mencegah Penyalahgunaan: Memudahkan dalam mendeteksi ketidaksesuaian atau potensi penyalahgunaan dana kas kecil.
4. Menilai Efisiensi Operasional: Memberikan wawasan tentang penggunaan kas kecil dan efektivitas pengeluaran untuk kegiatan operasional.
5. Memfasilitasi Perencanaan Anggaran: Memberikan data untuk menyusun anggaran yang lebih akurat berdasarkan pola pengeluaran kas kecil.
6. Meningkatkan Akuntabilitas: Menyediakan transparansi dalam pengelolaan kas kecil, meningkatkan kepercayaan antara manajemen dan karyawan.

Kesimpulan

Kas kecil atau yang biasa disebut dengan petty cash adalah suatu anggaran yang berguna untuk mendukung kelancaran perusahaan. Seperti memenuhi kebutuhan kantor, keperluan mendesak dan kepentingan lainnya. Kas kecil ini hanya dapat perusahaan gunakan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Selain itu, Petty cash cenderung perusahaan gunakan untuk memenuhi kepentingan kecil, akan tetapi jumlahnya banyak. Kas kecil berupa sejumlah uang tunai atau kas yang disediakan untuk melayani pembayaran perusahaan yang rutin. Uang kas juga mempermudah akuntan dalam menghitung dan mengakumulasi laporan keuangan perusahaan dalam satu periode. Karena akuntan hanya perlu menjumlahkan pengeluaran-pengeluaran antar departemen. Untuk lebih mempermudah penghitungan dan pembukuan pengeluaran perusahaan Anda dapat menggunakan Software Akuntansi.

Software Akuntansi dapat memudahkan kinerja seorang akuntan dalam mencatat transaksi. Proses pembukuan, melacak dan mencatat seluruh transaksi keuangan secara otomatis. Serta pencatatan seluruh transaksi perusahaan dapat perusahaan kelola secara mudah dengan Software Akuntansi. Untuk merasakan manfaat tersebut Anda dapat mencoba demo gratis dari HashMicro, sehingga Anda akan mendapatkan gambaran sebelum mengimplementasikan sistem ini. Selain itu, Anda dapat mengunduh rencana perhitungan harga Software ERP dari HashMicro sehingga Anda dapat mengetahui biaya yang akan Anda keluarkan jika mengimplementasikan software ini.