Manfaat Sistem Inventory Gudang bagi Bisnis Anda

Dalam dunia bisnis, permasalah inventory adalah hal yang umum terjadi. Permasalahan yang sering muncul dalam manajemen persediaan adalah kelebihan dan kekurangan stok. Kelebihan stok dapat menyebabkan tingginya biaya penyimpanan dan kerusakan barang.

Selain itu, kekurangan stok juga akan berdampak pada kehilangan penjualan dan reputasi perusahaan yang rusak. Dalam hal ini penting bagi perusahaan segera mencari solusi yang efektif guna mengatasi permasalahan tersebut, seperti sistem inventory.

Sistem inventory adalah software yang dirancang khusus untuk mengelola dan mengontrol persediaan barang dalam suatu organisasi atau perusahaan. Sistem ini mendeteksi dan mengelola barang agar stok yang ada tetap pada jumlah yang optimal.

Untuk mengetahui informasi lebih terkait jenis, manfaat, dan manajemen inventaris secara mendetail, bacalah artikel ini hingga akhir.

Apa itu Sistem Inventory Barang?

Sistem inventory adalah pengelolaan data atau barang inventaris yang terdapat dalam suatu gudang. Sistem manajemen inventory telah menjadi satu kegiatan penting bagi perusahaan untuk melaporkan jumlah data atau barang yang tersimpan pada gudang.

Barang-barang tersebut perusahaan simpan dengan tujuan tertentu. Tujuan ini biasanya bergantung pada skala perusahaan dan kebijakan dari manajemen. Misalnya, pada perusahaan berskala kecil barang tersebut perusahaan simpan dan langsung perusahaan jual kembali. Bagi perusahaan seperti ini, penggunaan template Excel stok barang saja biasanya sudah cukup.

Namun, pada sebuah perusahaan berskala besar, ada barang yang tersimpan untuk produksi, ada barang yang akan perusahaan jual kembali, atau bahkan barang suku cadang untuk mesin produksi. Tujuan tersebut nantinya akan menentukan sistem penyimpanan mana yang tepat untuk perusahaan gunakan.

Hal itu juga tidak terlepas pada peran Software Inventory yang membantu memudahkan perusahaan untuk mengelola gudang dan operasional bisnis. Jika Anda tertarik ingin menggunakan sistem inventory dalam membantu kegiatan operasional gudang yang ada, lihat skema nya disini:

Perbedaan Antara Warehouse Management System dan Supply Chain Management

Berikut adalah perbandingan antara Warehouse Management System (WMS) dan Supply Chain Management (SCM):

Tabel di atas memberikan gambaran perbandingan utama antara Warehouse Management System (WMS) dan Supply Chain Management (SCM) dalam beberapa aspek kunci. Namun, perlu diingat bahwa keduanya saling melengkapi dan sering bekerja bersama untuk mencapai tujuan yang lebih besar dalam pengelolaan rantai pasokan.

Untuk dapat lebih mengetahui perbedaan antara Warehouse Management System dan Supply Chain Management, Anda dapat mengakses demo gratis dengan mengklik di sini.

Teknik-teknik dalam Sistem Inventory Gudang?

Bagi perusahaan dagang, ada teknik-teknik tertentu untuk melakukan manajemen inventory stok. Terlepas dari seberapa besar skala usaha Anda, teknik manajemen inventaris dan implementasi sistem inventori gudang adalah strategi jitu agar Anda sukses menata persediaan barang. Berikut ini teknik yang dapat Anda pertimbangkan:

1. Analisis inventory ABC

Dalam manajemen inventory, analisis ABC adalah teknik menggolongkan atau mengklasifikasikan barang ke berbagai tingkatan dari yang tertinggi hingga terendah. Tujuan analisis ini, yaitu mengidentifikasi persediaan untuk memperoleh keuntungan dari nilai investasi yang tinggi.

Misalnya, kelas A akan terisi oleh barang-barang dalam jumlah unit kisaran 60-80% dari biaya persediaan barang, kelas B untuk unit kisaran 30-50% dari biaya persediaan, dan C untuk unit kisaran di bawahnya.

2. Dropshipping

Pengiriman drop atau dropshipping adalah salah satu cara yang paling digemari karena tekniknya lebih mudah untuk membangun bisnis online. Bisnis yang mengandalkan teknik ini biasanya melakukan outsourcing atau mengalihdayakan seluruh apek manajemen stok. Oleh karena itu, teknik dropshipping menghilangkan biaya pengelolaan, seperti pembelian dan penyimpanan barang.

3. Pengiriman massal (bulk shipments)

Pengiriman massal berarti bahwa barang-barang diangkut dalam jumlah besar. Bisnis yang menggunakan teknik ini berasumsi bahwa pengiriman massal dapat menekan anggaran karena harganya lebih murah. Namun, Anda perlu memastikan bahwa barang tersebut memiliki umur simpan yang layak dan penjualannya akan selalu laku. Jika tidak, tentu perusahaan Anda akan rugi.

4. Backorder

Bahan baku atau jenis-jenis inventory lainnya dapat dipesan di awal, yaitu sebelum produk tersedia. Bisa juga dipesan ketika produksi barang belum terlaksana sehingga konsumen membutuhkan beberapa waktu sampai barang siap perusahaan kirim.

Pemesanan teknik backorder dapat memengaruhi kontrol persediaan barang di gudang. Meskipun demikian, Anda tetap dapat mengatasi perubahan inventaris hanya dengan program gudang.

5. Konsinyasi

Teknik konsinyasi adalah manajemen inventory yang Anda lakukan dengan memberikan barang-barang produksi pabrik kepada para pengecer. Namun, pengecer tidak membayar di muka atas barang tersebut. Pihaknya akan membayar barang ketika barang telah terjual. Teknik ini cukup berisiko sehingga Anda perlu melakukan kontrak dengan pengecer.

Baca Juga: Dropshipping: Cara Sukses Memulai Bisnis Bagi Pemula

Proses Manajemen Sistem Inventory Gudang

Untuk memasok serta menyimpan persediaan barang di gudang, ada manajemen inventaris yang harus Anda kelola dengan baik. Aktivitas ini melibatkan pelacakan dan pengendalian stok secara komprehensif mulai dari suplai barang hingga pengiriman barang kepada konsumen. Secara komprehensif, proses manajemen inventory terdiri dari lima tahap, meliputi:

1. Pembelian

Proses pembelian Anda lakukan dengan membeli semua daftar bahan baku atau mentah yang perusahaan butuhkan. Pembelian ditujukan agar proses manufaktur di lantai pabrik dapat berjalan.

Bisa juga bahan-bahan tersebut langsung Anda jual kembali tanpa melalui tahap perakitan terlebih dulu. Paling penting, sistem inventori gudang mampu mencatat stok barang habis yang perlu Anda beli kembali.

2. Produksi

Bahan mentah yang telah Anda beli selanjutnya akan masuk tahap produksi atau penyusunan. Dari proses produksi akan didapat produk atau barang baru yang berbeda dengan bahan baku.

Dalam proses ini, hasil produksi akan masuk tahap quality control untuk memastikan mutu barang sudah sesuai standar. Namun, tidak semua perusahaan membutuhkan tahap produksi. Salah satu contohnya adalah pada bisnis grosir.

3. Stok penyimpanan

Proses ketiga ini dapat Anda lakukan untuk dua bahan, yaitu bahan mentah dan bahan jadi yang telah melalui proses manufaktur. Setelah memasok bahan mentah, Anda perlu menyimpannya terlebih dahulu untuk menunggu jadwal produksi. Sama halnya dengan barang jadi dan setengah jadi yang perlu Anda simpan sebelum Anda jual kepada konsumen.

4. Penjualan

Baik barang jadi maupun setengah jadi selanjutnya akan Anda jual kepada target pembeli. Anda bisa langsung menjualnya kepada konsumen atau ke pihak supplier. Sistem penjualan dilakukan dengan konsumen membayar atas barang yang telah dipesan kepada perusahaan Anda. Dengan aplikasi gudang dan aplikasi sales, barang-barang penjualan pada bisnis Anda akan mencukupi permintaan pelanggan.

5. Pelaporan

Adanya tahap penjualan menandakan bahwa stok produk akan tergantikan dengan pendapatan yang telah perusahaan Anda terima. Keseluruhan proses perlu Anda laporkan agar perusahaan dapat mengetahui total produksi, penjualan, dan penghasilan barang. Dari pelaporan ini nantinya akan terlihat berapa jumlah keuntungan yang Anda peroleh.

Baca Juga: Supplier adalah Pemasok Bahan Baku, Apa Pentingnya Bagi Bisnis?

Tips Mudah Mengelola Barang dengan Sistem Inventory Gudang

Ketika Anda sudah mengetahui mengenai berbagai aspek mengenai inventory, Anda juga harus memahami bagaimana cara mengelola inventory secara baik dan benar. Hal ini berguna bagi Anda agar perusahaan dapat menjalankan segala aktivitas operasional dengan efektif dan efisien.

Kendatipun, Anda tetap harus menggunakan software stok barang untuk perusahaan Anda. Inilah tips-tips mudah yang bisa Anda lakukan dalam mengelola inventory barang, yaitu:

• Menata tempat penyimpanan gudang dengan efektif dan efisien dengan cara memisahkan jenis barang sesuai kategori, lalu berikan label khusus untuk tiap barang dan atau kategori
• Buatlah sistem pencatatan yang rapi, Anda juga harus menentukan bagaimana spesifikasi pencatatannya, apakah berdasarkan waktu datang dan atau jumlah stok yang tersedia
• Kenali kebutuhan perusahaan Anda, jika skala usaha Anda terhitung cukup besar Anda perlu pertimbangkan untuk menggunakan sistem inventaris khusus untuk pencatatan barang. Penggunaan software inventory menjadi hal wajib setiap perusahaan jika ingin mengoptimalkan seluruh manajemen inventorynya.
• Sesuaikan budget yang perusahaan miliki, apakah Anda memilih untuk menyerahkan pencatatan barang pada staf khusus secara manual atau menggunakan teknologi, Anda tetap harus menghitung keuntungan dan kerugiannya
• Anda perlu disiplin dalam melakukan pencatatannya, agar Anda tidak kesulitan untuk memantau dan mengontrol persediaan barang di gudang Anda. Sehingga, Anda terhindar dari adanya kesalahan-kesalahan yang menjadi akar masalah perusahaan.

Jika Anda ingin memahami lebih lanjut mengenai cara kelola gudang yang optimal, Anda dapat menyimak solusi yang disediakan oleh HashMicro dengan klik di sini.

Sistem inventory barang mampu membantu mengoptimalkan seluruh stock perusahaan. Salah satu bukti penggunaan sistem ini dapat dilihat melalui kisah sukses dari perusahaan Banban, yang mana memperoleh manfaat yang besar dari sistem ini. Ingin mengetahui kisah sukses Banban? tonton video berikut lebih lanjut!

Manfaat Sistem Inventory Gudang

Manajemen inventory dalam perusahaan perlu Anda lakukan agar seluruh jenis barang persediaan terkoordinir dengan baik. Karena berkaitan langsung dengan manufaktur dan pemasaran, manajemen inventory akan lebih optimal jika Anda menggunakan aplikasi inventaris barang.

Lalu, apa saja manfaat yang akan Anda peroleh dari implementasi sistem inventory gudang? 

1. Menghindari kekurangan bahan (out of stock) dengan sistem inventory gudang

Kekurangan produk atau out of stock adalah hal yang sudah pasti akan merugikan perusahaan. Pendapatan yang seharusnya bertambah melalui kegiatan penjualan, justru gagal Anda peroleh karena persediaan produk tidak ada.

Dengan begitu, Anda telah kehilangan kesempatan emas untuk memperbanyak pemasukan dan keuntungan.

Tentu Anda tidak menginginkan kejadian seperti ini dalam bisnis Anda. Namun, bagaimana cara menghindarinya? Sistem inventory adalah jawaban paling tepat.

Rancangan teknologi dalam sistem inventaris membantu Anda untuk selalu memantau jumlah persediaan barang. Maka, kekurangan stok mampu Anda minimalisir agar penjualan tetap berjalan lancar.

2. Sistem inventory gudang meningkatkan pemasaran

Salah satu yang menarik minat pelanggan untuk menjalin interaksi adalah kelengkapan barang yang Anda sediakan. Calon pelanggan akan memberikan kesan baik karena bisnis Anda mampu menyuplai stok produk setiap saat.

Selain itu, calon pelanggan menganggap bahwa perusahaan Anda selalu memperhatikan setiap kebutuhan mereka.Kepuasan pelanggan pun terealisasikan dengan mudah menggunakan sistem inventory. Akibatnya, reputasi sekaligus grafik profitabilitas perusahaan Anda semakin meningkat.

3. Peningkatan pelayanan dengan sistem inventory gudang

Ketika melayani permintaan pelanggan, Anda perlu memperhatikan tiga poin, yaitu ketepatan, kecepatan, dan kepercayaan.

Dengan aplikasi inventaris berbasis cloud, Anda dapat melakukan ketiganya dalam satu waktu. Integrasi Software Inventory mampu menghubungkan data persediaan stok barang di gudang dengan penjualan.

Pesanan pelanggan pun akan masuk secara otomatis sehingga memudahkan Anda dalam memberikan respons atas permintaan tersebut.

4. Sistem inventory gudang mengontrol persediaan & ambil keputusan

Berbekal desain teknologi AI, software inventory gudang memungkinkan Anda untuk selalu mengontrol persediaan dengan proses stock-in dan stock-out yang lebih terorganisir.

Kegiatan distribusi stok dari satu lokasi ke lokasi yang lain dapat Anda atur berdasarkan fleksibilitas masing-masing pesanan.

Manajemen inventory kinerja sistem menyimpan seluruh data-data ketersediaan barang, mulai dari jumlah barang yang tersisa dan jumlah yang perlu Anda pesan kembali lengkap dengan biaya pengeluaran. Data-data ini jelas akan mempermudah perusahaan untuk mengambil keputusan yang tepat.

5. Sistem inventory gudang menghemat waktu

Apabila Anda memiliki sejumlah besar gudang tersebar di berbagai lokasi, disertai dengan setiap gudang menyimpan ribuan barang di dalamnya, dapat dibayangkan seberapa banyak waktu yang akan diperlukan untuk melaksanakan pemeriksaan stok.

Tanpa kecuali, melakukannya tanpa menggunakan bantuan perangkat lunak manajemen stok pasti akan menghabiskan waktu yang cukup signifikan.

Tidak hanya itu, metode pemeriksaan stok manual juga memiliki risiko terhadap kesalahan manusia. Mengambil catatan secara manual atas ribuan barang yang ada di dalam gudang merupakan proses yang melelahkan dan monoton. Pada titik ini, seringkali staf Anda dapat melakukan kesalahan.

6. Maksimalkan profit, minimalkan biaya

Salah satu keunggulan lain dari menggunakan sistem inventory gudang adalah penghematan biaya dalam operasional bisnis Anda. Mungkin awalnya Anda berpikir bahwa biaya investasi untuk memperoleh perangkat lunak ini terlalu tinggi.

Namun, pada akhirnya, situasinya justru berbalik. Fakta menunjukkan bahwa penggunaan aplikasi stok gudang berbasis web memiliki peranan vital dalam kelangsungan bisnis. Perangkat lunak ini dapat mengurangi biaya dan secara efektif meningkatkan keuntungan dalam jangka panjang.

7. Mengintegrasikan berbagai bisnis Anda dengan aplikasi stok gudang

Biasanya, dalam aplikasi inventory gudang, umumnya terdapat fitur pengelolaan pengguna yang memungkinkan perusahaan untuk dengan mudah membuat akun pengguna bagi setiap staf dalam organisasi.

Fitur ini juga mengizinkan departemen-departemen yang berbeda seperti manajemen, administrasi, penjualan, pembelian, dan lainnya untuk membuat akun masing-masing, sehingga setiap proyek dapat terhubung secara terintegrasi.

Baca Juga: Sistem Manajemen Inventory & Manfaatnya bagi Bisnis Anda

Metode-metode Inventory Manajemen 

Setelah Anda mengetahui betapa pentingnya Sistem Inventory bagi perusahaan Anda, Anda juga perlu mengetahui metode apa yang tepat untuk mengelola inventory manajemen perusahaan.

Jangan sampai Anda salah menggunakan metode-metodenya, Anda perlu teliti agar tidak terjadi kesalahan fatal dalam perusahaan Anda. Maka dari itu, metode inventory manajemen yang dapat Anda pilih meliputi:

Just-In-Time Management (JIT)

Metode manajemen Sistem Inventory ini berasal dari Jepang sejak tahun 1960-an hingga 1970-an. Dengan menggunakan metode ini, Anda dapat memungkinkan perusahaan menghemat biaya operasional dan mengurangi pemborosan.

Caranya hanya dengan menyimpan persediaan barang yang perusahaan perlukan untuk keperluan produksi maupun penjualan produk. Tujuan adanya metode ini adalah untuk mengurangi biaya stokes, asuransi, serta biaya likuidasi maupun penggunaan persediaan secara berlebihan.

Namun, metode ini memiliki risiko yaitu ketika permintaan melonjak, Anda mungkin tidak memiliki persediaan yang cukup untuk memenuhi permintaan tersebut.

Material Requirement Planning (MRP)

Metode manajemen Sistem Inventory ini sangat bergantung pada prediksi penjualan perusahaan Anda. Dengan kata lain, produsen memiliki kewajiban mencatat penjualan yang akurat guna perencanaan kebutuhan inventaris yang lebih akurat.

Selain itu, untuk mengkomunikasikan kebutuhannya dengan supplier bahan diperlukan ketepatan waktu. Anda harus pandai-pandai dalam memperkirakan penjualan secara lebih akurat dan merencanakan akuisisi persediaan. Dengan begitu, Anda akan mampu memenuhi kebutuhan dan pesanan konsumen.

Economic Order Quantity (EOQ)

Metode manajemen Sistem Inventory ini menggunakan cara menghitung jumlah unit yang harus perusahaan tambahkan ke persediaannya. Hasil perhitungan tentu harus sesuai dengan tiap gelombang pemesanan untuk mengurangi biaya persediaan, Anda juga sambil mengasumsikan permintaan konsumen terus menerus.

Metode EOQ ini berfungsi untuk memastikan bahwa jumlah persediaan yang terpesan sesuai batch yang tepat. Dengan begitu, perusahaan tidak perlu membuat pesanan terlalu sering dan tidak ada kelebihan persediaan yang ada di gudang. Keuntungannya Anda dapat menghemat total biaya persediaan.

Days Sales of Inventory (DSI)

Metode manajemen Sistem Inventory ini adalah metode penghitungan rasio keuangan dengan hasil waktu rata-rata per hari yang perusahaan perlukan untuk mengubah inventarisnya. Tujuan dari penerapan metode ini adalah untuk menunjukkan likuiditas persediaan.

Hasil perhitungan tersebut menunjukkan berapa lama persediaan perusahaan mampu bertahan. Umumnya, perusahaan lebih menyukai hasil DSI yang lebih rendah karena menunjukkan durasi yang lebih pendek untuk mengosongkan inventaris perusahaan.

Sistem Inventory Gudang milik HashMicro untuk Meningkatkan Efisiensi Pengelolaan Gudang Anda

Sebagai penyedia layanan ERP untuk mendukung pertumbuhan berbagai sektor bisnis, HashMicro merancang sistem inventory gudang dengan kompetensi canggih yang mampu menyederhanakan manajemen inventaris. 350+ Perusahaan berskala nasional telah membuktikan keunggulan software kami. Oleh sebab itu, Anda dapat memercayakan pengelolaan stok gudang kepada aplikasi inventory barang dari HashMicro.

Sistem inventory gudang didukung oleh fitur-fitur utama yang dapat memaksimalkan manajemen inventory. Ketersediaan produk Anda aman, penjualan pun lancar. Inilah fitur-fitur software inventory barang HashMicro lengkap dengan penjelasannya!

• Barcode management sistem inventory gudang

Fitur Barcode Management pada sistem inventory gudang memungkinkan Anda untuk mengelola sekaligus melacak pengiriman dan penerimaan barang. Meskipun di berbagai tempat yang berbeda, sistem inventory gudang tetap dapat melakukannya secara akurat dan cepat.

• Lot and serial number tracking

Sistem inventory gudang melalui fitur Lot & Serial Number Tracking memiliki kapabilitas dalam melacak nomor seri dan lot. Otomatisasi kinerjanya mempermudah Anda untuk melakukan pelacakan stok dengan beragam spesifikasi di gudang.

• Stock request management

Dengan Stock Request Management dalam Software Inventaris dari HashMicro, Anda mampu mengelola permintaan pelanggan dari seluruh cabang toko. Proses approval yang otomatis memperlancar pesanan agar bisnis Anda dapat mempertahankan retensi pelanggan.

• Inventory forecasting

Kehadiran sistem inventory gudang HashMicro menepis kesulitan dalam memperkirakan estimasi jumlah stok yang harus Anda sediakan. Fitur ini menghadirkan data prediksi penjualan di periode waktu mendatang berdasarkan analisis penjualan di bulan atau tahun sebelumnya.

• Inventory valuation

Program stok gudang HashMicro menawarkan fisibilitas perhitungan valuasi inventaris di seluruh gudang setiap akhir periode pelaporan. Aktivitas ini dapat Anda lakukan dalam hitungan detik sehingga Anda memiliki waktu lebih untuk menyelesaikan tugas lain.

• Stock aging analysis sistem inventory gudang

Analisis usia stock dalam sistem inventory gudang mampu menghasilkan data yang akurat. Maka, Anda dapat menghindari kemungkinan penimbunan stok karena produk lama terjual lebih dulu. Tingkatkan stok untuk fast-moving & slow-moving agar berjalan maksimalkan.

Baca Juga: 7 Strategi Inventory Control untuk Meningkatkan Efisiensi

Kesimpulan

Banyaknya barang-barang yang menumpuk di gudang akan menghambat perkembangan bisnis dan sistem inventory gudang. Agar perusahaan Anda tidak mengalami kejadian tersebut, manajemen inventory perlu Anda realisasikan melalui penerapan sistem inventory gudang yang berkualitas. Software Inventory dari HashMicro menyediakan kemudahan dalam mengelola, melacak, serta mencatat ketersediaan barang.

Optimalkan kontrol inventaris dengan notifikasi otomatis jika stok mulai habis. Akurasikan jumlah yang tersedia di gudang dengan catatan yang sinkron dengan data yang Anda simpan. Baik internal transfer, stock-in, dan stock-out terpantau secara real-time. Jadwalkan demo gratis software ERP sekarang juga!

Pertanyaan Seputar Sistem Inventaris

• Bagaimana Cara Membuat Daftar Inventaris Yang Benar?

  Langkah-langkah untuk membuat daftar inventaris yang benar adalah sebagai berikut:
  1. Menyiapkan format tabel yang sesuai.
  2. Menyertakan informasi yang relevan sesuai kebutuhan.
  3. Membuat waktu khusus untuk melakukan tugas tersebut.

• Apa Yang Dimaksud Dengan Stock Opname?

  Stock opname dapat dijelaskan sebagai kegiatan penghitungan persediaan barang di gudang sebelum dijual atau dipasarkan. Kegiatan ini harus dilakukan dengan cermat dan teliti untuk menghindari kesalahan dalam pencatatan dan penghitungan, sehingga tidak ada barang yang terlewat terdata.

• Apa Yang Terjadi Jika Perusahaan Kelebihan Persediaan Atau Kekurangan Persediaan?

  Persediaan yang berlebihan dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan karena memerlukan modal besar, meningkatkan biaya penyimpanan, menghadapi pajak dan asuransi tambahan, dan berpotensi menyebabkan penurunan harga atau kualitas produk, serta risiko kerusakan atau kehilangan. Di sisi lain, kekurangan persediaan dapat menghambat kelancaran produksi. Baca selengkapnya di sini!

• Mengapa Persediaan Gudang Harus Dikontrol?

  Pengawasan persediaan bahan sangat penting untuk mencegah kehabisan. Kehabisan persediaan dapat mengganggu proses produksi dan penjualan. Oleh karena itu, manajemen persediaan bertanggung jawab dalam mengawasi produk yang ada dalam stok, serta mengatur aliran keluar dan masuknya barang.

• Jelaskan Sistem Manajemen Persediaan Gudang Yang Baik Itu Seperti Apa?

  Terdapat tiga karakteristik utama yang menjadi dasar dari sistem manajemen persediaan gudang, yaitu efisiensi waktu, pengurangan biaya, dan membantu dalam menyusun anggaran bisnis. Baca selengkapnya di sini!