KPI adalah parameter yang sering digunakan oleh tim HR untuk menganalisa performa karyawan. KPI adalah parameter yang sering digunakan oleh tim HR untuk menganalisa performa karyawan dan memastikan pencapaian target perusahaan agar dapat meningkatkan produktivitas dan motivasi karyawan.
Namun, apakah KPI hanya sebatas parameter belaka? Apa pengaruh key performance indicator bagi kesuksesan perusahaan Anda?
Jika Anda tertarik untuk mengetahui seluk beluk KPI dalam perusahaan, Anda datang di tempat yang tepat. Artikel berikut akan membantu Anda memahami key performance indicator secara komprehensif.
Oleh karena itu, simak artikel berikut agar Anda dapat mengurangi penilaian subjektif dengan menggunakan sistem HRIS atau HRM!
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Apa itu KPI Karyawan?
Key Performance Indicators atau KPI adalah parameter atau metrik pengukuran kinerja karyawan dalam jangka panjang secara keseluruhan. Parameter KPI berfungsi untuk membantu HR mengukur performa karyawan dan pencapaian strategis perusahaan.
Sedangkan, parameter KPI adalah kompas yang membantu perusahaan menavigasi kinerja menuju puncak kesuksesan, menjadikannya alat yang memandu dan memberikan arah dalam perjalanan bisnis.
Berikut adalah beberapa pengertian KPI menurut para ahli:
- David Parmenter (2007): Menurut David Parmenter, KPI adalah serangkaian ukuran yang berfokus pada aspek yang paling kritis untuk kesuksesan organisasi. KPI membantu dalam memantau kinerja perusahaan dan memastikan bahwa seluruh bagian organisasi bergerak menuju pencapaian tujuan strategisnya.
- Iveta Gabčanová (2012): Iveta Gabčanová mendefinisikan KPI sebagai indikator yang memberikan panduan bagi organisasi untuk mengukur kinerja dan menetapkan area yang memerlukan perbaikan. KPI tidak hanya membantu dalam pengukuran kinerja, tetapi juga memberikan arah dalam pengembangan strategi perusahaan.
- Reh (2018): Menurut Reh, KPI adalah nilai terukur yang menunjukkan seberapa efektif sebuah perusahaan mencapai tujuan bisnis utamanya. KPI membantu dalam menyelaraskan kinerja setiap bagian perusahaan dengan strategi yang telah dirumuskan, sehingga bisa mendorong perusahaan menuju kesuksesan.
Pentingnya KPI dalam Penilaian Kinerja Karyawan
Apakah Anda pernah mengalami kewalahan dalam memastikan karyawan dapat berkembang dari segi kemampuan kerjanya?
KPI karyawan adalah elemen yang penting untuk memastikan staff Anda mendukung tujuan perusahaan secara keseluruhan. Berikut beberapa alasan mengapa Anda perlu parameter KPI:
- Menjaga keselarasan tim: KPI karyawan memastikan bahwa seluruh tim bergerak menuju tujuan bersama dengan seirama.
- Menyediakan pemeriksaan kesehatan karyawan: Parameter KPI memberikan gambaran yang jelas tentang kondisi perusahaan dari potensi risiko hingga aspek keuangan.
- Mengkalkulasi perubahan kinerja karyawan: KPI karyawan memungkinkan Anda untuk fokus pada upaya untuk mengurangi tindakan bisnis yang tidak efektif.
- Meminta pertanggungjawaban karyawan: KPI karyawan adalah sarana mengajak staff untuk berperan aktif dengan indikator yang membantu mereka melacak kemajuan kerja.
Mengetahui pentingnya parameter KPI ini, apabila Anda ingin mengadopsi sistem ini, software HRM dari HashMicro dapat menjadi pilihan yang ideal. Tidak hanya melalui demo gratis, Anda juga dapat mengetahui skema harga sebelum benar-benar mengadopsi teknologinya.
Opsi-opsi ini menjadi solusi untuk Anda mendapat pengalaman penggunaan sistem tanpa investasi langsung.
Hal yang Perlu Disiapkan Sebelum Membuat KPI
Membuat Key Performance Indicators (KPI) yang efektif membutuhkan persiapan matang untuk memastikan indikator tersebut mampu mendukung pencapaian tujuan bisnis. Berikut adalah beberapa hal penting yang perlu disiapkan sebelum menetapkan KPI.
1. Memahami tujuan strategis perusahaan
Sebelum membuat KPI, pastikan untuk memahami dengan jelas visi, misi, dan tujuan strategis perusahaan. KPI yang baik harus selaras dengan tujuan ini agar bisa menjadi tolok ukur yang efektif dalam mengevaluasi pencapaian target.
2. Menentukan prioritas utama
Dalam sebuah perusahaan, banyak hal yang ingin dicapai, namun tidak semua bisa menjadi prioritas utama. Tentukan aspek-aspek bisnis yang paling kritis dan perlu dipantau secara intensif.
3. Mengidentifikasi sumber data yang diperlukan
Agar KPI dapat diukur secara akurat, penting untuk mengetahui sumber data yang dibutuhkan dan memastikan ketersediaannya. Identifikasi data apa saja yang diperlukan, seperti data penjualan, performa karyawan, atau data produksi.
4. Melibatkan tim yang relevan
Dalam proses penentuan KPI, libatkan tim atau departemen yang terkait langsung dengan area yang akan diukur. Dengan melibatkan mereka, KPI yang dibuat akan lebih realistis dan sesuai dengan kemampuan operasional tim.
Dengan menyiapkan hal-hal di atas, perusahaan akan lebih siap dalam menetapkan KPI yang benar-benar mencerminkan kinerja dan mendukung pencapaian tujuan strategis perusahaan.
Jenis-jenis KPI dalam Perusahaan
Dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif, pemantauan dan pengukuran kinerja menggunakan parameter KPI menjadi kunci kesuksesan.
Jenis-jenis KPI dalam perusahaan bervariasi dan pemahaman tentang berbagai jenis ini adalah langkah awal untuk meningkatkan operasi dan mencapai tujuan bisnis. Berikut adalah penjelasannya:
1. Financial metrics
Dalam bisnis, Key Performance Indicators (KPI) finansial umumnya berfokus pada pendapatan atau margin laba. Jika pengukuran laba bersih dilakukan dengan cermat, data tersebut akan menunjukkan laba bersih setelah dikurangi semua pengeluaran, seperti pajak dan bunga.
Data finansial ini tersedia melalui laporan keuangan perusahaan, dengan beberapa contoh KPI yang sering digunakan, antara lain liquidity ratios, profitability ratios, solvability ratios, dan turnover ratios.
2. Customer experience metrics
Jenis KPI ini menjadi alat yang sangat berguna bagi tim customer service untuk memahami dan meningkatkan pelayanan kepada pelanggan. Grafik penilaian karyawan ini digunakan untuk menghitung jumlah permintaan layanan pelanggan terkait dengan masalah baru yang muncul.
Anda juga dapat mengevaluasi tingkat keberhasilan dengan membandingkan jumlah permintaan layanan dengan jumlah resolusi tahun baru yang berhasil, serta mengukur rata-rata waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan permintaan layanan pelanggan terkait dengan suatu masalah.
3. Marketing KPI
Dalam ranah marketing, KPI karyawan digunakan sebagai alat untuk menilai sejauh mana upaya pemasaran dan promosi perusahaan telah efektif. Jenis ini sering digunakan untuk mengukur seberapa sering calon pelanggan merespons media pemasaran yang digunakan.
Anda dapat menggunakan marketing KPI untuk melacak jumlah pengunjung yang mengakses halaman-halaman tertentu di situs web perusahaan. Anda dapat memahami apakah online traffic memiliki potensi untuk meningkatkan tingkat penjualan atau tidak.
Selain itu, Anda dapat melacak dan memperhatikan interaksi di profil media sosial perusahaan. Ini membantu dalam memahami sejauh mana media sosial berperan dalam menarik perhatian pelanggan.
KPI karyawan adalah metrik yang juga berfokus pada program promosi yang mendorong pelanggan untuk melakukan tindakan tertentu, seperti mengisi formulir atau melakukan pembelian.
4. IT KPI Parameter
Penilaian KPI ini mirip dengan yang digunakan dalam layanan pelanggan, tetapi lebih berfokus pada permintaan dan permasalahan yang dihadapi oleh staf internal, seperti permintaan hardware atau software, masalah jaringan, atau isu-isu teknologi internal lainnya.
Anda dapat menghitung jumlah waktu keseluruhan ketika sistem tidak dapat beroperasi karena perbaikan atau pemeliharaan. Downtime ini dapat berdampak pada kemampuan pelanggan untuk menjalankan tugas mereka.
Dengan memantau dan menggunakan jenis ini, Anda dapat mengukur kinerja karyawan dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
Fakta Menarik
Cara Membuat KPI Karyawan dengan Metode SMART
Metode SMART dalam key performance indicatoradalah pendekatan yang digunakan untuk menetapkan tujuan yang spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbatas waktu. Dengan menggunakan metode ini, perusahaan dapat memastikan bahwa karyawan memiliki target yang jelas dan realistis. Langkah-langkah yang harus ditempuh adalah:
- Specific (Spesifik): Tentukan tujuan KPI yang jelas dan spesifik, sehingga karyawan tahu apa yang Anda harapkan. Misalnya, “Meningkatkan penjualan produk A sebesar 10% dalam 3 bulan.”
- Measurable (Terukur): Key performance indicator harus dapat Anda ukur untuk menilai pencapaian. Contoh KPI: “Meningkatkan jumlah pelanggan baru menjadi 50 per bulan.”
- Achievable (Dapat Dicapai): Pastikan tujuan tersebut realistis dan dapat karyawan capai berdasarkan kemampuan dan sumber daya yang tersedia.
- Relevant (Relevan): Key performance indicator harus relevan dengan tugas dan tanggung jawab karyawan, serta mendukung tujuan perusahaan.
- Time-bound (Berbatas Waktu): Tetapkan batas waktu yang jelas untuk mencapai KPI, misalnya, “Mencapai target dalam 6 bulan.”
KPI yang dirancang dengan baik akan membantu perusahaan fokus pada area yang paling berdampak terhadap keberhasilan strategis. Berikut adalah karakteristik utama yang perlu diperhatikan:
- Relevan dengan tujuan strategis perusahaan untuk memastikan keberhasilan diukur sesuai prioritas.
- Spesifik dan berbasis data sehingga hasilnya mudah dianalisis dan memberikan wawasan akurat.
- Realistis dan sesuai kapasitas perusahaan agar dapat dicapai dalam periode yang ditentukan.
- Adaptif terhadap perubahan lingkungan bisnis untuk menjaga relevansi dan efektivitas.
Contoh KPI Karyawan Terbaru untuk Berbagai Departemen Industri
KPI adalah parameter karyawan yang memiliki fungsi berbeda untuk berbegai departemen perusahaan. Berikut adalah contoh KPI untuk beberapa departemen penting:
1. KPI untuk HRD
Key performance indicator untuk HRM harus mencerminkan kinerja mereka dalam perekrutan, pelatihan, dan manajemen karyawan. Berikut contoh KPI untuk HRD:
- Waktu Pengisian Posisi Kosong (Time to Fill): Mengukur seberapa cepat HRD dapat mengisi posisi yang kosong. Target: Pengisian posisi kosong dalam 30 hari.
- Retensi Karyawan (Employee Retention Rate): Persentase karyawan yang bertahan di perusahaan selama periode tertentu. Target: 90% retensi karyawan dalam satu tahun.
- Kepuasan Karyawan (Employee Satisfaction Score): Mengukur tingkat kepuasan karyawan melalui survei internal. Target: Skor kepuasan karyawan ≥ 80%.
2. KPI untuk Finance
Key performance indicator untuk finance harus mencerminkan kinerja dalam menjaga stabilitas keuangan perusahaan. Berikut contoh KPI untuk finance:
- Ketepatan Laporan Keuangan (Financial Reporting Accuracy): Mengukur keakuratan laporan keuangan. Target: Tingkat akurasi 100% dalam laporan keuangan tahunan.
- Rasio Hutang terhadap Ekuitas (Debt to Equity Ratio): Menilai kemampuan perusahaan dalam mengelola hutang. Target: Rasio hutang ≤ 1,5.
- Pengurangan Biaya Operasional (Cost Reduction): Mengukur kemampuan departemen finance dalam mengurangi biaya operasional perusahaan. Target: Pengurangan biaya operasional sebesar 10% per tahun.
3. KPI untuk IT
KPI untuk tim IT biasanya mencakup kinerja dalam manajemen sistem, keamanan data, dan dukungan teknis. Berikut contoh KPI untuk IT:
- Waktu Penyelesaian Tiket IT (IT Ticket Resolution Time): Mengukur kecepatan tim IT dalam menyelesaikan masalah teknis. Target: Penyelesaian tiket IT dalam waktu 24 jam.
- Uptime Sistem (System Uptime): Mengukur stabilitas dan ketersediaan sistem teknologi. Target: 99.9% uptime sistem selama satu tahun.
- Keamanan Data (Data Security Breach Rate): Mengukur seberapa baik tim IT mencegah pelanggaran data. Target: 0 pelanggaran keamanan dalam setahun.
4. KPI untuk Digital Marketing
KPI adalah penilaian yang berguna untuk tim karena ini mengukur keberhasilan kampanye digital dan interaksi pelanggan. Berikut contoh KPI untuk Digital Marketing:
- Tingkat Konversi (Conversion Rate): Mengukur persentase pengunjung yang melakukan tindakan di situs web (misalnya, membeli produk atau mengisi form). Target: Tingkat konversi sebesar 5%.
- Tingkat Klik (Click-Through Rate – CTR): Mengukur efektivitas iklan digital dalam menarik klik dari pengguna. Target: CTR ≥ 3% pada iklan Google Ads.
- Pengunjung Website Organik (Organic Traffic Growth): Mengukur pertumbuhan pengunjung website yang berasal dari pencarian organik. Target: Peningkatan 20% traffic organik dalam 6 bulan.
Kelebihan dan Kekurangan KPI yang perlu Anda Ketahui
Key Performance Indicator adalah bagian integral yang juga memiliki kelebihan dan kekurangan yang perlu Anda pertimbangkan, seperti:
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
Kesalahan Umum dalam Menentukan Penilaian KPI
Tidak menyesuaikan KPI dengan tujuan strategis perusahaan
Salah satu kesalahan utama dalam menentukan KPI adalah tidak menghubungkannya dengan tujuan strategis perusahaan.
KPI yang tidak relevan dengan visi jangka panjang atau tujuan spesifik bisnis akan menyulitkan untuk mengevaluasi kinerja secara efektif. Tanpa kaitan yang jelas antara KPI dan tujuan perusahaan, pengukuran kemajuan menjadi tidak akurat.
Menetapkan KPI yang terlalu banyak atau terlalu kompleks
KPI yang berlebihan atau terlalu rumit justru akan membingungkan tim dan membuat pemantauan kinerja menjadi sulit. Terlalu banyak KPI dapat mengurangi fokus pada tujuan utama, sedangkan KPI yang terlalu kompleks mempersulit analisis data secara efektif.
Tidak mengupdate KPI sesuai dengan perubahan strategi atau pasar
Banyak perusahaan yang gagal mengubah KPI mereka saat kondisi pasar atau strategi perusahaan berubah. Bisnis yang berkembang perlu memastikan bahwa KPI mereka tetap relevan dan dapat mengukur hal-hal yang penting sesuai dengan kebutuhan dan tujuan yang baru.
Dengan menghindari kesalahan-kesalahan ini, perusahaan dapat memastikan KPI yang ditetapkan lebih efektif dalam mencapai tujuan bisnis yang diinginkan.
Selain itu, penerapan Key Performance Indicators (KPI) tidak selalu berjalan sesuai harapan. Beberapa faktor dapat menghambat efektivitas KPI dan berdampak negatif pada kinerja perusahaan. Memahami faktor-faktor ini membantu perusahaan menghindari potensi kegagalan. Berikut adalah beberapa di antaranya:
- Tidak relevan dengan tujuan bisnis sehingga hasil pengukuran tidak mencerminkan keberhasilan strategis.
- Definisi dan indikator yang tidak jelas, membuat data sulit diukur atau dianalisis.
- Kurangnya dukungan dari manajemen atau tim, yang menghambat implementasi dan pelaporan KPI.
- Tidak adanya evaluasi atau pembaruan rutin sehingga KPI menjadi usang atau tidak relevan.
Sejalan dengan parameter yang komprehensif, menyusun KPI adalah langkah yang tidak mudah. Namun, di era teknologi yang serba canggih ini, KPI parameter dapat terselesaikan dengan mudah.
Solusinya adalah dengan menggunakan sistem HRM dari HashMicro. Berdiri sejak tahun 2015, KPI karyawan dari sistem HashMicro konsisten memberikan yang terbaik melalui keuntungan, seperti demo gratis, konsultasi gratis, dan bebas biaya tambahan untuk menambah user.
Sistem software HR terbaik milik HashMicro menyajikan beragam fitur penilaian untuk mengevaluasi kinerja serta potensi karyawan secara terstruktur, seperti:
- Employee performance management: Pantau kinerja karyawan, lakukan appraisal, dan atur program training dengan sistem KPI yang mudah.
- Payroll management: Aplikasi Payroll HashMicro memudahkan perhitungan gaji yang akurat berdasarkan waktu kerja, lembur, dan kehadiran karyawan.
- Expense management: Kelola cash advance, allowance, dan reimbursement dengan mudah serta hasilkan laporan akurat menggunakan Payroll Software HashMicro.
- Leaves management: Permudah pengajuan cuti, otomatisasi update jatah cuti, dan atur ketentuan lainnya dengan software HR terbaik.
- Recruitment management: Kelola portal lowongan, resume, pelacakan kandidat, screening, jadwal tes, dan interview dalam satu platform.
- Business trip management: Kelola jadwal dan akomodasi trip bisnis, atur approval, dan buat laporan komprehensif secara otomatis.
- Employee loan program: Permudah pengajuan dan persetujuan pinjaman karyawan, atur pencairan dana, dan hitung bunga otomatis.
Percayakah Anda jika segudang fitur dan manfaat di atas dapat Anda akses lebih awal tanpa investasi awal? Melalui demo gratis sistem HRM HashMicro, Anda bisa mendapatkannya mulai dari hari ini.
Kesimpulan
KPI parameter merupakan hal kompleks yang krusial bagi perusahaan. Key performance indicator menjadi dasar apakah karyawan mencapai standar-standar yang dapat membawa perusahaan ke arah kesuksesan atau tidak.
Lebih daripada itu, membuat KPI bukanlah langkah yang mudah. Menyusun KPI terbaik dengan mudah dapat Anda realisasikan dengan menggunakan sistem HRM dari HashMicro. Melalui demo gratis yang HashMicro tawarkan, temukan bagaimana sistemnya membantu dalam menyukseskan tujuan bisnis Anda.
Pertanyaan Seputar KPI
-
Apakah HR bertanggung jawab atas pengukuran KPI karyawan?
HR memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa KPI (Key Performance Indicator) yang digunakan relevan, terukur, dan sesuai dengan tujuan organisasi. Namun, dalam praktiknya, manajer langsung sering kali terlibat dalam menetapkan KPI karyawan.
-
Bagaimana HR menggunakan KPI dalam manajemen kinerja karyawan?
HR menggunakan parameter KPI atau Key Performance Indicator sebagai pedoman untuk menetapkan tujuan karyawan, melakukan evaluasi kinerja, memberikan umpan balik, mengidentifikasi area pengembangan, dan mengarahkan kegiatan pelatihan dan pengembangan.
-
Bagaimana cara menentukan KPI?
Untuk menentukan Key Performance Indicator yang efektif, langkah awalnya adalah memahami tujuan organisasi atau tim, mengidentifikasi area-area kunci yang memengaruhi pencapaian tujuan tersebut, dan kemudian merumuskan indikator yang dapat diukur untuk mengukur kemajuan.
-
Bagaimana sistem HRM membantu dalam pengukuran KPI karyawan?
Sistem HRM dapat memfasilitasi proses pengukuran KPI parameter karyawan dengan menyediakan platform untuk mengelola dan melacak indikator kinerja, menghasilkan laporan terkait pencapaian target, dan memudahkan evaluasi kinerja secara sistematis.
-
Apakah sistem HRM dapat menyesuaikan KPI sesuai dengan kebutuhan perusahaan?
Ya, sistem HRM sering kali dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, memungkinkan penyesuaian dan pengaturan Key Performance Indicator yang spesifik sesuai dengan tujuan bisnis, departemen, atau peran karyawan tertentu.
