Langkah Manajemen Risiko yang Perlu Diketahui Manajer Proyek

Manajemen risiko adalah memikirkan kejadian terburuk apa yang mungkin menimpa perusahaan, berapa besar kemungkinannya, dan mengambil tindakan preventif sebelum hal buruk terjadi. Terkadang, kontrak juga dapat menjadi berisiko apabila perusahaan kurang teliti, sehingga perusahaan juga perlu memerhatikan Manajemen Kontrak. 

Adanya manajemen risiko yang baik akan menghindarkan Anda dari kejadian-kejadian tersebut. Manajemen risiko berguna sebagai pencegahan sebelum terjadinya bencana yang menimpa perusahaan Anda. Berikut ini merupakan langkah-langkah manajemen risiko yang perlu diketahui manajer proyek

Waspadai Risiko sebelum Menangani Sebuah Proyek

Langkah pertama adalah sebelum perusahaan menangani sebuah proyek, perusahaan harus mengidentifikasi faktor manajemen risiko yang mungkin ada. Tanpa adanya identifikasi risiko, tidak akan bisa membuat perencanaan penanganannya.

Prioritaskan Manajemen Risiko

Meskipun penanganan semua risiko harus dengan baik, pihak manajemen harus mengalokasikan sumber daya mereka secara tepat untuk mengurangi risiko yang paling membahayakan proyek. Untuk melakukannya, prioritas manajemen risiko dibagi menjadi dua. Pertama berdasarkan kemungkinan terjadinya dan kedua, berdasarkan dampaknya terhadap proyek. Setelah mengidentifikasi dan memproriataskan risiko, antisipasi dua risiko tersebut dengan software manajemen proyek.  Melalui software tersebut, Anda dapat mengidentifikasi risiko kerja dan risiko keuangan.

Risiko kerja meliputi dampak fisik yang bisa terjadi pada pekerja baik karena faktor internal maupun eksternal. Menghindari hal ini dapat dengan cara membangun komunikasi yang baik dan membuat prosedur standar untuk semua tim sebelum maupun selama proyek berjalan. Sementara itu, manajemen risiko keuangan adalah risiko yang berkaitan dengan profit karena adanya keterlambatan proyek dan manual eror. Menghindari risiko ini dapat dengan memonitor proyek menggunakan software manajemen proyek untuk meningkatkan akurasi.

Pikirkan Kemungkinan Terburuk Apa yang Mungkin Terjadi

Buat daftar kemungkinan terburuk apa saja yang bisa menimpa proyek, atau mengganggu jalannya perusahaan. Bertukar pikiran (brainstorming) dengan manajemen perusahaan adalah cara yang tepat untuk mencari tahu kemungkinan apa yang bisa terjadi. Dengan membuat daftar seperti ini, Anda bisa melihat kemungkinan buruk mana saja yang bisa saling tumpang tindih. Dengan demikian Anda bisa menghindari dua hal buruk yang bisa menimpa perusahaan sekaligus, yang sudah pasti sangat merugikan perusahaan Anda. Selain itu, dengan menyiapkan solusi secepat mungkin, maka permasalahan yang terjadi pun akan semakin cepat teratasi, sehingga meminimalisir kemungkinan-kemungkinan terburuk terjadi.

Perkirakan Kapan Kemungkinan ini Akan Terjadi

Setelah membuat semua daftar manajemen risiko, beri tanggal kapan kiranya risiko tersebut bakal terjadi. Mengetahui hal ini adalah langkah penting untuk mempersiapkan diri agar jangan sampai risiko benar-benar terjadi. Cara ini memungkinkan Anda untuk memberikan prioritas pada risiko yang mungkin terjadi lebih dulu. Anda juga bisa memberi tanda pada risiko yang tak mungkin lagi terjadi karena melakukan mitigasi untuk risiko tersebut sudah terlebih dahulu.

Baca Juga: Optimalkan Pembayaran Digital dengan Software Akuntansi

Ukur Dampak Manajemen Risiko

Langkah selanjutnya adalah mengukur dampak dari masing-masing risiko. Ada dua hal yang harus diukur, yakni berapa besar kemungkinan risiko itu akan terjadi, dan seberapa besar dampak dari manajemen risiko tersebut, lalu berikan skor masing-masing. Sebagai contoh, kita berikan rentang skor dari 1 sampai 5 untuk kedua hal yang harus diukur di atas. Setelah itu kita kalikan kedua hal tersebut untuk mendapatkan rating dari setiap risiko. Untuk mudahnya, mari kita lihat tabel di bawah ini:

Dari tabel di atas kita bisa melihat bahwa Risiko A kemungkinan terjadinya kecil sekali, meski dampaknya cukup besar terhadap perusahaan. Maka dari itu Risiko A mendapat rating 4, yang mana mendapat prioritas yang rendah. Sementara Risiko B tinggi sekali kemungkinannya untuk terjadi dan berdampak pada mandeknya kelangsungan proyek atau bisnis Anda. Maka dari itu Risiko B perlu mendapatkan prioritas yang lebih tinggi. Mengenai rentang risiko, Anda bisa menentukan sendiri. Misalnya mengkategorikan dari 1 sampai 10  “tak mengkhawatirkan”, 11 sampai 18 terbilang “perlu diwaspadai”, dan 19 sampai 25 masuk dalam taraf “berbahaya” dan harus diprioritaskan mitigasinya.

Tentukan Langkah Mitigasi Manajemen Risiko

Ada 4 langkah yang bisa dilakukan sebagai mitigasi risiko, yakni acceptance, avoidance, limitation, dan transference.

1. Acceptance
   Mitigasi pertama yang bisa dijalankan yakni acceptance atau biarkan saja risiko itu terjadi. Umumnya mengambil langkah ini saat risiko tak memiliki dampak yang signifikan atau kecil kemungkinannya untuk terjadi.
2. Avoidance
   Anda melakukan berbagai macam cara untuk menghindari risiko tersebut menimpa proyek atau perusahaan Anda. Umumnya mitigasi semacam ini butuh investasi yang cukup besar, dan mempertimbangkan jika kemungkinan terjadinya cukup tinggi dan imbasnya cukup besar.
3. Limitation
   Anda tahu bahwa risiko tersebut pasti terjadi dan imbasnya cukup besar. Opsi ini saat Anda tak bisa menghindarinya, namun sangat mungkin untuk meminimalisir dampak kepada perusahaan saat risiko menghampiri.
4. Transference
   Alih-alih menelan pil pahit risiko, Anda meminta pihak lain yang mau dan mampu menenggaknya tanpa ragu. Mitigasi risiko semacam ini umum dilakukan perusahaan di aspek manajemen atau menggunakan Sistem HRM.

Tetapkan Pihak yang Akan Bertanggung Jawab

Meski dalam melakukan perumusan manajemen risiko secara bersama-sama, namun tak serta merta menanggung setiap risiko bersama. Harus ada satu penanggung jawab untuk masing-masing risiko. Orang yang akan memilih penanggung jawab tersebut harus menjalankan mitigasi. Tak bijak rasanya jika Anda harus membebankan pekerjaan mitigasi pada orang yang tak hadir dalam diskusi ini, karena sudah pasti orang tersebut akan menolak tanggung jawab tersebut mentah-mentah. Berikan pada peserta diskusi karena sudah pasti ia memahami betul harus melakukan mitigasi seperti apa.

Kenapa Manajemen Risiko itu Penting bagi Bisnis?

Setelah mengetahui 5 langkah untuk melakukan manajemen risiko. Kita akan membahas mengapa suatu perusahaan memerlukan adanya manajemen ini. Manajemen risiko  penting untuk perusahaan terapkan karena dapat mempersiapkan perusahaan dalam menghadapi kondisi tertentu yang dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Adapun manfaat manajemen risiko bagi perusahaan sebagai berikut :

• Manajemen risiko dapat mencegah kegagalan, maka akan terjadi peningkatan laba atau bila terjadi kerugian dapat perusahaan minimalisisr.
• Manajemen risiko dapat melindungi perusahaan dari risiko murni, karena pelanggan dan pemasok lebih menyukai perusahaan yang memiliki asuransi tertentu sehingga secara tidak langsung akan meningkatkan public image.
• Manajemen risiko dapat memberi informasi dan persektif kepada pihak manajemen perusahaan tentang profil risiko. Perubahan yang mendasar tentang produk, pasar, lingkungan bisnis, dan perubahan lainnya yang diperlukan dalam proses manajemen risiko.
• Manajemen risiko dapat membuat cadangan yang lebih memadai untuk mengantisipasi risiko yang telah diperkirakan sehingga potensi kerugian yang relatif lebih besar bisa dihindari.
• Manajemen risiko dapat menghitung dan mengukur besarnya risk exposure dan menetapkan alokasi sumber-sumber dana sekaligus limit risiko yang lebih tepat.

Kesimpulan

Manajemen risiko bukanlah hal yang menakutkan dan perlu untuk menghindari. Justru dengan mendiskusikannya bersama dengan karyawan perusahaan, Anda bisa mengambil langkah pencegahan terbaik untuk menangani setiap risiko yang mungkin menghampiri. Manajemen risiko adalah salah satu bagian dari sistem manajemen proyek di sebuah perusahaan. Penting bagi setiap manajer proyek untuk mengetahui, mengukur, dan memitigasi risiko yang mungkin terjadi selama pelaksanaan proyek. Tentunya saat ini perusahaan memerlukan sistem yang dapat menyelesaikan proyek dengan mudah.

Dengan penggunaan Software Manajemen Kontrak dari HashMicro dapat memastikan ketepatan penyelesaian proyek dan anggaran proyek bisa terserap maksimal. Dengan fitur manajemen proyek, pengelolaan anggaran, dan manajemen timeline, Anda dapat memanfaatkan sumber daya dalam proyek dengan efektif. Anda dapat mengunduh skema perhitungan harga software HashMicro untuk mendapat gambaran harganya. Serta daptkan demo gratis sekarang juga!