9 Jenis Laporan Bulanan HRD, Contoh & Cara Termudah Membuatnya

Tahukah Anda? Laporan bulanan HRD merupakan salah satu tugas rumit tim human resources departement yang rumit di setiap akhir atau awal bulan. Mengapa? Karena setidaknya, terdapat 9 jenis laporan HRD yang harus tim ini tangani.

Meskipun demikian, memastikan bahwa manajemen SDM berjalan dengan baik tetap menjadi tanggung jawab yang harus selesai dengan baik. Untuk itu, artikel ini hadir guna membantu Anda menemukan cara terbaik dan termudah dalam membuat laporan bulanan HRD.

Simak artikel ini hingga akhir jika Anda ingin mengetahui jenis, template, dan contoh laporan HRD lengkap dan siap pakai. Tanpa berlama-lama lagi, mari kita mulai pembahasannya bersama-sama!

Apa Itu HRD?

HRD (Human Resources Development) adalah divisi dalam perusahaan yang mengelola dan mengembangkan sumber daya manusia. Peran utamanya adalah menciptakan lingkungan kerja yang mendukung produktivitas dan membantu perusahaan mencapai tujuannya

Tugas HRD mencakup berbagai aspek, seperti rekrutmen, pelatihan, evaluasi kinerja, pengelolaan hubungan kerja, hingga membuat laporan bulanan HRD. Dengan perannya, tim human resources menjadi penghubung antara manajemen dan karyawan guna mencapai sinergi positif.

Apa Itu Laporan Bulanan HRD?

Laporan bulanan HRD adalah dokumen yang merangkum seluruh aktivitas dan pencapaian terkait pengelolaan SDM dalam periode satu bulan. Laporan ini mencakup data penting, seperti jumlah rekrutmen, absensi karyawan, evaluasi kinerja, serta isu-isu ketenagakerjaan yang terjadi.

Laporan bulanan HRD menjadi dokumen pendukung dalam proses pengambilan keputusan terkait alokasi anggaran pelatihan, perbaikan sistem kerja, atau penanganan masalah karyawan. Dengan demikian, laporan HRD adalah elemen penting dalam mencapai tujuan perusahaan.

5 Alasan Mengapa Laporan Bulanan HRD Penting bagi Bisnis

Laporan bulanan adalah dokumen penting yang berbagai divisi perusahaan, termasuk HRD susun guna mengevaluasi kinerja selama satu bulan kerja. Namun, apakah pentingnya laporan bulanan HRD hanya sebatas evaluasi? Tentu tidak.

Setidaknya terdapat lima alasan utama mengapa memiliki dan membuat laporan bulanan HRD sangat penting untuk Anda lakukan, yaitu:

1. Memetakan masalah dengan tepat

Laporan bulanan HRD memungkinkan perusahaan mengidentifikasi dan memahami isu-isu sumber daya manusia secara mendalam, seperti peningkatan turnover atau penurunan produktivitas, sehingga solusi dapat dirancang secara efektif.

2. Merekam dan mengelola informasi SDM

Sebagai dokumen strategis, laporan ini mencatat data penting tentang karyawan, termasuk absensi, kinerja, dan program pengembangan. Catatan yang sistematis ini mempermudah pengelolaan administrasi dan penyusunan kebijakan berbasis data.

3. Mendukung perencanaan dan strategi keputusan

Data dari laporan bulanan HRD membantu manajemen merancang kebijakan dan strategi SDM yang lebih tepat sasaran, seperti merencanakan pelatihan, mengelola tenaga kerja, atau menyusun anggaran dengan akurasi tinggi.

4. Memantau implementasi kebijakan SDM

Laporan ini memberikan gambaran jelas tentang sejauh mana kebijakan perusahaan diterapkan di lapangan, memastikan efektivitas pelaksanaan, dan memberikan evaluasi untuk penyempurnaan di masa mendatang.

5. Meningkatkan kesejahteraan karyawan

Melalui data yang relevan, perusahaan dapat menilai kesejahteraan karyawan, seperti tingkat kepuasan kerja atau beban kerja. Informasi ini dapat mendukung penciptaan lingkungan kerja yang sehat dan produktif dalam perusahaan Anda.

Fungsi Laporan Bulanan HRD bagi Perusahaan

Laporan bulanan HRD berfungsi sebagai sumber informasi strategis untuk memahami tren SDM di perusahaan. Misalnya, tingkat absensi di bulan Desember meningkat drastis, maka Anda dapat menyelidiki penyebabnya, seperti beban kerja yang berlebihan atau lainnya guna merancang solusinya.

Selain itu, laporan ini juga mengevaluasi implementasi kebijakan dan program SDM. Contoh laporan bulanan HRD dalam kasus ini seperti adanya catatan peningkatan produktivitas dan kemampuan setelah ada training program. Untuk itu, Anda dapat menerapkan program yang sama ke divisi lain.

Fungsi lain dari laporan bulanan HRD adalah sebagai alat komunikasi antara HRD dan manajemen. Misalnya, laporan yang merangkum keberhasilan implementasi sistem insentif kinerja dapat HRD gunakan untuk mempresentasikan hasil kerja nyata kepada manajemen.

Elemen yang Harus Ada dalam Laporan Bulanan HRD

Laporan bulanan HRD harus mencakup beberapa elemen penting untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang kondisi sumber daya manusia di perusahaan. Pertama, harus ada ringkasan eksekutif yang merangkum temuan utama dan masalah yang perlu ditangani.

Selanjutnya, data karyawan mencakup jumlah dan status karyawan, serta perubahan jumlah karyawan, seperti yang baru bergabung atau keluar. Laporan juga harus mencakup rekrutmen dengan data jumlah pelamar dan posisi yang diisi.

Terakhir, laporan harus mencakup analisis temuan utama dan rekomendasi untuk tindakan lanjutan. Dengan elemen-elemen ini, laporan bulanan HRD memberikan informasi yang jelas dan membantu manajemen dalam pengambilan keputusan.

Cara Membuat Laporan Bulanan HRD dengan Mudah

Terdapat 10 langkah membuat laporan bulanan HRD yang dapat Anda ikuti dalam artikel ini yang meliputi:

1. Tentukan tujuan laporan bulanan HRD, apakah untuk memantau kinerja, evaluasi kebijakan, atau melaporkan isu ketenagakerjaan.
2. Kumpulkan data, seperti OKR, KPI, absensi, produktivitas karyawan, hasil pelatihan, evaluasi kinerja, rekrutmen, dan isu ketenagakerjaan lainnya.
3. Kategorikan data berdasarkan kategori yang jelas, seperti rekrutmen, pelatihan, evaluasi kinerja, dan kesejahteraan karyawan.
4. Lakukan analisis untuk mencari pola atau tren yang perlu Anda perhatikan, seperti peningkatan absensi atau masalah dalam pelatihan.
5. Ringkas temuan-temuan penting dalam laporan, seperti pencapaian target kinerja dan masalah yang perlu segera ditangani.
6. Gunakan grafik atau tabel untuk menyajikan data secara visual agar lebih mudah dipahami.
7. Berdasarkan temuan, berikan rekomendasi untuk perbaikan atau tindakan lanjutan yang relevan.
8. Baca kembali laporan untuk memastikan akurasi data dan revisi jika ada informasi yang terlewat.
9. Kirim laporan kepada pihak berkepentingan sebagai bahan evaluasi dan pengambilan keputusan.
10. Gunakan software HRIS karena tugas pengumpulan data saja bisa memakan waktu berhari-hari. Ini belum termasuk dengan waktu analisis dan distribusi. Di sisi lain, tugas Anda di HRD tidak hanya berputar di laporan saja. Untuk itu, penggunaan sistem HRD menjadi penting.

Esensinya, seorang HRD atau HRM tugasnya banyak terkait dengan data aktual dan deskriptif. Terdapat banyak aspek penilaian yang harus HRD perhatikan guna membuat satu laporan bulanan. Oleh karena itu, software HRIS menjadi solusi yang wajib Anda pertimbangkan.

Pada dasarnya, software HR merekam aktivitas SDM, mengotomatisasikan pengumpulan data, menganalisis, dan mendistribusikannya dengan cepat kepada pihak berwenang dalam perusahaan. Semuanya terjadi dengan minimal kesalahan, hampir tidak ada.

Meskipun begitu, menjadi wajar jika Anda mulai mengkhawatirkan harga implementasimya. Untuk itu, mengapa Anda tidak mencoba skema harga sistem HRD melalui banner berikut? Dengan demikian, Anda akan bebas risau dari pertanyaan apakah sistem ini layak Anda coba atau belum.

9 Jenis Laporan HRD yang Wajib Anda Ketahui

Tahukah Anda? Laporan HRD perusahaan memiliki sembilan jenis. Umumnya, jika Anda menggunakan software HRIS terbaik, kesembilan laporan ini akan otomatis tersedia dan siap guna. Namun, melalui proses manual, berikut adalah 9 jenis laporan bulanan HRD yang wajib Anda kuasai:

1. Laporan reimbursement

Laporan reimbursement mencatat pengeluaran yang dilakukan oleh karyawan untuk keperluan pekerjaan yang dapat diganti oleh perusahaan, seperti biaya perjalanan dinas atau pembelian bahan kantor. Laporan ini memastikan bahwa proses reimbursement berjalan lancar dan transparan.

2. Laporan gaji karyawan

Laporan gaji karyawan mencatat semua informasi terkait penggajian, termasuk gaji pokok, tunjangan, potongan, dan bonus yang diterima karyawan. Laporan dalam sistem payroll ini memastikan pembayaran gaji dilakukan dengan tepat waktu dan sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.

3. Laporan rekrutmen

Laporan rekrutmen mencakup data lengkap mengenai proses perekrutan, seperti jumlah pelamar, jumlah kandidat yang perusahaan terima, dan waktu untuk mengisi posisi kosong. Selain itu, laporan ini juga menilai kualitas kandidat berdasarkan kriteria dan tantangan selama proses seleksi.

4. Laporan kehadiran atau absensi

Laporan absensi mencatat tingkat kehadiran karyawan setiap bulan, termasuk data mengenai keterlambatan, ketidakhadiran, serta alasan absensi, seperti sakit atau keperluan pribadi. Laporan ini sangat berguna untuk mengidentifikasi pola absensi yang dapat mempengaruhi produktivitas tim.

5. Laporan cuti karyawan

Laporan cuti mencatat data mengenai cuti tahunan, cuti sakit, dan cuti lainnya yang diambil oleh karyawan. Laporan ini membantu HRD memantau sisa cuti karyawan dan memastikan bahwa cuti yang karyawan ambil sesuai dengan kebijakan perusahaan.

6. Laporan izin atau sakit

Laporan izin atau sakit mencatat jumlah hari izin atau sakit yang karyawan ambil, termasuk alasan dan durasi ketidakhadiran. Laporan ini membantu HRD untuk memantau kesehatan karyawan serta mengidentifikasi jika ada masalah kesehatan yang sering muncul.

7. Laporan shift kerja

Laporan shift kerja mencatat jadwal kerja karyawan, termasuk pembagian shift pagi, siang, atau malam. Laporan ini membantu perusahaan untuk memantau rotasi shift yang adil dan memastikan bahwa beban kerja terbagi dengan merata di antara semua karyawan.

8. Laporan lembur

Laporan lembur mencatat jumlah jam lembur yang dikerjakan oleh karyawan, termasuk alasan dan persetujuan lembur. Laporan ini penting untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan mengenai lembur serta memantau anggaran yang terkait dengan pengeluaran lembur.

9. Laporan turnover karyawan

Laporan ini mencatat data terkait tingkat pergantian karyawan, termasuk alasan mereka keluar dan jenis posisi yang sering mengalami turnover tinggi. Contoh laporan turnover yang Anda terapkan dalam perusahaan mampu mengidentifikasi faktor penyebab tingginya turnover guna memetakan solusinya.

Contoh Laporan Bulanan HRD dan Template Siap Pakainya

Sembilan jenis laporan bulanan HRD di atas mungkin mulai membuat Anda menghela nafas. Pertanyaannya, apakah kedelapan contoh laporan bulanan HRD di atas harus Anda miliki secara keseluruhan?

Jika skala perusahaan Anda luas dengan jumlah karyawan yang banyak, maka kedelapan laporan bulanan HRD di atas patut Anda pertimbangkan untuk digunakan. Namun, jika skala perusahaan Anda menengah, maka menggunakan tiga contoh laporan HRD berikut sudah cukup.

Apa sajakah itu? Ketiganya meliputi laporan absensi, laporan cuti, dan laporan gaji karyawan. Untuk semakin menunjang efektivitas perusahaan Anda, berikut kami sajikan contoh laporan bulanan HRD lengkap yang siap Anda pakai.

1. Template dan contoh laporan absensi karyawan

Download contoh laporan absensi karyawan PDF (.pdf)

Download contoh laporan absensi karyawan Word (.docx)

Download contoh laporan absensi karyawan Excel (.xlsx)

2. Template dan contoh laporan cuti karyawan

Download contoh laporan cuti karyawan PDF (.pdf)

Download contoh laporan cuti karyawan Word (.docx)

Download contoh laporan cuti karyawan Excel (.xlsx)

3. Template dan contoh laporan gaji karyawan

Download contoh laporan gaji karyawan PDF (.pdf)

Download contoh laporan gaji karyawan Word (.docx)

Download contoh laporan gaji karyawan Excel (.xlsx)

Kelola Laporan Bulanan Anda dengan Efisien Melalui Software HRD HashMicro

Mengetahui dari contoh laporan HRD di atas, apakah Anda telah menyadari seberapa rumit perhitungan dalam laporan bulanan Anda? Meskipun proses manual tidak memerlukan biaya tambahan, bayangkan butuh waktu berapa lama bagi Anda untuk menyelesaikannya?

Dua minggu? Tiga minggu? Hal ini pun bisa tercapai jika karyawan perusahaan Anda tidak lebih dari 300 orang. Bagaimana jika lebih daripada itu? Tentu, penggunaan software HRIS menjadi pertimbangan bisnis yang menjanjikan.

Jika Anda memiliki kesempatan untuk mempertimbangkan sistem HRIS di Indonesia, HashMicro dapat menjadi solusi yang masuk daftar teratas. Dengan pengalaman satu dekade, HashMicro telah membawa efisiensi tak terhingga bagi 2.000 lebih perusahaan terbaik di Indonesia.

Pertamina, Bank Mega, Marimas, dan Semen Gresik adalah beberapa klien HashMicro yang mungkin awam Anda dengar. Tidak hanya berbicara tentang kemudahan sistem, software HR HashMicro juga meraih Anda melalui tawaran demo gratis, konsultasi bisnis gratis, dan bebas biaya tambah user.

Selain itu, fitur-fitur dari software HR HashMicro yang canggih juga mampu membuat perusahaan Anda meraih kesuksesan dengan mudah. Berikut adalah fitur-fiturnya:

• In-depth performance analysis with nine box matrix: Menilai kinerja karyawan secara holistik dalam dua aspek penting, yaitu kinerja karyawan dan potensi pengembangan di masa depan.
• Talent management with KPI tracking: Menetapkan, mengelola, dan melacak pencapaian karyawan berdasarkan Key Performance Indicators (KPI) yang berlaku.
• Employee development: Mengelola program pengembangan karyawan, termasuk merekomendasikan program pelatihan dan eLearning yang sesuai dengan hasil penilaian kinerja.
• Daily and hourly worker payslip: Fitur yang mengelola jam kerja harian atau hourly karyawan, menghitung upah, dan menghasilkan slip gaji otomatis berdasarkan data yang tercatat.

Kesimpulan

Laporan bulanan HRD memainkan peran yang sangat penting dalam manajemen sumber daya manusia di perusahaan. Dalam laporan ini, terdapat beberapa elemen komprehensif dan terstruktur yang harus Anda perhatikan agar manfaatnya mudah perusahaan capai.

Untuk mempermudah pembuatan laporan bulanan HRD yang akurat dan efisien, Anda dapat memanfaatkan software HRIS dari HashMicro. Dengan fitur-fitur unggulannya, HashMicro dapat membantu HRD mengelola data SDM dengan lebih mudah dan efisien.

Anda juga dapat mencoba demo gratis untuk melihat bagaimana software ini dapat meningkatkan kinerja tim HRD di perusahaan Anda. Klik banner berikut untuk terhubungan dengan tim atau mengetahui informasi menarik lainnya!

Pertanyaan Seputar Laporan Bulanan HRD

• Report HRD apa saja?

  Beberapa jenis laporan HRD yang penting antara lain laporan rekrutmen, kehadiran, absensi, cuti, izin, kinerja karyawan, pelatihan, kesejahteraan, penggajian, dan turnover. Laporan-laporan ini membantu perusahaan dalam memantau dan mengelola SDM secara efektif.

• Mengapa seorang recruiter harus bisa membuat laporan?

  Recruiter perlu membuat laporan untuk mengevaluasi proses rekrutmen, seperti jumlah pelamar, rasio penerimaan, dan waktu pengisian posisi. Laporan ini membantu meningkatkan strategi rekrutmen, mendukung keputusan manajemen, serta memastikan transparansi dan akuntabilitas.

• Mengapa audit laporan SDM diperlukan bagi perusahaan?

  Audit laporan SDM diperlukan untuk memastikan data SDM akurat, kebijakan berjalan sesuai aturan, dan operasional HR efisien. Audit ini membantu mengidentifikasi masalah, meningkatkan manajemen SDM, serta mendukung pengambilan keputusan yang tepat untuk kemajuan perusahaan.