Contoh Laporan Maintenance Mesin dan Tips Membuatnya

Laporan maintenance mesin yang teratur sangat penting untuk kelancaran operasional dan mencegah kerusakan yang tak terduga. Banyak perusahaan kesulitan mengatur jadwal dan riwayat maintenance mesin secara manual.

Tanpa sistem yang efisien, kesalahan dalam maintenance bisa mempercepat kerusakan mesin atau menyebabkan downtime. Hal ini tentu saja merugikan perusahaan, baik dari segi biaya perbaikan maupun kehilangan produktivitas.

Solusi terbaik untuk ini adalah menggunakan laporan maintenance mesin berbasis software. Software ini memungkinkan penjadwalan otomatis, pengingat untuk maintenance, dan pengelolaan riwayat perawatan mesin secara real-time.

Software HashMicro Asset Control adalah pilihan tepat untuk manajemen maintenance mesin. Fitur seperti Preventive Maintenance Scheduling memungkinkan perusahaan membuat jadwal pemeliharaan otomatis, mengoptimalkan perawatan dan mencegah kerusakan yang tidak diinginkan.

Pentingnya Menggunakan Laporan Maintenance bagi Perusahaan 

Laporan maintenance adalah dokumentasi perawatan dan pemeliharaan mesin yang membantu manajemen melacak aktivitas pemeliharaan yang dilakukan pada mesin produksi.

Dengan banyaknya mesin produksi, pemantauan perawatan mesin secara manual menjadi sulit. Laporan pemeliharaan mesin memungkinkan perusahaan untuk memantau perawatan dengan lebih mudah.

Selain mempermudah pemantauan, laporan ini membantu perusahaan mengendalikan biaya pemeliharaan mesin dan menjadi dasar pengambilan keputusan strategi yang lebih efektif.

Berikut adalah manfaat yang akan perusahaan dapatkan dari penggunaan laporan perawatan mesin produksi: 

• Mendeteksi kerusakan sejak dini: Laporan maintenance membantu mendeteksi kerusakan lebih cepat, memungkinkan tindakan perbaikan sebelum kerusakan fatal terjadi, mengurangi biaya pengeluaran.

• Mengurangi waktu henti produksi: Dengan pencatatan dan penjadwalan perawatan rutin, kinerja mesin tetap optimal, sehingga produksi berjalan lancar tanpa gangguan.

• Menjaga kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku: Laporan perawatan membantu perusahaan memastikan mesin tetap berfungsi sesuai standar dan regulasi yang berlaku, menjaga kepatuhan.
• Meningkatkan keselamatan kerja: Pemeliharaan yang teratur mengurangi risiko kerusakan mesin yang dapat membahayakan keselamatan kerja karyawan, memastikan mesin tetap aman digunakan.

Jenis-jenis Laporan Maintenance Mesin 

Pemeliharaan mesin industri umumnya terbagi menjadi beberapa jenis tergantung dengan tindakan pemeliharaan yang dilakukan.

Secara otomatis, hal ini pun memengaruhi laporan pemeliharaan yang juga memiliki beberapa variasi. Berikut adalah beberapa jenis laporan pemeliharaan mesin: 

1. Laporan pemeliharaan mesin rutin

Pemeliharaan mesin rutin adalah jenis pemeliharaan yang paling umum dijalankan oleh perusahaan. Sesuai dengan namanya, proses pemeliharaan ini rutin dilakukan setiap hari atau beberapa bulan sekali tergantung dengan kebijakan perusahaan masing-masing. 

Menggunakan software asset management dapat meningkatkan efisiensi pembuatan laporan pemeliharaan mesin rutin. Software ini memfasilitasi pengumpulan data otomatis, penjadwalan pemeliharaan, dan pencatatan detail seperti tanggal, tindakan, personel, biaya, dan hasil pemeliharaan. 

2. Laporan pemeliharaan mesin breakdown 

Maintenance mesin breakdown atau breakdown maintenance adalah jenis tindakan pemeliharaan yang dilakukan untuk melakukan perbaikan atau pergantian salah satu komponen mesin karena sudah rusak atau aus. 

3. Laporan pemeliharaan mesin preventif

Perawatan mesin preventif adalah jenis perawatan yang dilakukan untuk mengantisipasi terjadi kerusakan fatal pada mesin produksi sehingga tidak dapat melakukan produksi yang dapat mengganggu produktivitas perusahaan. 

Contoh Laporan Maintenance Mesin Produksi

Berikut adalah contoh laporan maintenance mesin produksi yang dapat Anda simak lebih dalam:  

Dalam laporan tersebut tercatat beberapa informasi terkait perawatan yang dilakukan. Terlihat identitas, seperti nama mesin, deskripsi pekerjaan, teknisi yang bertanggung jawab, status pekerjaan, harga yang dikeluarkan, dan catatan setelah perawatan berhasil dilakukan. 

Aspek catatan harus diisi dengan jelas agar pihak manajemen yang membaca dapat memahami dengan jelas kondisi mesin setelah diperbaiki. Lebih lanjutnya, catatan berfungsi agar manajemen dapat mengambil tindakan dengan segera jika terdapat mesin yang tidak bisa dioperasikan. 

Contoh laporan maintenance mesin (Excel) dapat Anda download melalui link di bawah ini: 

Contoh Laporan Maintenance Mesin (Excel)

Download Di Sini

Cara Menyusun Laporan Maintenance Mesin yang Benar

Menyusun laporan maintenance mesin harus dilakukan dengan teliti. Penyusunan laporan yang dilakukan dengan sembarangan akan menimbulkan beberapa dampak merugikan, salah satunya adalah hilangnya data historis terkait pemeliharaan. 

Tentu, Anda tidak ingin hal tersebut terjadi, bukan? Simak cara menyusun laporan maintenance mesin yang benar agar perusahaan Anda dapat memiliki laporan yang akurat dan benar.

1. Mencatat data-data penting terkait maintenance

Hal pertama yang harus dilakukan terkait penyusunan laporan maintenance adalah mencatat informasi terkait pemeliharaan mesin. Informasi seperti waktu pemeliharaan, jenis mesin, jenis tindakan, teknisi, harga yang dikeluarkan, dan lainnya harus dicatat. 

Langkah ini dilakukan agar laporan yang disusun memiliki informasi dan identitas yang jelas terkait isi yang ingin disampaikan. 

2. Buat format laporan yang jelas 

Setelah mengumpulkan data penting, buat format laporan yang jelas agar informasi dapat dipahami dengan mudah. Untuk laporan yang lebih terstruktur, penting juga menggunakan format laporan kerusakan alat yang jelas dan terperinci.

3. Analisis dan evaluasi hasil laporan 

Lakukan analisis terhadap data yang telah dikumpulkan untuk mengidentifikasi pola atau tren yang dapat mengindikasikan masalah yang berulang atau area yang memerlukan perhatian khusus. Setelah itu, lakukan evaluasi kinerja mesin yang didasarkan pada laporan maintenance sebelumnya.

4. Penulisan laporan akhir

Susun laporan akhir dengan menggunakan bahasa yang jelas dan ringkas. Laporan ini didasarkan pada aktivitas maintenance yang telah dilakukan, tindakan yang diambil, serta langkah preventif yang diperkirakan akan dilakukan di masa depan. 

Anda juga dapat membaca artikel lain terkait form checklist maintenance yang membahas lebih dalam tentang cara menyusun checklist yang efektif, hingga jenis-jenis checklist untuk berbagai kebutuhan pemeliharaan.

Laporan maintenance mesin produksi sangat penting untuk membantu manajemen memantau perawatan mesin agar tetap optimal dan dapat mendukung kelancaran produksi. Oleh karena itu, laporan yang akurat sangat dibutuhkan oleh perusahaan.

Menggunakan maintenance management system seperti HashMicro dapat menjadi solusi yang efektif. Software ini dilengkapi dengan fitur-fitur yang memudahkan penyusunan laporan pemeliharaan mesin, serta menawarkan demo gratis untuk mempelajari sistem terlebih dahulu.

Kesimpulan 

Pertanyaan Seputar Laporan maintenance mesin

• Apa yang terjadi jika perusahaan tidak menerapkan laporan maintenance sistem?

  Perusahaan akan mengalami kesulitan dalam melakukan pemantauan perawatan mesin, baik itu informasi mesin apa yang dirawat, tindakan yang dilakukan, atau biaya dikeluarkan.

• Pekerjaan maintenance itu apa?

  Maintenance atau perawatan adalah tindakan yang dilakukan untuk menjaga kinerja suatu mesin agar tetap optimal dengan pemeriksaan, penggantian, atau perbaikan.

• Kapan mesin harus dilakukan perawatan?

  Jadwal dilakukan perawatan sebuah mesin bervariasi dan bergantung pada jenis mesin itu sendiri. Umumnya, perawatan berkala pada mesin dilakukan harian. mingguan, bulanan, atau tahunan.

• Apa saja kegiatan maintenance?

  Tindakan perawatan mesin produksi meliputi tindakan perbaikan, pembersihan, pengetesan kemampuan mesin, dan lain-lain.