Dalam era digital saat ini, efektivitas pengelolaan dokumen menjadi penting untuk mempertahankan efisiensi dan keamanan informasi di perusahaan.
Tanpa sistem manajemen dokumen yang terintegrasi, berbagai tantangan dapat muncul, termasuk kesulitan dalam mengakses dan menemukan dokumen yang dibutuhkan, risiko kehilangan data penting, dan penurunan efisiensi kerja.
Aspek keamanan data juga menjadi fokus utama, karena dokumen fisik dan penyimpanan digital yang tidak dilindungi dengan baik rentan terhadap risiko kebocoran atau pencurian data.
Bayangkan Anda bekerja di sebuah kantor yang mengelola banyak dokumen penting secara manual. Dokumen seringkali hilang atau tercecer, menyebabkan kebingungan, dan kehilangan waktu yang berharga.
Oleh karena itu, mengadopsi document management system (DMS) bukan hanya langkah untuk meningkatkan efisiensi, tetapi juga merupakan strategi krusial dalam mengatasi risiko dan memastikan kepatuhan terhadap standar serta regulasi yang berlaku.
Simak artikel di bawah ini untuk memahami lebih mendalam mengenai pentingnya file management system.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Manfaat Utama Sistem Manajemen Dokumen
Sistem manajemen dokumen pada dasarnya memiliki banyak manfaat bagi perusahaan. Namun, adapun yang menjadi manfaat utama dari penggunaan sistem pengelolaan dokumen bagi perusahaan Anda, yaitu sebagai berikut:
Menghemat biaya operasional perusahaan
Penggunaan sistem manajemen dokumen memungkinkan perusahaan Anda untuk menghemat biaya-biaya yang seharusnya perusahaan keluarkan jika menggunakan metode manual. Hal tersebut karena dengan metode manual tentunya membutuhkan banyak ruang dan pengelolaan yang harus ekstra untuk menjaga dokumen.
Sedangkan, jika menggunakan sistem, maka ruang-ruang penyimpanan dokumen tersebut dapat lebih efisien karena semua dokumen telah tersimpan dalam satu sistem yang terintegrasi.
Dengan berinvestasi dalam sistem manajemen dokumen, Anda dapat menghemat biaya operasional jangka panjang, karena tim dapat bekerja dengan lebih efisien dan mengurangi pemborosan kertas. Adanya sistem enkripsi berlapis yang terdapat di dalamnya memungkinkan dokumen perusahaan dapat terjaga dengan baik.
Adapun salah satu penyedia sistem manajemen dokumen terbaik dan aman, yaitu HashMicro. Anda dapat klik banner di bawah ini untuk mendapatkan skema harga sistem tersebut.
Dapat menarik data secara efisien
Manajemen data yang masih manual dapat menyulitkan Anda jika membutuhkan suatu data, karena harus Anda kirim terlebih dahulu melalui pos. Namun, jika Anda menggunakan sistem pengelola dokumen, proses tersebut akan jauh lebih cepat karena hanya membutuhkan bantuan surat elektronik dan jaringan internet.
Selain itu, jika ingin mencari data tertentu, dengan sekali klik Anda langsung dapat menemukan dokumen tanpa membutuhkan waktu yang lama.
Kerjasama tim yang lebih baik
Dengan menyediakan platform terpusat untuk menyimpan, mengakses, dan berbagi dokumen, sistem ini memungkinkan anggota tim bekerja secara kolaboratif.
Informasi yang terorganisir dan mudah diakses membantu mengurangi hambatan komunikasi, mempercepat pertukaran ide, dan memungkinkan setiap anggota tim untuk melihat dan memahami perkembangan proyek secara real-time.
Dengan kerjasama tim yang lebih baik, produktivitas meningkat, inovasi ditingkatkan, dan proyek dapat diselesaikan dengan lebih efisien.
Mengurangi penggunaan kertas
Sistem ini dapat menyimpan dan mengelola dokumen, sehingga Anda dapat menghindari ketergantungan pada pencetakan berlebihan dan penggunaan kertas dalam proses bisnis.
Hal ini tidak hanya mendukung prinsip keberlanjutan dan pengelolaan lingkungan, tetapi juga mengurangi biaya yang terkait dengan pembelian, penyimpanan, dan pengelolaan kertas fisik.
Keamanan dokumen yang terjamin
Sistem ini menyediakan fitur otentikasi dan izin akses yang dapat dikonfigurasi, sehingga memastikan bahwa hanya orang-orang yang berwenang yang dapat mengakses, mengedit, atau berbagi dokumen tertentu.
Keamanan dokumen yang terjamin tidak hanya menciptakan lingkungan kerja yang aman, tetapi juga memberikan kepercayaan kepada klien, mitra bisnis, dan pihak terkait bahwa data perusahaan dijaga dengan ketat dan tidak dapat diakses oleh pihak yang tidak berwenang.
Integrasi dengan sistem lain
DMS dapat terintegrasi dengan sistem lain dalam perusahaan, seperti CRM atau ERP untuk meningkatkan efisiensi workflow. Integrasi ini memungkinkan aliran informasi yang lebih lancar dan terkoordinasi di antara berbagai aspek operasional perusahaan.
Dengan adanya keterkaitan antara sistem manajemen dokumen dengan sistem lainnya, tim dapat dengan mudah mengakses dan berbagi data yang relevan, mempercepat proses pengambilan keputusan, serta meningkatkan kolaborasi antardepartemen.
Fakta Menarik
Tips Mengelola Dokumen Digital
Pengelolaan dokumen fisik dengan digital tentu memiliki perbedaan. Meskipun dokumen digital sering kali lebih praktis, namun masih terdapat beberapa hal yang harus Anda perhatikan. Berikut 3 tips agar Anda dapat mengelola dokumen digital dengan lebih baik:
Siapkan ruang penyimpanan dokumen
Ruang penyimpanan yang cukup menjadi salah satu hal yang perlu Anda siapkan jika Anda menggunakan dokumen digital. Jika memori penyimpanan tidak mencukupi, maka kegiatan penyimpanan dan pengambilan dokumen dapat terhambat.
Namun, hal tersebut dapat terselesaikan dengan menggunakan sistem manajemen dokumen berbasis cloud. Dengan sistem cloud tersebut, ruang penyimpanan akan jauh lebih besar sehingga dokumen dapat terorganisir dengan baik.
Manfaatkan sistem enkripsi
Salah satu yang menjadi komponen penting DMS untuk dokumen digital yaitu adanya sistem enkripsi yang ketat. Keberadaan enkripsi dapat mengamankan dokumen yang telah tersimpan, sehingga tidak semua orang dapat mengakses dokumen penting perusahaan.
Back-up rutin semua dokumen perusahaan
Untuk menghindari dokumen terhapus atau hilang akibat human error atau bencana alam, maka Anda harus dapat melakukan back-up dokumen dengan rutin. Hal tersebut agar jika suatu saat data terhapus, maka Anda memiliki salinan lainnya untuk Anda akses kembali.
Cara Kerja Document Management System di Perusahaan
Setiap jenis usaha akan mencoba mengatur, menjaga, dan merawat dokumen yang dimilikinya sebagai bukti dari aset perusahaan tersebut. Caranya cukup mengubah segala jenis dokumen dari kertas menjadi bentuk elektronik.
Untuk dokumen yang masih berbentuk fisik seperti faktur dan lainnya, maka dokumen yang ada bisa di scan lalu disambungkan ke sistem dalam bentuk elektronik. Tumpukan dokumen bisa Anda ubah menjadi bentuk elektronik agar Anda mudah menemukannya.
Dokumen perusahaan yang sudah jadi akan diberi tanda sesuai dengan kategori dokumen tersebut, seperti berdasarkan divisi, nomor urut, vendor, atau hal lainnya.
Sedangkan apabila Anda menggunakan document management system Anda dapat menyimpan dokumen dalam bentuk elektronik secara otomatis dan dapat Anda akses kapanpun dan dimanapun dengan mudah.
Keuntungan yang Anda rasakan tidak hanya mengenai kemudahan dalam mengakses saja tetapi juga kemudahan dalam mendapatkan dokumen secara tepat dan cepat dengan hitungan detik saja.
Kesimpulan
Penyimpanan dokumen secara manual tentunya sangat menguras waktu dan tenaga. Sehingga, tak ada salahnya bagi Anda untuk dapat memulai beralih ke sistem yang lebih modern.
Salah satunya adalah penggunaan sistem manajemen dokumen dari HashMicro. Tinggalkan cara lama berbagai dokumen lewat server cloud yang bebas kertas. Sistem lengkap ini memiliki banyak manfaat, seperti ramah lingkungan, pencarian lebih cepat, akses data secara real-time, dan keamanan yang terjamin.
Dengan menggunakan sistem dari HashMicro, Anda dapat mengelola semua data secara terpusat, sehingga memudahkan Anda dalam mengaksesnya.
Anda dapat segera daftar untuk mendapatkan demo gratis sekarang!
