Pada kegiatan bisnis pastinya tak asing lagi dengan penggunaan dokumen. Biasanya, perusahaan memiliki banyak dokumen berbentuk kertas yang perlu disimpan dengan baik agar tak hilang.
Namun, di masa sekarang ini penyimpanan dokumen seperti itu nampaknya sudah kurang efektif. Sehingga, banyak perusahaan telah beralih menggunakan dokumen manajemen sistem (DMS) yang memiliki banyak kemudahan salah satunya Anda tak perlu lagi memakan waktu lama untuk mencari selembar dokumen.
Lalu, apa itu DMS? Dan apa saja manfaatnya? Mari baca artikel ini sampai habis!
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Key Takeaways
|
Fitur-fitur pada Document Management System
Dengan teknologi yang terus berkembang, file management system menawarkan kemampuan yang jauh lebih maju daripada sekadar penyimpanan dan penyortiran file.
Berikut adalah beberapa fitur utama yang menjadikan file management system sebagai aset penting dalam mengelola data digital saat ini:
Folder and subfolder management
Dokumen fisik memerlukan waktu lama untuk pencarian manual. Fitur folder dan subfolder management memungkinkan pengelompokan dokumen dalam kategori yang sama. Dengan subfolder, dokumen dapat disusun lebih terstruktur, memudahkan pencarian dan pengelolaan.
Document and file management
Fitur ini memungkinkan Anda mengelola data penting dalam satu lokasi terpusat. Dengan solusi berbasis cloud, akses menjadi mudah bagi siapa saja, termasuk karyawan jarak jauh. Dokumen tersimpan di tempat penyimpanan pusat untuk memudahkan pencarian di masa depan.
File review and lock management
Fitur DMS ini memudahkan karyawan untuk memberikan input tentang dokumen yang telah dibuat. Dengan sistem persetujuan dan validasi terintegrasi, proses bisnis dapat dilakukan tepat waktu. Keamanan dokumen juga menjadi prioritas, termasuk backup untuk menghindari kerugian akibat ancaman digital atau bencana.
Access management
Fitur hak akses pada DMS memungkinkan administrator untuk mengontrol siapa yang bisa mengakses dokumen atau folder tertentu. Dengan membatasi akses berdasarkan wewenang atau jabatan, fitur ini mencegah kebocoran data dan mengatur izin akses dokumen secara lebih aman dan terstruktur.
Versioning and timeline management
Fitur ini memungkinkan Anda untuk melacak versi dokumen dari waktu ke waktu, memantau perubahan, serta melihat riwayat revisi. Dengan fitur ini, Anda bisa kembali ke versi sebelumnya jika perlu, meningkatkan transparansi, kolaborasi, dan pengelolaan dokumen yang efisien.
Expiry management
Fitur ini memberikan notifikasi otomatis untuk dokumen yang hampir kadaluarsa, seperti STNK. Sistem juga dapat terintegrasi dengan timesheet untuk melacak tanggal kedaluwarsa dokumen penting. Fitur ini memastikan Anda dapat mengakses versi terbaru atau sebelumnya dengan mudah.
Document approval
Fitur persetujuan dokumen memungkinkan pengiriman dokumen untuk mendapatkan tanda tangan atau persetujuan dari pihak terkait. Proses ini mengurangi penggunaan dokumen yang belum disetujui dan menghindari pencetakan fisik, serta mengunci dokumen setelah disetujui.
Salah satu rekomendasi DMS terbaik adalah file management system dari HashMicro. File management system yang HashMicro miliki mempunyai fitur utama di atas yang bisa Anda gunakan untuk perusahaan Anda dalam kegiatan operasional bisnis Anda.
Apa Itu Document Management System?
Perusahaan yang masih menggunakan metode penyimpanan manual seringkali menghabiskan banyak waktu untuk mencari dokumen, bahkan ada kemungkinan dokumen tersebut hilang. Hal ini tentu menghambat efisiensi dan produktivitas, karena pencarian dokumen bisa memakan waktu lama dan membingungkan.
DMS adalah sistem yang digunakan perusahaan untuk mengelola dokumen secara lebih efektif. Dengan DMS, Anda bisa dengan mudah memindai, mendigitalisasi, menyetujui, dan mengakses dokumen hanya dengan satu klik.
Selain itu, DMS memungkinkan akses dokumen secara simultan oleh banyak pengguna. Sistem ini terintegrasi dengan cloud server, yang memastikan keamanan dokumen dengan enkripsi berlapis, serta ramah lingkungan karena mengurangi penggunaan kertas.
Apa Saja Manfaat DMS untuk Perusahaan Anda?
- Penyimpanan dokumen lebih terstruktur: Menyimpan seluruh dokumen dalam bentuk soft file yang tersimpan dalam server cloud, sehingga memudahkan manajemen untuk mencari dan menyimpan dokumen-dokumen penting perusahaan tanpa memerlukan ruangan yang banyak.
- Menjamin keamanan data penting: Sistem manajemen dokumen yang terhubung dengan server cloud, memberikan jaminan keamanan yang tinggi. Hal ini dapat meminimalisir terjadinya pencurian atau kebocoran data penting.
- Menghemat waktu pencarian dokumen: Penggunaan sistem manajemen dokumen yang menyimpan data dalam satu tempat dapat membuat pengelolaan dokumen tanpa memakan waktu lama untuk mencari data tersebut.
- Memudahkan berbagi dokumen: DMS dapat memudahkan Anda dalam mengirimkan dokumen yang harus perusahan kirim secara otomatis.
- Memudahkan manajemen dalam mengakses dokumen: Penggunaan sistem manajemen dokumen memungkinkan manajemen untuk mengakses dokumen di mana pun dan kapanpun tanpa harus pergi ke kantor.
- Menghemat biaya operasional:Menggunakan sistem manajemen dokumen modern dapat membantu perusahaan memangkas biaya operasional secara signifikan.
Anda bisa mendapatkan semua kemudahan di atas dengan memilih document management system yang bisa memenuhi semua kebutuhan Anda seperti HashMicro. Dapatkan skema harga menariknya dengan mengklik gambar di bawah ini sekarang!
Siapa Saja yang Perlu Menggunakan Document Management System?
- Keuangan dan Perbankan: Perusahaan perbankan dan lembaga keuangan membutuhkan DMS untuk mengelola dokumen pelanggan, dokumen transaksi keuangan, peraturan pemerintah, dan kebijakan internal.
- Kesehatan (Rumah Sakit dan Institusi Kesehatan): DMS digunakan untuk menyimpan dan mengelola rekam medis pasien, catatan medis, faktur, dan dokumen kesehatan lainnya dengan aman dan sesuai peraturan.
- Pemerintah dan Pelayanan Publik: Pemerintah daerah, nasional, dan lokal menggunakan DMS untuk mengatur dokumen hukum, laporan keuangan, dan berkas-berkas yang diperlukan untuk layanan publik.
- Hukum dan Firma Hukum: Firma hukum menggunakan DMS untuk mengelola dokumen hukum, kontrak, bukti, dan dokumen penting lainnya yang berkaitan dengan kasus hukum mereka.
- Pendidikan: Lembaga pendidikan, seperti universitas dan sekolah, menggunakan DMS untuk mengelola catatan akademik, transkrip, kurikulum, dan dokumen administrasi lainnya.
- Manufaktur: Industri manufaktur memanfaatkan DMS untuk mengelola dokumentasi produk, manual peralatan, persyaratan peraturan, dan dokumentasi kualitas.
- Perdagangan dan Distribusi: Perusahaan yang terlibat dalam perdagangan dan distribusi memerlukan DMS untuk mengelola pesanan, faktur, inventaris, dan kontrak dengan pemasok dan pelanggan.
- Teknologi Informasi (IT) dan Perangkat Lunak: DMS digunakan untuk mengelola dokumentasi pengembangan perangkat lunak, spesifikasi teknis, dan dokumentasi proyek TI.
- Perusahaan Jasa Profesional: Perusahaan konsultan, perusahaan insinyur, dan perusahaan arsitektur dapat memanfaatkan DMS untuk mengatur proyek, kontrak, dan dokumentasi proyek.
- Media dan Hiburan: DMS digunakan dalam industri media untuk mengelola kontrak artis, skrip, hak cipta, dan aset digital lainnya.
Anda mungkin ingin membaca artikel kami sebelumnya yang membahas mengenai contoh surat perjanjian konsinyasi dengan klik di sini.
Cara Kerja Document Management System
Document Management System (DMS) adalah aplikasi yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi penyimpanan, pengelolaan, dan penggunaan dokumen secara elektronik.
Dengan memanfaatkan teknologi digital, DMS menggantikan metode penyimpanan dokumen tradisional dan mempermudah akses serta pengelolaan data dalam berbagai format.
Berikut adalah penjelasan komprehensif mengenai cara kerja DMS:
1. Melakukan scanning dokumen penting
Proses pertama dalam DMS adalah memindai dokumen yang masuk, baik yang berbentuk fisik maupun digital. DMS akan secara otomatis mendeteksi jenis dokumen dan menentukan langkah selanjutnya yang harus diambil, seperti pengkategorian dan penandaan dokumen dengan metadata relevan.
2. Menyimpan dokumen dalam satu platform:
Setelah dokumen dipindai dan dikategorikan, DMS akan menyimpannya dalam satu sistem terpusat. Dokumen tersebut disimpan dalam format yang terstruktur, sehingga memudahkan manajer atau karyawan untuk mencari dan mengaksesnya.
Dengan menyimpan dokumen dalam satu platform, sistem ini menghindari masalah duplikasi file, kehilangan dokumen, atau kebingungan dalam mencari dokumen yang dibutuhkan.
3. Mengintegrasi dokumen
DMS tidak hanya bekerja secara terpisah, tetapi dapat diintegrasikan dengan berbagai sistem bisnis lainnya, seperti sistem manajemen keuangan, Customer Relationship Management (CRM), atau sistem ERP (Enterprise Resource Planning).
Integrasi ini memungkinkan DMS untuk menyediakan informasi yang lebih lengkap dan terhubung dengan proses bisnis lainnya, sehingga memudahkan kolaborasi antar divisi.
4. Mengotomatisasi pengerjaan dokumen
Salah satu keuntungan utama DMS adalah kemampuannya untuk mengotomatisasi berbagai proses yang melibatkan dokumen, seperti persetujuan, validasi, atau pengiriman dokumen.
DMS dapat mengatur alur kerja otomatis yang mengarahkan dokumen ke pihak yang tepat untuk persetujuan atau tindakan lainnya, mengurangi ketergantungan pada intervensi manual dan mempercepat penyelesaian tugas.
5. Mencadangkan dokumen
Keamanan data sangat penting dalam pengelolaan dokumen. DMS secara otomatis mencadangkan data secara berkala, memungkinkan pemulihan dokumen jika terjadi kerusakan atau kehilangan data.
Selain itu, DMS sering terintegrasi dengan penyimpanan cloud, memberikan akses aman dan perlindungan enkripsi terhadap ancaman cyber.
Tips Mengelola Dokumen Digital dengan Efektif
Di era digital seperti sekarang, pengelolaan dokumen tidak lagi sebatas menyimpan file secara acak di komputer. Tanpa strategi yang tepat, dokumen digital bisa menjadi tantangan besar, mulai dari kesulitan pencarian hingga risiko kehilangan data penting. Hal ini dapat menghambat produktivitas dan efisiensi kerja dalam perusahaan.
Namun, dengan pengelolaan dokumen digital yang terorganisir, perusahaan dapat mengoptimalkan alur kerja, meningkatkan keamanan data, dan meminimalkan risiko kerugian.
Untuk itu, penting bagi perusahaan untuk memahami cara mengelola dokumen digital dengan baik. Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda mengelola dokumen digital secara efektif.
- Gunakan Sistem Manajemen Dokumen yang Terintegrasi
Pilih sistem manajemen dokumen yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sistem yang terintegrasi memudahkan pengelolaan dokumen, mempermudah akses, serta menjamin keamanan data. Pastikan sistem memiliki fitur pencarian yang cepat dan pengaturan folder yang terstruktur. - Tetapkan Standar Penamaan Dokumen
Terapkan aturan penamaan dokumen yang konsisten agar mudah dikenali. Gunakan format yang mencakup elemen penting seperti tanggal, jenis dokumen, dan nomor referensi. Misalnya, “Invoice_20250109_ClientName”. - Lakukan Backup Secara Berkala
Untuk mencegah kehilangan data akibat kerusakan atau serangan siber, pastikan Anda melakukan backup secara rutin. Gunakan penyimpanan berbasis cloud atau perangkat eksternal untuk memastikan data tetap aman dan dapat dipulihkan dengan cepat. - Kelompokkan Dokumen Berdasarkan Kategori
Organisasi dokumen sangat penting untuk efisiensi. Kelompokkan dokumen berdasarkan kategori seperti keuangan, operasional, dan personal. Buat subfolder untuk pengelompokan yang lebih detail jika diperlukan. - Lindungi Dokumen dengan Keamanan Berlapis
Gunakan fitur keamanan seperti enkripsi, kontrol akses, dan autentikasi dua faktor (2FA) untuk melindungi dokumen penting. Pastikan hanya orang yang berwenang yang memiliki akses ke file sensitif. - Hapus Dokumen yang Tidak Diperlukan
Hindari penumpukan file yang tidak relevan. Tetapkan kebijakan untuk menghapus dokumen yang sudah tidak digunakan agar penyimpanan tetap efisien dan terorganisir. - Berikan Pelatihan kepada Tim
Edukasi karyawan tentang pentingnya pengelolaan dokumen digital dan cara menggunakan sistem manajemen dokumen. Dengan pelatihan yang tepat, tim dapat bekerja lebih efisien dan meminimalkan kesalahan. - Pantau dan Tinjau Sistem Secara Berkala
Lakukan evaluasi berkala terhadap sistem manajemen dokumen Anda untuk memastikan kinerjanya tetap optimal. Perbarui perangkat lunak jika diperlukan untuk mendukung teknologi terbaru dan meningkatkan keamanan.
Tips Memilih Document Management System untuk Bisnis Anda
Reputasi vendor
Pilihlah penyedia software yang memiliki reputasi yang baik dan berpengalaman. Anda juga dapat melihat seberapa banyak klien yang telah bekerjasama dengan mereka dan bagaimana tanggapan ketika menggunakan DMS yang vendor tawarkan.
Selain itu, ada baiknya jika Anda mempertanyakan fasilitas-fasilitas diluar sistem DMS. misalnya, jika terjadi troubleshoot apakah mereka tersebut mau bertanggung jawab. Tak lupa untuk memastikan hal-hal lainnya. Karena, jika Anda salah dalam memilih vendor hal itu dapat merugikan Anda.
Kemampuan integrasi dan kolaborasi
Salah satu kunci dari efisiensi bisnis adalah keefektivitasan komunikasi antar pegawai dalam bekerja. Pastikan document management system yang Anda pilih memiliki kemampuan terbaik dan memberikan kemudahan bagi karyawan dalam menggunakan software.
Selain itu, jangan lupa untuk mengecek fitur yang DMS miliki, apakah fitur tersebut me-mumpuni untuk berkolaborasi atau tidak. Pertimbangkan juga apakah vendor memiliki kemampuan untuk menyediakan versi mobile dari aplikasi karena terkadang perusahaan sering membutuhkan dokumen dalam kondisi terdesak.
Keamanan digital
DMS umumnya memiliki fitur yang memungkinkan Anda untuk mengatur siapa saja yang berhak menggunakan software tersebut. Selain itu, saat ini masih sering terjadi pembobolan atau peretasan.
Sehingga, vendor yang Anda pilih sangat berpengaruh bagi masa depan perusahaan. Pastikan mereka memiliki perlindungan yang mengamankan dari gangguan hackers, virus dan pencurian dokumen.
Kesimpulan
Penyimpanan dokumen secara manual tentunya sangat menguras waktu dan tenaga. Sehingga, tak ada salahnya bagi Anda untuk mulai beralih ke sistem yang lebih modern. Salah satunya adalah penggunaan sistem manajemen dokumen dari HashMicro.
Tinggalkan cara lama berbagi dokumen lewat server cloud yang bebas kertas. Selain DMS, HashMicro menyediakan layanan software lainnya seperti ERP, Accounting, POS, dan lain-lain. Kelola dokumen anda secara mudah, seperti membalikan telapak tangan, coba demo gratis disini.
