Kenali Tahapan Manajemen Konstruksi serta Cara Memenangkan Proyek

Manajemen konstruksi melibatkan banyak proses dan persyaratan. Tujuan utama dari manajemen proyek konstruksi adalah untuk secara tajam mengontrol dan memantau kemajuan suatu proyek dalam hal kualitas, biaya, dan waktu.

Manajemen konstruksi adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, dan pengendalian proyek konstruksi untuk memastikan pekerjaan selesai tepat waktu, sesuai anggaran, dan memenuhi standar kualitas.

Manajemen konstruksi memainkan peran yang sangat penting untuk memastikan keberhasilan suatu proyek. Banyak faktor yang memiliki dampak besar terhadap keberhasilan proyek konstruksi.

Maka dari itu, kerap diperlukan otomatisasi untuk prosesnya yang luas dengan bantuan sistem konstruksi yang dapat dipercaya. Namun sebelum itu, Anda dapat membaca artikel informatif di bawah ini untuk mengetahui lebih lengkap tentang proses dan prinsip yang ada di dalam manajemen konstruksi.

Apa itu Manajemen Konstruksi?

Manajemen konstruksi adalah pendekatan terstruktur dalam mengatur semua aspek proyek konstruksi. Ini melibatkan perencanaan awal, koordinasi tim, pengawasan pelaksanaan, dan pengendalian anggaran agar proyek berjalan lancar dan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

Manajemen konstruksi bertanggung jawab untuk mengatur sumber daya manusia, material, dan waktu secara efisien guna mencapai hasil akhir yang berkualitas tanpa melebihi batas biaya dan waktu yang telah ditetapkan.

Selain itu, manajemen risiko juga merupakan bagian penting dari proses ini, dengan fokus pada identifikasi dan mitigasi potensi masalah yang dapat muncul selama konstruksi.

Fungsi Utama Manajemen Konstruksi

Setiap proyek konstruksi memiliki tujuan tertentu yang ingin dicapai. Sering kali, tujuan ini saling tumpang tindih. Dalam kasus seperti ini, manajemen konstruksi perlu memiliki sistem manajemen konstruksi yang tepat.

Mereka harus dapat memberikan penjelasan kepada seluruh pemangku kepentingan dan mencegah perselisihan yang dapat menghambat kelancaran proyek. Dengan mengingat hal tersebut, berikut ini kami rangkum beberapa fungsi utama manajemen konstruksi:

1. Menetapkan tujuan dan ruang lingkup proyek dengan jelas. Ini juga termasuk mengatur jadwal, menetapkan standar kinerja, penganggaran, dan memilih pekerja proyek.
2. Meningkatkan alokasi sumber daya dengan memperbaiki proses pengadaan dan pengelolaan peralatan.
3. Menjalankan tugas-tugas operasional sebagai hasil dari koordinasi dan pemantauan efektif dari seluruh proses (misalnya: desain, kontrak, perencanaan dll).
4. Membangun saluran komunikasi yang kuat untuk menghindari atau menyelesaikan konflik proyek

Langkah-Langkah Memenangkan Proyek Konstruksi

Proses bidding atau penawaran bisa panjang dan menantang. Parameter yang dapat memengaruhi kesulitan proses penawaran adalah jumlah total kontraktor yang mengajukan penawaran untuk pekerjaan itu. Proses penawaran dimulai ketika pemilik proyek berbagi informasi mengenai proyek dengan kontraktor dan subkontraktor untuk mendapatkan penawaran. 

Pertama, estimasi biaya dibuat berdasarkan pada desain. Dengan begini, klien dapat memiliki gambaran tentang anggaran yang akan dibutuhkan oleh kontraktor umum untuk melaksanakan proyek. Ada dua jenis penawaran yang dapat diantisipasi kontraktor:

1. Penawaran terbuka: Biasanya lebih menarik banyak perhatian dan sangat umum dalam hal proyek konstruksi publik. Dalam proyek penawaran terbuka, setiap kontraktor memiliki kesempatan untuk mengajukan penawaran menggunakan surat penawaran harga proyek.
2. Penawaran tertutup: Biasanya proyek-proyek swasta lebih sering menggunakannya. Dalam hal ini, klien (pemilik proyek) dapat mengundang tim kontraktor tertentu untuk mengajukan penawaran mereka.

Setelah pemilik proyek menerima penawaran, mereka biasanya akan memutuskan pemenang berdasarkan tiga hal, yakni harga penawaran, nilai (manfaat), dan kualifikasi kontraktor.

Kemudian, setelah kontraktor dipilih, kedua belah pihak (klien dan kontraktor) harus menemukan model pembayaran yang sesuai dengan proyek mereka. Beberapa model pembayaran yang bisa Anda pilih yakni:

• Lump sum: Ini adalah pilihan utama di sebagian besar proyek konstruksi. Klien menyetujui harga yang telah tersepakati dan membayarnya di awal terlepas dari hasil proyek.
• Harga satuan: Ketika klien dan kontraktor tidak dapat menyetujui harga tertentu, maka harga satuan ditentukan untuk setiap tahap proyek.
• Biaya plus jasa: Ini menguntungkan bagi kontraktor. Dalam hal ini, klien adalah orang yang harus menanggung biaya tambahan selama proses pembangunan.

Tahapan-Tahapan Manajemen Konstruksi

Manajemen konstruksi sangat berbeda dengan manajemen proyek jenis lain. Namun, ada beberapa prinsip yang biasanya selalu ada. Strategi manajemen proyek konstruksi biasanya terdiri dari lima tahapan:

1. Inisiasi

Sebelum proyek dimulai, manajemen konstruksi harus membuat laporan proyek dan mengajukannya ke pemangku kepentingan untuk menentukan apakah mereka dapat melanjutkan sesuai rencana.

Jika semua orang setuju, manajemen konstruksi mengumpulkan dokumen inisiasi proyek yang mencakup ruang lingkup serta kebutuhan bisnis.

Pengumpulan dan pelengkapan dokumen inisiasi tentu akan sulit ketika menggunakan cara manual. Berkas-berkas proyek seperti gambar kerja atau IMB tentu menyulitkan manager proyek dalam mengolah berkasnya. Hal itulah yang membuat manager proyek tentu membutuhkan Sistem Manajemen Proyek.

Software konstruksi bertujuan untuk mengolah dan mengumpulkan dokumen penting proyek secara otomatis. Anda hanya perlu menggunakan smartphone atau tablet untuk melihat dan mengakses dokumen proyek.

Salah satu contoh sistem konstruksi HashMicro. Sistem HashMicro dapat memastikan bahwa setiap tahap dalam proyek konstruksi tercatat dengan baik dan dapat diakses oleh departemen terkait hingga meningkatkan efisiensi operasional.

2. Perencanaan

Di tahap inilah manajemen konstruksi menyusun perencanaan yang mencakup informasi tentang beberapa aspek penting dari proyek, seperti alur kerja dan estimasi biaya. Perencanaan adalah proses panjang yang tidak pernah berakhir sampai proyek selesai, karena selalu ada perubahan.

Perencanaan pelaksanaan proyek tentu harus matang dan terencana. Hal ini untuk menghindari adanya kemunduran proyek dan jangka waktu yang lama. Anda tentu dapat menggunakan sistem manajemen proyek konstruksi sebagai sistem yang membantu proses perencanaan konstruksi. Anda akan secara otomatis membuat rencana proyek sehingga hasil lebih maksimal.

3. Eksekusi

Melaksanakan Proyek konstruksi yang sebenarnya mulai dari sini. Tahap proses ini biasanya terdiri dari dua proses, yakni pelaksanaan proyek dan pengendalian atau pemantauan proses. Selama fase ini, tim proyek terus memastikan bahwa semua tugas berjalan sebagaimana mestinya. Setiap aspek dari proses konstruksi dapat dipenuhi dengan mengadakan rapat secara teratur.

4. Pemantauan

Manajemen konstruksi mendedikasikan sebagian besar waktunya untuk mengawasi proyek dan menyesuaikan jadwalnya dengan perubahan dan masalah-masalah yang muncul. hal ini dapat mengendalikan kendali terhadap proyek

5. Penutupan

Tahap ini adalah penyelesaian proyek. Pada tahap ini, manajemen konstruksi memeriksa apakah proyek telah memenuhi tujuan awal dan apakah proyek selesai berdasarkan estimasi anggaran awal.

Kemudian, manajemen menyusun laporan yang menyajikan hasil akhir dari proyek, yang dapat menjadi sumber pengetahuan berharga untuk proyek pembangunan masa depan.

Tips Mengoptimalkan Penjadwalan Proyek Manajemen Konstruksi

Anda harus dapat menyelesaikan proyek tepat waktu. Sebab, jika tidak, akan menghabikan banyak biaya dan anda akan menempatkan tim proyek anda di bawah tekanan. Inilah mengapa proyek konstruksi membutuhkan solusi digital seperti sistem manajemen proyek yang dapat memberikan visibilitas lengkap di seluruh proses dan memudahkan pemangku kepentingan proyek untuk memonitor setiap detail.

Berikut adalah empat komponen dasar penjadwalan dalam manajemen konstruksi: 

1. Alokasi tugas secara real-time

Membuat, menetapkan, dan memprioritaskan tugas secara real-time selama pengembangan proyek konstruksi sangat penting. Dengan begitu, Anda dapat memastikan bahwa penyelesaian semua masalah dengan tepat waktu dan penundaan yang menyebabkan pemborosan dapat terhindari.

2. Pemantauan perkembangan secara online

Digitalisasi industri konstruksi semakin mengalami kemajuan dan penjadwalan adalah bagian penting di dalamnya. Memantau kemajuan secara online dan real-time dengan sebuah aplikasi manajemen proyek dapat membantu Anda mempercepat kemajuan proyek dan memperpendek siklusnya.

Semua itu dapat dengan mudah apabila Anda memiliki sistem manajemen proyek otomatis.

3. Bagi jadwal ke pekerja

Setelah memberikan tugas dan menetapkan rencana yang jelas, maka sudah saatnya untuk mengomunikasikan semuanya itu kepada seluruh pekerja yang terlibat. Melalui perangkat lunak manajemen proyek yang andal, ini dapat dilakukan secara real-time sehingga memudahkan tim untuk mengoordinasikan langkah selanjutnya dengan lebih cepat dan mudah.

4. Komunikasi dengan subkontraktor via mobile

Salah satu masalah yang paling umum yang sering terjadi dalam manajemen konstruksi adalah kurangnya kepercayaan di seluruh rantai pasokan. Akibatnya, subkontraktor akhirnya menunda tugas mereka karena takut subkontraktor sebelumnya tidak menyelesaikan pekerjaan mereka tepat waktu.

Hal ini menyebabkan penundaan proyek yang signifikan dan meninggalkan situs konstruksi selama berminggu-minggu sebelum memulai tugas berikutnya.

Tips Memilih Perangkat Lunak Manajemen Konstruksi Terbaik 

Perangkat lunak manajemen konstruksi terbukti dapat menyederhanakan proses konstruksi yang kompleks, terutama dalam beberapa tahun terakhir. Untuk itu, perusahaan harus bisa mengetahui perkembangan hingga tahapan yang ada saat memilih sistem yang tepat.

Dan bukan hanya itu saja. Sistem manajemen konstruksi terbaik ini juga membantu proyek selesai dengan lebih cepat dan tepat, meningkatkan kolaborasi, dan memberikan visibilitas lengkap di seluruh rantai pasokan konstruksi.

Berikut beberapa faktor yang perlu Anda pertimbangkan dalam memilih perangkat lunak manajemen konstruksi:

1. Pembaruan real-time

Ini merupakan salah satu fitur utama yang harus Anda cari dari sebuah sistem manajemen kosntruksi. Pembaruan real-time diperlukan dalam manajemen konstruksi untuk memudahkan manajer proyek dan kontraktor menyampaikan kemajuan dan perubahan pada saat semua itu terjadi kepada pemangku kepentingan 

2. Kemampuan forecasting

Sistem yang baik dilengkapi dengan fitur forecasting yang mengizinkan Anda mengestimasi biaya, kebutuhan akan bahan baku bangunan, pendapatan, hingga keuntungan. Fitur forecasting berpengaruh besar terhadap efisiensi biaya dan keputusan untuk mengerjakan proyek di masa depan.

3. Integrasi dengan sistem lain

Manajemen kontrak konstruksi sering memerlukan integrasi dengan sistem lain untuk otomasi yang menyeluruh dan efisien. Sistem manajemen kontrak, sebagai bagian krusial dari proses ini, memungkinkan koordinasi yang lebih baik dan alur kerja yang teroptimasi dengan sistem akuntansi perusahaan konstruksi, pengadaan, dan sumber daya manusia. 

Oleh karena itu, sangat penting untuk memastikan kemampuan integrasi ini langsung kepada vendor sebelum memutuskan untuk mengadopsi sistem tertentu. Dengan integrasi yang efektif, manajemen kontrak konstruksi dapat dijalankan dengan lebih lancar, meningkatkan akurasi dan kecepatan dalam pengelolaan proyek.

Tingkatkan Akurasi Manajemen Konstruksi Dengan Sistem Konstruksi HashMicro 

HashMicro menawarkan Sistem Manajemen Konstruksi yang dirancang untuk membantu perusahaan konstruksi mengelola proyek mereka dengan lebih efisien. Sistem ini memungkinkan pengawasan dan pengelolaan seluruh aspek proyek, mulai dari perencanaan hingga penyelesaian, sehingga memastikan proyek berjalan sesuai anggaran, waktu, dan standar kualitas yang ditetapkan.

HashMicro juga menawarkan konsultasi dan demo gratis, sehingga Anda dapat memahami lebih dalam bagaimana sistem ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Dengan antarmuka yang mudah digunakan dan fleksibilitas yang tinggi, sistem ini dapat diimplementasikan untuk berbagai jenis proyek konstruksi, baik berskala kecil maupun besar.

Berikut adalah fitur-fitur yang ditawarkan oleh sistem konstruksi HashMicro: 

• Budget S Curve Management: Mengelola dan memantau penggunaan anggaran proyek dengan lebih efektif, serta mengidentifikasi tren dan pola pengeluaran anggaran yang memerlukan perhatian khusus.
• S-Curve Plan vs Actual Project Progress: Sistem membandingkan perkiraan kemajuan proyek dengan kemajuan aktual yang terjadi selama berbagai tahap proyek, menggunakan visualisasi kurva S.
• In-Depth Budgeting Type: Sistem dapat membuat perencanaan anggaran yang terperinci dengan memecahnya berdasarkan berbagai jenis seperti biaya material, aset petty cash, overhead, dan subkontraktor. 
• Budget Carry Over: Memberikan fleksibilitas dalam pengelolaan anggaran proyek dan memastikan pemanfaatan maksimal dari sumber daya yang tersedia.

Kesimpulan

Manajemen Konstruksi memungkinkan seluruh pihak untuk memantau kemajuan berbagai tugas dengan menggunakan ponsel mereka. Ini dapat mempercepat dan meningkatkan kepercayaan di antara berbagai pemangku kepentingan proyek. Terdapat banyak faktor dalam menjaga keberlangsungan proyek agar terus lancar tanpa kendala.

Salah satunya adalah dengan menggunakan sistem manajemen konstruksi yang meningkatkan efisiensi. Mulai dari pengelolaan proyek konstruksi, inventory, klien, hingga karyawan konstruksi hanya dengan software konstruksi dari HashMicro.

Dapatkan demo gratisnya hanya di sini!

Pertanyaan Seputar Manajemen Konstruksi

• Apa tujuan menggunakan manajemen konstruksi?

  Tujuan dari manajemen konstruksi adalah mengelola atau mengorganisir pelaksanaan pembangunan agar menghasilkan output sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan. Untuk mencapai tujuan ini, aspek-aspek seperti kualitas konstruksi, biaya, dan waktu pelaksanaan juga perlu mendapat perhatian.

  Baca selengkapnya di sini!

• Apa saja yang dapat menyebabkan proyek konstruksi cenderung gagal?

  Sejumlah penyebab umum kegagalan proyek melibatkan manajer proyek yang kurang kompeten, ketidaktersediaan sumber daya yang terampil, kurangnya perencanaan yang akurat, dan tidak menggunakan sistem konstruksi yang tepat.

  Baca selengkapnya di sini!

• Hal-hal apa saja yang harus diperhatikan dalam manajemen proyek?

  Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam manajemen proyek, melibatkan lingkup proyek, jadwal, anggaran, mutu, dan tenaga kerja.

• Apa peranan sistem informasi dalam manajemen proyek?

  Sistem informasi dalam manajemen proyek memiliki peranan yang sangat krusial dalam mengelola kendali dalam konteks bisnis, mencakup penggunaan perorangan, pelaporan, dan inovasi. Sistem ini digunakan oleh eksekutif akuntansi untuk mengatasi berbagai isu bisnis seperti administrasi, produk, atau strategi bisnis.

• Apa yang akan terjadi jika manajemen proyek tidak diterapkan dengan baik?

  Tanpa adanya manajemen proyek, Anda dapat menghadapi ketidakteraturan dalam pengelolaan, tujuan yang tidak jelas, kekurangan sumber daya, perencanaan yang tidak realistis, hasil kerja yang kurang berkualitas, proyek yang melampaui anggaran, dan keterlambatan dalam pengiriman.

  Baca selengkapnya di sini!