Warehouse management system dalam pergudangan adalah perangkat yang menyimpan dan mengelola barang sebelum didistribusikan. Sistem gudang yang baik dapat membantu perusahaan mengatur persediaan, melacak stok, dan memastikan ketersediaan barang secara efisien.
Mengelola barang di gudang seringkali menghadapi tantangan seperti kesalahan pencatatan, penyimpanan yang kurang efisien, serta hambatan logistik dapat menyebabkan kehilangan barang atau ketidakseimbangan persediaan.
Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mengambil langkah-langkah pengelolaan gudang yang lebih efektif. Dengan management gudang yang optimal, efisiensi operasional dan profitabilitas akan meningkat, membantu Anda mencapai hasil terbaik.
Artikel ini akan membahas strategi pengelolaan gudang yang efektif dan solutif. Dengan informasi ini, Anda dapat mengidentifikasi langkah-langkah praktis untuk mengatasi kendala gudang dan meningkatkan efisiensi operasional di perusahaan Anda.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Apa itu Sistem Manajemen Gudang?
Sistem manajemen gudang adalah perangkat lunak untuk mengoptimalkan pengelolaan persediaan di gudang. Sistem ini melacak inventaris, mengelola lokasi penyimpanan, dan mengoordinasikan proses logistik untuk memastikan efisiensi operasional.
Sistem manajemen gudang atau Warehouse Management System (WMS) dapat menjaga kelancaran aktivitas yang ada di dalam gudang, seperti pengiriman, penyimpanan, dan penerimaan barang. Sistem ini memastikan seluruh proses tersebut berjalan sesuai dengan rencana.
Proses Warehouse Management System
Untuk mencapai manajemen stok yang optimal, setiap warehoUse harus menjalankan proses yang terstruktur dengan baik. Sistem manajemen gudang yang efektif membantu memastikan bahwa setiap tahap dalam operasional, mulai dari penerimaan hingga distribusi, berjalan dengan lancar dan efisien.
Berikut ini adalah 4 proses utama dalam sistem manajemen pergudangan yang dapat diterapkan untuk meningkatkan pengelolaan warehouse dan menjaga ketersediaan stok secara optimal.
1. Menerima barang
Tahap pertama dalam sistem manajemen gudang adalah proses menerima barang yang datang dari pemasok atau produsen. Dengan menggunakan teknologi seperti barcode atau RFID, penerimaan barang dapat dilakukan dengan cepat dan akurat.
2. Mendata barang
Setelah barang diterima, langkah berikutnya adalah mendata nomor seri, berat, dan dimensi barang, menggunakan format Excel stok barang ke dalam sistem manajemen pergudangan. Pendataan yang tepat memungkinkan pelacakan barang secara real-time dan menghindari kesalahan inventaris.
3. Menyimpan barang
Barang akan disimpan di tempat yang strategis berdasarkan jenis dan frekuensi penggunaan. Contoh aplikasi stok barang yang efisien menggunakan software untuk menentukan lokasi penyimpanan terbaik, sehingga waktu pengambilan barang dapat diminimalisir.
4. Mendistribusikan barang
Tahap terakhir dalam management gudang adalah mendistribusikan barang kepada pelanggan atau titik distribusi lainnya. Sistem manajemen gudang mengoptimalkan proses pengambilan, pengepakan, dan pengiriman barang, sehingga pesanan dapat sampai dengan cepat dan tepat.
Baca Juga: Sistem Manajemen Inventory & Manfaatnya bagi Bisnis Anda
Fungsi Sistem Manajemen Pergudangan untuk Bisnis Ritel
Saat ini, mempunyai sebuah sistem manajemen pergudangan menjadi kewajiban bagi pemilik bisnis ritel, mengingat manajemen gudang umumnya mencakup banyak proses yang terkesan sangat kompleks. Penerapan sistem manajemen pergudangan memiliki berbagai fungsi dan manfaat, antara lain:
1. Optimalkan efisiensi multi-gudang
Semakin besar dan banyak gudang atau lokasi penyimpanan yang bisnis miliki, maka pengelolaannya juga akan semakin kompleks. Dengan warehouse management system, pengelolaan berbagai gudang ini bisa pebisnis lakukan secara bersamaan secara mudah melalui satu sistem manajemen gudang terpusat.
2. Mempercepat dan mempermudah pengambilan barang
Warehouse Management System memiliki beragam fitur untuk mempermudah penataan rak di gudang. Bisnis ritel dapat mengatur dan membuat kategori rak berdasarkan jenis atau fungsi dari barang dan memberikan penomoran pada rak.
3. Mengelola inventaris dan dokumentasi keluar masuknya barang
Seringkali pemilik dan staf bisnis ritel kesulitan untuk mengelola inventaris dan melacak keluar masuknya barang gudang. Hal ini dapat berdampak pada persediaan barang, sehingga penting untuk menggunakan sistem yang mudah melacak barang dan menentukan strategi penyimpanan barang yang optimal.
4. Menghemat biaya dan waktu
Penggunaan warehouse management system membuat perhitungan terhadap kapasitas gudang menjadi lebih akurat. Dengan begitu, bisnis ritel bisa menghindari pemborosan pemakaian rak atau ruang gudang dengan mengoptimalkan tata kelola ruang menggunakan sistem.
5. Memaksimalkan penggunaan ruang pada gudang
Tidak jarang bisnis ritel belum memaksimalkan tata kelola ruang di gudang secara efisien, sehingga menghambat keluar masuknya barang yang bisa mengganggu pelayanan. Dengan sistem, bisnis ritel dapat mengoptimalkan tata kelola gudang secara lebih efisien.
6. Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan
Warehouse Management System dapat membantu bisnis ritel untuk meningkatkan kecepatan proses dan pelayanan. Terlebih, kemudahan pengoperasian akses sistem memungkinkan pengelolaan seluruh transaksi dapat pebisnis lakukan secara cepat.
7. Meningkatkan kepuasan pelanggan
Selain menghemat waktu, sistem juga meningkatkan kepuasan pelanggan. Hal ini terjadi karena dalam melakukan pemrosesan transaksi tidak membutuhkan waktu yang lama. Dengan bantuan sistem yang menyederhanakan seluruh pengelolaan gudang, kinerja staf bisnis ritel juga meningkat.
8. Mempermudah evaluasi manajemen pergudangan
Melalui pemanfaatan retail software, pemilik bisnis dapat mengetahui seberapa efisien manajemen gudang melalui laporan analitik lengkap yang bisa dilihat dalam berbagai format. Dengan begitu, pebisnis dapat mengukur sejauh mana performa dan kesuksesan pengelolaan gudang.
Manfaat Sistem Manajemen Gudang bagi Perusahaan
Memahami fungsi utama sistem manajemen pergudangan dapat membantu perusahaan mengoptimalkan proses penyimpanan, pendataan, dan distribusi barang, yang membawa manfaat signifikan bagi operasional dan kepuasan pelanggan.
1. Meningkatkan efisiensi penyimpanan barang
Manajemen pergudangan ini mengoptimalkan penyimpanan barang dengan lokasi strategis yang memudahkan akses. Pengelolaan yang baik memungkinkan perusahaan menggunakan ruang secara efektif, mengurangi risiko kehilangan atau penumpukan barang yang tidak diinginkan.
2. Pendataan stok yang akurat
Sistem manajemen gudang mencatat dan memantau pergerakan barang secara real-time untuk menghindari kekurangan atau kelebihan stok. Informasi akurat tentang ketersediaan barang mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik dan responsif terhadap kebutuhan pasar.
3. Mencegah kesalahan distribusi
Mengotomatiskan proses pengambilan dan pengemasan dengan teknologi seperti barcode dan RFID dapat mencegah kesalahan distribusi. Hal ini meningkatkan kecepatan dan akurasi pengiriman, sehingga secara langsung berdampak positif pada kepuasan pelanggan.
4. Meminimalkan biaya transportasi
Sistem manajemen gudang modern mengoptimalkan rute pengiriman dan menggabungkan pesanan untuk efisiensi biaya. Dengan manajemen yang baik, perusahaan dapat merencanakan pengiriman yang lebih efisien, mengurangi waktu dan bahan bakar yang digunakan.
5. Memastikan ketersediaan stok tepat waktu
Sistem ini memastikan bahwa stok barang tersedia sesuai permintaan dengan prediksi yang akurat. Memanfaatkan data historis memungkinkan perusahaan mengelola stok secara proaktif, memberikan pelayanan tepat waktu dan menjaga reputasi bisnis.
Setelah mengetahui manfaat dari aplikasi gudang terbaik, Anda bisa mendapatkan penawaran harga untuk pembelian sistem management gudang dengan meng-klik skema harga di bawah ini!
Baca Juga: 5 Tips Mempercepat Pengambilan Barang untuk Meningkatkan Produktivitas di Gudang
Tipe-tipe Sistem Manajemen Gudang
Terdapat berbagai jenis sistem warehouse yang dapat diterapkan oleh perusahaan, masing-masing dengan kelebihan yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Untuk memahami lebih dalam, berikut ini adalah beberapa tipe sistem pergudangan yang dapat menjadi contoh sistem pergudangan modern Anda.
1. Standalone Warehouse Management System
Sistem manajemen warehouse standalone WMS adalah solusi yang membantu perusahaan untuk menyesuaikan operasional warehouse. Dengan sistem ini, perusahaan memiliki kendali penuh atas pengelolaan gudang, dari segi keamanan hingga fungsionalitas.
Meskipun biayanya lebih besar dibandingkan sistem lainnya, Standalone WMS memberikan keuntungan dalam hal keamanan data dan fleksibilitas yang lebih tinggi.
2. Cloud Warehouse Management System
Cloud WMS menawarkan kemudahan akses dan implementasi yang lebih cepat. Aplikasi stok barang berbasis cloud ini memungkinkan perusahaan mengelola operasional bisnis secara efisien tanpa perlu khawatir dengan pembaruan dan perawatan perangkat lunak.
Selain itu, fleksibilitas dalam akses memungkinkan perusahaan mengikuti perubahan pasar secara real-time dan menyesuaikan operasi sesuai kebutuhan. Penggunaan management gudang yang tepat untuk pengelolaan stok di gudang adalah hal penting dalam perkembangan bisnis.
Daftar Software yang Terintegrasi dengan Sistem Manajemen Pergudangan
Dalam upaya mengoptimalkan fungsionalitas warehouse management system, Anda perlu mengetahui jenis software apa yang harus terintegrasi dengan contoh sistem pergudangan, meliputi:
1. Sistem manajemen pembelian
Dengan sistem ini, bisnis ritel dapat lebih mudah untuk merencanakan dan mengontrol pembelian barang dan mengotomatiskan pembuatan PO (Purchase Order). Selain itu, Sistem Manajemen Pembelian dapat mengelola vendor atau supplier untuk memperoleh penawaran terbaik.
2. Sistem manajemen inventaris
Integrasi dengan Sistem Manajemen Inventaris dapat mengoptimalkan tingkat persediaan, memantau proses stock transfer, mengestimasi kebutuhan inventaris, hingga mengefektifkan pengelolaan stok di berbagai gudang.
3. Sistem akuntansi
Integrasi dengan Sistem Akuntansi berguna untuk membantu bisnis ritel menjalankan perhitungan dan estimasi budget untuk mengelola gudang secara lebih akurat. Sistem ini hadir sebagai solusi untuk mengotomatisasi seluruh pencatatan dan pelacakan transaksi keuangan.
Baca Juga: 5 Manfaat Utama Aplikasi Gudang untuk Perusahaan Dagang
Efisiensikan Persediaan Stok Barang Anda dengan Software Inventaris HashMicro
Berdiri sejak 2015 di Singapura, HashMicro adalah perusahaan asli Indonesia yang menyediakan software inventaris terbaik di Asia Tenggara. Warehouse management system dari HashMicro merupakan bagian dari manajemen stok gudang canggih yang ada di Indonesia.
Dipercaya oleh 2000+ perusahaan, seperti Marimas, Banban, Brinks, dan Pertamina, HashMicro menawarkan demo gratis. Tanpa perlu berinvestasi tinggi, Anda dapat mengetahui bagaimana software gudang beroperasi dalam perusahaan Anda.
- RFID warehouse: Penggunaan teknologi RFID untuk mengotomatisasi proses pelacakan pergerakan stok yang masuk dan keluar dari rak gudang.
- Stock forecasting: Sistem yang menganalisis data historis penjualan, tren musiman, dan faktor lainnya untuk memprediksi permintaan barang di masa depan.
- Fast & slow moving: Analisis data historis terkait stok barang di gudang untuk mengidentifikasi barang yang bergerak cepat (fast moving) lambatl (slow moving) dalam inventaris.
- Packaging management: Fitur yang digunakan untuk manajemen dan pelacakan kontainer atau wadah yang digunakan untuk menyimpan barang di gudang.
Sebagai contoh, Banban mempercayai HashMicro Warehouse Management System untuk mendapatkan insight menyeluruh pada stok mereka. Simak selengkapnya pada video berikut!
https://www.youtube.com/watch?v=oK2htU5Xxz8
Kesimpulan
Pergudangan adalah tugas yang sangat kompleks, khususnya pada perusahaan besar. Meski begitu strategi dan implementasi solusi otomatis yang tepat dapat membuat kegiatan ini menjadi jauh lebih sederhana.
Menggunakan Warehouse Management Software berbasis cloud dapat mengoptimalkan efisiensi multi-gudang sekaligus memaksimalkan penggunaan ruang. Penempatan dan pendataan barang yang sistematis membuat pengambilan barang menjadi lebih cepat & efisien.
Sehubungan dengan hal itu, sistem manajemen warehouse HashMicro penuh dengan modul manajemen pembelian, manajemen inventaris, dan sistem akuntansi untuk menunjang bisnis Anda. Bicarakan kebutuhan bisnis Anda dengan tim HashMicro dan jadwalkan demo gratis sekarang juga!
Pertanyaan Seputar Sistem Gudang
-
Mengapa manajemen gudang menjadi faktor penting dalam operasional perusahaan?
Manajemen pergudangan adalah salah satu aspek krusial dalam menjalankan operasional suatu perusahaan. Warehouse berfungsi sebagai tempat penyimpanan barang yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan, oleh karena itu, pengelolaannya harus dilakukan secara efektif untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan.
-
Apa yang dilakukan untuk meningkatkan sistem manajemen gudang perusahaan agar berjalan dengan baik?
Dalam meningkatkan sistem manajemen gudang perusahaan agar berjalan lebih efisien, berikut adalah 5 tips yang dapat dijalankan:
1. Menghasilkan data yang akurat.
2. Merencanakan forecast persediaan.
3. Melakukan pengecekan secara berkala.
4. Memisahkan stok barang lama dan baru.
5. Membuat jadwal persediaan barang.Baca selengkapnya di sini!
-
Apa itu manajemen stok?
Manajemen stok adalah bagian dari keseluruhan sistem manajemen gudang atau warehouse management system. Pada dasarnya, proses ini terjadi di gudang dan melibatkan pengaruh tingkat stok oleh faktor eksternal (seperti pesanan pembelian) dan faktor internal (seperti pasokan barang).
-
Apa yang dimaksud dengan stock opname?
Stock opname adalah kegiatan menghitung persediaan barang di gudang sebelum dipasarkan atau dijual. Kegiatan ini perlu dilakukan secara akurat dan teliti agar terhindar dari kesalahan dalam pencatatan dan penghitungan, serta untuk menghindari terlewatnya barang tertentu.
-
Siapa yang bertanggung jawab atas stock opname?
Proses stock opname dilakukan oleh petugas audit yang bertanggung jawab atas manajemen, bukan oleh karyawan biasa atau personal pencatat persediaan internal dalam perusahaan. Baca selengkapnya di sini!
