Warehouse Management System (WMS) adalah perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola operasional gudang secara efisien, mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, hingga pengiriman.
Sektor logistik dan pergudangan di Indonesia mengalami pertumbuhan signifikan. Badan Pusat Statistik (BPS) melaporkan angka pertumbuhan sebesar 3,24% pada tahun 2021.
Dengan perkembangan tersebut, penggunaan Warehouse Management System (WMS) menjadi semakin penting. Fitur-fitur dalam WMS memungkinkan perusahaan mengelola operasional gudang lebih efektif.
Meski sering disamakan dengan Supply Chain Management (SCM), WMS memiliki fokus yang berbeda. Untuk memahami lebih dalam tentang WMS, keunggulannya, serta cara membedakannya dari SCM, simak artikel berikut ini.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pengertian Warehouse Management System
Warehouse Management System (WMS) adalah perangkat lunak yang mengelola, mengontrol, dan mengoptimalkan aktivitas operasional di gudang. WMS membantu bisnis meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi kesalahan manusia, dan memaksimalkan penggunaan ruang gudang.
Sistem ini juga memberikan visibilitas real-time terhadap inventaris, memungkinkan perusahaan untuk merespons kebutuhan pelanggan dengan lebih cepat dan akurat.
Konsep WMS
Pernahkah Anda merasa frustrasi dengan pengelolaan barang di gudang? Sistem Manajemen Gudang (WMS) adalah solusi untuk mengatasi masalah tersebut. Pada dasarnya, konsep WMS hadir untuk memberikan kontrol penuh atas stok barang, memastikan semua proses berjalan dengan lancar dan akurat.
Dengan WMS, setiap pergerakan barang tercatat secara real-time, memungkinkan pengawasan yang lebih baik dan pengambilan keputusan yang lebih cepat. Hal ini meminimalkan kesalahan manusia, seperti pengiriman yang salah atau kesalahan dalam pencatatan stok, yang sering kali menyebabkan biaya tambahan bagi perusahaan.
Manfaat Menggunakan Software Manajemen Gudang
Setelah Anda mengenal Software Warehouse Management dari penjelasan di atas, Anda juga harus mengetahui manfaat dari penggunaan warehousing software tersebut. Berikut adalah manfaat menerapkan warehouse management system.
- Optimalisasi efisiensi multi-gudang: WMS mengatur tata letak dan kapasitas penyimpanan dalam satu sistem terpusat, memaksimalkan efisiensi penyimpanan dengan memanfaatkan setiap ruang gudang secara optimal.
- Menghemat biaya operasional: Dengan menghitung kapasitas barang secara akurat dan mengurangi celah kosong, WMS menghemat biaya penyimpanan serta mengurangi biaya operasional.
- Akurasi dan pemantauan real-time: Sistem ini meningkatkan akurasi inventaris dengan pelacakan real-time menggunakan barcode dan e-katalog, memastikan pengelolaan persediaan lebih tepat dan mencegah kekurangan atau kelebihan barang.
- Peningkatan kecepatan proses: Dengan pengaturan barang yang sistematis dan identifikasi lokasi otomatis, WMS mempercepat proses pengambilan dan pengelolaan barang, meningkatkan produktivitas tim gudang.
- Keamanan gudang yang lebih baik: WMS meningkatkan keamanan dengan kontrol akses yang ketat dan pelacakan pergerakan barang, mengurangi risiko pencurian, kehilangan, dan kerusakan barang.
-
Integrasi dengan sistem bisnis lainnya: Software manajemen gudang dapat terhubung dengan sistem ERP, POS, atau e-commerce, sehingga memudahkan sinkronisasi data stok, pesanan, dan pengiriman.
-
Pelacakan dan manajemen stok yang lebih akurat: Dengan fitur barcode atau RFID, sistem ini memungkinkan perusahaan untuk melacak pergerakan stok secara detail. Hal ini membantu dalam menghindari kehilangan barang dan mengelola manajemen stok baik itu secara LIFO, FIFO atau FEFO.
-
Meningkatkan kepuasan pelanggan: Dengan sistem yang lebih cepat dan akurat, pengiriman barang menjadi lebih tepat waktu dan sesuai pesanan. Pelanggan mendapatkan pengalaman yang lebih baik karena pesanan sampai tepat waktu.
Fitur-fitur pada Warehouse Management System
Berikut adalah fitur-fitur Warehouse Management System (WMS) yang wajib Anda miliki:
1. Manage removal strategy (FIFO, LIFO, FEFO)
Fitur ini mendukung berbagai metode pengelolaan keluaran barang, seperti FIFO, LIFO, dan FEFO, untuk menjaga kualitas produk dan meminimalkan kerugian akibat barang kedaluwarsa.
2. Move multiple products to another location
Fitur WMS ini memungkinkan pemindahan banyak produk sekaligus di dalam gudang yang sama. Selain itu, fitur ini mengurangi kerumitan operasional dan mempercepat distribusi stok internal.
3. Manage multiple locations and capacity
Fitur software manajemen warehouse ini memudahkan pengelolaan stok di berbagai lokasi gudang dengan mempertimbangkan kapasitas masing-masing, meningkatkan efisiensi ruang dan respons terhadap permintaan.
4. Track used and leftover capacity
Dengan fitur warehouse system ini, pengelola dapat melacak kapasitas yang terpakai dan tersisa di setiap lokasi penyimpanan, membantu pengambilan keputusan cerdas dalam alokasi stok.
5. Stock optimizer per warehouse
Sistem manajemen warehouse menggunakan analisis data penjualan dan algoritma. Fitur ini mengoptimalkan alokasi stok di setiap gudang untuk mencegah kekurangan atau kelebihan stok dan mengurangi biaya penyimpanan.
6. Pick, pack, delivery 3-step route warehousing
Proses ini mengintegrasikan pengambilan, pengepakan, dan pengiriman barang dengan perencanaan rute yang efisien, mempercepat waktu siklus pesanan dan mengurangi biaya logistik.
7. RFID warehouse rack stock in-out automation
Fitur RFID pada sistem manajemen warehouse memungkinkan pencatatan stok masuk dan keluar secara otomatis melalui tag RFID, meningkatkan efisiensi, akurasi pelacakan, dan mengurangi kesalahan manusia.
8. 3D view of stock location per warehouse
Dengan visualisasi tiga dimensi tata letak gudang, fitur ini mempermudah identifikasi lokasi barang, mengoptimalkan penggunaan ruang, dan meminimalkan kesalahan dalam pemantauan stok.
9. Mobile apps for stock check and stock take
Aplikasi seluler ini memungkinkan tim lapangan memeriksa dan mengambil stok secara real-time, meningkatkan akurasi data dan efisiensi operasional dalam manajemen inventaris.
Tipe-Tipe Warehouse Management System
Warehouse Management System (WMS) adalah perangkat lunak yang mengelola aktivitas gudang secara efektif, mulai dari penerimaan barang hingga pengiriman. Berikut adalah beberapa tipe WMS yang umum digunakan:
1. Standalone WMS
Standalone WMS adalah sistem yang fokus hanya pada manajemen gudang tanpa integrasi dengan sistem lain. Sistem ini biasanya digunakan oleh perusahaan kecil hingga menengah yang mencari solusi sederhana dan terjangkau untuk mengelola inventaris dan proses gudang.
2. Integrated WMS
Integrated WMS adalah sistem yang terhubung dengan perangkat lunak ERP (Enterprise Resource Planning). Sistem ini memungkinkan sinkronisasi data antar-departemen, seperti logistik, keuangan, dan penjualan.
3. Cloud-based WMS
WMS berbasis cloud memungkinkan akses dan pengelolaan gudang dari mana saja melalui koneksi internet. Sistem ini cocok untuk perusahaan yang membutuhkan fleksibilitas tinggi dan ingin mengurangi biaya infrastruktur IT.
4. On-premise WMS
On-Premise WMS adalah sistem yang diinstal di server internal perusahaan. Sistem ini memberikan kontrol penuh terhadap data dan proses, sehingga cocok untuk perusahaan dengan kebutuhan khusus atau yang sangat memperhatikan keamanan data.
5. Supply Chain Execution (SCE) WMS
SCE WMS adalah bagian dari sistem supply chain yang lebih besar. Sistem ini tidak hanya mengelola aktivitas gudang tetapi juga mengintegrasikan proses logistik seperti transportasi dan distribusi.
Proses-Proses Standar dalam Warehouse Management System (WMS)
Setiap proses ini penting untuk menjaga alur kerja yang terorganisir serta mengoptimalkan penggunaan ruang dan tenaga kerja. Berikut adalah beberapa proses utama yang biasanya dikelola oleh WMS:
1. Penerimaan barang (receiving)
Proses penerimaan barang dimulai ketika produk atau material tiba di gudang. Dalam WMS, penerimaan barang dilakukan dengan memverifikasi jumlah dan kondisi barang yang diterima sesuai dengan pesanan pembelian.
WMS mencatat data penerimaan untuk memastikan semua barang masuk ke dalam sistem dengan benar, mengurangi kesalahan pencatatan dan mempercepat alur barang masuk.
2. Penyimpanan barang (putaway)
Salah satu proses dalam warehouse management system adalah putaway. Proses ini membantu mengarahkan barang ke lokasi penyimpanan optimal di gudang. Dengan putaway, operator dapat menyimpan barang secara efisien, memaksimalkan ruang, dan mempercepat akses saat pengambilan.
3. Pengiriman barang (dispatch)
Dispatch merupakan proses akhir dari pengiriman barang ke tujuan akhir. WMS membantu dalam memantau dan mengatur proses dispatch dengan memastikan bahwa barang dikirim sesuai dengan jadwal dan metode pengiriman yang tepat.
4. Penghitungan persediaan (stock take)
Proses stock take melibatkan penghitungan fisik persediaan di gudang untuk memastikan kecocokan antara data sistem dan stok yang sebenarnya. WMS mempermudah proses ini dengan menyediakan alat untuk melakukan penghitungan stok secara cepat dan akurat, serta mengidentifikasi ketidaksesuaian yang mungkin terjadi.
5. Pelaporan dan analisis (reporting)
WMS juga mendukung proses pelaporan dengan menyediakan berbagai laporan yang relevan, seperti laporan inventaris, penerimaan, pengiriman, dan kinerja operasional gudang.
Laporan ini memungkinkan manajemen untuk menganalisis kinerja gudang, membuat keputusan berdasarkan data, dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan.
Perbedaan Supply Chain Management (SCM) dan Warehouse Management System (WMS)
Warehouse Management System (WMS) dan Supply Chain Management (SCM) seringkali dianggap serupa karena sama-sama bersinggungan dengan pengelolaan barang, namun sebenarnya masing-masing dari mereka memiliki fungsi yang cukup berbeda.
Berikut ini adalah tabel perbedaan WMS dan SCM secara lebih detail:
| Perbedaan | Warehouse Management System (WMS) | Supply Chain Management (SCM) |
| Tujuan Utama | Mengelola operasi penyimpanan dan pergudangan, termasuk penerimaan, penyimpanan, pengambilan, dan pengiriman barang | Mengelola seluruh rantai pasokan, termasuk produksi, pergudangan, distribusi, dan pengelolaan permintaan |
| Ruang Lingkup | Fokus terutama pada tugas internal gudang dan persediaan | Melibatkan koordinasi rantai pasok, seperti pemasok, produsen, distributor, dan pelanggan |
| Proses Terkait | Penerimaan, penyimpanan, pengambilan, pengepakan, pengiriman, manajemen stok | Perencanaan rantai pasokan, pengelolaan permintaan, perencanaan produksi, pengiriman, dan koordinasi seluruh aliran barang |
| Perangkat Lunak Umum | Contoh WMS: Manhattan Associates, JDA Software, Oracle WMS | Contoh SCM: SAP SCM, Oracle SCM, IBM Sterling |
| Fokus Utama | Optimalisasi operasi gudang dan pengelolaan stok dengan efisien | Meningkatkan kinerja seluruh rantai pasokan dengan fokus pada pengurangan biaya, peningkatan efisiensi, dan pelayanan pelanggan |
| Waktu Pelaksanaan | Proses harian dalam gudang | Melibatkan perencanaan jangka panjang hingga pendek dalam rantai pasokan |
| Kepentingan Pengguna | Pihak yang terlibat dalam operasi gudang, seperti kepala gudang dan staf gudang | Manajemen tingkat atas, departemen produksi, pemasok, distributor, dan manajemen rantai pasokan |
| Integrasi | Terutama berintegrasi dengan sistem ERP atau sistem manajemen bisnis lainnya | Berintegrasi dengan banyak sistem termasuk WMS, TMS (Transportation Management System), ERP, dan lainnya |
Tantangan dalam Melakukan Manajemen Gudang Manual
Dalam manajemen gudang, terdapat beberapa pain point atau masalah yang sering dihadapi oleh perusahaan. Berikut beberapa pain point dalam WMS yang perlu Anda perhatikan.
1. Rendahnya efisiensi dalam proses pick-and-pack
Hal ini menjadi masalah yang umum. Proses pemilihan barang yang tidak terorganisir atau tidak efisien dapat menyebabkan penundaan dalam pengiriman pesanan, kesalahan pengiriman, atau bahkan kehilangan barang.
2. Pengelolaan ruang yang tidak optimal di dalam gudang
Gudang yang tidak tertata dengan baik atau tidak memanfaatkan ruang dengan efisien dapat menyebabkan kekacauan, kesulitan dalam menemukan barang, atau bahkan risiko keamanan.
Selain itu, kurangnya penggunaan teknologi yang canggih seperti barcode atau RFID dalam manajemen gudang juga dapat menyebabkan ketidakakuratan dalam melacak dan mengelola persediaan.
3. Kurangnya visibilitas dan analisis data untuk perkiraan permintaan
Kurangnya visibilitas dan analisis data yang tepat membuat perusahaan sulit untuk membuat perkiraan yang akurat, sehingga mereka mungkin menghadapi stok berlebih atau kekurangan barang yang dapat berdampak pada ketersediaan produk dan kepuasan pelanggan.
4. Kurangnya integrasi sistem dan koordinasi antara departemen
Jika sistem manajemen persediaan tidak terhubung dengan sistem penjualan, akuntansi, atau produksi, maka akan sulit untuk memastikan ketersediaan persediaan yang akurat dan menghindari kesalahan dalam pemrosesan pesanan atau penilaian persediaan.
Jika perusahaan Anda sering menghadapi masalah operasional, mengadopsi WMS adalah langkah yang tepat. Vendor sistem WMS akan membantu meningkatkan efisiensi, akurasi, dan manajemen stok, membawa manfaat signifikan bagi perusahaan Anda.
Untuk melihat bukti nyata bagaimana Software Inventory HashMicro bisa membantu proses bisnis perusahaan sekelas Banban Tea, Anda bisa menonton videonya di bawah ini.
Otomatisasi Manajemen Gudang dengan HashMicro WMS
HashMicro Warehouse Management System adalah perangkat lunak yang mengoptimalkan pengelolaan gudang secara efisien. Sistem ini terintegrasi dengan SCM dan modul lainnya, serta mengotomatisasi proses inventaris, pelacakan, hingga pengiriman barang.
Dengan menggunakan warehouse system yang mencakup manajemen warehouse dan Supply Chain Management (SCM), perusahaan Anda dapat memastikan operasional yang lebih efisien dan terintegrasi.
Sistem ini juga mencakup seluruh fitur canggih yang sudah dibahas pada bagian sebelumnya. Jika Anda tertarik untuk mempelajari lebih lanjut, klik banner di bawah ini untuk mengetahui skema harga implementasi Warehouse Management System.
- Product Dimension Tracking: Lacak tinggi, lebar, dan berat setiap barang di gudang untuk penempatan yang lebih optimal dengan sistem WMS.
- Location Dimension Management: Hitung dimensi setiap lokasi di gudang secara otomatis untuk efisiensikan penempatan barang dengan sistem manajemen gudang.
- Putaway Strategy Settings: Tentukan strategi penyimpanan barang yang baru diterima dengan sistem manajemen gudang online.
- Putaway Capacity Checking: Periksa dan catat kapasitas barang masuk secara otomatis untuk menentukan lokasi rak penyimpanan yang optimal.
- Warehouse Pallet Racking: Atur penomoran rak di gudang dan kategorikan berdasarkan jenis serta fungsinya dengan software WMS.
- Warehouse Reporting: Evaluasi efisiensi manajemen gudang melalui laporan komprehensif dari software WMS untuk membantu pengambilan keputusan.
- Hashy AI: Hashy AI mengotomatiskan analisis data dan pengambilan keputusan, mempercepat waktu respons, serta memberikan prediksi yang akurat untuk perencanaan permintaan dan pasokan.
Kesimpulan
WMS (Warehouse Management System) yang dapat memenuhi semua kebutuhan dan tuntutan bisnis Anda dengan baik. Untuk itu, memilih vendor sistem gudang menjadi proses yang krusial.
Salah satu WMS terbaik yang layak Anda pertimbangkan adalah HashMicro. Vendor ini menyediakan beragam fitur canggih yang sangat berguna untuk mengelola gudang, mungkin ini adalah jawaban untuk meningkatkan efisiensi operasional Anda.
Tertarik untuk mengetahuinya lebih lanjut? Coba demo gratis untuk mengakses pengalaman personal Anda dengan sistem HashMicro sekarang juga.
Pertanyaan Seputar Warehouse Management System
-
Kapan Suatu Bisnis Harus Membutuhkan WMS?
Sebuah bisnis sebaiknya mulai mempertimbangkan penggunaan Warehouse Management System (WMS) ketika menghadapi tantangan dalam mengelola inventaris secara efektif. Terutama jika volume stok semakin meningkat sehingga pengelolaannya sulit dilakukan secara manual, atau jika perusahaan ingin meningkatkan akurasi dan efisiensi dalam operasi gudang, WMS menjadi solusi yang tepat.
-
Apakah SCM Merupakan Salah Satu Jenis ERP?
Tidak, meskipun sering dikaitkan, Supply Chain Management (SCM) dan ERP memiliki perbedaan mendasar. ERP mencakup hampir semua fungsi manajemen bisnis, sedangkan SCM lebih spesifik, fokus pada perencanaan dan pelaksanaan rantai pasokan.
-
Apa Strategi Dari Manajemen Gudang?
Salah satu strategi utama dalam manajemen gudang adalah memastikan kesiapan barang untuk pengiriman secara optimal. Di saat yang sama, strategi ini juga bertujuan untuk mengurangi biaya penyimpanan dan meminimalkan kekurangan stok.
-
Apa Perbedaan Dari Warehouse Management System Dengan ERP?
Warehouse Management System (WMS) dirancang khusus untuk mengoptimalkan kegiatan operasional gudang, seperti pengelolaan inventaris dan pengiriman. Sedangkan ERP mencakup otomatisasi seluruh proses bisnis, mulai dari pemasaran, penjualan, hingga manajemen sumber daya manusia, pengadaan, inventaris, dan keuangan.
