Apa Itu E-Procurement? Simak Manfaat dan Pentingnya bagi Bisnis

Dalam berbisnis, ada satu elemen kunci yang menjadi jantung operasional: proses pengadaan atau procurement. Namun, tahukah Anda bahwa proses procurement konvensional sering kali sarat dengan hambatan dan inefisiensi? Tentu, ada cara yang lebih baik.

E-procurement hadir sebagai revolusi digital yang memperhalus dan memperkuat langkah-langkah bisnis Anda. Dengan memanfaatkan e-procurement, pengelolaan biaya Anda tidak hanya menjadi lebih efisien, tetapi seluruh proses pengadaan berjalan lebih lancar dan terorganisir. Mari jelajahi lebih dalam mengenai e-procurement dan temukan berbagai manfaat yang dapat diberikannya bagi perusahaan Anda.

Pengertian E-Procurement

E-Procurement merupakan sistem pengadaan jasa dan barang melalui media elektronik. E-Procurement memiliki tahap pada setiap proses pengadaannya, hal ini dimulai dari awal perancanaan sampai distribusi dari jasa dan barang tersebut.

Di Indonesia, E-Procurement sudah dilaksanakan dalam kegiatan pengadaan jasa dan barang melalui SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik) sehingga semua tahapan dari proses pengadaan dapat terpantau dan terevaluasi melalui platform yang tersedia.

Perbedaan E- Procurement dengan Procurement Konvensional

Procurement adalah proses pembelian konvensional yang biasanya dilakukan oleh hampir semua perusahaan. Proses ini melibatkan aktivitas standar seperti pemilihan vendor, negosiasi harga, hingga pembelian barang atau jasa. Dalam skema ini, komunikasi dapat terjadi melalui berbagai cara, seperti pertemuan langsung, telepon, atau bahkan aplikasi pesan instan seperti WhatsApp.

Dalam procurement konvensional, dokumentasi seringkali berupa kertas fisik, dan rekam jejak transaksi mungkin disimpan dalam bentuk arsip manual. Meski dianggap kurang efisien jika dibandingkan dengan metode digital modern, procurement konvensional memiliki kelebihan dalam hal interaksi langsung dan personal antara pembeli dengan vendor, memungkinkan pembentukan hubungan bisnis yang berorientasi pada kepercayaan.

Di sisi lain, E-procurement, atau software purchasing, adalah pendekatan modern dari proses pembelian yang dilakukan secara digital. Ini bukan sekedar transaksi online, melainkan sebuah sistem yang terintegrasi dari awal hingga akhir. Menggunakan portal e-procurement, negosiasi tender pun dilakukan lewat portal khusus, memastikan keamanan dan transparansi.

Biasanya, brand-brand besar dengan jaringan vendor yang luas adalah yang memerlukan e-procurement. Alasannya? Proses yang lebih rumit membutuhkan sistem yang lebih terintegrasi.

Meskipun perusahaan kecil sering memilih untuk tidak menggunakan e-procurement karena keterbatasan vendor dan kebiasaan komunikasi melalui Whatsapp atau telepon, namun dengan e-procurement, segala proses, mulai dari pengajuan, penerimaan, hingga pemeliharaan vendor, dijamin lebih terstruktur dan terpusat dalam satu portal dan sistem. Keseluruhan proses menjadi lebih efisien dan tidak memerlukan intervensi manual.

Apa Saja Kekurangan Procurement Konvensional?

Terdapat kelemahan dari Procurement offline atau konvensional yang dapat berdampak langsung kepada keberlangsungan bisnis wholesale anda. Poin-poin di bawah merupakan faktor-faktor yang menghambat optimasi proses procurement:

• Terlalu banyak dokumen kertas yang bertumpuk
• Pesanan yang berulang
• Banyaknya supplier yang harus terorganisir
• Ketidakakuratan data inventaris akibat kesalahan karyawan
• Proses yang berpotensial untuk diabaikan adalah mendahulukan mengerjakan pekerjaan yang yang dianggap darurat
• Wajib untuk mendapatkan persetujuan dari berbagai pihak
• Waktu pelaksanaan yang lama

Jika Anda mengalami hal-hal tersebut apabila  melakukan proses procurement, maka sudah saatnya Anda beralih dan menerapkan e-procurement system dalam bisnis grosir Anda.

Electronic procurement system atau e procurement system adalah sebuah teknologi terbaru untuk mendigitalisasi proses procurement yang awalnya menggunakan cara tradisional menjadi lebih modern. Maka dari itu, Sistem e procurement memudahkan perusahaan ketika sedang melakukan pengadaan barang sehingga hasilnya lebih optimal.

Bagaimana E-Procurement Bekerja?

E-procurement adalah proses pengadaan yang terfasilitasi oleh software procurement. Sistem yang ada dalam software ini mampu untuk mengkomputerisasi semua proses yang ada dalam procurement.

Dengan demikian, pengurangan penggunaan kertas akan membawa dampak sehinga proses procurement lebih cepat dan meminimalisir kesalahan. Selain itu, sistem ini juga menginput semua data ke dalam satu database agar lebih efisien. Perusahaan nantinya juga tidak perlu mengecek jumlah barang yang datang karena bisa Anda pastikan melalui e-procurement.

Beberapa komponen utama dalam e-procurement meliputi:

• e-sourcing: mendefinisikan kebutuhan dan pra-kualifikasi pemasok potensial;
• e-tendering: permintaan informasi, proposal, dan penawaran;
• e-auctioning: evaluasi pemasok, negosiasi, dan manajemen kontrak;
• e-ordering dan pembayaran: pembuatan permintaan dan pesanan pembelian, serta penerimaan barang yang dipesan; serta
• analitik: melihat pengeluaran dan mengambil tindakan korektif sesuai kebutuhan.

Dalam bisnis wholesale, e-procurement lantas tidak hanya sekedar belanja online. Software ini dapat mengotomatisasi seluruh fungsi, prosedur, dan kebijakan yang biasa perusahaan gunakan untuk mengatur proses procurement.

Pada sistem ini, terdapat kelebihan yaitu peningkatan produktivitas dan menghemat biaya. Selain itu, banyak orang yang dapat sistem ini mengakses sehingga menjadikannya lebih efektif karena ada transparansi.

Selain itu, sistem purchase order juga memainkan peran krusial dengan mengotomatisasi proses pembelian, mempercepat alur persetujuan, dan meningkatkan akurasi serta transparansi transaksi.

Tahapan Procurement yang Dibantu oleh E-Procurement

Berikut adalah tahapan-tahapan procurement dalam e-procurement:

1. Identifikasi kebutuhan

Ini merupakan proses pertama dalam proses procurement. Aktivitas ini berupa penentuan barang-barang apa saja yang akan perusahaan butuhkan. Sistem e procurement memusatkan proses ini dalam satu data base.

Dengan demikian, manajer pembelian memiliki gambaran jelas tentang inventaris yang ada, membutuhkan untuk pembelian apa, dan menentukan budget. Proses konvensional akan memakan banyak waktu karena untuk memastikan kebutuhan barang-barang apa saja harus menggunakan formulir dan melakukan penghitungan secara manual.

2. Penyetujuan

Pada tahapan ini, persetujuan merupakan proses memverifikasi supplier atau vendor mana tempat pembelian barang-barang ini. Tahap ini akan sulit jika masih melakukan procurement konvensional secara manual. Namun, proses ini akan lebih sederhana dan cepat dengan software e-procurement yang akan langsung meneruskan proses persetujuan ke orang yang berwenang.

Procurement konvensional biasanya akan memakan banyak biaya untuk penyediaan kertas yang memerlukan tandatangan dan sering kali memakan waktu yang lama karena harus menunggu kehadiran orang yang bersangkutan. Dengan menggunakan sistem E Procurement terlengkap, berarti Anda sudah menyederhanakan proses penyetujuan dan membuatnya lebih mudah.

3. Pemesanan

Sistem e-procurement juga memungkinkan untuk memproses pemesanan. Sistem ini akan memesan barang secara otomatis, sesuai dengan pesanan jenis barang. Jika melakukan secara manual, proses ini akan membutuhkan koordinasi dengan bidang keuangan yang mungkin akan menghabiskan banyak waktu.

Sebelum melakukan pemesanan, Anda juga perlu melakukan pengecekan bahan barang agar tidak terjadi kesalahan. Dengan e-procurement, proses ini akan menjadi lebih mudah.

4. Penelusuran

Setelah melakukan pemesanan, sistem e-procurement memungkinkan agar dapat melacak barang pesanan, keberadaannya, serta tahapan prosesnya. Hal tersebut terjadi karena faktor supplier data real-time.

Dengan data real-time dari supplier, Anda dapat mengecek keberadaannya secara langsung. Sementara itu, procurement konvensional atau offline tidak memiliki fitur pelacakan atau tracking terhadap pesanannya. Dengan procurement konvensional, Anda perlu mendatangi atau bertanya langsung kepada supplier mengenai barang pesanan.

Baca Juga: 10 Software e-Procurement Terbaik untuk Kelola Pembelian

5. Pembayaran

Proses terakhir dari operasional procurement juga dapat melalui sistem e-procurement karena sudah terhubung dengan sistem accounting. Pada waktu yang sama, sistem dapat memuatkan invoice kepada supplier dalam proses yang cepat.

Dengan invoice digital, Anda tidak akan kesulitan ketika mencari atau membutuhkannya. Pemberian procurement konvensional yang invoice validnya secara tatap muka sangat tidak efisien. Terdapat probabilitas terjadi kepada invoice yang hilang ataupun rusak yang berdampak kepada bisnis yang anda jalani.

6. Pembuatan laporan

Karena seluruh proses e-procurement sudah terdokumentasikan dalam sistem, pembuatan laporan menjadi jauh lebih mudah daripada procurement tradisional yang masih menggunakan kertas.

Karyawan dapat langsung terhubung dengan sistem dan mengakses serta menganalisis laporan. Analisis dapat terjadi dengan data yang tersimpan di dalam database. Terdapatnya laporan yang lengkap mengenai departemen, supplier, dan karyawan yang terkait dengan lengkap. Ini akan memudahkan penilaian pihak-pihak tersebut.

Fitur Unggulan E-Procurement

1. E-Procurement untuk Tender Online dan RFQ/ITQ: Kemudahan dalam mengelola tender dan permintaan penawaran secara online. Memastikan proses yang cepat, transparan, dan efisien.
2. OCR untuk RFQ: Teknologi Optical Character Recognition (OCR) memudahkan Anda dalam pengenalan dan ekstraksi data dari dokumen RFQ, mempercepat proses dan mengurangi kesalahan manual.
3. Penilaian Vendor Otomatis: Sistem yang otomatis memberikan rating kepada vendor berdasarkan ketepatan waktu, indeks harga (dibandingkan dengan vendor lain), dan kelengkapan pesanan.
4. Ulasan Penilaian Vendor Berkala: Melakukan review secara berkala terhadap performa vendor untuk memastikan standar kualitas yang konsisten.
5. Pelacakan & Laporan Penghematan Biaya: Melacak efisiensi biaya dan memberikan laporan detail mengenai penghematan yang telah dilakukan.
6. Pelacakan Anggaran & Batas per Pembelian: Mengatur dan memantau anggaran dengan lebih baik, serta menetapkan batasan anggaran untuk setiap pembelian.
7. Perbandingan Tender: Kemampuan untuk membandingkan berbagai tender dalam satu platform, memudahkan analisis dan pengambilan keputusan.
8. Filter Daftar Harga Vendor Produk: Mempermudah Anda dalam membandingkan harga produk dari berbagai vendor, memastikan Anda mendapatkan penawaran terbaik.
9. Pelacakan Order Kerja Layanan: Memonitor setiap layanan yang dipesan dan memastikan semuanya sesuai dengan kesepakatan.
10. Analisis Pembelian Mendalam: Dapatkan informasi detail seperti produk yang sering dibeli, vendor yang sering diajak bekerja sama, harga rata-rata per produk, dan lainnya.
    Dengan fitur-fitur tersebut, e-procurement tidak hanya menjadi alat untuk memudahkan pengadaan, tetapi juga sebagai strategi bisnis yang komprehensif.

Manfaat E-Procurement bagi bisnis Anda

Dengan proses-proses e procurement akan memudahkan aktivitas bisnis. Bisnis Anda akan mendapatkan banyak keuntungan. Berikut ini beberapa manfaat yang dapat bisnis grosir rasakan dengan implementasi software procurement:

1. Efisiensi E-Procurement dalam proses pemesanan produk dari supplier

Mengadopsi software procurement berarti memasuki era digital di mana pembuatan dan pengiriman purchase order tidak lagi memerlukan kertas atau prosedur manual yang memakan waktu. Dengan software procurement, seluruh proses pemesanan produk dapat dilakukan hanya dalam beberapa klik, mengurangi kesalahan manusia, dan memastikan bahwa order dikirim dengan akurat ke supplier. Hal ini tentunya meningkatkan efisiensi dan mempercepat proses pengadaan.

2. E-Procurement meningkatkan pengelolaan stok produk

Dengan bantuan software procurement, Anda tidak hanya dapat memantau jumlah stok produk yang ada, tetapi juga memprediksi kapan Anda harus memesan kembali berdasarkan tren penjualan dan permintaan pasar. Ini memastikan bahwa Anda selalu memiliki stok yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan tanpa harus menimbun barang yang tidak perlu.

3. Keamanan menggunakan E-Procurement dalam proses pembayaran ke supplier

Salah satu kekhawatiran utama bisnis adalah keamanan transaksi, terutama saat berhubungan dengan pembayaran. Dengan software procurement, Anda memiliki keamanan tambahan saat melakukan transaksi. Selain itu, setiap pembayaran yang dilakukan dapat dilacak dan diaudit, memberikan transparansi penuh dan mengurangi risiko penipuan.

4. Pengontrolan anggaran belanja

Mengatur keuangan bisnis adalah tugas yang kompleks, tetapi dengan software procurement, Anda dapat dengan mudah mengatur dan memantau anggaran. Anda akan mendapatkan notifikasi jika ada pengeluaran yang mendekati atau melebihi anggaran yang ditetapkan, memberi Anda kesempatan untuk melakukan penyesuaian dan menghindari pemborosan.

5. Efisiensi dalam pembuatan laporan keuangan

Membuat laporan keuangan yang akurat adalah kunci untuk pengambilan keputusan yang tepat. Software procurement memudahkan pembuatan, pengelolaan, dan analisis laporan keuangan dengan cara yang lebih terstruktur. Anda dapat dengan cepat melihat gambaran umum kinerja bisnis Anda, mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan, dan mengambil keputusan berdasarkan data bukan intuisi semata.

Kelola Proses Pengadaan Perusahaan bersama HashMicro

Dalam dunia bisnis yang dinamis, setiap langkah pengadaan barang atau jasa tentu memainkan peran penting. Mengelola proses ini dengan efektif dan efisien dapat memberikan dampak besar terhadap kinerja keseluruhan perusahaan Anda. Lantas, bagaimana cara melakukannya dengan baik tanpa kesulitan?

HashMicro menawarkan solusi E-Procurement Software Hashmicro yang dirancang khusus untuk memudahkan proses pengadaan bisnis Anda. Dengan teknologi terbaru, kami membantu Anda mengotomatisasi berbagai langkah pengadaan, mulai dari seleksi pemasok hingga negosiasi dan manajemen kontrak.

Apa yang membuat e-procurement HashMicro berbeda? Sederhana dan efisien. Kami memahami kebutuhan bisnis Anda dan memberikan alat yang tepat untuk memenuhinya. Kini, proses pengadaan tidak lagi menjadi beban, melainkan kesempatan untuk mengoptimalkan sumber daya dan meningkatkan produktivitas.

Mari tingkatkan proses pengadaan perusahaan Anda dengan HashMicro, dan rasakan perbedaannya. Jadwalkan demo gratis sekarang bersama tim marketing kami!

Pertanyaan Seputar E-Procurement

• Apa Manfaat Dari E-Procurement?

  E-Procurement adalah perangkat lunak bisnis yang memungkinkan perusahaan untuk mengotomatiskan seluruh siklus pengadaan hingga pembayaran. Mulai dari menganalisis dan mengelola pengeluaran hingga mengelola kontrak dan melakukan pembayaran faktur, pengguna dapat memperoleh akses penuh untuk mengontrol setiap operasi proses pengadaan.

• Bagaimana Proses Penggunaan E-Procurement Yang Baik?

  Proses procurement yang efektif melibatkan pemahaman mendalam tentang persyaratan semua unit bisnis, mengidentifikasi pemasok yang tepat untuk memenuhi persyaratan tersebut, mengevaluasi kinerja pemasok secara berkala, dan menegosiasikan kontrak yang dapat memberikan nilai tertinggi dengan biaya minimum. Baca selengkapnya di sini!

• Apa Perbedaan Dari Procurement Dan ERP?

  Procurement membutuhkan bantuan untuk membuat keputusan pembelian yang tepat, meningkatkan wawasan pengeluaran, dan mencapai skala ekonomi. Di sisi lain, ERP dibangun untuk mengkategorikan dan mengintegrasikan proses bisnis di seluruh perusahaan.

• Apa Strategi Umum Dalam Menggunakan Sistem E-Procurement?

  Strategi procurement mengacu pada rencana jangka panjang untuk membangun hubungan strategis dengan pemasok yang kompetitif untuk memperoleh barang dan jasa yang diperlukan dengan kualitas terbaik dalam kisaran biaya tertentu dan mengirimkannya tepat waktu. Baca selengkapnya di sini!

• Apa Saja Jenis Procurement Yang Biasanya Ada Di Perusahaan?

  Tiga jenis utama procurement adalah barang atau jasa langsung, barang atau jasa tidak langsung, dan jasa profesional. Setiap jenis memberikan manfaatnya masing-masing tergantung pada kebutuhan perusahaan. Baca selengkapnya di sini!