Perkembangan sebuah perusahaan ditentukan oleh kepuasan konsumennya. Untuk mencapai hal tersebut, perusahaan harus meningkatkan kualitas produk dan pelayanan. Quality management system atau istem manajemen mutu berpengaruh jangka panjang pada perkembangan perusahaan. Sistem tersebut bertujuan untuk mengontrol dan mengawasi kegiatan maupun tugas internal suatu perusahaan. Dengan adanya sistem manajemen mutu, perusahaan berharap produk dan jasa dapat mencapai target dan konsisten dalam produksi.
Keberadaan quality management system di sebuah perusahaan dinilai sangat penting. Upaya sistem manajemen mutu dalam suatu perusahaan diharapkan dapat menjadi solusi yang memuaskan kepuasan pelanggan serta kebutuhan lokal dan mencapai keuntungan perusahaan. Oleh karena itu, tidak heran jika setiap tahun perusahaan berusaha meningkatkan sistem manajemen mutunya. Anda dapat menggunakan Software CRM-Leads dari HashMicro untuk meningkatkan sistem manajemen mutu dan menjaga value perusahaan Anda.
Baca juga : Apa Itu CRM? Pengertian, Tujuan dan Manfaatnya untuk Bisnis Anda!
Terima Kasih, Tim kami akan menghubungi Anda melalui email!
Pastikan anda cek kembali email inbox untuk terhubung dengan tim professional HashMicro
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Apa itu Quality Management System?
Sistem Manajemen Mutu atau Quality Management System adalah kemampuan suatu perusahaan dalam menjaga kualitas mutu dari jasa atau barang yang dilayankan. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan memungkinkan perbaikan yang berkelanjutan. Quality Management System berperan untuk memastikan proses bisnis perusahaan berjalan sesuai persyaratan sistem manajemen mutu yang berlaku. Sistem manajemen mutu juga diartikan sebagai alat untuk membantu perusahaan mempertahankan kualitasnya secara keseluruhan. Selain itu, sistem manajemen mutu melibatkan sumber daya manusia yang memadai dan berorientasi pada kepuasan pelanggan.
Tipe-tipe Quality Management System
1. Sistem Standar/Standardized Systems
Sistem terstandarisasi ini bergantung pada ketetapan standar dan mengikuti kode dan peraturan yang sesuai kesepakatan. Contohnya termasuk sertifikasi ISO seperti ISO 9001. Untuk lulus standar ISO, bisnis harus memenuhi semua persyaratan yang berkaitan dengan kualitas, dokumentasi serta audit. Sertifikasi ISO bersifat sukarela untuk sebagian besar bisnis. Namun, ini mungkin merupakan persyaratan hukum atau kontrak di sektor dan industri tertentu.
2. Manajemen Mutu Total/Total Quality Management
Total quality management adalah kerangka kerja manajemen yang bergantung pada upaya berkelanjutan di seluruh perusahaan sehingga perusahaan dapat memastikan loyalitas dan kesuksesan pelanggan jangka panjang. Ini menempatkan fokus yang kuat pada pengukuran dan kontrol proses sebagai sarana perbaikan berkelanjutan.
3. Peningkatan Kualitas Berkelanjutan/Continuous Quality Improvement
Sistem ini berfokus pada peningkatan inkremental yang berkelanjutan, daripada proses dan fungsi. Penekanannya adalah pada tim dan individu, dan pentingnya mereka dalam memastikan kualitas produk dan layanan. Salah satu alat perbaikan berkelanjutan yang paling populer adalah model kualitas empat langkah, siklus Plan-Do-Check-Act (PDCA).
4. Six Sigma
Six sigma adalah metodologi berbasis data yang berfokus pada peningkatan proses. Penggunaan six sigma bertujuan untuk melakukan perbaikan dan peningkatan proses serta pengendalian kualitas secara terus menerus. Jika suatu perusahaan menguasai six sigma dengan baik, kualitas produk akan semakin baik.
Prinsip Dasar Quality Management System
Sistem manajemen mutu merupakan sebuah kesatuan antara struktur organisasi, tanggung jawab, prosedur, proses dan sumber daya yang saling berkaitan dalam menerapkan manajemen kualitas. Sistem manajemen mutu khususnya ISO 9001:20 didasarkan pada tujuh prinsip sistem manajemen mutu. Prinsip sistem manajemen mutu dapat berfungsi sebagai pedoman terhadap peningkatan kinerja organisasi. Tujuh prinsip dasar sistem manajemen mutu adalah:
1. Fokus Pelanggan
Fokus utama dari sistem manajemen mutu adalah untuk memenuhi kebutuhan pelanggan bahkan berusaha untuk melampaui harapan pelanggan. Perusahaan harus bisa memahami kebutuhan pelanggan saat ini dan waktu yang akan datang, berusaha memenuhi dan melebihi ekspektasi pelanggan serta memperbaiki kekurangan yang berasal dari keluhan pelanggan.
2. Kepemimpinan
Prinsip kepemimpinan bertujuan untuk menetapkan dan menentukan tujuan, arah, serta menciptakan kondisi di mana orang-orang terlibat untuk mencapai sasaran organisasi. Pemimpin perusahaan memiliki wewenang membuat tujuan dan arah perusahaan. Pemimpin harus bisa menciptakan dan memelihara lingkungan yang berisi individu-individu yang terlibat dalam mencapai tujuan mutu perusahaan.
3. Keterlibatan Orang
Keterlibatan orang dari semua tingkatan merupakan hal terpenting untuk meningkatkan kemampuan organisasi dalam menciptakan dan memberikan nilai. Pastikan individu di semua tingkatan struktur organisasi perusahaan terlibat dan memiliki kompetensi sesuai dengan tanggung jawab tugasnya. Dengan begitu, adanya karyawan atau SDM yang berkualitas dan kompeten akan memberikan banyak keuntungan dan kemudahan bagi perusahaan dalam memberikan value dan mencapai tujuannya.
4. Pendekatan Proses
Setiap perusahaan pasti ingin memperoleh hasil yang konsisten dengan lebih efektif dan efisien ketika mengelola kegiatan sumber daya sebagai suatu proses yang saling terkait. Hasil yang konsisten dapat tercapai lebih efektif, apabila perusahaan dapat memahami dan mengelola aktivitas-aktivitas sebagai rangkaian proses yang saling terkait serta berfungsi sebagai sistem yang utuh.
5. Peningkatan atau Improvisasi
Setiap perusahaan harus berfokus pada upaya perbaikan atau peningkatan untuk mencapai kesuksesan. Perusahaan harus meningkatkan kualitas internal dan eksternal ke arah yang lebih baik secara terus menerus sehingga dapat meningkatkan kinerja dan lebih unggul dalam persaingan dengan kompetitor.
6. Pengambilan Keputusan Berbasis Bukti/Data
Setiap pengambilan keputusan harus berdasarkan analisis dan evaluasi data untuk mencapai hasil yang sesuai harapan. Pengambilan keputusan dalam suatu perusahaan harus berdasarkan data dan fakta agar nantinya hasil dari analisis dan evaluasi menghasilkan keputusan yang tepat sasaran.
7. Manajemen Hubungan
Menjaga hubungan yang baik dengan pihak-pihak berkepentingan sangat penting untuk mempertahankan kesuksesan, seperti supplier dan sebagainya. Memiliki dan menjaga hubungan dengan para pemangku kepentingan bisa membantu perusahaan dalam mengoptimalkan kinerja dan value perusahaan.
Manfaat Quality Management System
Dalam bisnis, manfaat manajemen mutu dapat membuat perusahaan konsisten dalam menjaga kualitas produk serta layanan mereka.Manajemen mutu membantu meningkatkan konsistensi organisasi dalam melaksanakan tugas dan kegiatan pada proses produksi. Selain itu, proses produksi dapat menjadi lebih efisien, sehingga juga dapat mengurangi pemborosan. Jika efisiensi meningkat, maka penggunaan waktu dan sumber daya lain juga meningkat.
Seperti yang kita ketahui bahwa agar perusahaan dapat bersaing di pasar, maka perusahaan harus bisa memahami kebutuhan dan keinginan pelanggan. Dengan mempelajari sistem manajemen mutu, maka Anda dapat meningkatkan kepuasan pelanggan. Oleh karena itu, dengan sistem manajemen mutu perusahaan dapat memasarkan bisnisnya menjadi lebih efektif, sehingga bisnis berpeluang untuk dapat meningkatkan produk, sistem, serta prosesnya.
Elemen-elemen dari Quality Management System
Setiap elemen QMS membantu mencapai tujuan keseluruhan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan perusahaan. Sistem manajemen mutu harus menangani kebutuhan unik perusahaan. Berikut beberapa elemen yang terdapat pada quality management system:
1. Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu Organisasi
Ketika Anda mulai membuat sistem manajemen mutu, langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah merancang kebijakan mutu dan menindaklanjutinya dengan tujuan Anda. Menetapkan sasaran mutu adalah persyaratan umum standar sistem manajemen mutu, termasuk ISO 9001. Hal ini bertujuan untuk mendorong perusahaan dalam menentukan tujuan strategis dan sistem manajemen mutu. Sasaran mutu menempatkan visi organisasi ke dalam tindakan dengan menyediakan hubungan antara kebutuhan pelanggan dan tujuan spesifik yang terukur dan dapat dicapai.
Penulisan sasaran mutu yang baik memberikan tujuan pada inisiatif sistem manajemen mutu dan membangun budaya yang berpusat pada pelanggan dalam suatu perusahaan. Selain itu, sasaran mutu harus memberikan visi yang jelas bagi setiap anggota organisasi untuk memahami tujuan perusahaan dan nilai sistem manajemen mutu. Quality objectives harus memberikan metrik yang jelas sehingga perusahaan dapat mengukur kemajuan terhadap tujuan strategis, termasuk garis waktu pencapaian dan parameter peningkatan yang terukur.
2. Quality Manual
Secara umum quality manual dapat dideskripsikan sebagai suatu dokumen standar kualitas yang mencakup policy, objective, struktur organisasi, serta ringkasan praktek kualitas secara umum di perusahaan. Setiap perusahaan perlu memiliki suatu quality manual sebagai salah satu standar kualitas dari suatu organisasi. Persyaratan ISO 9000 untuk manual mutu menetapkan bahwa dokumen ini harus:
- Jelaskan ruang lingkup sistem manajemen mutu
- Detail persyaratan standar atau kerangka sistem manajemen mutu
- Buat daftar elemen sistem manajemen mutu yang tidak termasuk dari implementasi
- Referensi prosedur kualitas khusus yang perusahaan gunakan
- Berikan dokumentasi visual dari proses kritis melalui diagram alur
- Jelaskan kebijakan dan tujuan mutu organisasi
3. Manajemen Data
Kualitas dan ketersediaan data sangat penting untuk keberhasilan kerangka kerja quality management system untuk mendorong peningkatan berkelanjutan dan aktivitas pengendalian kualitas preventif. Perusahaan dengan manajemen data yang tidak efektif dapat mengalami kualitas produk yang tidak konsisten, inefisiensi operasi, risiko kepatuhan, kepuasan pelanggan yang buruk, dan profitabilitas yang rendah. Awali sistem manajemen data dengan mendefinisikan jenis data milik perusahaan dan sumber pihak ketiga. Kebijakan pengelolaan data harus membahas tipe data, sumber, metode pengumpulan, tanggung jawab, penyimpanan, pembuangan, dan analisis.
4. Proses internal
Seluruh pendekatan quality management system untuk pengendalian kualitas bertujuan untuk menetapkan standar dan proses yang dapat direplikasi. Standar untuk manajemen mutu mengharuskan perusahaan untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan semua proses organisasi yang menggunakan sumber daya apa pun untuk mengubah input menjadi output. Hampir setiap tanggung jawab dalam organisasi berkaitan dengan suatu proses, termasuk pembelian. Upaya awal untuk mendefinisikan proses yaitu dengan menciptakan gambaran tingkat tinggi tentang bagaimana proses menjalankan perusahaan dan bersinggungan dengan sumber daya seperti karyawan, mesin, atau teknologi.
5. Kepuasan Pelanggan dari Kualitas Produk
Komponen inti quality management system adalah persyaratan bagi perusahaan untuk memantau kepuasan pelanggan agar dapat menentukan apakah tujuan kualitas tercapai. Beberapa standar tidak menentukan metode khusus untuk mengukur kepuasan pelanggan karena definisi kualitas produk dan data yang tersedia dapat sangat bervariasi antar perusahaan.Langkah pertama dalam membangun sistem pemantauan kepuasan pelanggan adalah menentukan metode yang tepat untuk mengukur sikap dan keluhan pelanggan. Ini dapat mencakup:
- Survei kepuasan
- Prosedur pengaduan
- Aplikasi analitis untuk mengukur tren kepuasan
- Tinjauan manajemen kepuasan pelanggan
6. Peluang Perbaikan
Quality management system menyatakan bahwa perbaikan terus-menerus adalah tanggung jawab seluruh perusahaan.Namun, ISO 9001 memperjelas bahwa kepemimpinan harus memainkan peran sentral dalam menerapkan budaya berorientasi kualitas. Merancang proses organisasi dalam memenuhi standar quality management system untuk perbaikan berkelanjutan memerlukan kontrol yang terdokumentasi dengan jelas di seluruh perusahaan. Dokumentasi peningkatan harus menyertakan sebagai berikut:
- Prosedur perencanaan kualitas
- Persyaratan kepatuhan
- Desain keamanan
- Pemikiran berbasis risiko
- Corrective action (CAPA)
- Peningkatan bertahap
- Inovasi
- Penilaian dan audit quality management system
7. Analisis Kualitas
Alat analisis dan alat kalibrasi untuk pengukuran kualitas adalah komponen penting dari keberhasilan suatu sistem manajemen mutu. Penggunaan peralatan untuk validasi produk atau proses memerlukan kontrol dan kalibrasi yang hati-hati menurut standar industri. Oleh karena itu, beberapa peralatan memerlukan kalibrasi secara teratur dalam proses pemakaiannya.
Baca juga : Ketahui 8 Elemen Penting dari Total Quality Management (TQM)
Pendekatan Proses Quality Management System
Sumber gambar: Timsertifikasi.org
Pendekatan pertama yang perlu dilakukan yaitu menentukan proses. Proses perlu didefinisikan dan dijelaskan secara rinci agar meminimalisir kesalahan atau kebingungan di tengah proses. Menentukan apa saja dan bagaimana proses di awal akan memberikan kemudahan dalam mencapai hasil yang sesuai target perusahaan. Lalu selanjutnya menetapkan dan mengukur input dan output dari proses. Input dari suatu proses berasal dari sumber daya manusia (SDM), energi dan bahan sedangkan output terdiri dari produk jadi atau jasa. Terakhir perusahaan perlu memperkirakan potensi risiko, hasil dan efek. Hal ini menyangkut bagaimana pelanggan, supplier dan stakeholders dipengaruhi oleh proses di setiap tahap yang sudah sesuai ketentuan.
Bagaimana Cara Implementasi Quality Management System
Sebelum membangun sistem manajemen mutu, Anda harus mempertimbangkan beberapa elemen. Untuk memulai, pastikan bahwa keputusan Anda untuk menerapkan sistem manajemen mutu adalah pilihan strategis berdasarkan oleh kebutuhan, tujuan, layanan, dan produk yang Anda berikan. Berikut adalah langkah-langkah dasar untuk menerapkan QMS:
1. Desain & Bangun
Dalam tahap desain, Anda dapat membuat garis besar model bisnis dan diagram alur proses untuk semua aktivitas atau kegiatan operasional bisnis. Mengidentifikasi setiap proses dan aktivitas produktif dalam bisnis akan berfungsi sebagai panduan untuk mengidentifikasi area yang perlu perbaikan nantinya.
2. Menyebarkan/Deploy
Deployment atau penyebaran dapat dilakukan dengan memecah setiap proses menjadi subproses. Lalu, komunikasikan rencana dan fase implementasi perubahan di seluruh bagian organisasi dengan jelas, dan pastikan semua karyawan mengetahui peran mereka dalam membawa bisnis sejalan dengan tujuan peningkatan kualitas.
3. Kontrol, Ukur, & Tinjau
Pengendalian dan pengukuran adalah dua bidang penetapan yang sebagian besar pencapaiannya melalui audit sistem manajemen mutu yang rutin dan sistematis. Audit sistem manajemen mutu ditujukan untuk memeriksa apakah ukuran kinerja dari setiap proses bisnis tercapai dan sistem dijalankan sesuai rencana.
4. Memperbaiki
Pada tahap ini, Anda dapat mengidentifikasi area yang membutuhkan peningkatan dan meninjau bagaimana penanganan hasil audit. Tujuannya adalah untuk menentukan efektivitas dan efisiensi setiap proses, mengkomunikasikan kembali temuan ini kepada karyawan, dan untuk mengembangkan praktik dan proses terbaik baru berdasarkan data yang dikumpulkan selama audit.
Mengapa Quality Management System Penting untuk Perusahaan?
Quality Management System (QMS) adalah standar manajemen mengenai sistem mutu yang diakui oleh dunia industri secara internasional. Sistem mutu yang dimaksud adalah sekumpulan kebijakan, proses, dan prosedur untuk merencanakan dan melaksanakan produksi, pengembangan dan jasa. Banyak perusahaan yang memerlukan sistem mutu ini sebagai pemenuhan standarisasi yang berlaku secara internasional.
Tujuan utamanya adalah supaya produk dari perusahaan yang menerapkan QMS tersebut bisa menjual produknya ke wilayah manapun di dunia. Namun tetap di lingkup wilayah yang mengakui standar tersebut, misalnya ke negara-negara yang sama-sama menerapkan standarisasi QMS. Saat ini, hampir semua negara di dunia sudah menerapkan QMS. Oleh karena itu, produk yang memenuhi standar QMS tersebut juga akan mudah diterima oleh hampir seluruh negara di dunia.
Tips Meningkatkan Quality Management System
Banyak perusahaan yang mengalami kesulitan mempertahankan sistem manajemen mutu dan mengalami penurunan kinerja pada periode berikutnya. Implementasi ISO yang berhasil membutuhkan komitmen yang tinggi dari manajemen dan seluruh karyawan perusahaan. Oleh karena itu, perlu kerjasama yang baik dari seluruh elemen dalam mencapai Quality Management System yang sudah ditetapkan. Berikut beberapa tips yang dapat Anda terapkan untuk meningkatkan Quality Management System perusahaan Anda:
1. Memanfaatkan Kekuatan Otomatisasi
Sistem manajemen mutu berbasis kertas atau berbasis spreadsheet sulit untuk dipelihara dan membutuhkan banyak pembaruan manual. Dalam menganalisis data yang dikumpulkan oleh sistem ini membutuhkan lebih banyak waktu. Itu sebabnya saat ini banyak perusahaan berinvestasi dalam sistem manajemen mutu otomatis. QMS secara otomatis mengumpulkan dan menggabungkan data secara real time untuk menyederhanakan proses kontrol kualitas. Selain itu, QMS modern menawarkan kontrol versi otomatis dan penyimpanan data terpusat. Oleh karena itu, kita tidak perlu menebak dokumen mana yang perlu pembaruan, dan sebagainya, tujuannya adalah peningkatan efisiensi waktu.
2. Terus lakukan Perbaikan
Memiliki sistem manajemen mutu yang berkembang dengan kebutuhan bisnis dan manufaktur Anda sangat penting bagi perusahaan. Tentunya sistem yang baik juga memerlukan dukungan dari karyawan untuk berkontribusi pada proses perbaikan. Sistem manajemen mutu adalah sistem manajemen yang bertujuan untuk memastikan kesesuaian proses dan produk, baik berupa barang dan jasa, dengan kebutuhan dan persyaratan tertentu tanpa perlu upaya perbaikan terus-menerus. Dalam hal ini, tujuan pengendalian kualitas tidak lagi berlaku.
3. Maksimalkan Total Quality Management (TQM)
Dalam perusahaan, Anda mungkin memiliki atau menerapkan Quality Control (QC) dan Quality Assessment (QA), dimana QC (Kontrol Mutu) adalah proses untuk memastikan bahwa kualitas suatu produk atau jasa telah memenuhi standar yang telah ditentukan sebelumnya sedangkan untuk QA adalah pemeliharaan tingkat kualitas yang diinginkan dalam suatu layanan atau produk, terutama dengan cara memperhatikan setiap tahap proses pengiriman atau produksi. Oleh karena itu, memaksimalkan TQM sangat penting jika sebuah perusahaan ingin mencapai tujuan kualitas tertingginya.
Kesimpulan
Quality Management System adalah serangkaian kegiatan yang berupa perencanaan, pengendalian dan pengawasan untuk mempertahankan mutu produk atau jasa yang diinginkan untuk memuaskan pelanggan. Hanya perusahaan yang memperhatikan mutu yang dapat bertahan dan memenangkan persaingan.
Memiliki dan menjaga hubungan dengan para stakeholder bisa membantu perusahaan dalam mengoptimalkan kinerja dan value perusahaan. Anda dapat menggunakan Software CRM-Leads dari HashMicro untuk membantu meningkatkan kualitas dan pelayanan perusahaan Anda. Selain itu, aplikasi CRM-Leads dari HashMicro juga dapat Anda integrasikan dengan sistem HRM, sistem pembelian dan sistem lainnya sehingga proses kegiatan bisnis Anda menjadi lebih efisien.Coba demo gratis sistem sekarang!
