Para ahli menganjurkan penggunaan teknologi canggih, seperti sistem rumah sakit dalam layanan kesehatan untuk mengelola pengadaan dan kontrol rantai pasokan secara efektif. Portal ini, yang telah terbukti sukses di industri lain, dapat menyederhanakan dan mengoptimalkan aktivitas pembelian dan hubungan vendor.
Dengan memahami tujuan dan manfaat portal pengadaan dalam layanan kesehatan, serta potensi tantangannya, rumah sakit dapat lebih siap menerapkan software manajemen rumah sakit dan meningkatkan perawatan dengan memprioritaskan pelayanan pasien.
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Manfaat Sistem Rumah Sakit Procurement
Software procurement dapat memberikan manfaat yang signifikan bagi rumah sakit dalam mengelola proses pengadaan barang dan jasa. Beberapa manfaat utama yang rumah sakit peroleh melalui penggunaan software procurement adalah:
1. Kepatuhan terhadap berbagai peraturan dan regulasi perawatan kesehatan
Industri perawatan kesehatan memliki aturan yang ketat. Oleh sebab itu, penyedia layanan kesehatan harus mematuhi berbagai persyaratan hukum dan etika yang berlaku. Peraturan ini dapat mencakup ketentuan dari FDA dan Medicare, serta HIPAA dan HITECH. Peraturan ini bisa rumit dan terus berkembang, sehingga menyulitkan penyedia layanan kesehatan untuk mengikuti persyaratan terbaru dan memastikan kepatuhan. Salah satu fitur pada sistem rumah sakit adalah portal pengadaan. Portal ini dapat membantu meringankan beban yang ada dengan memusatkan dan mengatur semua informasi vendor di satu tempat.
Hal ini membuat lebih mudah bagi penyedia layanan kesehatan untuk memantau kepatuhan vendor terhadap berbagai peraturan, memastikan bahwa mereka memenuhi semua persyaratan yang ada dan menghindari denda yang mahal karena ketidakpatuhan. Selain itu, portal pengadaan juga dapat membantu melacak dan mempertahankan lisensi, sertifikasi, dan asuransi vendor.
2. Proses pemesanan barang yang efisien dengan sistem rumah sakit
Portal procurement dapat membantu meningkatkan keakuratan pesanan oleh penyedia layanan kesehatan dengan mengizinkan dokter, apoteker, dan perawat untuk mengelola sendiri pesanan tersebut. Karenanya, kesalahan pemesanan oleh staf pengadaan, yang mungkin tidak terlalu paham dengan masalah medis, bisa diminimalisir. Dengan memberikan akses langsung kepada penyedia layanan kesehatan kepada pemasok, mereka dapat memastikan bahwa mereka mendapatkan apa yang mereka butuhkan, tanpa pengaruh terkait pertimbangan harga atau faktor lainnya.
Selain itu, alur kerja portal mencegah pelanggaran peraturan dan regulasi pengadaan, memastikan bahwa semua pesanan ditempatkan sesuai dengan pedoman yang berlaku. Portal milik sistem rumah sakit ini juga membuat semua proses pengadaan dapat dilacak, memungkinkan visibilitas penuh ke riwayat pesanan, yang dapat memfasilitasi distribusi internal obat-obatan dan persediaan lainnya.
3. Sistem rumah sakit membantu menjaga kualitas dan tingkat pesanan
Portal pengadaan memungkinkan karyawan yang bukan merupakan divisi procurement, seperti dokter dan perawat, untuk memiliki akses langsung ke pemasok, yang dapat bermanfaat jika terjadi masalah tak terduga dengan produk atau peralatan versi baru. Karenanya, tenaga profesional layanan kesehatan kini bisa mengomunikasikan kekhawatiran mereka kepada pemasok dan menyelesaikan masalah secara tepat waktu.
Selain itu, memiliki komunitas vendor yang beragam melalui portal pengadaan milik sistem rumah sakit dapat membantu penyedia layanan kesehatan mengelola perubahan permintaan yang tidak terduga dengan lebih baik, seperti selama wabah epidemi. Hal ini memungkinkan identifikasi peluang pembelian baru dengan mudah, membantu penyedia layanan kesehatan untuk lebih siap menangani situasi seperti itu.
Baca juga : 10 Rekomendasi Software Apotek Terbaik di Indonesia 2024
4. Permudah proses audit
Proses audit adalah salah satu manfaat utama software manajemen rumah sakit di organisasi layanan kesehatan. Organisasi-organisasi ini seringkali diminta untuk melakukan audit atas barang dan jasa yang telah mereka beli dari pemasok selama jangka waktu tertentu. Proses ini dapat memakan waktu dan rawan kesalahan saat menggunakan sistem lama yang mengandalkan tanda terima kertas dan spreadsheet.
Proses menganalisis dan mengaudit dokumen-dokumen ini bisa membosankan, sehingga dapat mengakibatkan hilang fokus dan meningkatkan resiko hilangnya informasi penting. Namun, hal ini bisa diantisipasi dengan software procurement yang menyederhanakan seluruh proses yang ada. Perangkat lunak mencatat semua pembelian yang dilakukan dari pemasok, termasuk setiap perubahan atau pengubahan yang dilakukan pada pesanan awal.
Perangkat lunak ini juga menyimpan catatan lengkap dari semua transaksi, sehingga menghilangkan kebutuhan untuk beralih melalui dokumen kertas dan spreadsheet. Oleh karena itu, auditor akan lebih mudah untuk menentukan alasan perubahan apapun. Ini membuat proses audit jauh lebih efisien dan akurat.
Selain itu, sistem e-procurement juga memungkinkan pelacakan pesanan pembelian, faktur, dan pengiriman secara otomatis, dan juga terintegrasi dengan sistem akuntansi dan keuangan. Hal ini selanjutnya dapat menyederhanakan proses audit, karena semua informasi yang relevan dapat Anda akses dengan mudah dan atur dengan baik di satu tempat.
Kesimpulan
Sistem e-procurement dapat memberikan manfaat yang signifikan bagi organisasi layanan kesehatan dengan meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya operasional. Otomatisasi berbagai aspek proses pengadaan, seperti pelacakan pesanan, penagihan, dan pengiriman, dapat sangat merampingkan proses dan membuatnya lebih efisien. Ini dapat membebaskan waktu dan sumber daya yang Anda gunakan untuk fokus pada bidang bisnis penting lainnya.
Selain itu, sistem e-procurement juga dapat membantu mengurangi biaya operasional dan sistem dari HashMicro adalah pilihan yang tepat. Dengan mengotomatiskan banyak proses manual yang terkait dengan pengadaan, seperti entri data dan pengelolaan dokumen, sistem rumah sakit ini dapat membantu mengurangi biaya tenaga kerja. Kemampuan untuk melacak dan menganalisis data secara real-time juga dapat membantu mengidentifikasi area di mana biaya dapat dikurangi. Dapatkan demo gratis nya sekarang!
