Pengertian serta Tips Menyusun Manpower Planning bagi Perusahaan

Bayangkan perusahaan Anda menghadapi proyek besar, namun mendadak kekurangan tenaga kerja yang tepat. Atau sebaliknya, Anda memiliki terlalu banyak karyawan di departemen yang tidak strategis sehingga mengakibatkan biaya yang membengkak tanpa hasil signifikan.

Situasi seperti ini sering terjadi ketika perusahaan tidak memiliki perencanaan tenaga kerja yang matang. Manpower planning adalah proses strategis yang memastikan jumlah dan kualitas sumber daya manusia di perusahaan Anda selalu sesuai dengan kebutuhan bisnis. Tanpa perencanaan yang tepat perusahaan dapat kehilangan efisiensi operasional perusahaan.

Dalam artikel ini, kami akan membahas pentingnya menggunakan aplikasi untuk menyusun manpower planning, serta memberikan tips praktis agar proses ini berjalan lebih lancar dan efektif. Simak hingga akhir untuk mengetahui bagaimana solusi ini membantu perusahaan Anda untuk tetap unggul serta kompetitif.

Apa itu Manpower Planning?

Manpower planning atau perencanaan tenaga kerja adalah proses strategis yang dilakukan perusahaan untuk memastikan jumlah dan kualitas karyawan yang dimiliki sesuai dengan kebutuhan bisnis untuk saat ini maupun di masa depan.

Melalui manpower planning (MPP) perusahaan dapat memperkirakan berapa banyak tenaga kerja yang dibutuhkan, kapan waktu yang tepat untuk merekrut, serta keterampilan apa yang harus dimiliki karyawan untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan.

Dengan kata lain, manpower planning membantu perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia secara efisien dan memastikan ketersediaan karyawan yang tepat di posisi yang tepat sehingga operasional dapat berjalan lancar dan efektif.

Tujuan dan Manfaat Manpower Planning

Dalam menjalankan operasional perusahaan, perencanaan tenaga kerja atau manpower planning memainkan peran yang sangat penting dalam konteks human capital management.

Proses ini tidak hanya memastikan ketersediaan sumber daya manusia yang memadai, tetapi juga memberikan berbagai manfaat strategis bagi keberlangsungan dan pertumbuhan perusahaan.

Berikut adalah beberapa tujuan dan manfaat dari manpower planning bagi perusahaan:

1. Memastikan ketersediaan tenaga kerja yang sesuai

Salah satu tujuan utama dari manpower planning adalah memastikan bahwa perusahaan memiliki jumlah tenaga kerja yang cukup dengan keterampilan yang tepat untuk mendukung berbagai kebutuhan bisnis.

Perencanaan ini membantu menghindari situasi di mana perusahaan kekurangan tenaga kerja atau memiliki karyawan yang tidak memiliki keahlian yang diperlukan.

Dengan MPP yang efektif perusahaan dapat mengidentifikasi kapan dan di mana tenaga kerja tambahan dibutuhkan untuk kebutuhan jangka pendek maupun jangka panjang, sehingga operasional bisnis tidak terganggu.

2. Mengoptimalkan penggunaan sumber daya manusia

Manpower management juga bertujuan untuk mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya manusia yang dimiliki oleh perusahaan.

Dengan menempatkan karyawan pada posisi yang sesuai dengan keterampilan, pengalaman, dan minat mereka, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas serta efisiensi secara keseluruhan.

Selain itu, proses ini membantu manajemen memastikan bahwa setiap karyawan berkontribusi secara maksimal terhadap pencapaian tujuan strategis perusahaan, sehingga operasional bisnis dapat berjalan lebih efektif tanpa terjadi pemborosan sumber daya manusia.

3. Mengurangi risiko kekurangan atau kelebihan tenaga kerja

Kekurangan tenaga kerja dapat menyebabkan perusahaan kewalahan dalam menyelesaikan proyek atau memenuhi permintaan klien, sementara itu kelebihan tenaga kerja dapat menambah beban biaya operasional.

Manpower management membantu perusahaan menghindari kedua situasi ini dengan mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja secara lebih akurat.

Dengan memproyeksikan jumlah karyawan yang dibutuhkan di masa depan untuk proyek-proyek spesifik maupun pertumbuhan perusahaan secara umum, manajemen dapat menghindari risiko kelebihan atau kekurangan tenaga kerja yang berdampak negatif pada operasional bisnis.

4. Membantu perusahaan menghadapi tantangan di masa depan

Manpower management memungkinkan perusahaan untuk lebih siap dalam menghadapi berbagai perubahan dan tantangan di masa mendatang, termasuk perubahan kondisi pasar, pertumbuhan bisnis, atau kemajuan teknologi.

Dengan melakukan perencanaan kebutuhan tenaga kerja secara jangka panjang, perusahaan dapat memastikan bahwa struktur organisasinya fleksibel serta tenaga kerja mampu beradaptasi dengan perubahan yang terjadi.

Ini menjadikan perusahaan lebih tangguh dalam menghadapi persaingan yang ketat dan lebih gesit dalam menyesuaikan strategi bisnis dengan cepat dan efisien.

Pentingnya Perencanaan Manpower yang Efektif bagi Perusahaan

Perencanaan manpower yang efektif merupakan aspek fundamental bagi perusahaan, karena memastikan pengelolaan sumber daya manusia dilakukan secara optimal sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Melalui manpower management yang sistematis, perusahaan dapat menghindari situasi kekurangan atau kelebihan karyawan yang dapat mengganggu kelancaran operasional. Selain itu, proses ini memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan kompetensi karyawan dengan kebutuhan perusahaan sehingga dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja.

Perencanaan tenaga kerja yang baik memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk merancang pengembangan karyawan, mempersiapkan karyawan untuk menghadapi tantangan di masa depan, dan memastikan daya saing perusahaan tetap terjaga.

Langkah-langkah Penting dalam Menyusun Manpower Planning yang Efektif

Agar manpower planning berjalan optimal perusahaan perlu mengikuti langkah-langkah penting. Hal ini memastikan tenaga kerja dikelola efisien dan sesuai dengan kebutuhan bisnis. Berikut adalah langkah-langkah efektif dalam menyusunnya:

1. Ketahui kondisi dan rencana bisnis perusahaan

Sebelum memulai proses penyusunan manpower planning, sangat penting bagi perusahaan untuk terlebih dahulu memahami kondisi saat ini serta rencana bisnis yang dimasa mendatang.

Dengan mengetahui situasi yang dihadapi dan strategi yang ingin diterapkan, perusahaan dapat lebih tepat dalam menentukan kebutuhan tenaga kerja yang diperlukan untuk mendukung pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

2. Memetakan kebutuhan tenaga Kerja perusahaan di masa depan

Untuk menyusun manpower planning yang efektif, penting bagi perusahaan untuk memetakan kebutuhan tenaga kerja di masa depan.

Proses ini melibatkan identifikasi posisi dan keterampilan yang diperlukan seiring dengan pertumbuhan dan perubahan bisnis, sehingga perusahaan dapat mempersiapkan sumber daya manusia yang tepat untuk menghadapi tantangan yang akan datang.

3. Rancanglah program pengelolaan tenaga kerja

Pada tahap ini, perusahaan perlu merancang program pengelolaan tenaga kerja yang komprehensif dan sesuai dengan kebutuhan yang telah diidentifikasi sebelumnya.

Program ini harus mencakup rencana perekrutan, pelatihan, dan pengembangan karyawan, serta strategi untuk mempertahankan dan memotivasi tenaga kerja.

Dengan program yang terencana dengan baik, perusahaan dapat memastikan bahwa sumber daya manusia yang ada dapat berkontribusi secara optimal dalam mencapai tujuan bisnis.

Jenis-jenis Manpower Planning

Dalam pengelolaan sumber daya manusia terdapat beberapa jenis manpower planning yang dapat diterapkan oleh perusahaan. Masing-masing jenis memiliki tujuan dan pendekatan yang berbeda, sehingga penting untuk memahami perbedaannya.

Berikut beberapa jenis manpower planning yang umum digunakan:

1. Manpower planning dalam level perusahaan

Manpower planning dalam level perusahaan merujuk pada proses perencanaan yang dilaksanakan di berbagai tingkatan dalam struktur perusahaan. Proses ini bertujuan untuk memastikan bahwa setiap bagian perusahaan memiliki jumlah dan kualifikasi tenaga kerja yang tepat sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Dengan melakukan analisis kebutuhan tenaga kerja, perusahaan dapat merencanakan strategi perekrutan dan pelatihan yang efektif, sehingga dapat meningkatkan efisiensi operasional dan mendukung pencapaian tujuan strategis perusahaan secara keseluruhan.

2. Manpower planning dalam level kecil

Manpower planning dalam level kecil fokus pada perencanaan tenaga kerja yang diterapkan dalam unit atau tim yang lebih kecil di dalam organisasi, seperti departemen atau kelompok kerja.

Proses ini bertujuan untuk memastikan bahwa setiap tim memiliki jumlah anggota yang memadai dengan keterampilan yang sesuai untuk mencapai tujuan spesifik.

Dengan melakukan analisis kebutuhan tenaga kerja secara mendetail, manajer dapat merencanakan rekrutmen dan pengembangan karyawan dengan lebih efektif, sehingga meningkatkan produktivitas dan kolaborasi dalam tim.

3. Manpower planning dalam jangka waktu pendek

Manpower planning dalam jangka waktu pendek berfokus pada perencanaan tenaga kerja yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan mendesak atau proyek yang bersifat temporer dalam perusahaan.

Dengan merencanakan tenaga kerja secara efektif dalam jangka pendek, perusahaan dapat memastikan bahwa sumber daya manusia yang tersedia dapat berfungsi secara optimal, tanpa mengalami kekurangan atau kelebihan tenaga kerja.

Pendekatan ini juga memungkinkan organisasi untuk lebih responsif terhadap dinamika pasar dan kebutuhan klien, sehingga dapat mempertahankan tingkat pelayanan yang tinggi.

4. Manpower planning dalam jangka waktu menengah

Dalam tahap ini, perusahaan menganalisis tren perkembangan organisasi, kebutuhan keterampilan, dan potensi pertumbuhan untuk merumuskan strategi perekrutan dan pengembangan karyawan yang lebih terarah.

Dengan memahami kebutuhan tenaga kerja yang akan datang, perusahaan dapat mengoptimalkan pelatihan dan program pengembangan untuk mempersiapkan karyawan menghadapi perubahan yang mungkin terjadi.

Pendekatan ini tidak hanya membantu dalam mencapai tujuan bisnis secara bertahap, tetapi juga memastikan bahwa perusahaan memiliki tenaga kerja yang siap menghadapi tantangan di masa depan.

5. Manpower planning dalam jangka panjang

Manpower planning dalam jangka panjang adalah proses perencanaan sumber daya manusia yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan organisasi dalam waktu lebih dari tiga tahun ke depan. Pendekatan ini melibatkan analisis mendalam terhadap visi dan misi perusahaan, serta proyeksi pertumbuhan industri.

Selain itu, manpower planning jangka panjang membantu dalam menciptakan jalur karir yang jelas bagi karyawan, meningkatkan retensi, dan memastikan bahwa organisasi memiliki tenaga kerja yang kompeten dan siap beradaptasi dengan tantangan yang akan datang.

Permudah Proses Manpower Planning dengan Software HRM HashMicro

Dalam era digital saat ini, perusahaan dituntut untuk mengelola sumber daya manusia secara efisien dan efektif. Software HashMicro hadir sebagai manpower planning software yang dapat memberikan solusi bagi perusahaan untuk yang proses manpower planning.

Dengan menggunakan software ERP untuk perencanaan SDM, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi kesalahan, dan membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan data yang akurat.

Berikut beberapa fitur yang terdapat pada software HashMicro:

• Talent management with KPI tracking: Manajemen talenta dengan pemantauan KPI memudahkan perusahaan mengelola dan menilai kinerja karyawan secara efektif. Dengan Software HRM HashMicro, pencapaian karyawan dapat dipantau secara akurat untuk mendukung perencanaan dan pengembangan tenaga kerja.
• In depth performance analysis with nine box matrix: Analisis kinerja mendalam dengan matriks sembilan kotak membantu perusahaan mengevaluasi kinerja dan potensi karyawan secara jelas. Dengan Software HRM HashMicro, perusahaan dapat memetakan karyawan untuk memudahkan pengambilan keputusan terkait pengembangan karier dan perencanaan SDM.
• Competency gap and competency match in evaluation: Evaluasi kesenjangan dan kecocokan kompetensi membantu perusahaan menilai apakah karyawan memiliki kemampuan yang sesuai dengan kebutuhan posisi. Dengan Software HRM HashMicro, perusahaan dapat dengan mudah mengidentifikasi area yang memerlukan pengembangan.

Anda dapat mengetahui lebih detail mengenai software HashMicro yang mampu menyederhanakan proses manpower planning, Anda dapat meng-klik banner di bawah ini

Kesimpulan

Sebagai langkah penting dalam pengelolaan sumber daya manusia manpower planning memungkinkan perusahaan untuk memastikan bahwa mereka memiliki tenaga kerja yang tepat dan terampil untuk mencapai tujuan bisnis.

Dengan memahami konsep dasar dan menerapkan tips yang efektif perusahaan dapat menyusun rencana yang sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan yang ada. Untuk mempermudah proses ini, menggunakan solusi perangkat lunak seperti HashMicro bisa menjadi pilihan yang terbaik.

HashMicro menawarkan berbagai fitur yang mendukung manpower planning membantu perusahaan meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan tenaga kerja. Jika Anda ingin merasakan manfaatnya, Anda dapat mencoba demo gratis untuk melihat bagaimana HashMicro dapat mengoptimalkan proses HR di perusahaan Anda.

Pertanyaan Seputar Manpower Planning

• Apa saja 4 langkah dalam perencanaan tenaga kerja?

  1. Analisis Situasi dan Perkiraan Kebutuhan Tenaga Kerja
  2. Evaluasi Tenaga Kerja yang Ada
  3. Identifikasi Kesenjangan (Gap Analysis)
  4. Pengembangan dan Implementasi Rencana Tindakan

• Apa saja model-model perencanaan tenaga kerja?

  Berikut adalah beberapa model perencanaan tenaga kerja yang sering digunakan dalam manajemen sumber daya manusia:

  1. Model Permintaan dan Penawaran Tenaga Kerja
  2. Model Analisis Gap (Gap Analysis)
  3. Model Perencanaan Scenarios (Scenario Planning)
  4. Model Rasio Produktivitas
  5. Model Pergantian Tenaga Kerja (Turnover Model)

• Apakah HRP dan perencanaan tenaga kerja itu sama?

  HRP (Human Resource Planning) dan perencanaan tenaga kerja memiliki tujuan yang serupa, namun keduanya tidak sepenuhnya sama.