Mengenal Manajemen Stok Barang: Manfaat & Cara Mengatasinya

Banyak perusahaan yang merasa kesulitan dalam menangani manajemen stok barang yang dimilikinya. Tantangan tersebut tentunya memberikan dampak negatif bagi perusahaan karena dapat mengakibatkan operasional menjadi tidak maksimal. 

Stok barang yang terlalu banyak bisa mengurangi keuntungan bagi perusahaan dan ruang penyimpanan. Sedangkan, apabila stok barang yang terlalu sedikit tentunya bisa mempengaruhi hilangnya peluang bisnis dan angka penjualan. Ini terjadi karena ketidakmampuan perusahaan dalam melakukan perencanaan yang baik dan kurangnya pengetahuan tentang pengelolaan stok secara optimal.  

Oleh karena itu, penting untuk mengelola stok dengan baik agar operasional bisnis berjalan lancar dan biaya operasional tetap terkendali.

Selanjutnya, mari kita bahas lebih detail tentang masalah-masalah yang sering timbul dalam sistem manajemen stok barang dan strategi cara mengatasinya.

Masalah yang Sering Perusahaan Hadapi dalam Manajemen Stok Barang

Pengelolaan stok merupakan aspek penting dalam operasional bisnis, terutama bagi perusahaan yang bergerak di bidang wholesale atau manufaktur. Namun, masih banyak perusahaan yang belum menyadari bahwa pengelolaan manajemen stok yang buruk akan mempengaruhi kinerja perusahaan. Berikut yang menjadi masalah umum dalam manajemen stok:

1. Jumlah stok barang yang tidak akurat 

Penting untuk menghitung dan mengidentifikasinya  jumlahstok secara teratur dan . Memastikan bahwa data stok barang dengan jumlah stok barang fisik pada gudang berjumlah sama bukanlah perkara yang mudah. Salah satu faktornya disebabkan karena human error.

Kelalaian karyawan dalam memperbarui catatan stok atau melakukan perhitungan tingkat stok yang tersedia dapat menyebabkan data yang tidak akurat. Selain itu, ketidakakuratan jumlah stok barang juga dapat mengganggu rantai pasokan mulai dari produksi hingga distribusi kepada pelanggan akibat kurangnya ketersediaan barang yang dibutuhkan.

Dengan mengoptimalkan manajemen stok, perusahaan dapat mengambil keputusan dan kinerja bisnis yang baik.

2. Penyimpanan barang di gudang yang tidak efisien 

Penyimpanan barang di gudang yang tidak efisien dapat menjadi kendala bagi kemajuan bisnis. Kondisi ini disebabkan oleh tata letak gudang yang tidak rapi, sistem penyimpanan yang tidak memadai, dan minimnya pemanfaatan teknologi.

Akibatnya, proses pengambilan dan pengiriman barang menjadi lambat, stok barang sulit dilacak, dan potensi kerusakan barang meningkat. Dampaknya, perusahaan akan mengalami kerugian finansial, ketidakpuasan pelanggan, dan terhambatnya pertumbuhan bisnis.

3. Permintaan stok barang yang tidak menentu

Permintaan stok barang yang tidak menentu adalah faktor eksternal yang harus Anda hadapi, biasanya ini terjadi karena selera konsumen, tren pasar dan kondisi ekonomi menggunakan data untuk memprediksi permintaan adalah salah satu solusi bagi perusahaan untuk dapat meminimalisir hal tersebut. 

Oleh karena itu, perusahaan harus siap untuk menyesuaikan strategi bisnis mereka dengan perubahan permintaan pasar. Jika perusahaan tidak bisa beradaptasi dengan permintaan pasar, maka secara operasional keuangan akan terganggu.

4. Biaya penyimpanan stok yang tinggi 

Biaya penyimpanan stok yang tinggi merupakan kendala bagi perusahaan untuk bisa berkembang karena secara signifikan dapat mengurangi keuntungan dari perusahaan. Tingginya biaya penyimpanan dapat terjadi karena beberapa faktor, seperti:

• Stok barang yang berlebihan: Menyebabkan penumpukan barang di gudang, modal terikat, dan risiko kerusakan atau kadaluarsa.
• Inefisiensi dalam pengelolaan stok: Kesalahan dalam pencatatan, penempatan, dan rotasi stok dapat meningkatkan biaya penyimpanan dan menurunkan nilai barang.
• Gudang yang tidak memadai: Gudang yang sempit, tidak teratur dapat meningkatkan risiko kerusakan barang dan meningkatkan biaya penyimpanan.

Dalam kesempatan ini, Anda bisa mendapatkan penawaran harga untuk sistem pembelian Anda dengan meng-klik skema harga di bawah ini!

Manfaat Penerapan Manajemen Stok Barang

Implementasi manajemen stok barang yang efektif tidak hanya membantu mengoptimalkan operasi internal tetapi juga memberikan manfaat yang lebih luas bagi perusahaan. Berikut adalah beberapa manfaat kunci dari penerapan manajemen stok barang yang baik:

1. Menjaga Stok Barang Produksi: Manajemen stok yang efisien memastikan bahwa stok barang produksi selalu terjaga dalam jumlah optimal. Ini menghindari produksi berlebih yang dapat membebani keuangan perusahaan dengan biaya penyimpanan yang tinggi, atau produksi yang kurang yang dapat menyebabkan kehilangan peluang penjualan. Dengan demikian, perusahaan dapat menjaga keseimbangan antara biaya dan penerimaan.
2. Meningkatkan Pemasaran: Ketika stok dikelola dengan baik, perusahaan dapat lebih mudah merencanakan dan melaksanakan kampanye pemasaran yang efektif. Informasi tentang stok yang akurat memungkinkan tim pemasaran untuk mempromosikan produk yang cukup tersedia atau mendesain promosi khusus untuk mengurangi stok berlebih.
3. Meningkatkan Pelayanan: Manajemen stok yang efektif berkontribusi pada peningkatan pelayanan pelanggan. Perusahaan dapat memastikan produk yang dipesan oleh pelanggan selalu tersedia dan dapat dikirim dengan cepat, yang meningkatkan kepuasan pelanggan dan dapat membawa ke loyalitas pelanggan yang lebih tinggi.
4. Mengontrol Persediaan: Dengan manajemen stok yang baik, perusahaan dapat melakukan kontrol yang lebih ketat atas persediaan. Ini melibatkan pemantauan tingkat stok secara real-time, pencegahan kelebihan atau kekurangan stok, dan pengurangan risiko kehilangan atau pencurian barang. Kontrol yang baik atas persediaan juga membantu perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis yang lebih tepat berdasarkan data yang akurat.

Lima Tips Cara Mengatasi Masalah Pengelolaan Inventaris dengan Sistem Manajemen Stok Barang

Manajemen stok barang di gudang adalah proses yang penting untuk menjaga kelancaran operasional bisnis perusahaan Anda. Berikut tips untuk memecahkan masalah dengan sistem manajemen stok.

1. Letakkan stok barang sesuai dengan tempatnya 

Tata letak penyimpanan stok barang yang optimal dapat meminimalisir biaya dan meningkatkan efisiensi. Letak stok barang yang ideal melibatkan pemisahan barang sesuai kategorinya dan karakteristiknya.  Penempatan stok barang yang sesuai juga meminimalisir terjadinya kerusakan dan kehilangan. 

Dengan tata letak yang baik, proses pengambilan dan pencatatan stok menjadi lebih mudah dan cepat, sehingga dapat mengurangi biaya operasional perusahaan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

2. Pisahkan stok lama dan baru

Kegunaan dari pemisahan stok lama dan baru di gudang adalah memudahkan perusahaan mengetahui jumlah stok barang lama yang telah terjual maupun yang belum terjual, menjaga kualitas barang, dan mencegah stok hilang.

Dengan memisahkan stok lama dan baru, perusahaan dapat menerapkan sistem rotasi persediaan yang efektif, seperti metode FIFO (First In First Out) atau LIFO (Last In First Out), sesuai dengan jenis produk dan kebutuhan operasional. Sebagai contoh, metode FIFO memastikan bahwa produk yang lebih dahulu masuk ke gudang akan lebih dulu keluarkan untuk dijual. Pendekatan ini sangat penting bagi produk yang memiliki masa kadaluarsa atau rentan terhadap perubahan kualitas seiring waktu. 

Melalui penerapan metode FIFO, perusahaan dapat meminimalkan risiko kerusakan atau penurunan kualitas produk sebelum sampai ke tangan konsumen, yang pada akhirnya berkontribusi terhadap pemeliharaan reputasi perusahaan dalam menyediakan produk-produk berkualitas tinggi. Disinilah peran sistem stok barang yang terintegrasi sangat diperlukan untuk membantu perusahaan mengelola stok dengan efisien.

3. Implementasikan sistem manajemen gudang terintegrasi

Sistem manajemen gudang sendiri adalah sistem yang dirancang secara khusus untuk mengelola stok barang yang di gudang menjadi efisien. Ini tentunya memudahkan staff gudang dalam melakukan monitoring barang yang ada di gudang tersebut. Selain itu, memiliki sistem manajemen inventaris yang terintegrasi dengan Internet of Things akan mempermudah staff gudang untuk mengelola dan melacak stok secara cepat dan efisien.

Pastikan Anda mempercayakan kebutuhan sistem manajemen stok terbaik yang sudah saling terintegrasi agar masalah terkait dengan stok barang barang tidak terjadi pada perusahaan Anda.

4. Catat manajemen stok barang dengan akurat

Pencatatan yang akurat akan membantu menghindari ketidaksesuaian antara jumlah fisik stok dan catatan yang ada, yang dapat mengganggu proses pengambilan dan pengiriman barang. Banyak perusahaan yang menggunakan kartu stok barang Excel untuk mencatat stok yang keluar masuk gudang.

Namun, ketika jumlah dan jenis stok Anda bertambah banyak dan Excel tidak lagi efektif dalam mencatat stok, Anda dapat memanfaatkan software manajemen stok untuk membantu pencatatan secara otomatis seperti transaksi masuk-keluar barang, pembaruan inventaris secara otomatis. Ini tentunya dapat mengurangi kesalahan manusia dan meningkatkan akurasi.

Contoh studi kasus nyata penggunaan software inventaris

5. Memberikan barcode

Perusahaan dapat mengotomatiskan proses pengelolaan stok dengan integrasi sistem pemindaian barcode dan sistem manajemen stok. Sebagai manfaatnya, perusahaan mempercepat proses stock opname yang Anda lakukan secara periodik, memprediksi kebutuhan stok, dan mengidentifikasi item yang memerlukan pengisian kembali dengan lebih cepat dan tepat. Dengan menggunakan sistem barcode gudang, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, akurasi, dan responsivitas dalam manajemen stok mereka.

6. Pelatihan karyawan 

Karyawan adalah salah satu sumber daya yang miliki perusahaan. Pastikan karyawan yang memiliki tanggung jawab atas manajemen stok memiliki pengetahuan dan keterampilan yang cukup untuk melakukan tugas mereka dengan efisien. 

Berikan pelatihan reguler tentang prosedur pengelolaan manajemen stok dan penggunaan perangkat lunak yang relevan.

Fakta Menarik

Software inventory memungkinkan Anda untuk memonitor ketersediaan stok dengan memastikan tingkatnya selalu mencukupi. Sistem ini akan memberi notifikasi saat stok hampir habis, sehingga Anda dapat segera melakukan pemesanan tambahan.

Simak selengkapnya di sini! https://www.hashmicro.com/id/blog/sistem-manajemen-inventory/

Mengapa Software Manajemen Stok Barang Penting?

Pengelolaan stok barang yang efisien menjadi salah satu kunci utama kesuksesan operasional suatu perusahaan. Software manajemen stok barang memainkan peran penting dalam menyederhanakan proses ini, membantu perusahaan mengelola inventaris dengan lebih akurat dan efisien.

Software manajemen stok barang tidak hanya mengurangi risiko kesalahan manusia dalam pencatatan tapi juga menyediakan wawasan real-time tentang status inventaris, yang sangat vital untuk pengambilan keputusan yang cepat dan tepat.

Berikut adalah beberapa fitur yang ada di dalam software manajemen stok barang yang ditawarkan oleh HashMicro, salah satu penyedia software manajemen inventaris terbaik di Indonesia:

1. RFID and QR Code Integration: Integrasi teknologi RFID dan QR Code memungkinkan pelacakan stok yang sangat akurat dan mudah. Dengan teknologi ini, setiap item dapat dengan cepat diidentifikasi dan dilacak lokasinya dalam gudang, memastikan proses inventaris yang lebih cepat dan lebih aman.
2. Product Expiry Management: Fitur ini sangat penting untuk perusahaan yang mengelola produk yang sensitif terhadap waktu, seperti makanan dan obat-obatan. Manajemen kedaluwarsa memungkinkan perusahaan untuk secara proaktif mengelola dan memutar produk berdasarkan tanggal kedaluwarsanya, mengurangi risiko kerugian akibat penjualan produk kadaluarsa.
3. Product Usage & Usage Category Tracking: Fitur ini membantu perusahaan mengelola dan menganalisis penggunaan produk berdasarkan kategori, yang membantu dalam perencanaan pembelian dan strategi penjualan yang lebih efektif. Dengan pemahaman yang lebih baik tentang tren penggunaan produk, perusahaan dapat mengoptimalkan stok dan memenuhi permintaan pasar dengan lebih baik.
4. Stock Forecasting: Alat peramalan stok menggunakan data historis untuk memprediksi kebutuhan stok di masa depan. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengantisipasi perubahan dalam permintaan dan menyesuaikan tingkat inventaris mereka secara akurat, sehingga menghindari situasi overstock dan understock.
5. Quality Control Management: Pengelolaan kualitas dalam sistem manajemen stok memastikan bahwa setiap produk yang disimpan atau dikirim memenuhi standar kualitas yang ditetapkan. Ini meningkatkan kepuasan pelanggan dan meminimalkan kemungkinan retur atau komplain produk yang cacat.

Dengan mengimplementasikan software manajemen stok dari HashMicro, perusahaan Anda tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga memperkuat posisi kompetitif di pasar. Fitur-fitur canggih ini memastikan bahwa setiap aspek dari manajemen stok dihandle dengan cara yang paling efektif dan efisien, menjadikan investasi dalam teknologi ini keputusan bisnis yang cerdas.

Kesimpulan

Masalah manajemen stok barang seringkali muncul karena ketidakmampuan memprediksi permintaan, kurangnya keterampilan dalam pengelolaan persediaan, dan kesulitan dalam menyesuaikan suplai dengan permintaan yang fluktuatif.

Untuk mengatasi masalah tersebut, perusahaan perlu menerapkan praktek manajemen stok yang efisien seperti pembelian yang baik dan pemantauan yang ketat terhadap persediaan. Salah satu solusi yang bisa Anda manfaatkan adalah dengan manajemen inventaris Hashmicro yang dilengkapi dengan berbagai fitur dan pelayanan yang terbaik.  

Jangan lewatkan kesempatan mencoba demo gratis sistem inventaris dari HashMicro!

Pertanyaan Seputar Manajemen Stok Barang

• Apa yang dimaksud stok barang?

  Stok atau persediaan barang artinya adalah barang yang disimpan perusahaan untuk nantinya dijual di periode yang akan datang.

• Apa itu stock gudang?

  Kegiatan stok barang di gudang merupakan kegiatan yang menghitung jumlah barang yang tersedia di gudang secara fisik. Kegiatan ini bertujuan untuk bisa mengetahui pencatatan untuk pembukuan barang secara akurat.

• Mengapa persediaan atau stok barang dagangan perlu dikelola dengan baik?

  Dengan persediaan barang yang terkontrol baik, maka tidak akan mengganggu kelancaran operasional perusahaan sehingga perusahaan tetap dapat memenuhi kebutuhan pasar. Menekan pengadaan barang-barang yang kemungkinan tidak sesuai dengan kebutuhan pasar.

• Langkah apa saja untuk mengontrol stok barang?

  (1).Punya Tempat Penyimpanan yang Cukup (2).Kasih Kode di Setiap Barang (3).Melakukan Pencatatan Secara Rutin (4).Atur Stok Barang Terjual di Semua Channel Penjualan (5).Tentukan Jumlah Menipis Persediaan Barang (6).Tentukan Proyeksi Perkiraan Barang Habis (7).Buat Stok Cadangan (8).Lakukan Stock Opname Barang.