Ketika Anda mengirimkan penagihan pembayaran ke klien, Anda tidak pernah tahu benar-benar tahu kapan klien Anda akan melunasi tagihannya. Ini merupakan tahap yang sering membuat Anda cemas. Akan tetapi, kini Anda tidak perlu khawatir lagi. Sebenarnya ada beberapa cara sederhana yang bisa dilakukan untuk memudahkan dan mengoptimalkan penagihan pembayaran ke klien, sehingga Anda bisa mendapatkan pembayaran yang lebih cepat. Salah satunya dengan Software Invoice HashMicro. Selanjutnya, simak tips nya berikut ini!
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
1. Buat Persyaratan dan Ketentuan Pembayaran
Anda juga harus menanyakan klien mengenai waktu dan metode pembayaran yang mereka sukai, karena kedua belah pihak harus sama-sama merasa nyaman dengan kesepakatan yang dibuat. Tidak perlu ragu memberitahu klien Anda mengenai konsekuensi untuk keterlambatan pembayaran. Klien Anda akan lebih senang bila Anda mengomunikasikan semuanya sebelum membuat kesepakatan. Untuk memberikan penawaran terbaik untuk klien Anda dapat menggunakan sistem penjualan, yang dapat langsung membuat faktur tagihan setelah mencapai kesepakatan dengan klien.
Baca juga: 5 Rekomendasi Software Akuntansi Indonesia Tahun 2021
2. Desain Faktur Anda
Percaya atau tidak, desain faktur Anda itu penting. Profesionalisme Anda bisa terlihat hanya dari desain faktur Anda. Klien Anda akan sangat menghargai bila faktur Anda desain dengan baik. Sangat disarankan bila Anda meng-customise atau mempersonalisasi faktur untuk klien yang berbeda. Meskipun desain yang menarik itu penting, perlu diingat bahwa Anda juga harus tetap membuat faktur Anda simple dan mudah dimengerti, sehingga Anda sebaiknya tidak menggunakan terlalu banyak dekorasi pada faktur Anda.
3. Cantumkan Informasi Lengkap & Relevan
Jangan terlalu fokus pada desain sehingga Anda malah melupakan informasi penting yang seharusnya Anda cantumkan di faktur Anda. Faktur yang baik harus mencakup seluruh informasi terkait seperti; deskripsi produk atau layanan, jumlah pesanan, jumlah pajak, biaya pengiriman (jika ada), jumlah biaya total, batas tanggal akhir pembayaran, opsi pembayaran, persyaratan dan ketentuan pembayaran, nomor kontak, dan ucapan terima kasih untuk klien.
4. Jangan Tunda Penagihan Pembayaran
Waktu terbaik untuk mengirim penagihan pembayaran adalah segera setelah proyek Anda dengan klien selesai atau setelah Anda mengirimkan produk atau layanan Anda. Faktur yang dikirim cepat akan membuat Anda mendapatkan pembayaran yang lebih cepat. Ini akan menunjukkan profesionalisme Anda kepada klien. Khusus untuk tagihan berulang, sebaiknya Anda mengirimkannya pada hari atau tanggal yang sama di setiap bulan agar klien melihat konsistensi Anda.
5. Kirim Pengingat Mengenai Pembayaran Klien
Jika klien Anda tidak segera membayar tagihan yang telah Anda kirim beberapa hari sebelumnya, maka Anda tidak perlu ragu untuk mengirimkan reminder kepada mereka mengenai penagihan pembayaran tersebut. Anda bisa melakukan ini seminggu sebelum jatuh tempo pembayaran. Selain membantu Anda mendapatkan pembayaran tepat waktu, pengingat ini sebenarnya juga akan menguntungkan klien, sebab mereka tidak perlu membayar denda atas keterlambatan pembayaran. Jangan lupa untuk tetap selalu profesional dan sopan ketika menyampaikan pengingat ini kepada mereka, baik itu melalui email yang sifatnya personal maupun melalui telepon.
6. Gunakan Sistem Paperless
Di era teknologi ini, seharusnya Anda sudah tidak membuat faktur dalam format kertas lagi. Menyediakan solusi pembayaran online dan membuat faktur dalam format digital akan sangat membantu Anda dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasi bisnis Anda. Kebanyakan klien Anda juga mungkin akan lebih sadar akan email ketimbang surat pos. Mereka juga akan lebih menyukai metode pembayaran yang praktis sehingga mereka bisa membayar tagihan kapan saja dan di mana saja.
7. Otomatiskan Pembuatan Faktur Anda
Jika bisnis Anda selalu berurusan dengan faktur setiap waktu, maka cara terbaik yang bisa Anda lakukan adalah dengan mengotomatiskan pembuatan faktur Anda. Membuat faktur berulang untuk banyak klien bisa sangat memakan waktu. Menyimpan data faktur dan mengecek statusnya secara manual satu per satu juga sulit dilakukan. Anda juga bisa sewaktu-waktu lupa pada pembayaran klien yang terlambat atau lupa kapan Anda harus mengirim reminder kepada mereka.
Dengan mengotomatiskan proses penagihan pembayaran Anda, Anda bisa lebih fokus pada pekerjaan-pekerjaan lain yang tidak kalah penting. Sistem faktur otomatis membantu Anda dalam banyak hal, dari membuat faktur berulang dan meng-customise nya, menyimpan data klien, memasang pengingat pembayaran dan mengirimkannya ke klien, melihat status pembayaran klien, dan masih banyak lagi. Anda juga dapat mengintegrasikan dengan sistem akuntansi untuk mengotomatiskan penghitungan utang & piutang dan pendapatan Anda secara detail.
Kesimpulan
Setiap klien tentu memiliki karakteristik yang berbeda-beda dalam menanggapi penagihan pembayaran. Ada klien yang senang dan mudah untuk membayar, ada klien yang terkadang sulit untuk membayar. Hal ini tentu menjadi problematika tersendiri bagi perusahaan yang membutuhkan pembayaran untuk meningkatkan bisnisnya.
Demi mengurangi hal tersebut, perusahaan dapat menggunakan e-faktur atau e-invoice software HashMicro untuk menyelesaikan permasalahan tersebut. Penting bagi bisnis untuk memilih aplikasi invoice terbaik yang sesuai dengan kebutuhan untuk meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.
HashMicro menyediakan software faktur terintegrasi yang terkelola secara otomatis. Software ini akan mengirimkan tagihan kepada konsumen secara otomatis tanpa perlu kita kirim secara manual. Software ini juga dapat mengirimkan data-data konsumen mana saja yang belum membayar tagihan sehingga perusahaan tidak perlu mencarinya secara manual. Gunakan Software Invoice HashMicro untuk meningkatkan pembayaran tagihan dari konsumen. Dapatkan skema perhitungan harga untuk mengetahui besaran yang harus anda siapkan untuk mendapatkan software tersebut. Klik di sini untuk penjadwalan demo gratis sekarang.
