Procurement adalah tindakan memperoleh barang atau jasa, biasanya untuk tujuan bisnis. Pengadaan paling sering dikaitkan dengan bisnis karena perusahaan perlu meminta layanan atau membeli barang biasanya dalam skala yang relatif besar. Keterbatasan proses yang kompleks dalam kegiatan pengadaan dapat Anda selesaikan dengan Sistem Procurement cloud yang cocok untuk organisasi dari semua ukuran. Oleh karena itu, menambahkan sentuhan otomatisasi dapat memperlancar proses pengadaan yang rumit pada perusahaan konstruksi.
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Mengapa perusahaan konstruksi harus berinvestasi pada cloud procurement?
Perangkat lunak ini telah membantu bisnis pada berbagai industri untuk mendapatkan manfaat dari arus operasional yang lebih lancar.
Berikut lima alasan yang perlu Anda ketahui:
1. Menjaga operasional bisnis tetap terkendali
Salah satu keuntungan terbesar beralih ke cloud procurement adalah bahwa ini adalah cara yang hemat biaya untuk menjaga bisnis tetap berjalan. Berbeda dengan opsi lama yang membawa pemeliharaan besar, alat berbasis cloud purchasing modern mengikuti paket berlangganan berbiaya rendah, bayar sesuai penggunaan tanpa memerlukan investasi TI yang mahal. Tak hanya itu, aplikasi procurement ini juga bisa mengotomatiskan proses pembelian mulai dari pembuatan Request for Quotation, Purchase Request, dan Purchase Order. Sebab itu, karyawan dapat mengalihkan fokusnya pada tugas lain yang membutuhkan perhatian khusus.
2. Cloud Procurement mudah digunakan
Berikutnya, karena program ERP ini berbasis cloud, semua fitur dapat Anda akses dari mana pun dan kapan pun. Anda bisa mengakses riwayat pembelian, kontrak kerja sama, katalog, kinerja supplier, dan semua aktivitas pembelian yang sedang terjadi secara real-time. Pembuatan laporan pun hanya memerlukan waktu beberapa detik dengan informasi yang bisa Anda kustomisasi, seperti total pembelanjaan pada periode tertentu, kualitas barang, kecepatan pengiriman, dan harga.
Selain efektivitas biaya, keuntungan utama lain yang dapat bisnis manfaatkan adalah kemudahan penggunaan aplikasi itu sendiri. Terlepas dari permintaan pasar yang terus berkembang, software ini akan tetapi bekerja secara efektif dalam menyelesaikan masalah secara sederhana.
3. Membantu karyawan untuk bekerja secara kolaboratif
Ketiga, solusi berbasis cloud purchasing menghasilkan cara kerja yang lebih kolaboratif dan memungkinkan aliran informasi yang lancar tanpa batasan ke departemen lain, karena misalnya dapat Anda akses melalui Sistem Penjualan. Berkat kemudahan kolaborasi ini, saat pengambilan keputusan membutuhkan waktu yang lebih cepat. Selanjutnya, dengan mengizinkan karyawan mengakses sistem pengadaan berbasis cloud bisnis setiap orang bisa mendapatkan apa yang mereka butuhkan, sambil membiarkan tindakan mereka terpantau sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Pengadaan berbasis cloud memungkinkan bisnis untuk mengontrol pengeluaran saat tim mulai membeli untuk diri mereka sendiri. Memastikan bahwa tim Anda memiliki akses ke platform yang ramah pengguna membuat pengalaman yang lebih baik, mengurangi pengeluaran sehingga perusahaan dapat menghemat biaya.
4. Cloud procurement mampu mendapatkan visibilitas menyeluruh
Selanjutnya, proses procurement seringkali terwarnai oleh tindak kecurangan dari oknum yang tidak bertanggung jawab, seperti mark-up harga. Menurut laporan dari Aberdeen Group, masalah kurangnya visibilitas pada seluruh proyek menjadi perhatian bagi sekitar 45% proyek konstruksi. Oleh karena itu, visibilitas menyeluruh secara real-time membantu perusahaan menemukan celah proses dan memperbaikinya saat dalam perjalanan untuk meningkatkan efisiensi proses dan mencegah risiko kecurangan yang dapat merugikan.
Cloud procurement system memungkinkan pengeluaran yang terbuka dan transparan. Melacak pengeluaran adalah cara terbaik untuk menghindari penggunaan dana yang tidak sesuai dan ketika proses pengeluaran Anda lakukan dan semua catatan tersimpan secara elektronik, Anda menjamin visibilitas yang lengkap. Selain itu, ketika proses berjalan secara elektronik, kesalahan dan ketidakakuratan data menjadi lebih sedikit. Maka dari itu, laporan visual yang mudah kita tafsirkan ini berguna selama proses pengambilan keputusan, proses perencanaan strategis, dan banyak lagi.
Dalam procurement konstruksi, dokumen Purchase Order (PO) sangat penting karena menjadi dasar kesepakatan resmi antara pembeli dan pemasok. PO tidak hanya membantu memastikan bahwa material dan jasa yang dibutuhkan tersedia tepat waktu, tetapi juga menjadi alat kontrol untuk mengatur anggaran dan menghindari pembengkakan biaya.
5. Pembelian yang Terstandarisasi
Kelima, manfaat standarisasi dalam konstruksi sangat signifikan. Sistem ini memungkinkan untuk kegiatan operasional yang lebih efisien ( mulai dari tahap perencanaan hingga eksekusi proyek) serta mengantisipasi risiko – risiko yang mungkin terjadi. Prosedur tepat yang Anda implementasikan dapat membuat semuanya berjalan sedikit lebih lancar. Membuat set proses yang dapat diulang dan dapat diukur memungkinkan untuk pemantauan yang lebih baik dan kontrol kualitas yang diperkuat. Singkatnya, model pembelian standar menciptakan alur kerja yang mengarah pada kesuksesan – pengurangan kesalahan, kesempatan untuk peningkatan, ketersediaan dan akses yang lebih baik pada informasi.
Dengan cloud procurement system, perusahaan dapat mengatur berbagai aspek dalam kegiatan purchasing. Beberapa contohnya adalah jumlah minimum pada stock untuk dapat melakukan pemesan ulang secara otomatis serta batasan harga yang dapat diterima dari masing-masing vendor. Tingkat kontrol ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola anggaran dengan lebih baik dan memastikan bahwa mereka mendapatkan penawaran terbaik untuk produk dan layanan yang Anda butuhkan.
Kesimpulan
Anda dapat mulai mempelajari kebutuhan-kebutuhan perusahaan Anda sebelum mulai berinvestasi pada penggunaan Software Procurement dalam bisnis Anda. Maka dari itu, banyak keuntungan yang akan dapatkan dengan mengimplementasikan sistem ini dalam kegiatan operasional bisnis Anda. Contohnya, yaitu mudahnya untuk melakukan kolaborasi antar team.
HashMicro menghadirkan solusi cloud procurement platform terbaik yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Dengan software procurement berbasis Cloud yang aman untuk melakukan aktivitas pengadaan strategis, fleksibilitas dan penghematan biaya yang signifikan tercapai secara mudah. Dapatkan demo gratis software procurement HashMicro untuk ketahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis Anda.
