Seiring perkembangan teknologi dan informasi, kemunculan organisasi maupun perusahaan baru kini meningkat pesat. Munculnya banyak perusahaan baru ini menjadi peluang bagi pebisnis properti untuk menyewakan asetnya sebagai coworking space. Coworking space merupakan ruang kerja yang menampung pegawai dari berbagai perusahaan berbeda.
Mengelola coworking space bukanlah hal yang mudah. Terdapat berbagai tantangan yang harus Anda hadapi. Tantangan dapat berupa kerusakan fasilitas, hilangnya aset, ketidakpuasan klien, hingga kerugian akibat catatan keuangan yang tidak akurat. Berbagai permasalahan yang ada seringkali terjadi karena kegiatan masih Anda lakukan secara manual.
Selain memakan waktu dan energi, pengerjaan secara manual seringkali tidak akurat karena adanya human-error. Jika kelalaian terus berulang, bisnis coworking space Anda bisa mengalami kebangkrutan. Permasalahan tersebut bisa Anda atasi dengan menggunakan aplikasi manajemen fasilitas. Software ini dapat membantu agar seluruh kegiatan bisa Anda lakukan secara otomatis, sehingga mengurangi biaya dan energi.
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Mengelola Coworking Space dengan Aplikasi Manajemen Fasilitas
Software facility management merupakan sistem yang membantu Anda agar bisa mengendalikan, mengontrol, dan mengawasi aset yang Anda miliki. Software ini memungkinkan Anda untuk mengatur semua kegiatan terkait manajemen coworking space melalui dashboard yang tersedia. Sistem yang ada akan membantu mengelola seluruh gedung, aset, serta penyewa secara efisien dan efektif.
Adanya aplikasi manajemen fasilitas membuat pengelola dapat mengatur coworking space di lokasi berbeda secara bersamaan. Pengaturan mencakup manajemen aset, kepatuhan penyewa, penjadwalan pemeliharaan, penagihan, hingga laporan analitik mendalam. Selain itu, aplikasi ini juga dapat melacak penggunaan ruang yang Anda sewakan dan menganalisis pola pengeluaran dalam periode tertentu.
Dengan software facilities management, pebisnis tidak perlu lagi mengeluarkan banyak waktu dan energi agar bisa mengelola aset dan fasilitas yang ada. Seluruh kegiatan manajemen coworking space yang membutuhkan proses panjang serta ketelitian tinggi kini dapat dilakukan secara otomatis. Adanya otomatisasi ini juga akan mempermudah proses pengelolaan dan memangkas biaya operasional.
Baca juga: Apa Itu Sistem Manajemen Aset dan Manfaatnya Pada Bisnis
Fitur-fitur Penting untuk Mengelola Coworking Space
Dalam menunjang proses manajemen coworking space, terdapat berbagai fitur yang ditawarkan oleh setiap pengembang software facilities management. Meskipun begitu, tidak semua fitur akan Anda butuhkan dalam mengelola bisnis, karena tetap harus disesuaikan dengan kebutuhan. Berikut merupakan fitur-fitur penting yang harus ada untuk membantu manajemen coworking space yang Anda miliki!
Manajemen fasilitas melalui mobile app
Industri fasilitas coworking space merupakan bidang yang mengharuskan Anda agar bisa selalu memantau aset yang Anda miliki. Oleh karena itu, Anda membutuhkan tools yang memungkinkan agar bisa mengelola seluruh kegiatan yang berkaitan dengan fasilitas tanpa adanya batasan ruang dan waktu. Dengan menggunakan software manajemen fasilitas, kegiatan pengelolaan coworking space bisa Anda lakukan kapan saja dan di mana saja.
Pemantauan dan penjadwalan perawatan
Kondisi fasilitas merupakan hal utama dalam industri coworking space. Pengelola harus mampu menjaga kondisi fasilitas dengan baik. Perlu adanya perawatan rutin agar bisa menjaga kondisi fasilitas. Oleh karena itu, pengelola butuh tools yang dapat memberikan laporan mengenai kondisi aset serta jadwal pemeliharaannya secara otomatis.
Pelacakan aset
Salah satu penyebab kerugian pengelola coworking space adalah kehilangan aset akibat kurangnya pemantauan. Kerugian ini bisa Anda hindari dengan pemberian kode untuk melacak aset yang Anda miliki. Segala informasi terkait lokasi, pesanan, serta kondisi aset harus anda ketahui agar bisa mengurangi resiko hilangnya aset tersebut
Manajemen pembelian
Pembelian aset bagi coworking space dapat menjadi hal kompleks jika tidak diatur dengan baik. Perlu adanya fitur yang dapat menyederhanakan proses pembelian tersebut. Pengelola juga harus bisa membandingkan harga aset agar bisa meminimalisir pengeluaran terkait pembelian barang.
Penanganan keluhan
Salah satu kunci sukses manajemen coworking space adalah kepercayaan klien. Pengelola harus mampu menciptakan kepuasan klien dengan memberikan pelayanan terbaik dan menyelesaikan masalah secara keseluruhan. Oleh karena itu, perlu adanya fitur yang dapat secara otomatis menampung keluhan yang datang. Selain itu, fitur yang ada pun harus mampu melacak proses penyelesaian masalah hingga tuntas.
Manajemen kontrak
Coworking space melibatkan banyak pihak dan beragam perusahaan, sehingga membuat pengelolaan kontrak menjadi hal yang kompleks. Hal ini tentunya akan sulit jika Anda lakukan secara manual. Oleh karena itu, perlu adanya fitur agar bisa menyederhanakan kompleksitas pengelolaan kontrak outsourcing karyawan yang direkrut perusahaan penyedia tenaga kerja.
Evaluasi biaya pemeliharaan
Biaya pemeliharaan tentunya menjadi hal yang harus diperhatikan oleh setiap pengelola coworking space. Penganggaran biaya yang tidak sesuai bisa menyebabkan kerugian. Perlu adanya fitur yang memberikan informasi akurat mengenai biaya pemeliharaan. Dengan begitu, Anda bisa tetap menjaga setiap aset dan fasilitas dalam kondisi optimal tanpa mengeluarkan biaya berlebih.
Manfaat Aplikasi Manajemen Fasilitas untuk Coworking Space Anda
Beragam fitur yang disediakan software manajemen fasilitas dapat menyederhanakan kegiatan pengelolaan coworking space. Seluruh proses yang kompleks dan memakan banyak waktu kini dapat dilakukan secara otomatis. Dengan adanya otomatisasi ini, terdapat banyak manfaat yang bisa Anda dapatkan. Di bawah ini, merupakan beberapa manfaat dari penggunaan software facilities management.
Pemeliharaan fasilitas tepat waktu
Keterlambatan maintenance dapat menyebabkan kerusakan pada fasilitas. Oleh karena itu, pemeliharaan menjadi hal yang krusial dalam mengelola coworking space. Dengan menggunakan aplikasi manajemen fasilitas, pengelola akan mendapatkan pengingat otomatis untuk melakukan pemeliharaan. Dengan begitu, Anda tidak akan melewatkan jadwal maintenance, sehingga fasilitas yang Anda miliki pun akan selalu dalam kondisi prima.
Tidak ada lagi aset yang hilang
Setiap pengelola coworking space perlu memonitor seluruh mobilitas aset. Hal ini bertujuan agar bisa menghindari kesalahpahaman tentang lokasi, pesanan, serta kondisi aset. Melalui aplikasi facilities management, Anda dapat memantau dan menelusuri segala perpindahan aset secara otomatis. Dengan begitu, tidak akan ada lagi aset yang hilang karena tidak adanya pengawasan.
Laporan keuangan yang akurat
Pembuatan laporan keuangan yang rumit kini bisa dilakukan secara otomatis melalui aplikasi manajemen fasilitas. Anda tidak perlu lagi menghabiskan banyak waktu agar bisa mengecek seluruh laporan keuangan per aset dan fasilitas secara manual. Adanya sistem akan menghindari adanya detail yang Anda lewatkan karena human error, sehingga penyusunan laporan pun akan lebih akurat.
Menurunkan tingkat keluhan fasilitas
Keluhan terhadap fasilitas yang ada juga dapat Anda minimalisir dengan menggunakan software manajemen fasilitas. Sistem ini akan melacak setiap keluhan yang datang hingga proses penyelesaiannya. Dengan demikian, segala kekurangan fasilitas bisa Anda atasi. Kini, Anda bisa memberikan pelayanan terbaik tanpa perlu khawatir penyelesaian keluhan tidak berjalan dengan optimal.
Solusi Manajemen Coworking Space
Kini, Anda telah mengetahui manfaat penggunaan aplikasi manajemen fasilitas serta fitur-fitur yang harus ada di dalamnya. Penting untuk dapat memilih pengembang software yang terpercaya agar bisa mengelola coworking space Anda. Pemilihan yang salah dapat berdampak fatal. Bisnis yang Anda jalani bisa mengalami kerugian akibat pembelian aplikasi dengan fitur yang tidak sesuai.
Agar bisa mengatasi kompleksitas manajemen coworking space Anda, HashMicro hadir dengan aplikasi manajemen fasilitas. Terdapat berbagai fitur agar bisa mempermudah pengelolaan pemeliharaan, pelacakan aset, manajemen kontrak, budgeting, penanganan keluhan, hingga penyusunan laporan yang komprehensif. Seluruh fitur ini pun bisa diakses kapan saja dan di mana saja melalui aplikasi mobile.
Kesimpulan
Dalam menjalankan usaha penyediaan coworking space, terdapat banyak detail dan proses yang harus ditangani. Pemeliharaan dan pelacakan aset merupakan salah satu hal krusial yang memakan banyak waktu dan energi jika Anda lakukan secara manual. Maka dari itu, perlu adanya suatu sistem terintegrasi yang bisa mempermudah proses manajemen fasilitas Anda.
Melacak pemanfaatan fasilitas serta penjadwalan maintenance akan menjadi lebih mudah jika menggunakan aplikasi yang andal. HashMicro menawarkan sistem dengan fitur terbaik yang bisa Anda sesuaikan dengan kebutuhan. Cari tahu estimasi harga dengan mengunduh skema perhitungan harga Aplikasi Manajemen Fasilitas dari HashMicro dan jadwalkan demo gratis sekarang!
