Aplikasi arsip adalah perangkat lunak untuk menyimpan dan mengelola dokumen secara efisien. Aplikasi ini melibatkan pengunggahan, pengkategorian, dan pencarian dokumen melalui sistem berbasis cloud atau lokal, memungkinkan akses cepat kapan saja.
Mengarsipkan dokumen penting untuk menjaga dokumen tersebut dan memudahkan pencarian ketika dibutuhkan. Salah satu sistem penyimpanan arsip yang dapat membantu Anda adalah Software Manajemen Dokumen dari HashMicro.
Dengan adanya sistem ini akan membantu Anda untuk mengelola dokumen-dokumen yang berhubungan dengan aset perusahaan dalam satu sistem yang terintegrasi. Sehingga membuat dokumen Anda selalu terjaga dengan aman dan kegiatan pengarsipan pun akan berjalan lebih cepat.
Daftar Isi:
Key Takeaways
|
Apa Itu Aplikasi Arsip?
Sebelumnya, media penyimpanan arsip berupa cetak seperti dokumen-dokumen dalam bentuk kertas. Namun, perkembangan teknologi memungkinkan Anda untuk menyimpan arsip tersebut tidak lagi dalam media cetak.
Untuk mengarsipkan dokumen, memiliki sistem aplikasi pengarsipan dokumen digital dapat membantu meningkatkan efisiensi. Jenis aplikasi kearsipan pun ada berbagai macam, tidak bisa asal-asalan karena harus menyesuaikan dengan perusahaan.
Mengapa Anda Membutuhkan Aplikasi Arsip Digital?
Arsip fisik yang menumpuk dapat menyebabkan inefisiensi, sulitnya pencarian dokumen, hingga risiko kehilangan data penting. Dengan sistem yang terstruktur, aplikasi ini memungkinkan bisnis untuk menyimpan, mengakses, dan mengelola dokumen dengan lebih mudah dan aman.
1. Efisiensi dalam pengelolaan dokumen
Aplikasi arsip digital membantu menyederhanakan proses penyimpanan dokumen dengan sistem yang terorganisir. Anda dapat mengelompokkan file berdasarkan kategori, tanggal, atau jenis dokumen, sehingga pencarian menjadi lebih cepat dibandingkan dengan metode manual.
2. Keamanan data yang lebih baik
Dokumen fisik rentan terhadap kerusakan akibat bencana alam, kehilangan, atau pencurian. Dengan arsip digital, data dapat dienkripsi dan disimpan di cloud atau server internal dengan sistem backup otomatis. Ini memastikan informasi penting tetap aman dan bisa diakses kapan saja.
3. Akses mudah dan kolaborasi yang lebih efektif
Dengan aplikasi arsip digital, karyawan dapat mengakses dokumen dari berbagai perangkat tanpa harus berada di kantor. Selain itu, fitur berbagi dokumen memungkinkan tim bekerja secara kolaboratif tanpa perlu mencetak ulang atau mengirim berkas fisik.
Manfaat Menggunakan Aplikasi Arsip Digital
Menggunakan aplikasi arsip digital menawarkan berbagai manfaat. Secara umum, aplikasi arsip digital gratis memberikan kemudahan dalam pengelolaan dokumen perusahaan. Perusahaan dapat lebih mudah dalam menyimpan, berbagi, dan mengelola dengan menggunakan sistem penyimpanan arsip.
Beberapa manfaat tersebut adalah sebagai berikut:
1. Ramah lingkungan
Software manajemen dokumen mengirim dokumen melalui server cloud yang bebas kertas. Meskipun pada saat tertentu penggunaan kertas tetap dibutuhkan, tetapi tidak sebanyak pada saat Anda masih menggunakan pengarsipan melalui media konvensional.
2. Efisiensi waktu akses
Perusahaan yang masih menggunakan metode pengarsipan konvensional seringkali kesulitan menemukan arsip yang terdapat dalam ruang kearsipan. Hal ini dapat terjadi karena sistem penempatan yang tidak pasti, seperti arsip sering dipinjam dan tidak dikembalikan pada tempatnya.
Dengan software manajemen dokumen, sistem penyimpanan menjadi lebih terstruktur dan memudahkan Anda untuk mencari dokumen hanya dalam satu klik. Anda juga dapat mengakses dokumen kapan pun dan dimana pun melalui ponsel atau komputer.
3. Meminimalisir penggunaan SDM
Sistem arsip konvensional melibatkan banyak karyawan untuk mengelola kebutuhan arsip. Berbeda dengan menggunakan software manajemen dokumen yang tidak memerlukan banyak SDM untuk mengaksesnya.
Selain itu, akses informasi yang diperlukan dapat Anda akses dengan cepat hanya dalam beberapa klik.
4. Keamanan dokumen lebih terjamin
Dengan software manajemen dokumen, hasil pengarsipan akan lebih terjamin jika Anda bandingkan dengan metode konvensional. Hal ini dapat terlihat, ketika perusahaan masih menggunakan cara konvensional dalam menyimpan arsip, pastinya persentase dokumen tersebut hilang akan lebih tinggi, karena penyimpanannya masih dalam bentuk kertas.
Maka, saat arsip ingin Anda gunakan tentu akan rawan hilang, lupa untuk mengembalikan, dan juga lupa tempat penyimpanan arsip tersebut. Berbeda dengan software manajemen dokumen yang menyimpan hasil arsip dalam server cloud dan menggunakan enkripsi.
Salah satu aplikasi arsip dokumen yang dapat Anda gunakan adalah Software Manajemen Dokumen dari HashMicro. Terdapat empat manfaat penting yang perlu Anda ketahui ketika suatu perusahaan menggunakan software manajemen dokumen.
7 Contoh Aplikasi Arsip Digital
Hingga saat ini, perkembangan teknologi membuat sesuatu yang semula sulit menjadi mudah. Penyimpanan arsip yang dulunya hanya dapat tersimpan dalam bentuk kertas, kini dapat menggunakan aplikasi pengarsipan dokumen.
Aplikasi ini memungkinkan Anda untuk menyimpan arsip dalam format digital. Berikut ini beberapa jenis aplikasi arsip digital gratis yang dapat Anda manfaatkan sebagai tempat penyimpanan arsip digital:
1. Document Management System
Document management system adalah sebuah cara kerja sistem yang kerap kali perusahaan gunakan untuk mengatur dokumen. Dengan menggunakan sistem ini tidak perlu lagi masalah dalam memproses dokumen.
Oleh karena itu, DMS mempunyai banyak fungsi serta fitur yang dapat Anda rasakan. Seperti contohnya, memindai, digitalisasi, menerima, mempercepat, dan lain-lain hanya melalui satu klik saja.
Selain itu, aplikasi kearsipan juga memungkinkan pengguna untuk masuk ke dalam sistem secara bersamaan. Document management system membantu dokumen secara elektronik mulai dari yang berbentuk draft hingga pada saat penyimpanan
Document management system juga telah terintegrasi dengan cloud server yang dapat menjamin keamanan dokumen dengan enkripsi berlapis dan ramah lingkungan karena bebas kertas.
DMS HashMicro menawarkan kemampuan untuk mengotomatiskan proses pengarsipan dan kolaborasi antar tim, meningkatkan produktivitas serta keamanan informasi dalam lingkungan kerja digital saat ini.
2. Google Docs
Google Docs adalah salah satu layanan pengolahan kata, presentasi, formulir, lembar sebar, serta penyimpanan data berbasis web. Aplikasi dari Google ini dapat Anda gunakan secara gratis. Google Docs ini tergolong hampir sama dengan Microsoft Office, mulai dari segi kegunaan sampai tampilan.
Namun, yang membedakan aplikasi arsip digital ini adalah aplikasi Google Docs dapat Anda akses dimanapun dan kapan pun. Selama terkoneksi dengan jaringan internet, Anda dapat membuat dan menyunting dokumen.
Adapun cara menyimpan dokumen atau arsip dalam Google Docs adalah pengguna harus memiliki akun email di Google. Jika Anda ingin menyimpan arsip atau dokumen ke dalam folder pribadi, Anda harus membuat folder baru terlebih dahulu.
3. Arsip Manpro
Salah satu opsi aplikasi arsip digital terbaik lainnya adalah Arsip Manpro. Dengan aplikasi ini dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dalam mengelola atau memanajemen arsip dengan baik.
Melalui aplikasi Arsip Manpro dapat membantu Anda agar pengelolaan dokumen menjadi lebih mudah dan efisien.
Selain itu, aplikasi ini juga memiliki keunggulan lainnya, seperti proses penyusunan menu yang user friendly, fleksibel, mudah, dan cepat. Sehingga dapat lebih membantu Anda untuk mengelola arsip dengan mudah.
Kelebihan lain dari aplikasi arsip dokumen ini adalah penggunaan tak terbatas, karena Arsip Manpro memiliki unlimited storage, unlimited User ID, dan Unlimited Project yang membantu mengelola pekerjaan pengguna.
4. E-Surat
E-Surat adalah sistem informasi pengelolaan kegiatan surat-menyurat secara digital/elektronik yang berfungsi untuk mempercepat penyampaian informasi surat dan disposisinya kepada pihak yang dituju.
Manfaat e-Surat adalah mempermudah Anda dalam mencari arsip ketika Anda perlukan. Contoh penerapan aplikasi e-Surat adalah saat menerima surat masuk, maka surat yang Anda terima secara fisik tersebut terlebih dahulu akan di scan sebagai proses entry.
Sedangkan surat yang Anda terima via aplikasi e-Surat, sebelum memperoleh disposisi serta didistribusikan, maka akan terlebih dahulu melalui proses print. Hal inilah yang membuat proses pengelolaan arsip, baik secara fisik maupun digital menjadi lebih mudah.
5. Google Drive
Google Drive adalah layanan penyimpanan cloud yang memungkinkan pengguna menyimpan dan mengakses dokumen dari berbagai perangkat.
Dengan fitur kolaborasi real-time, pengguna dapat berbagi file dengan tim, mengedit dokumen langsung di platform, serta mengatur akses berdasarkan kebutuhan. Keamanan data juga didukung dengan enkripsi dan sistem izin yang dapat dikustomisasi.
6. Adobe Acrobat
Adobe Acrobat adalah aplikasi arsip yang berfokus pada pengelolaan dokumen dalam format PDF. Pengguna dapat membuat, mengedit, mengonversi, dan menandatangani dokumen secara digital, sehingga memudahkan proses administrasi tanpa harus mencetak dokumen fisik.
Dengan fitur OCR (Optical Character Recognition), dokumen cetak dapat diubah menjadi teks digital yang dapat dicari dan diedit.
7. Dropbox
Dropbox adalah layanan penyimpanan dan berbagi file berbasis cloud yang menawarkan sinkronisasi otomatis di berbagai perangkat.
Dengan fitur folder bersama, pengguna dapat bekerja secara kolaboratif dan mengakses dokumen kapan saja. Dropbox juga menyediakan opsi penyimpanan terenkripsi untuk meningkatkan keamanan data.
Fitur Utama dalam Aplikasi Arsip
Berikut adalah beberapa fitur utama dalam aplikasi arsip yang dapat meningkatkan produktivitas bisnis Anda.
1. Manajemen dokumen terstruktur
Fitur ini memungkinkan pengguna untuk mengelompokkan dokumen berdasarkan kategori, tanggal, atau jenis file. Dengan sistem folder yang tertata, dokumen dapat diakses dengan cepat tanpa harus mencari secara manual.
2. Pencarian cepat dan filter dokumen
Aplikasi arsip dilengkapi dengan fitur pencarian cepat berbasis kata kunci, metadata, atau filter tertentu seperti tanggal unggah dan jenis file. Ini memudahkan pengguna menemukan dokumen yang dibutuhkan dalam hitungan detik.
3. Keamanan dan enkripsi data
Untuk melindungi informasi sensitif, aplikasi arsip menyediakan enkripsi data, kontrol akses berbasis peran, serta sistem otentikasi ganda. Dengan fitur ini, hanya pengguna yang berwenang yang dapat mengakses dokumen tertentu.
4. Sistem backup dan pemulihan data
Dokumen digital dapat tersimpan dengan aman melalui fitur backup otomatis yang terjadwal. Jika terjadi kehilangan atau kesalahan, pengguna dapat mengembalikan versi sebelumnya dengan sistem pemulihan data.
5. Akses cloud dan kolaborasi tim
Aplikasi arsip modern berbasis cloud memungkinkan pengguna untuk mengakses dan berbagi dokumen dari berbagai perangkat. Ini mendukung kerja sama tim tanpa batasan lokasi dan meningkatkan efisiensi komunikasi.
Cara Kerja Aplikasi Arsip Digital
Aplikasi arsip digital mengubah dokumen fisik menjadi format digital yang tersimpan di cloud atau server internal. Dokumen diunggah melalui pemindaian, impor file, atau integrasi sistem, lalu dikategorikan dengan metadata untuk mempermudah pencarian.
Pengguna dapat mengakses dokumen kapan saja dengan fitur pencarian cepat dan kontrol akses berbasis peran. Sistem ini juga dilengkapi enkripsi data, audit trail, serta backup otomatis untuk menjaga keamanan dan kepatuhan regulasi.
Dengan mekanisme ini, aplikasi arsip digital meningkatkan efisiensi dan keamanan pengelolaan dokumen dalam organisasi.
Tips Memilih Aplikasi Arsip Digital
Memilih aplikasi kearsipan digital yang tepat sangat penting untuk memastikan pengelolaan dokumen yang efisien dan aman. Berikut beberapa tips yang dapat membantu dalam memilih aplikasi yang sesuai:
- Sesuaikan dengan Kebutuhan Bisnis – Pilih aplikasi yang memiliki fitur sesuai, seperti penyimpanan cloud, akses multiuser, dan otomatisasi pengelolaan dokumen.
- Perhatikan Kapasitas Penyimpanan – Pastikan aplikasi menyediakan kapasitas yang cukup untuk menyimpan semua dokumen, baik dalam versi gratis maupun berbayar.
- Keamanan Data yang Terjamin – Pilih aplikasi dengan sistem enkripsi, otentikasi dua faktor, serta izin akses untuk mencegah kebocoran data.
- Kemudahan Akses dan Penggunaan – Pastikan aplikasi dapat diakses di berbagai perangkat seperti komputer, tablet, dan ponsel untuk fleksibilitas kerja.
- Fitur Pencarian yang Efektif – Aplikasi harus memiliki pencarian berbasis kata kunci, kategori, atau metadata agar dokumen mudah ditemukan.
Dengan mempertimbangkan faktor-faktor ini, bisnis dapat memilih aplikasi kearsipan digital yang efisien, aman, dan sesuai dengan kebutuhan operasional.
Optimalkan Pengelolaan Dokumen Bisnis Anda dengan Aplikasi Arsip dari HashMicro
Pengelolaan dokumen yang tidak terstruktur sering kali menjadi hambatan dalam operasional bisnis, mulai dari dokumen yang sulit ditemukan hingga risiko kehilangan data penting.
Untuk itu, HashMicro menghadirkan aplikasi arsip digital yang dirancang khusus untuk membantu perusahaan mengelola dokumen secara lebih aman, cepat, dan efisien. Solusi ini tidak hanya mempermudah proses penyimpanan, tetapi juga memastikan bahwa setiap dokumen dapat diakses dengan mudah oleh pihak yang berwenang.
Berikut adalah fitur-fitur unggulan dari aplikasi arsip HashMicro:
- Folder & Subfolder Management: Fitur ini sangat penting untuk menyusun arsip secara logis dan mudah ditelusuri. Dengan struktur folder yang fleksibel, pengguna bisa mengelompokkan dokumen berdasarkan divisi, tanggal, jenis dokumen, atau proyek tertentu.
- Document & File Management: Merupakan inti dari aplikasi arsip. Fitur ini memungkinkan pengguna untuk menyimpan, mengedit, menghapus, dan mencari dokumen dengan mudah. Semua dokumen tersimpan secara digital dan terpusat.
- File Review and Lock Management: Cocok untuk menjaga keamanan arsip. Dokumen penting dapat dikunci agar tidak diubah sembarangan, dan setiap perubahan dapat ditinjau terlebih dahulu oleh pihak yang berwenang.
- Access Management: Pengelolaan arsip harus memiliki kontrol akses yang ketat. Fitur ini memungkinkan perusahaan mengatur siapa yang bisa melihat, mengedit, atau menghapus dokumen tertentu.
Kesimpulan
Perkembangan teknologi membuat pengelolaan dokumen menjadi jauh lebih mudah dibandingkan ketika masih menggunakan metode konvensional. Memiliki sistem yang terorganisir dalam memanajemen dokumen-dokumen perusahaan sangat penting, agar suatu saat ketika membutuhkan dokumen tersebut, akan mudah untuk Anda temukan dengan waktu yang singkat.
Salah satu sistem yang dapat Anda gunakan untuk mempermudah dalam pengarsipan dokumen adalah Software Manajemen Dokumen dari HashMicro.
Dengan menggunakan software ini, tentu akan sangat membantu Anda dalam mengarsipkan dokumen-dokumen penting, menemukan dokumen lama hanya perlu waktu yang singkat.
Selain itu, arsip Anda akan tersimpan dalam server cloud yang terlindungi dengan enkripsi berlapis. Dengan begitu, keamanan akan lebih terjamin dan kemudahan dalam mengelompokkan suatu dokumen akan menjadi lebih mudah.
Jika tertarik, Anda dapat mengunduh skema perhitungan harga software manajemen dokumen HashMicro, untuk menghitung estimasi biayanya. Dapatkan juga free demo!
Pertanyaan Seputar Aplikasi Arsip
-
Apa saja contoh dari arsip digital?
Arsip berbentuk rekaman gambar, seperti foto, hasil pemindaian dokumen, blueprint, dan jenis gambar lainnya, disimpan dalam format digital seperti JPG, JPEG, PNG, atau TIFF. Sementara itu, arsip microfilm adalah jenis arsip yang disimpan menggunakan teknologi microfilm.
-
5 langkah penyimpanan arsip?
Tahapan dalam proses penyimpanan meliputi: 1) Pemeriksaan, 2) Pengindeksan, 3) Pemberian tanda atau kode, 4) Penyortiran, dan 5) Penyimpanan.
-
Apa saja contoh dokumen arsip?
Contohnya meliputi surat resmi, dokumen warkat, akta notaris, surat keputusan pendirian bangunan, sertifikat tanah, perjanjian kontrak, kuitansi, cek, berbagai laporan, microfiche, foto, dan dokumen lainnya.
