Aplikasi arsip adalah perangkat lunak untuk menyimpan dan mengelola dokumen secara efisien. Aplikasi ini melibatkan pengunggahan, pengkategorian, dan pencarian dokumen melalui sistem berbasis cloud atau lokal, memungkinkan akses cepat kapan saja.
Mengarsipkan dokumen merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan perusahaan, agar dapat menjaga dokumen tersebut dan mudah mencarinya ketika dibutuhkan. Salah satu sistem penyimpanan arsip yang dapat membantu Anda adalah Software Manajemen Dokumen terlengkap.
Dengan adanya sistem ini akan membantu Anda untuk mengelola dokumen-dokumen yang berhubungan dengan aset perusahaan dalam satu sistem yang terintegrasi. Sehingga membuat dokumen Anda selalu terjaga dengan aman dan kegiatan pengarsipan pun akan berjalan lebih cepat.
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Key Takeaways
|
Apa Itu Aplikasi Arsip?
Sebelumnya, media penyimpanan arsip berupa cetak seperti dokumen-dokumen dalam bentuk kertas. Namun, perkembangan teknologi memungkinkan Anda untuk menyimpan arsip tersebut tidak lagi dalam media cetak.
Untuk mengarsipkan dokumen, memiliki sistem aplikasi pengarsipan dokumen digital dapat membantu meningkatkan efisiensi. Jenis aplikasi kearsipan pun ada berbagai macam, tidak bisa asal-asalan karena harus menyesuaikan dengan perusahaan.
Manfaat Menggunkan Aplikasi Arsip Digital
Menggunakan aplikasi arsip digital menawarkan berbagai manfaat. Secara umum, aplikasi arsip digital gratis memberikan kemudahan dalam pengelolaan dokumen perusahaan. Perusahaan dapat lebih mudah dalam menyimpan, berbagi, dan mengelola arsip.
Salah satu aplikasi arsip dokumen yang dapat Anda gunakan adalah Software Manajemen Dokumen dari HashMicro. Terdapat empat manfaat penting yang perlu Anda ketahui ketika suatu perusahaan menggunakan software manajemen dokumen.
Beberapa manfaat tersebut adalah sebagai berikut:
1. Ramah lingkungan
Software manajemen dokumen mengirim dokumen melalui server cloud yang bebas kertas. Meskipun pada saat tertentu penggunaan kertas tetap dibutuhkan, tetapi tidak sebanyak pada saat Anda masih menggunakan pengarsipan melalui media konvensional.
2. Efisiensi waktu akses
Perusahaan yang masih menggunakan metode pengarsipan konvensional seringkali kesulitan menemukan arsip yang terdapat dalam ruang kearsipan. Hal ini dapat terjadi karena sistem penempatan yang tidak pasti, seperti arsip sering dipinjam dan tidak dikembalikan pada tempatnya.
Dengan software manajemen dokumen, sistem penyimpanan menjadi lebih terstruktur dan memudahkan Anda untuk mencari dokumen hanya dalam satu klik. Anda juga dapat mengakses dokumen kapan pun dan dimana pun melalui ponsel atau komputer.
3. Meminimalisir penggunaan SDM
Sistem arsip konvensional melibatkan banyak karyawan untuk mengelola kebutuhan arsip. Berbeda dengan menggunakan software manajemen dokumen yang tidak memerlukan banyak SDM untuk mengaksesnya. Selain itu, akses informasi yang diperlukan dapat Anda akses dengan cepat hanya dalam beberapa klik.
4. Keamanan dokumen lebih terjamin
Dengan software manajemen dokumen, hasil pengarsipan akan lebih terjamin jika Anda bandingkan dengan metode konvensional. Hal ini dapat terlihat, ketika perusahaan masih menggunakan cara konvensional dalam menyimpan arsip, pastinya persentase dokumen tersebut hilang akan lebih tinggi, karena penyimpanannya masih dalam bentuk kertas.
Maka, saat arsip ingin Anda gunakan tentu akan rawan hilang, lupa untuk mengembalikan, dan juga lupa tempat penyimpanan arsip tersebut. Berbeda dengan software manajemen dokumen yang menyimpan hasil arsip dalam server cloud dan menggunakan enkripsi.
Anda mungkin ingin membaca artikel kami sebelumnya yang membahas mengenai contoh surat perjanjian konsinyasi dengan klik di sini.
Jenis-jenis Aplikasi Arsip Digital
Hingga saat ini, perkembangan teknologi membuat sesuatu yang semula sulit menjadi mudah. Penyimpanan arsip yang dulunya hanya dapat tersimpan dalam bentuk kertas, kini dapat menggunakan aplikasi pengarsipan dokumen.
Aplikasi ini memungkinkan Anda untuk menyimpan arsip dalam format digital. Berikut ini beberapa jenis aplikasi arsip digital gratis yang dapat Anda manfaatkan sebagai tempat penyimpanan arsip digital:
1. Document Management System
Document management system adalah sebuah cara kerja sistem yang kerap kali perusahaan gunakan untuk mengatur dokumen. Dengan menggunakan sistem ini tidak perlu lagi masalah dalam memproses dokumen.
Oleh karena itu, DMS mempunyai banyak fungsi serta fitur yang dapat Anda rasakan. Seperti contohnya, memindai, digitalisasi, menerima, mempercepat, dan lain-lain hanya melalui satu klik saja.
Selain itu, aplikasi kearsipan juga memungkinkan pengguna untuk masuk ke dalam sistem secara bersamaan. Document management system membantu dokumen secara elektronik mulai dari yang berbentuk draft hingga pada saat penyimpanan
Document management system juga telah terintegrasi dengan cloud server yang dapat menjamin keamanan dokumen dengan enkripsi berlapis dan ramah lingkungan karena bebas kertas.
Salah satu DMS unggul di Indonesia adalah HashMicro. Sistem ini memiliki fitur canggih yang memungkinkan pengguna untuk mengatur dokumen secara terstruktur, melakukan pencarian yang cepat, serta kontrol akses yang tepat kepada pengguna sesuai dengan hierarki organisasi.
DMS HashMicro menawarkan kemampuan untuk mengotomatiskan proses pengarsipan dan kolaborasi antar tim, meningkatkan produktivitas serta keamanan informasi dalam lingkungan kerja digital saat ini.
2. Google Docs
Google Docs adalah salah satu layanan pengolahan kata, presentasi, formulir, lembar sebar, serta penyimpanan data berbasis web. Aplikasi dari Google ini dapat Anda gunakan secara gratis. Google Docs ini tergolong hampir sama dengan Microsoft Office, mulai dari segi kegunaan sampai tampilan.
Namun, yang membedakan aplikasi arsip digital ini adalah aplikasi Google Docs dapat Anda akses dimanapun dan kapan pun. Selama terkoneksi dengan jaringan internet, Anda dapat membuat dan menyunting dokumen.
Selain itu, Anda juga dapat mengajak teman atau rekan lainnya untuk bekerja sama dalam mengerjakan dokumen pada waktu bersamaan atau real time. Setiap perubahan yang telah Anda atau rekan Anda kerjakan, akan tersimpan secara otomatis.
Adapun cara menyimpan dokumen atau arsip dalam Google Docs adalah pengguna harus memiliki akun email di Google. Jika Anda ingin menyimpan arsip atau dokumen ke dalam folder pribadi, Anda harus membuat folder baru terlebih dahulu.
Dengan aplikasi arsip digital gratis Google Docs ini, Anda dapat menyimpan dokumen atau arsip dengan beragam nama folder yang berbeda-beda. Dalam hal menyimpan arsip akan terasa lebih mudah melalui Google Docs.
Selain itu, Anda juga dapat mengakses arsip tersebut kapanpun Anda perlukan dengan mudah. Tentunya, file arsip tersimpan dengan aman, dan Anda tidak perlu merasa khawatir file arsip akan hilang.
3. Arsip Manpro
Salah satu opsi aplikasi arsip digital terbaik lainnya adalah Arsip Manpro. Dengan aplikasi ini dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dalam mengelola atau memanajemen arsip dengan baik. Melalui aplikasi Arsip Manpro dapat membantu Anda agar pengelolaan dokumen menjadi lebih mudah dan efisien.
Selain itu, aplikasi ini juga memiliki keunggulan lainnya, seperti proses penyusunan menu yang user friendly, fleksibel, mudah, dan cepat. Sehingga dapat lebih membantu Anda untuk mengelola arsip dengan mudah.
Dengan keunggulan dari aplikasi ini, Anda tidak harus terlebih dahulu untuk memiliki keahlian dalam coding. Anda dapat melakukan perubahan menu hanya dalam hitungan waktu tertentu yang dapat terhitung lebih pendek.
Kelebihan lain dari aplikasi arsip dokumen ini adalah penggunaan tak terbatas, karena Arsip Manpro memiliki unlimited storage, unlimited User ID, dan Unlimited Project yang membantu mengelola pekerjaan pengguna.
4. E-Surat
E-Surat adalah sistem informasi pengelolaan kegiatan surat-menyurat secara digital/elektronik yang berfungsi untuk mempercepat penyampaian informasi surat dan disposisinya kepada pihak yang dituju.
Salah satu manfaat dari aplikasi e-Surat adalah sebagai sarana arsip yang berguna untuk mempermudah Anda dalam mencari arsip ketika Anda perlukan. Contoh penerapan aplikasi e-Surat adalah saat menerima surat masuk, maka surat yang Anda terima secara fisik tersebut terlebih dahulu akan di scan sebagai proses entry.
Sedangkan surat yang Anda terima via aplikasi e-Surat, sebelum memperoleh disposisi serta didistribusikan, maka akan terlebih dahulu melalui proses print. Hal inilah yang membuat proses pengelolaan arsip, baik secara fisik maupun digital menjadi lebih mudah.
Arsip fisik akan tersimpan pada filling cabinet berdasarkan kode klarifikasi masalah, karena secara keseluruhan data tersebut berada pada satu sistem. Dengan memanfaatkan aplikasi arsip digital secara maksimal, dapat membantu Anda dalam mengelola dokumen penting agar tersimpan lebih aman dan efektif.
Selain itu, pencarian dokumen yang Anda perlukan tentunya akan menjadi lebih mudah dan cepat.
Kesimpulan
Perkembangan teknologi membuat pengelolaan dokumen menjadi jauh lebih mudah dibandingkan ketika masih menggunakan metode konvensional. Memiliki sistem yang terorganisir dalam memanajemen dokumen-dokumen perusahaan sangat penting, agar suatu saat ketika membutuhkan dokumen tersebut, akan mudah untuk Anda temukan dengan waktu yang singkat.
Salah satu sistem yang dapat Anda gunakan untuk mempermudah dalam pengarsipan dokumen adalah Software Manajemen Dokumen dari HashMicro.
Dengan menggunakan software ini, tentu akan sangat membantu Anda dalam mengarsipkan dokumen-dokumen penting, menemukan dokumen lama hanya perlu waktu yang singkat.
Selain itu, arsip Anda akan tersimpan dalam server cloud yang terlindungi dengan enkripsi berlapis. Dengan begitu, keamanan akan lebih terjamin dan kemudahan dalam mengelompokkan suatu dokumen akan menjadi lebih mudah.
Jika tertarik, Anda dapat mengunduh skema perhitungan harga software manajemen dokumen HashMicro, untuk menghitung estimasi biayanya. Dapatkan juga free demo!
