Aplikasi arsip digital dapat menjadi salah satu solusi yang tepat bagi setiap perusahaan dalam melakukan kegiatan administrasi. Dengan penggunaan aplikasi arsip ini, menjadi bukti nyata bahwa pengelolaan arsip pun dapat beradaptasi mengikuti dinamika perkembangan teknologi di masyarakat.
Mengarsipkan dokumen merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan perusahaan, agar dapat menjaga dokumen tersebut dan mudah mencarinya ketika dibutuhkan. Salah satu sistem penyimpanan arsip yang dapat membantu Anda adalah Software Manajemen Dokumen terlengkap.
Dengan adanya sistem ini akan membantu Anda untuk mengelola dokumen-dokumen yang berhubungan dengan aset perusahaan dalam satu sistem yang terintegrasi. Sehingga membuat dokumen Anda selalu terjaga dengan aman dan kegiatan pengarsipan pun akan berjalan lebih cepat.
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Key Takeaways
Klik di Sini untuk Demo Gratisnya!
|
Apa itu Aplikasi Arsip
Namun seiring berjalannya waktu, perkembangan teknologi memungkinkan Anda untuk menyimpan arsip tersebut tidak lagi dalam media cetak. Melainkan dapat tersimpan dalam media elektronik serta format digital. Arsip adalah suatu catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perorangan.
Perbedaan antara pengelolaan arsip secara digital dan pengarsipan secara manual, sebenarnya tidak terlalu jauh. Perbedaannya adalah sebelum dokumen tersimpan ke lemari arsip, maka data dokumen tersebut harus terlebih dahulu melalui proses input ke dalam sistem arsip digital. Untuk mengarsipkan dokumen, mempunyai sistem penyimpanan arsip. Jenis pengarsipan dokumen nya pun ada berbagai macam, tidak bisa asal-asalan karena harus menyesuaikan dengan perusahaan.
Manfaat Aplikasi Arsip Digital
Dengan menggunakan aplikasi arsip digital, tentunya banyak manfaat yang bisa Anda dapatkan. Secara umum, manfaat dari aplikasi arsip digital adalah memberikan kemudahan dalam pengelolaan dokumen pada suatu perusahaan, agar lebih mudah dalam menyimpan, berbagi, dan mengelola arsip secara efisien.
Salah satu sistem arsip digital yang dapat Anda gunakan adalah Software Manajemen Dokumen dari Hashmicro. Terdapat empat manfaat penting yang perlu Anda ketahui ketika suatu perusahaan menggunakan software manajemen dokumen. Beberapa manfaat tersebut diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Lebih ramah lingkungan
Menggunakan software manajemen dokumen tentunya akan lebih ramah lingkungan dibandingkan dengan konvensional. Mulai dari penyebarannya, tidak lagi menggunakan kertas dan tinta, melainkan dokumen akan terkirim melalui server cloud yang bebas kertas dan ramah lingkungan. Walaupun pada saat tertentu penggunaan kertas tetap dibutuhkan, tetapi tidak sebanyak pada saat Anda masih menggunakan pengarsipan melalui media konvensional.
2. Efisiensi waktu akses
Perusahaan yang masih menggunakan metode pengarsipan konvensional, tentunya sering merasa kesulitan untuk menemukan sebuah arsip yang terdapat dalam ruang kearsipan. Hal ini dapat terjadi karena sistem penempatan yang tidak pasti, seperti arsip sering dipinjam dan tidak dikembalikan pada tempatnya. Selain itu, arsip juga sering berada pada penyimpanan yang tidak terstruktur.
Berbeda dengan menggunakan software manajemen dokumen, sistem penyimpanan yang terstruktur memudahkan Anda untuk mencari dokumen yang Anda inginkan hanya dengan 1 klik saja, tanpa memerlukan waktu yang lama. Anda juga dapat mengakses dokumen kapan pun dan dimana pun, hanya melalui ponsel atau laptop Anda.
3. Meminimalisir penggunaan SDM
Dalam sistem arsip konvensional tentunya akan melibatkan banyak karyawan untuk mengelola dan melayani kebutuhan arsip, selain itu hal ini juga tidak menjamin kecepatan dan ketepatan dalam pencarian arsip. Berbeda dengan menggunakan software manajemen dokumen yang tidak memerlukan banyak SDM untuk mengaksesnya. Selain itu, akses informasi yang Anda perlukan dapat Anda akses dengan cepat hanya dalam beberapa klik saja.
4. Keamanan dokumen lebih terjamin dengan aplikasi arsip
Dengan software manajemen dokumen, hasil pengarsipan akan lebih terjamin jika Anda bandingkan dengan metode konvensional. Hal ini dapat terlihat, ketika perusahaan masih menggunakan cara konvensional dalam menyimpan arsip, pastinya persentase dokumen tersebut hilang akan lebih tinggi, karena penyimpanannya masih dalam bentuk kertas.
Maka, saat arsip ingin Anda gunakan tentu akan rawan hilang, lupa untuk mengembalikan, dan juga lupa tempat penyimpanan arsip tersebut. Berbeda dengan software manajemen dokumen yang menyimpan hasil arsip dalam server cloud dan menggunakan enkripsi berlapis, sehingga lebih terjamin keamanannya.
Jenis Aplikasi Arsip Digital Terbaik
Hingga saat ini, perkembangan teknologi membuat sesuatu yang semula sulit menjadi mudah. Penyimpanan arsip yang dulunya hanya dapat tersimpan dalam bentuk kertas, kini dapat menggunakan aplikasi arsip digital. Aplikasi ini memungkinkan Anda untuk menyimpan arsip dalam format digital. Berikut ini beberapa jenis aplikasi arsip digital yang dapat Anda manfaatkan sebagai tempat penyimpanan Arsip digital:
1. Document Management System
Document management system adalah sebuah cara kerja sistem yang kerap kali perusahaan gunakan untuk mengatur dokumen. Dengan menggunakan sistem ini tidak perlu lagi masalah dalam memproses dokumen. Oleh sebab itu, DMS mempunyai banyak fungsi serta fitur yang dapat Anda rasakan. Seperti contohnya, memindai, digitalisasi, menerima, mempercepat, dan lain-lain hanya melalui satu klik saja.
Selain itu, software ini juga memungkinkan para penggunanya untuk masuk ke dalam sistem secara bersamaan. Document management system membantu dokumen secara elektronik mulai dari yang berbentuk draft hingga pada saat penyimpanan. Document management system telah terintegrasi dengan cloud server yang dapat menjamin keamanan dokumen dengan enkripsi berlapis dan ramah lingkungan karena bebas kertas.
Salah satu Document Management System (DMS) yang bisa digunakan yaitu milik HashMicro. sistem ini memiliki fitur yang canggih yang memungkinkan pengguna untuk mengatur dokumen secara terstruktur, melakukan pencarian yang cepat, serta memberikan kontrol akses yang tepat kepada pengguna sesuai dengan hierarki organisasi.
DMS HashMicro juga menawarkan kemampuan untuk mengotomatiskan proses pengarsipan dan kolaborasi antar tim, meningkatkan produktivitas serta keamanan informasi dalam lingkungan kerja digital saat ini.
Baca juga: Simak Penjelasan Lengkap Document Management System!
2. Google Docs
Google Docs adalah salah satu layanan pengolahan kata, presentasi, formulir, lembar sebar, serta penyimpanan data berbasis web. Aplikasi dari Google ini dapat Anda gunakan secara gratis. Google Docs ini tergolong hampir sama dengan Microsoft Office, mulai dari segi kegunaan sampai tampilan. Tetapi, yang membedakan aplikasi arsip digital ini adalah aplikasi Google Docs dapat Anda akses dimanapun dan kapan pun. Selama terkoneksi dengan jaringan internet, Anda dapat membuat dan menyunting dokumen. Selain itu, Anda juga dapat mengajak teman atau rekan lainnya untuk bekerja sama dalam mengerjakan dokumen pada waktu bersamaan atau real time. Setiap perubahan yang telah Anda atau rekan Anda kerjakan, akan tersimpan secara otomatis.
Adapun cara menyimpan dokumen atau arsip dalam Google Docs adalah pengguna harus memiliki akun email di Google. Jika Anda ingin menyimpan arsip atau dokumen ke dalam folder pribadi, Anda harus membuat folder baru terlebih dahulu. Dengan aplikasi arsip digital Google Docs ini, Anda dapat menyimpan dokumen atau arsip dengan beragam nama folder yang berbeda-beda. Dalam hal menyimpan arsip akan terasa lebih mudah melalui Google Docs. Selain itu, Anda juga dapat mengakses arsip tersebut kapanpun Anda perlukan dengan mudah. Tentunya, file arsip tersimpan dengan aman, dan Anda tidak perlu merasa khawatir file arsip akan hilang.
3. Arsip Manpro
Salah satu opsi aplikasi arsip digital terbaik lainnya adalah Arsip Manpro. Dengan aplikasi ini dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dalam mengelola atau memanajemen arsip dengan baik. Melalui aplikasi Arsip Manpro dapat membantu Anda agar pengelolaan dokumen menjadi lebih mudah dan efisien. Selain itu, aplikasi ini juga memiliki keunggulan lainnya, seperti proses penyusunan menu yang user friendly, fleksibel, mudah, dan cepat. Sehingga dapat lebih membantu Anda untuk mengelola arsip dengan mudah.
Dengan keunggulan dari aplikasi ini, Anda tidak harus terlebih dahulu untuk memiliki keahlian dalam coding. Anda dapat melakukan perubahan menu hanya dalam hitungan waktu tertentu yang dapat terhitung lebih pendek. Kelebihan lainnya dari aplikasi ini adalah penggunaannya tak terbatas, karena Arsip Manpro memiliki unlimited storage, unlimited User ID, dan Unlimited Project yang membuat para user tidak perlu merasa khawatir dengan aplikasi ini dalam membantu mengelola pekerjaan mereka.
4. E-Surat
E-Surat adalah suatu sistem informasi pengelolaan kegiatan surat-menyurat secara digital/elektronik yang berfungsi untuk mempercepat penyampaian informasi surat dan disposisinya kepada pihak yang dituju. Salah satu manfaat dari aplikasi e-Surat adalah sebagai sarana arsip yang berguna untuk mempermudah Anda dalam mencari arsip ketika Anda perlukan. Contoh penerapan aplikasi e-Surat adalah saat menerima surat masuk, maka surat yang Anda terima secara fisik tersebut terlebih dahulu akan di scan sebagai proses entry.
Sedangkan surat yang Anda terima via aplikasi e-Surat, sebelum memperoleh disposisi serta didistribusikan, maka akan terlebih dahulu melalui proses print. Hal inilah yang membuat proses pengelolaan arsip, baik secara fisik maupun digital menjadi lebih mudah. Arsip fisik akan tersimpan pada filling cabinet berdasarkan kode klarifikasi masalah, karena secara keseluruhan data tersebut berada pada satu sistem. Dengan memanfaatkan aplikasi arsip digital secara maksimal, dapat membantu Anda dalam mengelola dokumen penting agar tersimpan lebih aman dan efektif. Selain itu, pencarian dokumen yang Anda perlukan tentunya akan menjadi lebih mudah dan cepat.
Kesimpulan
Perkembangan teknologi membuat pengelolaan dokumen menjadi jauh lebih mudah dibandingkan ketika masih menggunakan metode konvensional. Memiliki sistem yang terorganisir dalam memanajemen dokumen-dokumen perusahaan sangat penting, agar suatu saat ketika membutuhkan dokumen tersebut, akan mudah untuk Anda temukan dengan waktu yang singkat. Salah satu sistem yang dapat Anda gunakan untuk mempermudah dalam pengarsipan dokumen adalah Software Manajemen Dokumen dari HashMicro.
Dengan menggunakan software ini, tentu akan sangat membantu Anda dalam mengarsipkan dokumen-dokumen penting, menemukan dokumen lama hanya perlu waktu yang singkat. Selain itu, arsip Anda akan tersimpan dalam server cloud yang terlindungi dengan enkripsi berlapis. Dengan begitu, keamanan akan lebih terjamin dan kemudahan dalam mengelompokkan suatu dokumen akan menjadi lebih mudah. Bila tertarik, Anda dapat mengunduh skema perhitungan harga software manajemen dokumen HashMicro, untuk menghitung estimasi biayanya. Dapatkan juga free demo!
