Apa itu Warehouse? Pengertian, Fungsi, dan Jenisnya

Banyak dari kita tidak tahu apa job deskripsi dari pekerjaan warehouse. Singkatnya, warehouse adalah pekerjaan yang melibatkan penyimpanan produk atau barang serta menyediakan informasi mengenai status dan kondisi barang tersebut di gudang yang kemudian perusahaan distribusikan sesuai permintaan ke tujuan yang telah mereka tentukan.

Setiap perusahaan pasti memiliki warehouse atau gudang yang luas untuk menyimpan seluruh produk mereka. Hal itulah yang membuat banyak dari perusahaan mengeluk kesulitan dalam mengelola gudang mereka. Hal itu karena pengelolaan gudang yang besar membutuhkan ketelitian yang besar. Perusahaan dapat menggunakan software manajemen gudang untuk memudahkan dan mengotomatiskan pengelolaan gudang mereka.

Software pergudangan dapat memudahkan pekerjaan staff gudang menjadi lebih otomatis. Staff gudang hanya perlu memonitor jumlah produk yang ada pada gudang setiap hari pada satu dashboard. Selain itu, aplikasi manajemen gudang juga akan menghindari perusahaan dalam kehilangan barang produksi pada gudang. Oleh karena itu, download skema harga software manajemen gudang terbaik untuk kelola seluruh gudang Anda.

Pada artikel kali ini kita akan membahas secara lengkap mengenai warehouse, mulai dari pengertian, tujuan, fungsi, hingga apa saja jenis-jenisnya. Jangan lupa untuk simak artikel berikut ini untuk penjelasan yang lebih menyeluruh.

Pengertian Warehouse?

Warehouse adalah sistem pergudangan atau logistik yang perusahaan gunakan untuk menyimpan dan menyediakan barang. Perbedaannya dengan gudang biasa adalah sistem gudang yang memberikan informasi tentang ketersediaan atau stok barang. Sistem ini memiliki peran penting dalam manajemen rantai pasokan (supply chain management) atau dengan kata lain, ini adalah sistem rantai pasokan yang akan selalu up to date.

Warehouse adalah bagian yang tidak terpisahkan dari rantai pasokan modern yang melibatkan proses sumber, produksi, dan distribusi barang atau produk. Mulai dari bahan baku, pengolahan produk setengah jadi hingga produk jadi. Untuk mengkoordinasikan distribusi barang hasil dari ketidakseimbangan antara penawaran dan permintaan, sebuah warehouse akan menjadi sangat penting. 

Dalam melakukan pengelolaan warehouse management terdapat beberapa prinsip yaitu kecepatan penyampaian pasar dan memenuhi permintaan, ketepatan dalam menjalankan rantai pasok secara terus menerus, pelanggan bisa mendapatkan produk dengan mudah dan cepat, mendapatkan informasi terkait persediaan barang di gudang lebih mudah.

Baca juga: Sistem Resi Gudang dan Manfaatnya Bagi Bisnis Anda!

Tujuan Sebuah Warehouse

Warehouse sendiri memiliki beberapa tujuan yang tentu bermanfaat bagi sebuah perusahaan. Sebagai penunjang mobilitas usaha logistik atau sejenisnya, gudang perlu dibangun di gedung-gedung yang memenuhi kriteria khusus agar kegiatan logistik berjalan lancar. Hal tersebut dapat dicapai dengan mengadopsi aplikasi gudang seperti aplikasi di banner berikut ini.

Berikut adalah tujuan-tujuan dari sebuah warehouse:

• Berfungsi sebagai transportasi (pengurangan biaya produksi), yang berperan dalam pengendalian dan efisiensi transportasi dan biaya produksi. Meskipun suatu barang memiliki hasil produksi dalam jumlah banyak tetapi permintaannya sedikit, maka barang tersebut dapat perusahaan simpan dalam sebuah gudang.
• Berfungsi sebagai koordinasi supply and demand, artinya gudang sebagai tempat penyimpanan barang yang aman saat permintaan di pasar berfluktuasi.
• Berfungsi sebagai kebutuhan produksi, tidak hanya menyimpan barang tetapi berperan hingga proses produksi akhir. Misalnya wine dan keju yang membutuhkan umur simpan yang lebih lama agar kualitas produknya baik.
• Berfungsi sebagai pertimbangan pemasaran, maksudnya adalah gudang sebagai solusi dalam pendistribusian produk untuk mempermudah dan mempercepat pengiriman barang.

Manfaat Warehouse

Warehouse sendiri memiliki berbagai manfaat penting yang dapat mendukung kegiatan operasional perusahaan. Berikut penjelasan mengenai apa saja manfaat dari adanya warehouse:

1. Meningkatkan efektivitas

Efektivitas yang memungkinkan pelanggan atau pengguna untuk dengan mudah mengakses atau mendapatkan produk milik perusahaan perusahaan.

2. Mengurangi pengeluaran

Seluruh peralatan yang perusahaan gunakan secara manual tidak terlalu mereka butuhkan sehingga dapat menekan biaya operasional bisnis. Karena warehouse yang mereka telah buat sudah terstruktur.

3. Proses bisnis lebih cepat

Salah satu strategi kompetitif perusahaan adalah memasok produk sedekat mungkin dengan pasar agar proses pemasaran atau pengiriman jadi lebih cepat.

4. Kepuasan pelanggan meningkat

Meningkatkan kepuasan pelanggan karena dalam melakukan persiapan barang tidak memerlukan waktu yang lama.

Fungsi Warehouse

Warehouse memiliki fungsi selain sebagai tempat penyimpanan barang juga memiliki beberapa fungsi lain. Ada empat fungsi gudang, yaitu:

1. Penyimpanan barang

Fungsi utama gudang adalah sebagai tempat penyimpanan barang. Dalam menyimpan barang harus rapi dan sesuai denah agar dalam proses pengambilan tidak bingung apalagi di gudang yang menampung banyak barang.

2. Sebagai keamanan produk

Selanjutnya sebagai pengaman persediaan atau barang yang dikirim, dan pesanan agar tetap utuh dapat mereka gunakan kembali. Fungsi gudang tidak hanya dalam hal pencegahan pencurian tetapi mitigasi bencana.

3. Sebagai pembuat kemasan

Fungsi ketiga sebagai packing builder, gudang akan perusahaan gunakan sebagai fasilitas perakitan atau tempat packing dan bundling. Barang setengah jadi atau produk dapat mereka sempurnakan dalam gudang untuk selanjutnya mereka kirim ke pelanggan.

4. Untuk meningkatkan inventory dan re-order

Salah satu kesulitan dalam mengelola gudang adalah menentukan waktu pemesanan kembali barang karena stok barang yang tersedia berada di berbagai lokasi gudang.

Jenis-jenis Warehouse

Jenis-jenis warehouse tergolong ke dalam 3 jenis yang masing masingnya memiliki karakteristiknya tersendiri. Berikut penjelasan dari masing masing jenis warehouse:

1. Raw material warehouse (Ruang persediaan)

Jenis pergudangan ini berfungsi untuk menyimpan setiap material yang dibutuhkan oleh proses produksi. Gudang tipe ini terbagi menjadi dua tipe ruangan, yaitu di dalam gedung pabrik atau ruangan produksi (indoor) dan ada beberapa material yang disimpan di luar gedung (outdoor).

2. Working process storage

Barang yang disimpan di gudang jenis ini adalah barang atau bahan yang sedang dalam proses pengerjaan atau produksi. Anda dapat menemukan jenis penyimpanan proses kerja gudang di industri manufaktur.

Pasalnya, dalam industri bahan-bahan yang dibutuhkan harus melewati seleksi operasi dan pekerjaan produksi terlebih dahulu.

3. Finish goods storage

Sesuai dengan namanya, warehouse jenis penyimpanan barang jadi menyimpan produk atau barang yang sudah jadi, atau barang yang telah selesai dikerjakan.

Baca juga: Warehouse Management System: Pengertian, Manfaat, dan Fitur

Tanggung Jawab Warehouse

Selain fungsi dan berbagai jenisnya, warehouse juga memiliki beberapa tanggung jawab yang harus mereka penuhi. Berikut penjelasannya:

• Mengontrol dan bertanggung jawab atas penyimpanan barang, kerusakan, pencurian,  kebakaran, dan kerusakan dari kondisi barang di gudang.
• Memiliki tanggung jawab atas bongkar muat barang di gudang dan penandatanganan bersama tanda terima barang dan dokumen perjalanan.
• Bertanggung jawab atas kebersihan di area gudang barang.
• Memiliki tanggung jawab atas keakuratan dari laporan gudang.
• Menandatangani dokumen surat jalan atau legalitas dokumen lainnya dari pemasok.
• Menolak untuk mengeluarkan barang dari gudang jika mereka tidak tidak sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.
• Mencegah orang yang tidak berwenang memasuki area gudang.
• Mengorganisir kebutuhan terkait dengan fasilitas gudang.
• Mengatur posisi dan letak produk-produk yang ada di gudang.
• Menawarkan promosi, penurunan pangkat, mutasi kepada bawahannya.

Metode Penyimpanan Barang dalam Warehouse

Penyimpanan dalam gudang dapat Anda lakukan dengan lima cara, sebagai berikut:

1. Dedicated storage

Cara menyimpan barang di gudang yang pertama adalah metode dedicated storage atau fixed location. Metode penyimpanan barang di gudang ini berarti setiap produk memiliki tempat atau lokasi yang tetap dalam penyimpanan di gudang. Lokasi tidak bisa diubah atau digunakan oleh produk jenis lain walaupun ada tempat kosong.

2. Randomized storage

Kedua, terdapat metode randomized storage atau floating lot storage adalah cara penyimpanan barang yang merupakan kebalikan dari metode dedicated storage. Metode randomized storage berarti  penyimpanan di gudang dapat dilakukan dengan cara acak. Barang atau produk mungkin mengalami perpindahan lokasi penyimpanan. Penyimpanan juga bisa dilakukan di sembarang tempat yang memungkinkan.

3. Class-based storage

Ketiga, metode penyimpanan barang di gudang selanjutnya adalah metode class based storage. Metode ini merupakan metode gabungan antara dedicated storage dan randomized storage. Metode class based storage yaitu mengatur lokasi penyimpanan barang di gudang dengan lebih fleksibel tetapi tetap rapi.

4. Shared storage

Keempat, penggunaan metode shared storage, yang merupakan metode penyimpanan barang di gudang yang bertujuan mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan barang. Metode shared storage mengutamakan keuntungan dari perbedaan waktu penyimpanan barang di gudang. Dalam metode ini penting untuk menentukan barang dengan teliti berdasarkan ruang penyimpanan. 

5. Cube per order index policy

Terakhir, ada metode penyimpanan barang di gudang terakhir adalah cube per order index policy. Metode cube per order index policy adalah cara menyimpan barang di gudang dengan memperhatikan tingkat kebutuhan ruang penyimpanan barang di gudang dengan jumlah transaksi produk. Metode cube per order index policy berarti mengatur lokasi produk berdasarkan kategori produk dan jarak perpindahan produk. 

Kesimpulan

Itulah pembahasan singkat mengenai warehouse. Warehouse merupakan sistem pergudangan atau logistik yang digunakan oleh perusahaan untuk menyimpan dan menyediakan barang. Memiliki berbagai fungsi, jenis, dan metode menjadikannya sesuatu yang sangat penting untuk perusahaan yang berkutat dalam industri warehouse dan retail.

Jika perusahaan Anda sedang membutuhkan software yang dapat membantu kegiatan operasional sebuah warehouse jangan ragu untuk hubungi kami. Aplikasi gudang terbaik HashMicro menyediakan Software Manajemen Gudang yang siap membantu mengoptimalkan penggunaan ruangan gudang Anda dan memungkinkan Anda untuk mengkalkulasi serta melacak kapasitas gudang secara otomatis. Jadwalkan demo gratis sekarang bersama tim marketing kami!