Pengertian Sistem Pembukuan Single Entry dan Double Entry

Dalam mengelola suatu perusahaan, sudah pasti adanya aliran kas atau uang keluar dan masuk, catatan tentang keluar masuk barang maupun kehilangan serta terdapat data tentang inventori perusahaan.

Pembukuan mungkin bukan suatu aktivitas yang menyenangkan, namun hal tersebut adalah hal yang sangat krusial. Hal tersebut akan membantu perusahaan berkembang untuk jangka panjang. Proses pembukuan perusahaan pasti akan merepotkan jika pembukuan masih secara manual tulis tangan.

Dalam hal pembukuan, setidaknya ada dua jenis pembukuan yang kerap perusahaan gunakan yakni single entry dan double entry. Pada artikel kali ini akan membahas tentang perbedaan kedua hal tersebut. 

Apa itu Single Entry dan Double Entry System

Single Entry System

Single Entry System atau berarti sistem pencatatan tunggal, seperti namanya, pengertian dari sistem pembukuan single entry adalah bahwa setiap transaksi yang ada akan tercatat dalam pembukuan yang dilakukan dengan entri tunggal atau hanya satu kali.

Yang akan tercatat pada metode ini hanyalah daftar transaksi yang mempengaruhi kas, artinya penerimaan kas akan tercatat sebagai kas masuk begitupun pembayaran kas akan tercatat sebagai kas keluar. 

Sistem seperti ini biasanya berguna untuk melaporkan hasil usaha, seperti laporan laba-rugi. Terutama ketika perusahaan ingin melakukan pelacakan penerimaan kas serta pembayaran tunai.

Sedangkan untuk catatan yang berkaitan dengan kewajiban dan aset, umumnya akan terpisah pada bagian lain. Sistem ini biasanya ada dalam buku kas, yang mana catatan tersebut berisi pengembangan dari daftar pemeriksaan.

Pada sistem ini juga terdapat kolom yang berfungsi untuk mencatat penggunaan dan sumber uang tunai. Sedangkan, pada kolom bagian atas dan bawah untuk menampilkan saldo awal dan akhir. 

Double Entry System

Pada konsep sistem double entry, setiap transaksi akan menghasilkan dua efek yang harus diperhitungkan yang dikenal sebagai prinsip dualitas. Efek pertama adalah kolom kredit dan kedua adalah kolom debit, yang mana kedua kolom tersebut harus memiliki total nilai yang sama atau seimbang.

Setiap akun akan mempunyai posisi normal pada kedua sisi kolom. Kolom debit akan tercata ketika ada kondisi aset atau adanya peningkatan biaya dan kolom kredit akan terisi ketika terjadi ekuitas atau aset yang mengalami peningkatan.

Prinsip ini berarti walaupun perusahaan mengeluarkan uang dari akun perusahaan, maka perusahaan akan mendapatkan sesuatu sebagai imbalan. 

Baca juga: Pahami Definisi, Fungsi, dan Manfaat Sistem Informasi Akuntansi

Bagaimana Cara Kerja Pembukuan Single Entry System dan Double Entry System 

Cara kerja pembukuan single entry dan double entry berbeda tergantung dari jenis bisnis yang dijalankan. Dibawah ini adalah contoh pembukuan menggunakan single entry system: 

Sedangkan dibawah ini adalah contoh double entry system:

Perbedaan Single Entry System dan Double Entry System

Single entry dan double entry adalah dua cara dasar pembukuan transaksi keuangan yang ada pada dunia akuntansi, perbedaan keduanya sebagai berikut:

Single Entry System

Sistem single entry adalah sistem pencatatan tunggal yang menggunakan metode pembukuan transaksi keuangan yang hanya dilakukan satu kali. Pada sistem pembukuan ini hanya terdapat daftar transaksi yang mempengaruhi arus kas.

Dalam artian, jika ada penerimaan kas akan tertulis sebagai kas masuk, sebaliknya jika ada pembayaran kas akan tertulis sebagai kas keluar. Sistem single entry ini biasa digunakan oleh bisnis kecil yang mana neraca hitungnya tidak perlu untuk kontrol keuangan maupun kebutuhan pajak. 

Double Entry System

Double entry atau sistem pembukuan ganda ini adalah metode pembukuan transaksi keuangan yang dilakukan dua kali yakni pada sisi debit maupun kredit. Metode double entry ini perlu bagi semua bisnis yang harus menghasilkan laba, rugi, dan neraca. 

Sistem Pembukuan Single Entry vs Double Entry, Mana yang Cocok?

Kriteria penggunaan kedua metode ini tergantung dari jenis bisnis yang ada. Pada awalnya, sistem single entry lebih sering digunakan oleh pemerintahan, karena dinilai lebih praktis dan mudah.

Namun, seiring berjalannya waktu hal ini berubah karena adanya tuntutan transparansi dari sisi keuangan. Sehingga, pada akhirnya harus menampilkan informasi laporan yang lengkap agar menjadi lebih mudah dalam proses auditnya. Oleh karena itu, metode pembukuan pemerintah pun berubah menjadi metode double entry.

Metode pembukuan single entry bukan menjadi masalah jika digunakan pada bisnis kecil yang berkepemilikan tunggal. Karena, hanya orang yang menjalani bisnis tersebutlah yang harus melakukan pengecekan keuangan dan hal ini lebih praktis serta mudah dalam penggunaannya.

Namun, sistem pembukuan single entry tidak cocok jika dijalankan pada perusahaan berskala menengah ke atas yang mempunya hutang, piutang, dan sistem keuangan yang akan diperiksa oleh berbagai macam pihak.

Oleh karena itu, sistem double entry akan sangat disarankan karena sistem pembukuan yang lebih rinci dan memudahkan dalam audit atau pelacakan transaksinya. 

Baca Juga : Pembukuan: Pengertian, Fungsi dan Cara Membuatnya 

Keuntungan dan Kerugian Single Entry 

Keunggulan utama dari sistem pembukuan single entry ini adalah sistem yang lebih sederhana untuk digunakan, sehingga penggunaannya akan lebih mudah dan praktis dalam melakukan pembukuan. Sistem ini hanya  memiliki dua kolom utama, yaitu pemasukan dan pengeluaran. 

Namun, format yang sederhana seperti ini justru terkadang membuat sistem pelaporan menjadi kurang lengkap. Sehingga akan lebih sulit untuk mengontrol dan juga melacak setiap transaksi yang ada. Selain itu, setiap terdapat kesalahan akan sulit terlacak letak dan asal kesalahan tersebut.

Sistem pembukuan single entry memiliki kekurangan antara lain: 

Aktiva

Seperti pada penjelasan sebelumnya bahwa sistem pembukuan ini menggunakan cara terpisah pada bagian asetnya, hal itu justru membuat beresiko hilang atau tercuri. Selain itu akan lebih sulit terlacak jika hal tersebut terjadi. 

Kewajiban

Sama halnya seperti aktiva, karena penempatan kolom kewajiban secara terpisah, pada akhirnya perusahaan terkait harus membuat sistem yang baru agar bisa tepat waktu ketika pembayaran setiap kewajiban.

Kesalahan

Dengan menggunakan sistem single entry ini, maka peluang terjadinya kesalahan justru menjadi lebih besar, terutama disebabkan karena jumlah total debit yang ditempatkan bagian terpisah, sehingga memiliki peluang besar menjadi tidak seimbang atau sesuai. 

Laporan untuk audit keuangan

Sistem ini pun bisa menghambat proses audit, karena biasanya para auditor selalu menggunakan sistem double entry. Sehingga jika perusahaan menggunakan sistem pembukuan ini maka otomatis akan menyulitkan proses auditnya karena auditor harus mengubah menjadi sistem double entry terlebih dahulu. 

Pelaporan

Hal lain yang dapat berpotensi menyebabkan masalah dalam sistem pembukuan ini adalah dalam hal pelaporan. Karena metode ini menampilkan informasi yang jauh lebih sedikit, terutama dalam hal posisi keuangan perusahaan. Sehingga, bagian direksi akan lebih sulit dalam mendapatkan gambaran terkait keuangan perusahaan.

Baca Juga : 5 Tips Pembukuan yang Efisien untuk Setiap Pemilik Bisnis 

Keuntungan dan Kerugian Double Entry

Sistem pembukuan berpasangan atau double entry adalah metode yang banyak digunakan oleh akuntan. Hal ini karena sistem pembukuan berpasangan dinilai lebih mudah untuk dipahami dan mudah untuk diterapkan.

Namun nyatanya, metode sistem pembukuan ini memiliki beberapa keunggulan dan kekurangan dalam penerapannya. Berikut ini adalah beberapa keunggulan yang dari penggunaan sistem double entry: 

Catatan keuangan lebih akurat

Pada sistem pembukuan double entry, terdapat kedua keseimbangan dalam dua sisi yang berbeda pada tiap transaksinya, yaitu debit dan kredit. Jika ketika audit terdapat ketidakseimbangan dalam hal debit dan kredit, maka kesalahan terletak pada persamaan akuntansi atau neraca. 

Namun jika perusahaan menggunakan sistem double entry, kesalahan pencatatan tidak akan terjadi karena debit dan kredit akan selalu menghasilkan keseimbangan. 

Mengurangi kesalahan

Sistem double entry ini memiliki informasi yang terperinci dan mampu mendeteksi kesalahan penghitungan. Penerapan metode pembukuan ini akan menguntungkan perusahaan karena dapat melakukan pelacakan pendapatan, pengeluaran serta aset dan liabilitas. 

Sebuha perhitungan akan lebih akurat karena menunjukkan semua saldo akun. Jika terjadi kesalahan, sistem ini juga akan lebih mudah terlacak letak kesalahan karena adanya informasi yang jelas. Dengan menggunakan sistem pembukuan ini, peluang terjadinya kesalahan sangat kecil. 

Mendeteksi penipuan

Sistem pembukuan ini lebih mudah untuk mendeteksi atau melacak kesalahan dan penipuan. Sehingga jika perusahaan menerapkan sistem ini laporan keuangan akan lebih tepat dan akurat. 

Keuntungan-keuntungan tersebut membuat sistem pembukuan berpasangan menjadi metode yang paling banyak akuntan gunakan. Selain mempunyai banyak keuntungan, sistem pembukuan berpasangan ini juga memiliki beberapa kekurangan, antara lain : 

Kompleksitas

Salah satu masalah utama dalam sistem pembukuan double entry adalah kerumitan dalam prosesnya. Untuk para pemilik usaha yang tidak memiliki latar belakang akuntansi tentunya hal ini merupakan hal yang asing.

Terminologi debit dan kredit akan menyebabkan kebingungan. Mengetahui kapan harus mendebit rekening dan apa akun yang sesuai untuk kredit bisa saja terdengar sulit. Serta juga mampu membuat pembukuan pemula sedikit kebingungan dengan pekerjaannya, 

Biaya

Biaya pembukuan saat menggunakan sistem double entry ini secara langsung berhubungan dengan kompleksitas sistem. Karena perusahaan memiliki catatan dan buku yang tersebar pada beberapa tempat yang harus selalu terpantau. 

Dalam beberapa kasus, bahkan perusahaan harus mempekerjakan karyawan tambahan untuk melacak pembukuan pada masing-masing departemen. Jika perusahaan menggunakan akuntan, biaya pembukuan akan lebih tinggi dan kompleks. 

Waktu

Jumlah banyak waktu yang termakan untuk melakukan verifikasi pembukuan double entry adalah salah satu permasalahan yang terkait langsung dengan kompleksitas metode pembukuan ini. Karena pembukuan yang harus dilakukan dan melalui dua kali verifikasi, sistem double entry ini akan memakan waktu yang lebih banyak.

Ketepatan

Secara keseluruhan, sistem akuntansi double-entry penting bagi pemilik usaha karena biasanya akan memberikan mereka dengan catatan lebih akurat dibandingkan metode lain.

Hal ini tentunya menguntungkan dalam banyak kasus, tetapi jika pemilik usaha tidak memiliki banyak latar belakang dalam pembukuan, dan mencoba untuk mengerjakan semua sendiri menggunakan metode double-entry, mungkin akan mengalami kebingungan.

Masalah utama dengan sistem ini adalah bahwa jika pemilik usaha membuat satu kesalahan sepanjang jalan, maka keakuratan sisa buku akan sangat berkurang.

Kesimpulan 

Sistem pembukuan single entry dan double entry adalah dua jenis sistem pembukuan akuntansi dasar yang memiliki perbedaan. Pada dasarnya sistem pembukuan single entry hanya memiliki entri tunggal, sedangkan sistem pembukuan double entry memiliki entry ganda yang berisi kredit dan debit yang mana jumlah total keduanya harus sesuai.

Saat ini kebanyakan perusahaan menengah ke atas lebih cenderung menggunakan sistem double entry karena lebih lengkap dan mudah melakukan pelacakan kesalahan yang terjadi.

Sedangkan sistem pembukuan single entry cenderung digunakan oleh perusahaan kecil dan pemilik bisnis yang hanya dimiliki oleh satu orang saja karena sistem ini lebih praktis dan mudah. 

Untuk lebih memudahkan dan perhitungan pembukuan lebih akurat, Software Akuntansi dari HashMicro dapat memastikan pembukuan keuangan perusahaan akan lebih akurat. HashMicro telah merancang sistem akuntansi untuk mengotomatiskan seluruh pengelolaan arus kas dari jurnal hingga laporan keuangan dan laporan arus kas.

Manfaat yang ada pada aplikasi pembukuan HashMicro yang akan peroleh seperti akurasi yang tinggi, hemat waktu dalam pengerjaan, data yang real-time dan juga tingkat profitabilitas yang tinggi.

Selain itu juga menghindari melakukan pembukuan secara manual yang hanya memakan banyak waktu dan tenaga hanya dengan menggunakan fitur terlengkap dari Sistem Akuntansi yang ada pada HashMicro.

Untuk informasi lebih lanjut mengenai estimasi harga, Anda dapat mengunduh skema perhitungan harga software-nya dari Hashmicro atau langsung mencoba demo gratis softwarenya sekarang juga!