Saat ini, setiap perusahaan telah dituntut untuk melakukan sebuah revolusi dalam berbisnis. Sebab, tingkat efisiensi dan efektivitas rantai pasokan semakin menjadi fokus utama untuk perusahaan. Selain itu, kompetisi usaha yang terus meningkat dan kondisi pasar global yang berubah cepat ikut memaksa perusahaan untuk mengidentifikasi strategi dalam meningkatkan produktivitas masing-masing. Faktor-faktor seperti percepatan perubahan pasar, produk, dan teknologi, mengharuskan manajemen perusahaan untuk segera membuat keputusan dalam waktu yang singkat, dengan informasi yang minim, dan dengan penghematan anggaran produksi. Oleh karena itu, perusahaan dapat menggunakan sistem pembelian untuk membantu mengelola proses pembelian secara lebih efisien.
Sistem pembelian adalah proses pengadaan barang dan jasa dengan bantuan aplikasi dan teknologi berbasis internet. Kemunculan sistem ini memungkinkan terjadinya otomatisasi proses bisnis internal sekaligus menyediakan platform yang mendukung automasi di tingkat global. Sistem pembelian membantu perusahaan untuk mengontrol biaya procurement menjadi lebih efisien dan mengelola pengajuan pembelian dari setiap cabang dan dapatkan penawaran terbaik dari supplier dengan sistem e-procurement terbaik dari Hashmicro.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Pengertian Sistem Pembelian
Aktivitas pembelian menjadi salah satu kegiatan yang umum terjadi pada sebuah perusahaan. Untuk membuat proses pembelian lebih efisien, maka perusahaan membutuhkan sebuah sistem, salah satunya dengan sistem pembelian. Perusahaan yang membutuhkan persediaan dalam jumlah yang cukup banyak harus segera bertindak agar pengadaan persediaan bisa terpenuhi. Perusahaan membeli bahan baku, alat usaha, mesin produksi, berbagai bahan bangunan, peralatan reparasi, serta jasa yang saat itu sedang diperlukan oleh pihak perusahaan merupakan wujud dari pembelian.
Lantas, mengapa pihak perusahaan perlu menyelenggarakan proses pembelian? Karena pembelian adalah suatu proses yang bertujuan untuk membantu pihak perusahaan dalam memperoleh barang yang sesuai dengan keperluan dan kebutuhannya secara kuantitas, lokasi, kualitas, waktu, dan dengan biaya yang semurah mungkin. Selain itu, tujuan lainnya adalah agar perusahaan bisa menekan biaya semaksimal mungkin agar pihak perusahaan bisa mendapatkan keuntungan yang besar. Oleh karena itu, sistem pembelian adalah salah satu metode yang tepat untuk memperoleh keuntungan tersebut.
Sistem pembelian pada dasarnya adalah sebuah teknologi informasi yang digunakan untuk mempermudah Business to Business (B2B) dalam aktivitas transaksi pembelian untuk persediaan barang. Dengan sistem pembelian ini, maka perusahaan akan mendapatkan fasilitas yang lebih baik dalam proses pengadaan secara terpadu. Pada dasarnya, pembelian adalah suatu bentuk kegiatan perusahaan untuk membeli bahan baku, berbagai alat usaha, mesin produksi, atau berbagai bahan bangunan, peralatan reparasi, serta jasa yang saat itu sedang diperlukan oleh pihak perusahaan.
Baca juga: Mengapa Cloud Procurement Penting bagi Perusahaan?
Fungsi Sistem Pembelian
Perusahaan menggunakan sistem purchase order untuk mengadakan barang yang diperlukan oleh perusahaan baik yang akan digunakan sendiri oleh perusahaan atau yang dijual kembali. Terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam sistem pembelian. Berikut fungsi-fungsi sistem pembelian:
- Fungsi gudang, yaitu mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian. Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung pakai (tidak diselenggarakan persediaan barang di gudang), yang mengajukan permintaan pembelian ialah pemakai barang langsung.
- Fungsi pembelian, meminta penawaran harga dari pemasok, menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok, dan membuat order pembelian kepada pemasok pilihan perusahaan. Anda memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
- Fungsi penerimaan, memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok, menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan, dan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi. Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang masuk dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan
- Fungsi akuntansi harus mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. Pencatatan transaksi pembelian dilakukan dalam register bukti kas keluar dan menyimpan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menggunakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Laporan pembelian barang juga harus diintegrasikan untuk memastikan akurasi dan kelengkapan catatan keuangan.
Baca juga: Ketahui Fungsi Akuntansi Manajemen, Tujuan dan Perbedaannya!
Prosedur Sistem Pembelian
1. Prosedur permintaan sistem pembelian
Dalam prosedur permintaan pembelian bahan baku, fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian pada aplikasi pembelian dalam bentuk formulir surat permintaan bahan baku kepada bagian pembelian. Buat purchase request dan ubah jadi purchase order, serta kirim penawaran ke supplier dengan sistem pembelian dalam beberapa klik saja.
2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Pada prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai macam syarat pembelian yang bertujuan untuk menjadi pamasok perusahaan.
3. Prosedur order sistem pembelian
Fungsi pembelian di sini adalah mengirim surat order pembelian kepada pemasok pilihan perusahaan. Dalam proses ini, sistem pembelian mengirimkan surat pesanan mengenai barang dan kuantitas barang yang akan dipesan kepada pemasok yang telah dipilih dan telah menjalin kerjasama.
4. Prosedur penerimaan barang
Dalam fungsi prosedur penerimaan barang, fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan segala jenis, kuantitas, dan mutu barang yang telah masuk dari pemasok yang kemudian diikuti dengan membuat laporan penerimaan barang.
5. Prosedur pencatatan utang
Dalam fungsi ini akuntansi memeriksa segala dokumen-dokumen yang terkait dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan hutang atau mengarsipkan sumber sebagai pencatatan hutang.
6. Prosedur distribusi sistem pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi akun yang keluar dari transaksi pembelian sebagai kepentingan pembuatan laporan manajemen. Dalam prosedur distribusi pembelian, keuangan bertugas untuk melakukan pembayaran pesanan atau membayar utang pembelian.
Sebagai informasi, terdapat sebuah sistem yang telah meringkas dan mengefisiensikan prosedur-prosedur di atas. Anda dapat mencoba menggunakannya melalui telepon genggam atau alat elektronik lainnya sekarang juga. Tertarik? Klik banner berikut ini.
Manfaat Sistem Pembelian
Pembelian merupakan salah satu fungsi penting dalam berhasilnya operasi suatu perusahaan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mendapatkan kuantitas dan kualitas bahan-bahan yang tersedia pada waktu tertentu dengan harga yang sesuai dengan harga yang berlaku. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan sistem pembelian untuk meningkatkan efisiensi proses pembelian. Perusahaan memerlukan sistem pembelian yang memiliki fitur-fitur dengan banyak manfaat. Sistem pembelian Hashmicro dapat membantu mengefisienkan proses pembelian perusahaan Anda karena dapat memberikan manfaat seperti:
Keterlacakan penuh
Produk yang masuk ke gudang dapat terlacak dengan mudah dan notifikasi dari software pembelian akan muncul ketika pesanan terkirim/diterima. Dengan fungsi yang bisa membantu anda untuk mencatat barang yang masuk dan juga keluar, anda juga bisa memanfaatkan aplikasi ini sebagai penyimpanan data milik anda. Dan dengan menggunakan aplikasi ini, anda juga bisa meminimalisir resiko kesalahan yang terjadi ketika anda mencatat stok barang anda, dan juga anda bisa memantau sisa persediaan barang anda di dalam gudang.
Sistem pembelian Hashmicro memungkinkan untuk melakukan penyimpanan dan pengolahan semua data informasi yang berkaitan dengan produk. Saat Anda menggunakan aplikasi ini, tentu akan lebih mudah dan cepat saat melacak produk. Bahkan Anda tidak perlu melakukan pelacakan produk secara manual. Karena semua informasi tersebut sudah tersedia di aplikasi. Sistem ini juga dapat melakukan pelacakan pada item tertentu atau penurunan harga sekalipun. Lacak pengiriman dan pembayaran barang dari vendor lewat software pembelian barang juga dapat menyesuaikan dengan jumlah barang yang masuk.
Manajemen backorder mudah
Backorder adalah kondisi Anda dapat membeli produk sekarang dan menerimanya di waktu mendatang ketika produk tersedia. Penyebab backorder antara lain permintaan yang tinggi, safety stock rendah serta adanya permasalahan dengan produsen dan supplier. Terkadang, perusahaan tidak dapat merencanakan atau menghindari backorder. Apabila perusahaan masih memakai cara manual dalam prosesnya termasuk pencatatan di kertas dan double entry, ini akan membuat proses semakin lambat dan berpeluang terjadi human error.
Anda dapat mempertimbangkan untuk memakai software pembelian dari Hashmicro untuk mempermudah proses backorder. Lacak pengiriman dan pembayaran barang dari vendor lewat software pembelian barang dapat Anda sesuaikan dengan jumlah barang yang masuk.
Biaya procurement terkontrol
Sistem mengatur biaya pengadaan barang agar lebih ringkas dan efisien. Dengan sistem manajemen yang jelas, maka perusahaan dapat melakukan pengadaan barang dengan mudah. Misalnya jadi lebih jelas mengenai timeline dari sebuah pengadaan barang. Perusahaan bisa melihat dengan jelas kapan akan melakukan tender dan kapan dapat mulai menggunakan barang.
Sistem pembelian Hashmicro akan membantu Anda dalam mengontrol biaya procurement agar menjadi lebih efisien. Pengelolaan setiap pengajuan pembelian akan lebih mudah, dan dapatkan analisis penawaran terbaik dari supplier Anda. Selain itu, aktivitas pembelian dengan manajemen budgeting serta cost center untuk setiap proyek akan lebih terkendali. Aktivitas pengadaan lebih terkontrol dengan manajemen budgeting dan cost center per departemen atau proyek dari sistem e-procurement.
Pembayaran tepat waktu
Dalam bisnis, terkadang utang piutang tidak dapat terelakan. Mungkin pernah suatu perusahaan lupa melakukan pembayaran tagihan, akhirnya perusahaan itu harus menanggung denda atau bunga sesuai dengan kesepakatan sebelumnya. Sementara pihak yang lupa melakukan penagihan piutang pun akan kesusahan dengan neraca keuangan yang menjadi tidak seimbang karena pemasukan yang tertunda. Oleh karena itu, pembayaran invoice tepat waktu merupakan hal yang wajib dilakukan.
Anda dapat menjadwalkan pembayaran tagihan, sehingga Anda tidak akan lupa untuk menyelesaikan pembayaran. Notifikasi sistem procurement akan muncul otomatis untuk invoice dari vendor yang belum dibayar sehingga meningkatkan efisiensi procurement. Dengan sistem pembelian Hashmicro Anda dapat melakukan pembayaran tepat waktu sehingga tidak perlu menanggung denda keterlambatan.
Kesimpulan
Dalam suatu perusahaan tidak akan pernah lepas dari kebutuhan bahan baku dan kebutuhan lainnya seperti pembelian barang atau jasa. Kegiatan seperti ini dinamakan dengan purchasing yang merupakan proses pembelian barang dan jasa oleh perusahaan. Umumnya setiap perusahaan memiliki sistem sendiri dan tanggung jawab penuh dalam melakukan setiap kegiatan pembelian. Saat ini tersedia software pembelian yang berperan penting dalam kegiatan perusahaan.
Software pembelian memudahkan setiap kegiatan operasional perusahaan dengan sistem procure to pay. Sehingga perusahaan akan mendapatkan pengadaan barang atau jasa dengan kualitas terbaik. Adanya software pembelian memberikan keuntungan dalam pengelolaan keuangan yang lebih bijak serta menghemat biaya pengeluaran. Selain itu, dengan sistem pembelian Hashmicro, perusahaan Anda dapat mengintegrasikan software tersebut dengan sistem lain seperti sistem manajemen inventaris, sistem akuntansi dan CRM Sales sehingga tidak memakan waktu lama untuk mencari data yang dibutuhkan antar departemen. Kegiatan kerja yang berulang pun bisa terotomatisasi sehingga karyawan akan merasa lebih efisien dan produktif. Dapatkan demo gratis sekarang dengan klik banner berikut ini.
