SOP (Standar Operasional Prosedur) : Ketahui Fungsi, Manfaat dan Contoh SOP Perusahaan

SOP atau standar operasional prosedur merupakan salah satu aspek penting yang wajib perusahaan terapkan agar dapat menghadirkan kegiatan operasional yang sesuai dengan standar yang telah diterapkan. Selain itu, SOP juga dapat perusahaan gunakan agar setiap karyawan, manajerial, dan pimpinan dapat memahami mengenai tujuan yang ingin dicapai perusahaan.

Aturan yang terdapat dalam standar operasional prosedur tidak hanya berisikan mengenai pedoman dalam melakukan pekerjaan. Namun juga terdapat SOP mengenai izin karyawan, SOP jika terjadi bencana, aturan jika karyawan pindah tugas, dan lain sebagainya. Untuk melihat apakah karyawan Anda telah mengikuti SOP atau belum, Anda dapat melihatnya melalui sebuah software. Contohnya seperti, SOP jika izin di perusahaan adalah harus mengganti jam kerja di hari berikutnya. Anda dapat mengontrol melalui suatu sistem apakah karyawaan Anda telah mengganti jam kerjanya atau belum melalui software HRM untuk HR.

Dalam artikel ini, akan membahas secara lengkap mengenai standar operasional prosedur dalam perusahaan secara lengkap.

Apa itu SOP?

Standar Operasional Prosedur atau SOP adalah suatu peraturan dan pedoman yang dibuat secara tertulis untuk setiap pekerja dalam suatu badan usaha, dan dijadikan sebagai standar pada kegiatan operasionalnya untuk hasil kerja yang efektif dan efisien dengan biaya serendah-rendahnya. Standard operating procedures juga bisa menjadi cara yang efektif untuk mengkomunikasikan perubahan dalam cara bisnis beroperasi kepada karyawan Anda.

SOP diperlukan bagi perusahaan untuk menghasilkan sistem yang berkualitas dan bisa mempertahankan kualitas control dan proses bisnis dapat tetap berjalan dengan baik. Dalam pembuatan standar operasional prosedur harus singkat, mudah dimengerti dan berisi langkah-langkah yang mudah diikuti. Selain itu perlu terus diperbarui setiap tahunnya untuk memastikan mereka tetap relevan dengan kebutuhan organisasi saat ini.

Mengapa perusahaan membutuhkan SOP? 

Selain untuk melancarkan kegiatan operasional, SOP juga mempengaruhi kepercayaan pelanggan untuk menggunakan produk atau jasa. Itulah mengapa Standar Operasional Prosedur adalah hal sangat penting bagi perusahaan, salah satunya untuk mendapat kepercayaan konsumen ketika akan membuka cabang baru atau memproduksi barang baru. Dengan begitu nama perusahaan akan memiliki nilai tersendiri bagi konsumen.

Bagaimanapun bentuk dan apapun jenisnya, setiap perusahaan memerlukan panduan untuk menjalankan tugas dan fungsi setiap elemen maupun unit pada perusahaannya. Nah, jika Anda ingin mengetahui SOP lebih lanjut, simak ulasannya di bawah ini.

Fungsi SOP bagi Perusahaan

Penggunaan SOP dalam suatu perusahaan memiliki beberapa fungsi penting yang akan mempengaruhi keberhasilan aktivitas perusahaan. Meski fungsi utamanya adalah sebagai sebuah dokumen pelaksanaan kegiatan atau pekerjaan. Namun standar operasional prosedur juga masih memiliki banyak fungsi lainnya yang perlu Anda ketahui. Terdapat tiga fungsi antara lain seperti menjaga konsistensi, mereduksi kesalahan, dan alat komunikasi. Berikut penjelasan selengkapnya mengenai fungsi dari standar operasional prosedur:

1. Menjaga konsistensi seseorang dalam melakukan tugas atau kegiatan tertentu.  Semakin konsisten suatu proses dari orang ke orang, maka akan semakin kecil kemungkinan terjadinya masalah pada kualitas. 
2. Mereduksi Kesalahan dengan adanya prosedur tertulis yang rinci tentang serangkaian instruksi untuk melakukan tugas. Apabila setiap individu melakukan tugas seperti yang tertulis, maka akan tercipta peluang yang lebih besar untuk mengurangi kesalahan.
3. Sebagai alat komunikasi, merupakan salah satu alasan perusahaan membutuhkan standar operasional prosedur yaitu untuk kepentingan komunikasi. Memperbarui standar operasional prosedur dengan perbaikan yang ada pada proses, prosedur operasi, dan setiap pembaruan memerlukan pelatihan baru menyediakan metode untuk mengkomunikasikan perubahan proses kepada karyawan.

Baca juga: Apa Saja Manfaat Software Akuntansi bagi Bisnis Anda?

Manfaat SOP bagi Perusahaan

Setelah mengetahui fungsi dari SOP untuk perusahaan, lalu apa saja manfaat dari SOP? Tentu terdapat manfaat yang akan perusahaan peroleh. Dengan membawa proses standarisasi dan dokumentasi standar operasional prosedur formal ke organisasi Anda dapat memberikan banyak manfaat besar yang dapat terwujud. Beberapa manfaatnya yaitu seperti informasi menjadi terbuka, penyesuaian jadwal, mereduksi kegagalan, sebagai standar dalam pelatihan, dan meningkatkan keterampilan kerja. Berikut penjelasan manfaat yang bisa Anda dapatkan jika memberlakukan standar operasional di perusahaan:

Keterbukaan informasi

Menempatkan nilai hanya pada produksi sementara mengabaikan keselamatan, kesehatan dan lingkungan akan beresiko dalam jangka panjang. SOP yang baik akan memberikan semua informasi keselamatan, kesehatan, lingkungan dan operasional yang diperlukan. oleh karena itu, lebih baik memberi training kepada karyawan terlebih dahulu daripada menghadapi kecelakaan, denda, dan litigasi di kemudian hari.

Bonus Tip: Untuk memberi training kepada karyawan terlebih dahulu, Anda dapat menggunakan sebuah software manajemen kompetensi untuk merekomendasikan karyawan yang butuh training sehingga kemampuan yang diberikan perusahaan sudah setara untuk semua karyawan.

Penyesuaian jadwal

Setiap konsumen, baik dari individu hingga perusahaan pasti menginginkan produk dengan kualitas dan spesifikasi yang konsisten. Adanya SOP menentukan langkah-langkah pekerjaan yang membantu memastikan bahwa operasi produksi berjalan secara konsisten untuk menjaga kontrol kualitas proses dan produk. 

Mereduksi kegagalan

Pembuatan SOP sangat penting dalam membantu untuk memastikan bahwa tidak ada kegagalan yang terjadi dalam pembuatan proses yang dapat membahayakan siapa pun di komunitas sekitar. Dengan mengikuti langkah-langkah kesehatan dan lingkungan dapat memastikan risiko yang mengancam lingkungan sekitar dan hal-hal yang membuat kemarahan masyarakat.

Sebagai standar pelatihan

SOP memiliki fungsi sebagai dokumen pelatihan untuk manajemen lain dalam mengetahui proses pembuatannya. Secara menyeluruh standard operating procedures dapat berfungsi sebagai dasar untuk memberikan pelatihan standar bagi karyawan yang masih baru dalam pekerjaan tertentu dan juga bagi mereka yang membutuhkan pelatihan ulang. 

Peningkatan keterampilan kerja

Proses memperhatikan sesama pekerja memiliki standarisasi yang berfungsi sebagai daftar periksa untuk rekan kerja yang mengamati kinerja untuk memperkuat kinerja yang tepat. Saat menjabarkan prosedur yang benar , rekan kerja mana pun dapat menggunakan SOP itu untuk melatih yang lain dan membantu meningkatkan keterampilan kerjanya.

Berikut Beberapa Contoh SOP dalam Divisi Perusahaan

Tidak ada bisnis yang memiliki daftar SOP yang identik. Karena setiap bisnis memiliki pasar yang unik dan berbeda, setiap pengusaha memiliki gaya kepemimpinannya sendiri dan juga setiap industri memiliki praktik terbaiknya. Maka dari itu kami akan memberikan beberapa contoh dari berbagai jenis bisnis. Berikut terdapat beberapa contoh SOP sering kita temui dalam bisnis. Mungkin dari contoh ini dapat Anda pertimbangkan untuk digunakan pada bisnis kecil Anda.

Produksi atau operasi

• Membuat langkah-langkah lini produksi, agar tidak terjadi penyimpangan produksi dan sesuai dengan serangkaian operasi sekuensial yang ada.
• Standar perawatan peralatan dan prosedur inspeksi, agar para pekerja memperhatikan kondisi peralatan dalam proses produksi sesuai standar yang ada.
• Cara pelatihan karyawan baru, hal tersebut perlu untuk mencegah hal yang buruk terjadi di perusahaan dan juga dapat meningkatkan kinerja karyawan baru.

Keuangan dan administrasi

• Cara pengelolaan piutang dagang sampai dengan proses penagihan dan pembayaran
• Pengelolaan proses hutang dagang dan memaksimalkan arus kas sambil memenuhi semua tenggat waktu pembayaran

Pemasaran, penjualan, dan layanan pelanggan

• Aturan persetujuan komunikasi eksternal seperti siaran pers, media sosial, iklan, dll.
• Cara untuk melakukan persiapan penawaran harga
• Standarisasi proses pengiriman layanan, termasuk waktu untuk memberikan respons
• Aturan garansi, pengembalian uang atau kebijakan pertukaran
• Aturan dan cara pengakuan atau  penyelesaian keluhan, komentar dan saran pelanggan

Baca juga : Faktor Penting saat Memilih Software Akuntansi Cloud

Kesimpulan

Berikut adalah beberapa hal yang terkait penjelasan SOP perusahaan mulai dari definisi, fungsi, manfaat dan contohnya dalam divisi perusahaan yang bisa Anda pertimbangkan untuk digunakan dalam SOP untuk perusahaan Anda.

Standar operasional prosedur atau SOP adalah sebuah rincian yang berisi instruksi tertulis tentang cara melakukan kegiatan bisnis rutin. Standard Operating Procedures dalam pembuatannya harus singkat, terbaca mudah dimengerti dan berisi langkah-langkah yang mudah untuk diikuti. Dengan menerapkan pengetahuan diatas ini dan membuat SOP yang sesuai kebutuhan bisnis Anda, maka akan meningkatkan produktivitas tim  dan memastikan kualitas serta konsistensi keberhasilan dalam bisnis. HR dapat menggunakan software HRM untuk mengatur dan menetapkan SOP sesuai standar perusahaan. Jadwalkan demo gratis software HRM HashMicro untuk ketahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis Anda