Mengenal Vendor Managed Inventory Mulai dari Proses, Keuntungan, dan Contohnya

Vendor managed inventory adalah sebuah sistem manajemen persediaan yang membutuhkan kolaborasi antara perusahaan dengan vendor atau supplier untuk dapat melihat stok perusahaan dan segera mengisi sesuai dengan target penjualan perusahaan.  Perusahaan dapat menggunakan sistem persediaan yang vendor kelola  untuk mengambil stok persediaan mereka hingga memastikan bahwa barang yang dijual selalu tercatat, layak untuk pelanggan konsumsi. 

Banyak bisnis yang sudah menggunakan sistem vendor managed inventory ini untuk mengembangkan usahanya karena untuk menghindari masalah yang akan terjadi seperti persediaan yang mudah rusak dengan umur simpan yang terbatas. Salah satu upaya yang dapat perusahaan Anda lakukan adalah dengan menerapkan Hash Software Inventory untuk otomatisasi stok barang. 

Proses Vendor Managed Inventory

1. Kesepakatan antara perusahaan dengan vendor

Proses pertama yang dilakukan oleh vendor managed inventory adalah dengan membuat kesepakatan antara perusahaan dengan supplier yang telah Anda tentukan. Hal tersebut berkaitan dengan memberikan daftar barang yang akan perusahaan beli, berjanji untuk membeli sejumlah barang dalam waktu tertentu, dan menyetujui harga.

2. Membuat purchase order

Penjelasan perjanjian pada poin pertama kemudian akanberlanjut ke dalam proses inventaris yang vendor kelola sebagai pesanan pembelian. Kemudian, barang pertama akan vendor atau supplier kirim sesuai dengan kesepakatan sebelumnya. Dalam catatan, vendor akan melakukan pembelian tanpa persetujuan perusahaan.

3. Membayar tagihan perusahaan

Pembayaran tagihan perusahaan berdasarkan invoice yang vendor atau supplier keluarkan berdasarkan jumlah pengiriman yang telah vendor lakukan merupakan proses final dari vendor managed inventory. Barang yang vendor kirim  ukurannya lebih sedikit dari jumlah permintaan atau purchase order dengan alasan vendor akan mengirim barang berkali-kali sesuai dengan berapa banyak stok yang perusahaan butuhkan. 

Baca juga: Pentingnya Just in Time Inventory untuk Bisnis

Keuntungan Vendor Managed Inventory

1. Bagi pemasok

Terdapat keuntungan yang VMI berikan kepada pemasok, seperti membuat perkiraan lebih sederhana ketika data Point of Sale pelanggan terlihat dengan jelas. Selain itu, dengan VMI, akan lebih mudah untuk memasukkan promosi ke dalam strategi inventaris. Kemudian, visibilitas ke tingkat stok membantu dalam menentukan prioritas barang mana yang terisi ulang atau kehabisan stok. 

2. Bagi pelanggan

Keuntungan bagi pelanggan ialah saat perpindahan dari angkutan udara ke angkutan laut akan memungkinkan untuk mendapatkan visibilitas yang lebih baik. Tujuannya adalah untuk meningkatkan tingkat pengisian dari pemasok ke pelanggan akhir. Selain itu, VMI dapat menurunkan jumlah stok dan tingkat persediaan. 

3. Bagi pemasok dan pelanggan

Kesalahan dalam entry data berkurang karena komputer berkomunikasi satu sama lain. Selain itu, kecepatan pemrosesan pun meningkat. Peningkatan layanan pelanggan adalah tujuan bersama oleh kedua belah pihak. Ketika barang yang tepat tersedia ketika pelanggan membutuhkannya. Pelanggan dan pemasok membentuk kemitraan nyata. Mereka berkolaborasi lebih erat dan memperkuat ikatan mereka. 

Contoh Vendor Managed Inventory (VMI)

Katakanlah Vendor Managed Inventory (VMI) untuk Home World, toko perbaikan rumah fiktif. Misalkan Home World menjual lemari es ICY. Home World memiliki kontrak Vendor Managed Inventory (VMI) dengan ICY. Home World secara konsisten mengirimkan data yang merinci berisi pola penjualan lemari es dan tingkat inventarisnya ke ICY melalui EDI atau online.

Dengan menggunakan data ini, ICY mempertimbangkan waktu pengiriman mereka dan membuat perhitungan pengisian ulang. Kemudian, spesialis inventaris ICY meninjau perhitungan dan menempatkan semua pesanan pengisian ulang untuk Home World. Hubungan yang sukses hingga menguntungkan antara Home World dan ICY sangat bergantung pada pembagian informasi yang akurat secara konsisten.

Faktor yang Perlu Diperhatikan dalam Strategi Vendor Managed Inventory

Strategi Vendor Managed Inventory (VMI) melibatkan kerjasama erat antara pemasok dan pelanggan dalam mengelola persediaan. Ada beberapa faktor yang perlu Anda perhatikan dalam merancang hingga melaksanakan strategi VMI yang efektif. Simak penjelasan berikut ini!

• komunikasi yang baik antara pemasok dan pelanggan sangat penting. Kedua belah pihak perlu berbagi informasi secara teratur mengenai permintaan, persediaan, dan perkiraan kebutuhan di masa depan. Komunikasi yang terbuka dan transparan membantu meminimalkan risiko ketidaksesuaian stok, meningkatkan akurasi peramalan, dan memastikan ketersediaan produk yang tepat waktu.
• penentuan parameter persediaan yang tepat sangat penting dalam strategi VMI. Hal ini mencakup menentukan titik pesan (reorder point), jumlah pesan ulang (reorder quantity), dan tingkat layanan yang Anda inginkan. Dengan memperhatikan faktor-faktor ini, pemasok dapat memastikan ketersediaan produk yang memadai tanpa terlalu banyak atau terlalu sedikit persediaan yang tidak efisien.
• Selanjutnya, keandalan sistem teknologi informasi menjadi faktor penting dalam strategi VMI. Sistem yang kuat dan terintegrasi memungkinkan pertukaran data yang akurat dan real-time antara pemasok dan pelanggan. Ini termasuk sistem manajemen persediaan, pemasaran elektronik (e-commerce), dan pemantauan otomatis dengan menggunakan teknologi seperti barcode atau RFID.
• kedua belah pihak harus membangun hubungan kerja sama yang kuat dan saling menguntungkan. Kepercayaan, transparansi, dan komitmen dalam menjalankan strategi VMI penting untuk mencapai kesuksesan. Pelanggan dan pemasok perlu bekerja sama dalam mengidentifikasi masalah, mengevaluasi kinerja, dan melakukan perbaikan secara bersama-sama.

Dengan memperhatikan faktor-faktor ini dalam strategi Vendor Managed Inventory, perusahaan dapat mengoptimalkan manfaat kolaborasi, meningkatkan efisiensi rantai pasokan, dan memberikan kepuasan pelanggan yang lebih baik. Selain itu, strategi VMI yang efektif juga dapat mengurangi biaya persediaan, meningkatkan rotasi persediaan, dan memperkuat posisi kompetitif perusahaan di pasar.

Risiko dalam Vendor Managed Inventory (VMI)

Meskipun VMI memiliki potensi untuk memberikan manfaat yang signifikan dalam rantai pasokan, terdapat juga risiko yang terkait dengan penerapan model ini. Memahami risiko-risiko ini sangat penting bagi perusahaan yang sedang mempertimbangkan atau sudah mengimplementasikan VMI. Berikut beberapa risiko yang Anda hadapi dalam implementasinya!

• Slow moving items

Tidak cocok untuk memasukkan item yang bergerak lambat dalam model VMI. Tidak  direkomendasikan jika item memiliki stok 4 atau kurang. Pada umumnya, supplier mensyaratkan customer untuk melakukan inventarisasi jika tidak ada transfer selama maksimal empat bulan.

• Jumlah fisik persediaan

Jumlah fisik persediaan merupakan aspek kritis dalam manajemen persediaan. Baik pemasok maupun pelanggan perlu memastikan bahwa jumlah stok fisik yang ada sesuai dengan yang telah ditentukan sejak awal perjanjian. Selain itu, ketidaksesuaian antara jumlah stok yang diperoleh dengan jumlah yang Anda harapkan dapat menyebabkan masalah yang signifikan.

• Item pengenalan produk/penghapusan produk baru

Pengenalan produk baru melibatkan langkah-langkah strategis yang meliputi riset pasar, pengembangan produk, uji coba, dan peluncuran. Namun, riset pasar penting perusahaan lakukan untuk memahami kebutuhan dan keinginan pelanggan, mengidentifikasi peluang di pasar, dan menilai potensi kesuksesan produk baru. Setelah itu, pengembangan produk melibatkan desain, pengujian, hingga produksi prototipe untuk memastikan kualitas, fungsionalitas.

• Monthly exception

Risiko yang dapat terjadi dari VMI ini ialah monthly exception atau pengecualian bulan. Hal tersebut menjelaskan mengenai akan ada banyak perbedaan dari penggunaan sebuah sistem ERP. Dengan melakukan catatan serius, pelanggan pasti akan mempercayai data dalam ERP Inventaris, tetapi nanti pasti terdapat beberapa perbedaan pada catatan pemasok dan catatan pelanggan.

Istilah Terkait Vendor Managed Inventory Yang Perlu Diketahui

Agar dapat memperdalam pemahaman tentang VMI, penting untuk mengenal beberapa istilah terkait yang sering digunakan dalam konteks ini. Tiga istilah yang perlu diperhatikan adalah “Vendor Held Stock”, “Vendor Managed Stock (VMS)”, dan “Vendor Management System”. Berikut penjelasan tentang istilah-istilah terkait vendor managed inventory.

Vendor Held Stock

Mengacu pada persediaan barang yang secara fisik disimpan oleh pemasok atau vendor di gudang mereka sendiri. Dalam strategi VMI, pemasok bertanggung jawab untuk memantau, mengelola, dan mengendalikan persediaan yang ada di gudang mereka. Pemasok mengambil peran aktif dalam merencanakan dan memenuhi kebutuhan persediaan pelanggan dengan mengelola persediaan yang tersedia di lokasi mereka sendiri.

Vendor Managed Stock (VMS)

Merujuk pada pendekatan atau sistem di mana pemasok secara aktif mengelola persediaan pelanggan. Selain itu, pemasok memiliki wewenang dan tanggung jawab untuk mengawasi persediaan, mengambil keputusan tentang pemesanan ulang, dan mengisi stok sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Pemasok menggunakan informasi permintaan, penjualan, hingga menjaga ketersediaan produk secara tepat waktu.

Vendor Risk Management

Vendor risk management adalah proses pengelolaan risiko yang terkait dengan hubungan dan interaksi dengan vendor. Ini mencakup identifikasi, evaluasi, dan mitigasi risiko yang mungkin timbul dari kerja sama dengan vendor, termasuk kualitas produk, kepatuhan kontrak, dan keamanan data. Melalui pengelolaan risiko vendor yang efektif, perusahaan dapat memastikan stabilitas dan keamanan dalam rantai pasokan mereka.

Kesimpulan

Vendor managed inventory menjadi penting untuk perusahan yang bergelut dalam bidang pengadaan barang atau jasa. Salah satu bagian perusahaan yaitu purchasing harus mengetahui tentang vendor dan mempertimbangkan kemampuan vendor maupun meningkatkan waktu dalam pengiriman yang vendor tawarkan. 

Tidak hanya itu, dengan adanya vendor managed inventory, perusahaan dapat mengurangi risiko atas masalah yang akan timbul dan mengharapkan sebuah proses yang efisien serta menghasilkan keuntungan. Lalu, perusahaan juga perlu adanya Software Inventory Management dari HashMicro sebagai vendor aplikasi inventory terbaik dalam mengelola tingkat persediaan antara pemasok dan pelanggan.  

Dapatkan demo gratis software terbaik dari HashMicro untuk ketahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis Anda.

Pertanyaan Seputar Vendor Sistem Inventory

• Apa Yang Dimaksud Dengan Vendor Managed Inventory?

  Vendor Managed Inventory (VMI) merupakan salah satu sistem manajemen persediaan yang fokus pada kerjasama antara pihak pemasok dan pembeli. Dalam sistem VMI ini, pemasok mengawasi dan bertanggung jawab atas persediaan yang ada di pihak pembeli.

• Apa Fungsi Vendor?

  Vendor memiliki peran utama dalam memastikan ketersediaan dan pemenuhan barang dan jasa. Dalam konteks ini, perusahaan sebagai produsen mungkin tidak mampu memenuhi kebutuhan bahan baku untuk proses produksi sendiri, sehingga mereka memerlukan bantuan dari vendor.

• Apa Fungsi Fitur Manajemen Supplier Dalam Sistem Manajemen Inventaris?

  Fitur ini memiliki peran dalam menyimpan seluruh informasi terperinci tentang pemasok. Dengan menggunakan fitur dari sistem inventaris gudang, pengguna dapat dengan mudah mengakses data pemasok dan membandingkan penawaran dari berbagai pemasok dengan mudah. Baca selengkapnya di sini!

• Apa Pentingnya Manajemen Inventory Dalam Perusahaan?

  Memastikan kelancaran pergerakan barang dan menjaga stabilitas perusahaan. Dengan mengelola persediaan barang secara baik, operasional perusahaan dapat berjalan lancar tanpa hambatan, dan perusahaan tetap mampu memenuhi permintaan pasar. Baca selengkapnya di sini!

• Bagaimana Cara Melakukan Manajemen Persediaan Yang Efektif Dan Optimal?

  Terdapat lima metode yang tepat dan efektif untuk mengelola manajemen persediaan, antara lain:
  1. Merencanakan dengan baik.
  2. Memahami sistem persediaan yang digunakan.
  3. Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) yang jelas.
  4. Membuat jadwal persediaan yang teratur.
  5. Menyusun anggaran secara rinci.