Apakah Anda sebagai pemilik perusahaan pernah melihat jika antrian yang panjang terjadi di perusahaa Anda, selain itu ada pihak yang tidak berwewenang memasuki area tertentu, dan bahkan terjadi pencurian? Jika hal tersebut terjadi, maka Anda sebagai pemiliki perusahaan atau toko tidak dapat mengatur keamanan dengan baik.
Lebih jauh dari itu, dampak buruk ketika Anda tidak dapat mengatur pengunjung dengan baik, ada risiko besar orang datang ke perusahaan tanpa izin, yang bisa menyebabkan pencurian, peretasan, dan tindakan jahat lainnya.
Maka dari itu, penting bagi perusahaan Anda untuk dapat mengatur dan memantau kunjungan pengunjung, dan hal ini akan sangat mudah dilakukan dengan adanya bantuan dari Visitor Management System.
Bacalah artikle ini hingga akhir untuk mengetahui informasi lebih lengkap terkait dengan bagimana cara melakukan pemantaun yang baik dan benar dengan menggunakan Visitor Management System.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Pengertian Visitor Management System
Visitor management system merupakan teknologi yang digunakan untuk menelusuri pengunjung yang memasuki kantor Anda. Pengunjung tersebut bisa pelanggan Anda, kurir, calon karyawan, kontraktor dan konsultan.
Sistem ini menggantikan pendataan pengunjung konvensional dengan media yang lebih mudah diakses dengan informasi akses pengunjung ke bangunan, kampus, atau fasilitas lainnya. Sistem ini akan meminta pengunjung untuk melakukan log-in jika ingin memasuki bangunan tertentu karena mereka akan memiliki kartu tanda pengenal yang bisa menjamin keamanan kantor Anda.
Manfaat Visitor Management System
Dengan tergantikannya metode pendataan dan pengelolaan pengunjung dengan teknologi, sistem visitor management tentunya menghadirkan manfaat yang sebelumnya belum pernah ada. Secara garis besar, sebuah visitor management system akan meningkatkan produktivitas dan efisiensinya. Ini penjabarannya:
1. Meningkatkan kenyamanan di lingkungan kerja
Prioritas dari sebuah organisasi adalah keamanan dari lingkungan kerja, fasilitas, dan pekerjanya. Kantor akan mendapatkan keamanan ini sekaligus dengan mengaplikasikan sistem visitor management, karena sistem ini akan menjamin tidak adanya gangguan dari pihak-pihak yang tak bertanggung jawab.
Jika keamanan ini sudah terwujud, maka manfaat lainnya seperti lingkungan yang nyaman saat bercengkrama dengan klien akan tercapai. Karyawan akan merasa aman dan dapat berinteraksi dengan suasana yang menyenangkan dengan para pengunjung dan klien.
2. Menciptakan reputasi yang bagus
Selanjutnya, perusahaan dapat membangun reputasi brand yang baik dengan menggunakan visitor management system. Sebuah sistem yang baik akan mampu membangun kepercayaan dan ketergantungan yang mutual antara karyawan dan pengunjung.
Kemudian pengunjung akan terkesan ketika mereka memasuki kantor Anda yang memiliki sistem keamanan yang ketat terhadap pengunjung yang keluar dan masuk kantor. Karena itulah, brand Anda akan memiliki impresi yang baik. Kelola data manajemen visitor Anda lebih baik untuk menciptakan reputasi perusahaan yang bagus bersama HashMicro. Dapatkan demonya sekarang!
3. Pengontrolan lingkungan kerja yang efisien
Sistem ini akan membuat kontrol lingkungan kerja yang jauh lebih efisien, karena setiap orang yang ada di fasilitas kantor Anda akan terdeteksi melalui sistem pendaftaran pengunjung.
Dengan sistem visitor management, manajemen akan mudah memantau siapa ada di mana, siapa yang memasuki dan keluar dari ruangan. Jika suatu hari ada situasi genting seperti bencana alam, kebakaran, atau lainnya, proses dan strategi evakuasi akan lebih mudah digunakan karena sistem ini akan bekerja di perangkat manapun.
4. Keamanan lingkungan kerja
Pemilik bisnis industri kerap kali dihantui oleh spionase. Oleh karenanya, pencegahan kerusakan atau pencurian di lingkungan industri harus perusahaan lakukan. Karena ini pulalah visitor management system ada.
Sistem ini akan memiliki tab terbuka yang akan memantau pengunjung terdaftar dengan tanda pengenal pengunjung. Tidak hanya mengantisipasi pencurian di lingkungan kerja dengan adanya tanda pengenal, karyawan pun akan semakin awas di lingkungan ia bekerja.
5. Monitoring dengan tepat waktu
Sistem ini memungkinkan perusahaan Anda untuk mengawasi pengunjung dengan cermat, memantau waktu kedatangan dan kepulangan mereka. Hal ini membantu dalam mengidentifikasi siapa yang berada di bangunan atau area tertentu pada setiap saat, memberikan wawasan real-time tentang kehadiran pengunjung.
Apabila Anda tertarik dengan segudang manfaat di atas dan ingin menerapkannya, Anda dapat melihat gambaran estimasi harga software yang menyesuaikan kebutuhan perusahaan dengan meng-klik banner di bawah ini.
Fitur-Fitur Visitor Management System
Visitor Management System (VMS) memiliki sejumlah fitur kunci yang membantu Anda mengatur dan memantau kunjungan pengunjung dengan lebih baik. Berikut adalah penjelasan singkat tentang fitur-fitur tersebut:
- Visitor Management (Manajemen Pengunjung): Fitur ini membantu Anda dalam mencatat data pengunjung yang datang ke tempat Anda. Ini seperti membuat daftar tamu, di mana Anda mencatat nama dan informasi lainnya tentang pengunjung. Dengan cara ini, Anda dapat dengan mudah mengetahui siapa yang datang dan mengapa mereka berkunjung.
- Property Counter (Penghitung Jumlah Pengunjung): Ini adalah alat yang membantu Anda menghitung berapa banyak orang yang ada di tempat Anda pada waktu tertentu. Pikirkan ini seperti penghitung di pintu masuk toko yang menunjukkan berapa banyak orang yang masuk. Ini berguna untuk memastikan bahwa tidak terlalu banyak orang dalam satu tempat, menjaga keamanan, atau memastikan bahwa Anda tidak melebihi kapasitas yang diizinkan.
- Visitor Analysis (Analisis Pengunjung): Fitur ini memberikan Anda informasi yang membantu Anda memahami pengunjung Anda lebih baik. Ini mencakup hal-hal seperti berapa banyak pengunjung yang datang setiap hari atau dari mana asal mereka. Ini seperti melihat statistik kunjungan yang membantu Anda mengerti tren dan perilaku pengunjung.
- Visitor Report (Laporan Pengunjung): Fitur ini memungkinkan Anda untuk membuat laporan tentang pengunjung. Ini seperti membuat catatan tentang siapa yang datang dan berapa banyak dari mereka. Laporan ini dapat berguna untuk melihat sejarah kunjungan, memberikan laporan kepada atasan, atau memenuhi persyaratan peraturan.
Dengan Visitor Management System, Anda dapat lebih baik mengatur kunjungan pengunjung, memahami siapa yang datang, dan memastikan keamanan serta kenyamanan mereka di tempat Anda. Semua ini dilakukan dengan cara yang sederhana dan mudah dimengerti.
Kesimpulan
Dengan segudang manfaat dari visitor management system, sudah jelas bahwa sistem ini sangatlah menguntungkan perusahaan. Seiring dengan berkembangnya teknologi, perlu bagi Anda untuk menggunakan alat atau software seperti sistem manajemen visitor untuk mendukung bisnis Anda. Tidak mengimplementasikannya hanya akan menambah beban pekerjaan di masa depan dengan alasan yang dapat dihindari.
Terlebih lagi ketika bisnis Anda sudah tumbuh sampai titik tertentu sehingga membutuhkan bantuan software untuk mengoptimalkannya. Jika Anda ingin tahu lebih lanjut mengenai Visitor Management Software dari HashMicro. Anda bisa hubungi kami di sini.
Anda juga dapat mengunduh skema perhitungan harga software untuk mempertimbangkan perkiraan biayanya. Jangan lupa untuk mengatur jadwal demo gratis dengan staf ahli kami!
