Purchase order adalah dokumen resmi yang digunakan oleh perusahaan untuk memesan barang atau jasa dari pemasok. Penggunaan purchase order untuk memastikan bahwa tidak terdapat kesalahan dan ketidaksesuaian antara pesanan barang atau jasa. Software Purchase Order dapat memudahkan alur proses transaksi jual beli suatu perusahaan
Namun, proses penggunaan purchase order melibatkan banyak pihak seperti departemen pengadaan, keuangan, dan pemasok sehingga dapat memakan waktu dan mengalami kesalahan.
Untuk mengefisiensi alur, perusahaan distributor membutuhkan software pembelian barang yang dapat membantu mengotomatisasi proses pengadaan barang atau jasa dari pemasok, mulai dari membuat hingga pengiriman barang.
Oleh karena itu, dengan menggunakan Software Purchase Order perusahaan distributor dapat meningkatkan efisiensi, menghindari kesalahan, dan menghemat waktu dan biaya dalam proses pengadaan barang atau jasa.
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Mengenal Bisnis Distribusi
Bisnis distribusi adalah bisnis yang menghubungkan produsen dan pelanggan dengan distributor sebagai perantara. Salah satu aspek penting dalam bisnis distribusi adalah pengelolaan pesanan pembelian yang harus dilakukan dengan efisien dan dalam waktu yang tepat. Dalam hal ini, penggunaan Purchase Order Cloud Software dapat membantu meningkatkan efisiensi bisnis distribusi.
Pengertian Software Purchase Order
Software Purchase Order adalah aplikasi yang dapat membantu perusahaan dalam pengelolaan dan pembuatan pesanan pembelian. Aplikasi ini dapat membantu bisnis distribusi dalam memantau pesanan pembelian dari pemasok, memproses pembayaran, dan mengatur pengiriman barang kepada pelanggan.
Proses Purchase Order dalam Perusahaan Distributor
Berikut beberapa rangkaian proses dalam transaksi purchase order di perusahaan distibutor:
Pembuatan daftar purchase requisition oleh pembeli
Sebelum mengirimkan pesanan pembelian ke pemasok, langkah awal dalam membuat daftar pembelian adalah dengan membuat purchase requisition (permintaan pembelian). Selanjutnya, departemen pembelian membutuhkan dokumen ini memantau barang yang akan datang. Selain itu, permintaan pembelian juga membantu perusahaan dalam mencatat pengeluaran mereka.
Pembeli membuat pesanan pembelian
Setelah kesepakatan membeli barang telah tercapai, langkah selanjutnya adalah membuat pesanan pembelian (PO) atau form order barang.
Dalam membuat Purchase Order, perlu mencantumkan informasi meliputi tanggal pesanan, rincian pengiriman barang, syarat dan ketentuan diskon, data pembeli dan penjual, deskripsi barang, nomor barang, harga barang, total harga, dan nomor Purchase Order. Penggunaan aplikasi purchase order dapat membantu perusahaan dalam mengelola proses ini.
Nomor Purchase Order adalah sebuah kode unik yang terkait dengan pesanan tertentu. Selain itu, nomor tersebut memiliki dua fungsi, yakni untuk memastikan bahwa penerima mendapatkan barang yang sesuai, dan nomor PO berfungsi untuk mengecek faktur dan memastikan bahwa jumlah barang sesuai dengan jumlah yang sebenarnya.
Penjual melakukan penolakan atau penerimaan pesanan
Manajer penjualan mengesahkan pesanan dengan menandatangani di bagian bawah dokumen Purchase Order. Selain itu, Purchase Order juga berisi rincian lengkap mengenai transaksi dan kebutuhan pembeli. Setelah penjual menerima PO, mereka memiliki hak untuk menerima atau menolaknya. Namun, setelah PO diterima, dokumen tersebut menjadi sebuah kontrak yang mengikat secara hukum bagi kedua belah pihak yang terlibat.
Penjual memproses pesanan dari pembeli
Setelah memproses pesanan, Purchase Order masih tetap aktif. Purchase Order terbuka berarti bahwa barang pesanan belum diterima sepenuhnya atau hanya sebagian yang telah diterima. Dalam kedua situasi tersebut, menunjukkan bahwa pengiriman barang belum lengkap.
Kendala yang Dialami Perusahaan Distributor Tanpa Software Purchase Order
Perusahaan distributor yang tidak menggunakan Software Purchasing yang memadai menghadapi berbagai kendala. Seperti, kesulitan dalam membuat dokumen Purchase Order secara manual.
Tanpa perangkat lunak yang tepat, proses pembuatan dokumen ini membutuhkan waktu dan usaha yang lebih banyak, yang dapat menunda proses bisnis dan menghambat pertumbuhan perusahaan.
Proses manual sering kali memerlukan pemrosesan data yang lebih banyak, seperti mengumpulkan informasi tentang vendor, menghitung harga dan jumlah barang, serta memastikan keakuratan informasi.
Selain itu, risiko kesalahan manusia juga lebih besar dalam proses manual, yang dapat berdampak pada kesalahan dalam pesanan, harga yang salah, atau masalah lain yang dapat mempengaruhi kinerja bisnis.
Oleh karena itu, perusahaan distributor yang tidak menggunakan perangkat lunak pembelian yang memadai akan mengalami kesulitan dalam membuat dokumen Purchase Order secara manual, yang dapat menghambat kemajuan dan pertumbuhan perusahaan
Baca juga: Purchase Order (PO): Pengertian, Fungsi, Manfaat, dan Contohnya
Keuntungan Menggunakan Software Purchase Order
Menggunakan perangkat lunak pembelian seperti Software Purchase Order (PO) memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan distributor. Dengan integrasi aplikasi distribusi, proses pembelian dan distribusi dapat berjalan lebih efisien. Berikut adalah beberapa keuntungan dari penggunaan software purchasing:
Meningkatkan efisiensi proses bisnis
Pertama, pengunaan software ini membuat proses pembuatan dokumen PO menjadi lebih cepat dan mudah, sehingga mempercepat proses pembelian dan pengiriman barang. Hal ini akan membantu perusahaan dalam menghemat waktu dan mengoptimalkan sumber daya.
Software Purchase Order meningkatkan akurasi data
Selanjutnya, Software ini dapat membantu perusahaan distributor dalam memastikan keakuratan data pembelian, seperti harga, jumlah barang, dan informasi vendor. Hal ini dapat membantu perusahaan dalam menghindari kesalahan yang dapat mempengaruhi kinerja bisnis.
Software Purchase Order Mempermudah pengelolaan stok
Selanjutnya, software ini memudahkan perusahaan distributor dalam mengelola stok dengan lebih efektif. Dengan adanya informasi yang akurat tentang ketersediaan jumlah barang, perusahaan dapat memastikan bahwa persediaan stok selalu terjaga dan tidak kekurangan stok.
Mempercepat proses audit
Selanjutnya, proses audit akan menjadi lebih mudah, cepat serta transparan. Sehingga, dapat melacak dan mengelola seluruh informasi pembelian dan transaksi, serta memudahkan proses audit. Software PO juga mencatat rincian lengkap dari pembelian termasuk deskripsi produk, harga, jumlah, tanggal pembelian, dan nama vendor.
Software Purchase Order Meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan
Selanjutnya, dengan adanya informasi yang akurat dan up-to-date tentang pembelian dan pengiriman barang, perusahaan distributor dapat membuat keputusan yang lebih baik dan tepat waktu. Hal ini akan membantu perusahaan dalam meningkatkan kinerja bisnis dan memperoleh keuntungan yang lebih besar.
Maka dari itu, penggunaan Software Purchase Order dapat memberikan berbagai keuntungan bagi perusahaan distributor dalam meningkatkan efisiensi proses bisnis, meningkatkan akurasi data, mempermudah pengelolaan stok, mempercepat proses audit, dan meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan.
Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan di atas, Software Purchase Order sangat berguna bagi perusahaan distributor. Dengan menggunakan Software Purchase Order dari HashMicro, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi proses bisnis, memastikan keakuratan data, mempermudah pengelolaan stok, mempercepat proses audit, dan meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan.
Software PO HashMicro dapat menjadi salah satu solusi tepat untuk membantu perusahaan distributor dalam mengoptimalkan kinerja bisnis dan mencapai tujuan bisnis yang diinginkan. Daftarkan demo gratis sekarang!
