Menyusun Email Permintaan Maaf Profesional

Fungsi email permintaan maaf

Tunjukkan bahwa Anda menyadari kesalahan tersebut. Meskipun dalam keadaan yang tidak menguntungkan, email permintaan maaf bisnis Anda dapat menyelamatkan kesalahan yang paling parah sekalipun dan menyelematkan pada evaluasi KPI Anda di kantor. Tim HRD dapat menggunakan aplikasi HRM yang akan membantu melihat KPI setiap karyawannya. Sebelum mengirimkan email permintaan maaf, Anda harus mempertimbangkan seberapa besar masalah ini mempengaruhi klien serta bagaimana Anda akan menyelesaikannya. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai besar pengeluaran untuk mendapatkan aplikasi HRM, Anda dapat mengunduh skema perhitungan harga aplikasi HRM dari HashMicro.

Artikel ini akan memandu Anda melalui poin-poin utama yang perlu dibahas dalam email permintaan maaf dan menganalisis beberapa contoh situasi umum. Terakhir, kami akan memberi Anda template email permintaan maaf yang mudah diadaptasi yang Anda sesuaikan dengan kebutuhan dan dapat dilakukan jika terjadi kesalahan yang tidak bisa dihindari.

Elemen penting yang membuat email anda lebih efektif

1. Ungkapkan permintaan maaf Anda yang paling tulus

Katakan maaf secara tersirat dan jangan bersikap defensif dan mencoba mencari alasan, permintaan maaf akan terasa dipaksakan. Karena sikap ini akan lebih menghambat hubungan dengan klien. Permintaan maaf harus disampaikan dengan cepat dan tepat.

2. Akui kesalahan

Selain mengakui kesalahan, komitmen untuk tidak mengulangi kesalahan yang sama juga harus ditunjukkan. Klien yang tidak senang dapat merugikan bisnis dengan ulasan negatif. Jauh lebih baik bagi perusahaan Anda untuk meminta maaf, daripada tidak mengatakan apa-apa saat terjadi kesalahan. Karena itu adalah hal yang benar untuk dilakukan.

3. Jelaskan apa yang terjadi

Salah satu strategi yang efektif untuk nangkan klien adalah memberi pemahaman bagaimana kesalahan Anda merugikan mereka. Ini menunjukkan jika Anda memang memiliki empati dan sikap proaktif untuk menyelidiki apa yang terjadi. Tuliskan penjelasan lengkap tentang situasi yang Anda pahami, pastikan untuk membahas semua poin yang telah dikemukakan klien.

4. Pahami sudut pandang klien

Klien memiliki tujuan sendiri dalam memilih untuk menggunakan produk atau layanan perusahaan Anda. Jika masalah Anda menghambat mereka untuk melakukannya, mengakui hal tersebut akan menunjukkan bahwa Anda benar-benar tulus dan memahami kesalahan yang terjadi berdasarkan sudut pandang klien.

5. Sediakan solusi

Sampaikan ke klien rencana yang jelas tentang langkah Anda selanjutnya untuk memperbaiki kesalahan. Dengan membuat langkah-langkah untuk membantu memecahkan atau meringankan masalah, Anda menunjukkan inisiatif dalam meningkatkan hubungan dengan mereka.

Dengan demikian, akan tercipta rasa percaya sebagai hasil dari transparansi yang Anda tunjukkan menunjukkan transparansi tentang rencana Anda dalam mengatasi masalah. Yakinkan bahwa masalah ini akan memberi Anda pengalaman bisnis yang lebih baik dalam bekerjasama dengan klien.

6. Jangan mudah tersinggung

Keluhan pelanggan terkadang bisa menyakitkan dan dapat menjadi beban tersendiri. Ingatlah bahwa membuat kesalahan adalah manusiawi dan itu adalah bagian dalam berbisnis.

Contoh format email permintaan maaf

Contoh 1

Dengan hormat [nama klien],

Saya ingin meminta maaf atas [sebutkan kesalahan secara singkat]. Tim kami mencoba menawarkan layanan terbaik, tetapi kali ini kami gagal. Saya menyadari bahwa kami [sebutkan secara singkat dampak kesalahan Anda terhadap pelanggan] dan saya sangat menyesal.

Kejadian ini mungkin disebabkan oleh [tambahkan penjelasan singkat], tapi, bagaimanapun, sudah seharusnya kami dapat menangani masalah ini dengan lebih baik.

Kami semua mengetahui apa yang telah terjadi dan akan berhati-hati di masa mendatang. Sebagai permintaan maaf tambahan, kami mengirimkan [penawaran] kepada Anda. Meskipun kami tahu bahwa hal ini tidak dapat sepenuhnya menebus ketidaknyamanan yang kami timbulkan, kami berharap penawaran ini dapat membantu memperbaiki keadaan.

Terima kasih atas pengertian Anda. Tolong hubungi kami jika dapat membantu dengan cara apa pun.

Hormat Saya,

[Namamu]

Contoh 2

Subyek Email: Kami mohon maaf

<Nama klien> yang terhormat,

Pihak kami memohon maaf atas kesalahan yang terjadi

Berikut pemahaman kami tentang situasi yang kami akibatkan dan bagaimana pengaruhnya terhadap Anda.

[Tambahkan poin-poin atau paragraf pendek]

Inilah yang kami lakukan untuk memperbaikinya:

[Tulis langkah yang akan dilakukan dalam poin atau nomor]

Jika informasi kami salah atau ada hal yang terlewat, mohon beri tahu kami segera. Apa lagi yang perlu kita ketahui tentang situasi ini? Harap balas email ini, atau hubungi saya di [tambahkan nomor telepon]

Berikut langkah-langkah yang juga kami lakukan untuk mencegahnya di masa mendatang:

[Daftar langkah pencegahan]

Sekali lagi, kami mohon maaf atas kejadian ini dan kami akan memperbaikinya. Terima kasih atas kepercayaan Anda terhadap perusahaan kami.

[Nama dan tanda tangan]