Metode Pengadaan Barang dan Jasa Serta Perannya dalam Bisnis

Dalam dunia bisnis dan pemerintahan, efisiensi dan akuntabilitas adalah kunci utama dalam pengelolaan sumber daya. Salah satu aspek krusial dalam proses ini adalah metode pengadaan barang dan jasa. Bayangkan saja jika pengadaan barang dan jasa di perusahaan Anda tidak hanya cepat dan hemat biaya, tetapi juga terukur, transparan, dan minim risiko.

Namun faktanya, banyak pelaku usaha dan instansi pemerintah belum sepenuhnya memahami bahwa pilihan metode pengadaan yang tepat dapat mengurangi pemborosan anggaran hingga puluhan persen setiap tahun. Karena itu, perlu adanya sistem pembelian atau procurement yang terstruktur, transparan dan sesuai regulasi guna mendukung kelancaran operasional baik di sektor publik maupun swasta.

Sistem procurement yang tepat bukan hanya mendukung efisiensi, tetapi juga menciptakan proses bisnis yang adaptif, andal, dan bebas dari potensi penyimpangan. Untuk itu, penting bagi setiap organisasi memahami berbagai metode pengadaan yang tersedia, baik dalam lingkup pemerintah maupun perusahaan.

Untuk mengambil keputusan strategis dalam pengadaan, pemahaman menyeluruh terhadap setiap metode yang tersedia menjadi hal mutlak. Sehingga penting untuk menelaah setiap opsi secara cermat guna menentukan pendekatan paling tepat bagi kebutuhan dan tujuan bisnis Anda, berikut penjelasannya.

Apa Itu Pengadaan Barang dan Jasa?

Pengadaan barang dan jasa adalah proses memperoleh barang atau layanan untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan atau lembaga. Mulai dari proses perencanaan, pemilihan penyedia, pelaksanaan kontrak, hingga pengawasan, semua tahapan bertujuan untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang diperoleh sesuai dengan spesifikasi, waktu, dan biaya yang disepakati.

Baik di sektor publik maupun swasta, keberhasilan proses pengadaan sangat dipengaruhi oleh ketepatan memilih metode pengadaan barang serta efektivitas kontrol pada setiap tahapan. Metode pengadaan yang tepat tidak hanya memastikan efisiensi dan efektivitas proses, tetapi juga menjamin transparansi, akuntabilitas, dan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku.

Pentingnya Sistem Pengadaan Barang dan Jasa

Sistem pengadaan barang dan jasa memainkan peran krusial dalam memastikan efisiensi operasional dan pengendalian biaya bagi organisasi, baik di sektor publik maupun swasta. Dengan sistem yang terstruktur dan terintegrasi, perusahaan dapat memperoleh visibilitas penuh terhadap proses pembelian, mempercepat pengambilan keputusan, serta meminimalisir pemborosan anggaran.

Integrasi dengan modul keuangan dan inventaris memungkinkan pelacakan real-time dan pengendalian anggaran yang lebih akurat, sehingga mendukung efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan sumber daya. Selain itu, sistem pengadaan yang baik membantu organisasi mendapatkan produk atau layanan terbaik dengan harga dan waktu yang optimal.

Tanpa sistem pengadaan yang efisien, organisasi rentan terhadap kecurangan, keterlambatan, bahkan kerugian finansial. Oleh karena itu, perlu adanya sistem pengadaan yang terintegrasi dan mampu meminimalisir risiko, sekaligus mendukung pengambilan keputusan berdasarkan data yang akurat.

Penerapan sistem pengadaan digital atau e-procurement semakin penting untuk melakukan berbagai kegiatan pengadaan, mulai dari permintaan penawaran hingga pemrosesan pembayaran, melalui platform online. Dengan e-procurement, organisasi dapat mengelola dan memantau pengadaan secara real-time, mengurangi kesalahan manual, dan meningkatkan akurasi data.

Peraturan Pemerintah tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Di Indonesia, pengadaan barang dan jasa pemerintah diatur oleh Peraturan Presiden (Perpres) No. 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Regulasi ini bertujuan untuk menciptakan proses pengadaan yang efisien, transparan, akuntabel, serta menjaga persaingan sehat. Aturan ini menjadi pedoman penting dalam pelaksanaan belanja negara secara tepat guna dan tepat sasaran.

Perpres ini juga mengatur metode pemilihan penyedia barang dan jasa sesuai dengan nilai kontrak, jenis barang/jasa, serta kondisi tertentu. Beberapa metode yang umum digunakan antara lain e-purchasing, pengadaan langsung, penunjukan langsung, dan tender atau seleksi. Pemilihan metode disesuaikan dengan karakteristik kebutuhan dan nilai pengadaan.

Evaluasi penawaran dilakukan berdasarkan kriteria yang objektif dan transparan. Pendekatannya bisa berupa sistem nilai, harga terendah, atau evaluasi biaya selama umur ekonomis. Tujuan akhirnya adalah memastikan pengadaan terlaksana secara profesional, efisien, dan memberikan manfaat optimal bagi masyarakat.

Metode Pengadaan Barang dan Jasa untuk Pemerintah

Berikut beberapa metode pengadaan barang adalah yang digunakan oleh instansi pemerintah di Indonesia:

1. E-Purchasing

Merupakan metode pengadaan melalui katalog elektronik (e-katalog) yang disediakan oleh LKPP. Metodi ini digunakan untuk pembelian barang atau jasa dengan spesifikasi umum yang telah tersedia di katalog. Cocok untuk kebutuhan rutin karena prosesnya cepat, transparan, dan terdokumentasi secara digital.

2. Pengadaan Langsung

Digunakan untuk pengadaan dengan nilai maksimal Rp200 juta (untuk barang/jasa lainnya) dan Rp100 juta (untuk jasa konsultansi). Proses ini lebih sederhana karena tidak memerlukan pelelangan, namun tetap harus dilakukan secara akuntabel dan sesuai prosedur yang berlaku.

3. Penunjukan Langsung

Metode ini dipilih dalam kondisi tertentu, seperti ketika hanya ada satu penyedia yang memenuhi syarat teknis, atau dalam keadaan darurat. Harus dilengkapi dengan justifikasi yang kuat dan memenuhi persyaratan ketat agar tidak disalahgunakan.

4. Tender Cepat

Cocok untuk pengadaan barang/jasa dengan spesifikasi teknis yang jelas dan tidak memerlukan evaluasi teknis lebih lanjut. Penyedia yang ikut serta adalah yang telah memiliki kualifikasi dan dokumen pendukung di sistem, sehingga proses bisa berlangsung lebih efisien.

5. Tender (Lelang Terbuka)

Metode tender merupakan metode standar yang bertujuan untuk pengadaan berskala besar. Prosesnya dilakukan secara terbuka dan kompetitif untuk menjaring penyedia terbaik. Menjamin prinsip transparansi, efisiensi, dan akuntabilitas dalam penggunaan dana publik.

Metode Pengadaan Barang dan Jasa untuk Perusahaan

Pengadaan barang dan jasa adalah proses penting dalam manajemen operasional perusahaan. Pemilihan dan penggunaan metode harus sesuai dengan urgensi, anggaran, dan jenis barang atau jasa yang Anda butuhkan. Berikut adalah beberapa metode yang umum digunakan oleh pebisnis:

1. Pengadaan langsung

Metode ini ideal untuk pengadaan barang atau jasa dengan nilai kecil atau kebutuhan yang mendesak. Prosesnya sederhana dan cepat, tanpa perlu prosedur yang rumit, sehingga sangat efektif untuk pengadaan yang sifatnya tidak terlalu kompleks atau memerlukan evaluasi mendalam.

Pengadaan langsung juga cocok untuk barang yang sering perusahaan beli dan memiliki jumlah terbatas. Contohnya seperti pembelian bahan habis pakai seperti alat tulis kantor atau perlengkapan kebersihan.

2. Tender pengadaan barang

Tender merupakan metode pengadaan yang tepat jika perusahaan membutuhkan barang atau jasa dalam jumlah besar atau dengan nilai tinggi. Melalui proses tender, perusahaan dapat memastikan bahwa penyedia barang atau jasa yang mereka pilih menawarkan harga yang kompetitif serta kualitas yang terbaik.

Tender juga memungkinkan transparansi dalam pemilihan vendor, sehingga perusahaan bisa memilih yang paling sesuai dengan anggaran dan kebutuhan kualitas. Contohnya pengadaan perangkat keras IT untuk seluruh cabang perusahaan yang membutuhkan pengujian kualitas dan daya tahan.

3. Vendor tunggal

Metode pengadaan vendor tunggal dapat terlaksana jika hanya ada satu penyedia barang atau jasa yang memenuhi spesifikasi yang perusahaan butuhkan. Hal ini biasanya terjadi pada produk atau jasa yang eksklusif, yang hanya tersedia oleh satu perusahaan yang memiliki hak paten atau teknologi khusus.

Pengadaan dengan vendor tunggal dapat mengurangi risiko karena tidak ada alternatif penyedia lainnya. Contohnya pada pengadaan mesin produksi khusus yang hanya diproduksi oleh satu vendor yang memiliki paten atau teknologi eksklusif, seperti mesin untuk proses manufaktur tertentu yang tidak dapat ditemukan di pasar umum.

4. Request for proposal (RFP)

RFP digunakan untuk pengadaan jasa yang kompleks atau yang membutuhkan solusi kreatif. Dalam proses ini, perusahaan menyampaikan masalah atau kebutuhan yang ingin mereka selesaikan, dan vendor mengajukan proposal lengkap dengan solusi yang mereka tawarkan, termasuk metode pelaksanaan dan harga.

RFP sangat berguna untuk proyek yang membutuhkan ide inovatif atau pendekatan yang lebih terarah. Contohnya pengadaan jasa desain branding untuk perusahaan yang ingin memperbaharui citra visual mereka, di mana perusahaan memberikan gambaran umum mengenai arah baru dan mengundang desain studio untuk mengajukan konsep desain mereka.

5. Request for quotation (RFQ)

RFQ adalah metode pengadaan yang bertujuan untuk memperoleh penawaran harga dari berbagai vendor. Biasanya digunakan untuk barang yang memiliki spesifikasi jelas dan dapat dibandingkan antar penyedia. Proses ini cocok untuk pengadaan barang yang standar dan serupa antar penyedia seperti pembelian peralatan kantor atau bahan baku produksi.

RFQ memungkinkan perusahaan untuk membandingkan harga, kualitas, dan waktu pengiriman dari berbagai vendor dalam waktu singkat. Contohnya permintaan penawaran harga dari berbagai pemasok untuk pembelian bahan baku produksi dalam jumlah besar, seperti kain untuk pabrik garmen atau bahan kimia untuk industri farmasi.

Dengan memahami berbagai metode pengadaan ini, pebisnis dapat memilih cara yang paling efektif untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan, baik dari segi biaya, waktu, maupun kualitas barang dan jasa. Selanjutnya, Anda dapat menyesuaikan pilihan dengan skema harga yang paling sesuai dengan kebutuhan dan kapasitas perusahaan.

Tips Memilih Metode Pengadaan Barang dan Jasa

Memilih metode pengadaan barang dan jasa yang tepat adalah langkah strategis bagi perusahaan untuk menjaga efisiensi, transparansi, dan kualitas operasional. Metode yang Anda gunakan tidak hanya mempengaruhi proses pengadaan, tetapi juga berdampak pada kecepatan distribusi, pemanfaatan anggaran, hingga kepuasan pengguna akhir.

Agar proses pengadaan berjalan optimal, berikut beberapa tips yang bisa membantu Anda menentukan metode pemilihan penyedia barang yang sesuai dengan kebutuhan bisnis:

1. Analisis kebutuhan secara detail

Langkah awal dalam menentukan metode pengadaan adalah memahami kebutuhan secara menyeluruh. Ini mencakup rincian spesifikasi teknis, jumlah barang atau jasa, jangka waktu pengiriman, hingga potensi risiko pengadaan. Dengan analisis yang matang, perusahaan dapat menghindari pemborosan dan memilih metode yang paling sesuai dengan tingkat kompleksitas pengadaan.

Sebagai contoh, jika perusahaan membutuhkan perangkat lunak khusus dengan fitur tertentu, maka perlu melakukan proses evaluasi teknis lebih mendalam. Hal ini tidak dapat terlaksana jika menggunakan metode pengadaan langsung, melainkan lebih tepat melalui request for proposal (RFP) yang memungkinkan vendor menyusun solusi sesuai kebutuhan.

2. Pertimbangkan nilai dan urgensi proyek

Menentukan metode pemilihan penyedia tidak bisa lepas dari dua aspek utama: nilai anggaran dan tingkat urgensi. Pengadaan bernilai kecil umumnya dapat menggunakan metode cepat dan sederhana seperti pengadaan langsung, sedangkan proyek besar membutuhkan proses lebih ketat seperti tender atau RFP agar kualitas dan akuntabilitas tetap terjaga.

Jika proyek bersifat mendesak, seperti pengadaan alat kesehatan saat kondisi darurat, metode penunjukan langsung dapat Anda pertimbangkan karena mampu memangkas waktu tanpa mengorbankan tujuan pengadaan. Namun, tetap perlu dokumentasi dan pertimbangan risiko agar keputusan tersebut sesuai dengan peraturan yang berlaku.

3. Pilih metode yang menjamin kualitas dan efisiensi waktu

Keseimbangan antara kualitas hasil pengadaan dan kecepatan proses sangat penting dalam bisnis. Memilih metode yang terlalu rumit untuk kebutuhan sederhana justru menghambat efisiensi. Sebaliknya, proses yang terlalu cepat tanpa seleksi memadai bisa mengorbankan kualitas. Oleh karena itu, penting menyesuaikan metode dengan tujuan pengadaan dan target waktu pelaksanaan.

Misalnya, perusahaan dapat memilih metode tender cepat jika telah memiliki spesifikasi yang jelas dan ingin mempercepat proses tanpa mengurangi kompetisi. Atau, jika barang sudah tersedia di katalog resmi, metode e-purchasing bisa menjadi pilihan efisien dengan tetap menjamin mutu dan kepatuhan pada regulasi.

4. Gunakan teknologi atau software procurement untuk mempercepat proses

Pemanfaatan sistem pembelian digital atau procurement terbukti mempercepat alur pengadaan dari perencanaan hingga pembayaran. Teknologi seperti e-procurement membantu mengotomasi proses, menyimpan data transaksi, dan mengurangi risiko kesalahan input manual. Hal ini membuat proses lebih transparan dan mudah di monitor.

Sebagai contoh, penggunaan aplikasi pengadaan barang dan jasa seperti dari HashMicro memungkinkan integrasi antara modul pembelian, keuangan, dan inventaris. Perusahaan dapat melakukan approval digital, mengakses histori vendor, serta memantau progres pengadaan secara real-time tanpa harus menggunakan metode konvensional yang memakan waktu dan tenaga.

Manfaat Penerapan Sistem Procurement yang Terintegrasi Bagi Bisnis Anda!

Proses pengadaan barang dan jasa yang tidak efisien seringkali menjadi penyebab pembengkakan anggaran, keterlambatan proyek, dan minimnya transparansi dalam operasional bisnis. Bahkan pengelolaan pengadaan barang dan jasa secara manual tidak lagi cukup untuk memenuhi tuntutan efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas.

Kini perusahaan perlu beralih dari proses manual ke sistem pengadaan yang terintegrasi. Sistem procurement dari HashMicro hadir sebagai solusi digital untuk mengelola seluruh aktivitas pengadaan secara otomatis, terkontrol, dan terhubung langsung dengan modul keuangan serta inventaris.

Anda bisa mengetahui bagaimana cara sistem ini bekerja melalui demo gratis yang tersedia. Dengan solusi yang terintegrasi secara digital, berikut adalah fitur utama yang dapat Anda manfaatkan:

• Manajemen PO, RFQ & PR: Memungkinkan pembuatan dan pengelolaan Purchase Order (PO), Request for Quotation (RFQ), serta Purchase Request (PR) secara otomatis dan efisien, memastikan proses pengadaan berjalan lancar.
• Manajemen Persetujuan PR: Memfasilitasi proses persetujuan permintaan pembelian yang lebih transparan dan sesuai dengan struktur organisasi melalui sistem persetujuan bertingkat.
• Portal Vendor Online: Memberikan akses mudah bagi pemasok untuk mengunggah penawaran, memantau status pesanan, serta memperbarui informasi mereka secara real-time, meningkatkan komunikasi dan kolaborasi.
• Peratingan Vendor/Supplier: Menyediakan fitur untuk menilai kinerja vendor berdasarkan parameter seperti ketepatan waktu pengiriman, harga, kualitas produk, dan layanan purna jual, guna memilih mitra terbaik.
• Manajemen Blanket Order: Memfasilitasi pengelolaan pemesanan berulang untuk barang dengan harga dan waktu pengiriman sesuai kesepakatan, mengurangi risiko ketidaksesuaian dan memastikan kestabilan pasokan.
• Perhitungan Landed Cost: Memastikan penghitungan biaya total pengadaan, yang mencakup pajak, biaya pengiriman, dan bea masuk, terorganisir secara otomatis untuk menghindari kesalahan perhitungan.
• Integrasi dengan Modul Lain: Menyediakan integrasi langsung antara sistem pembelian modul inventaris, CRM-Sales, dan akuntansi untuk mempermudah pelacakan stok, pengelolaan penjualan, serta kontrol anggaran yang lebih efisien dan akurat.

Kesimpulan

Pengadaan barang dan jasa adalah proses penting dalam organisasi untuk memenuhi kebutuhan operasional. Metode yang digunakan dalam pengadaan mempengaruhi efektivitas dan efisiensi anggaran yang dikeluarkan. Oleh karena itu, memilih metode yang tepat dapat memberikan hasil yang optimal dalam jangka panjang.

Untuk mencapai pengadaan yang efisien, diperlukan pengelolaan yang baik melalui sistem yang transparan dan sesuai regulasi. Teknologi seperti e-procurement memberikan kemudahan dalam pengelolaan pengadaan, memungkinkan transparansi dan akuntabilitas yang lebih tinggi. Proses digital juga meminimalkan kesalahan manusia dan mempercepat waktu pengadaan.

Dalam memilih metode yang tepat, perusahaan dapat memanfaatkan solusi seperti sistem procurement dari HashMicro untuk mengelola proses pengadaan secara lebih efisien dan transparan. HashMicro menyediakan software yang dapat mempermudah pengelolaan dan pengawasan pengadaan barang dan jasa, sehingga meminimalkan potensi kesalahan dan mempercepat waktu proses.

Pertanyaan Seputar Pengadaan Barang dan Jasa

• • Apa metode pengadaan yang paling umum?

    Metode yang paling umum adalah tender (pelelangan umum) dan lelang terbuka, karena menjamin kompetisi dan transparansi. Selain itu, ada juga penunjukan langsung dan pengadaan langsung untuk kebutuhan mendesak atau nilai kecil.

  • Apakah ada regulasi khusus terkait pengadaan barang dan jasa?

    Ya, pengadaan di Indonesia diatur oleh Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 yang mengatur tata cara dan metode pengadaan. Regulasi ini memastikan proses pengadaan berjalan efisien, transparan, dan akuntabel.

  • Bagaimana cara memastikan transparansi dalam proses pengadaan?

    Transparansi dijaga dengan:

    • Melakukan pengadaan melalui tender atau lelang terbuka
    • Mengumumkan proses secara publik
    • Melakukan evaluasi objektif berdasarkan kriteria jelas
    • Menggunakan sistem e-procurement
    • Melakukan pengawasan dan audit secara rutin