Nota Debit adalah: Pengertian, Contoh, dan Fungsinya untuk Bisnis Anda!

Dalam dunia bisnis, nota merupakan salah satu dokumen yang sangat penting terutama bagi para pemilik usaha. Tak hanya itu, nota juga berfungsi sebagai bukti transaksi yang berkaitan dengan penjualan atau pembelian secara tunai oleh suatu perusahaan. Kehadiran seluruh dokumen ini tentunya dapat membantu memberikan bukti yang sah atas suatu transaksi. Nota memang terdiri dari berbagai jenis, namun salah satu jenis nota yang paling penting dan perlu perusahaan ketahui yaitu nota debit. 

Seperti yang Anda ketahui, fungsi utama nota dalam bisnis yaitu untuk mencatat kegiatan jual beli. Demikian pula dengan nota debit yang berfungsi sebagai tanda terima transaksi jika terjadi kesalahan dalam penjualan. Antara lain seperti masalah perbedaan jumlah barang atau pengembalian barang oleh pihak pembeli.

Nota ini berguna bagi transaksi jual beli perusahaan, sehingga penting untuk menyimpan datanya secara terintegrasi. Kelola penyimpanan dokumen perusahaan Anda dengan software manajemen dokumen agar lebih mudah.

Pengertian Nota Debit

Nota debit adalah salah satu bukti transaksi atas kerusakan atau ketidaksesuaian barang yang telah konsumen beli. Untuk alasan ini, pembeli membuat nota debit dan mengirimkannya kembali ke penjual bersamaan dengan barang yang diterimanya. Secara sederhana, nota ini akan membantu Anda dalam mengurangi atau mendebet.

Dalam dunia usaha, nota ini berguna untuk mengurangi utang usaha pembeli yang perlu untuk mereka lunasi. Umumnya, kertas atau lembaran nota ini akan dibuat setidaknya dalam dua salinan. Lembar asli akan pembeli kirim ke penjual bersamaan dengan pengembalian barang yang Anda beli. Sementara salinannya tersimpan sebagai bukti pencatatan. 

Apa saja Fungsi dari Nota Debit?

Nota debit ini umumnya dikeluarkan oleh pembeli yang melakukan pembelian barang dari penjual. Nota ini memiliki fungsi penting dalam bidang bisnis, antara lain:

1. Pengurangan utang pada penjual

Salah satu fungsi dari nota debit adalah untuk meminta keringanan atau pengurangan utang kepada penjual atas barang yang telah Anda kirimkan. Dengan adanya nota ini, jumlah yang tertagih akan lebih rendah dari jumlah yang telah Anda sepakati sebelumnya. Secara umum, pengurangan ini terjadi apabila produk yang Anda beli berbentuk piutang sehingga perlu penjual kembalikan.  

Perubahan utang maupun piutang dalam suatu transaksi jual beli merupakan hal yang biasa dan sering terjadi. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mencatat setiap bukti utang dan piutang  untuk dapat menghindari kesalahan pada akhir periode waktu penagihan.

2. Koreksi harga atas suatu produk

Fungsi kedua dari nota ini adalah untuk meminta penyesuaian harga untuk suatu produk tertentu. Penyesuaian harga ini dapat terjadi apabila suatu produk sudah tidak lagi laku terjual atau memiliki masalah lain yang kedua pihak sepakati bersama. Oleh karena itu, Anda perlu mengubah harga produk yang Anda jual agar menjadi lebih transparan. Dengan cara ini, maka akan ada keuntungan bagi pihak penjual maupun pembeli. Hal ini karena barang dagangan bisa menjadi lebih laku dan pembeli bisa mendapatkan harga yang lebih cocok.

Baca juga: Rekomendasi Software Akuntansi Terbaik untuk Bisnis Anda!

3. Koreksi jumlah produk

Tak hanya itu, jenis nota ini juga berguna untuk meminta perubahan jumlah barang yang Anda sepakati antara pembeli dan penjual. Misalnya, kurangnya jumlah barang yang telah pembeli terima. Maka, notifikasi ini berfungsi untuk ditampilkan pada billing agar tidak terjadi masalah serupa.

Apabila barang yang Anda terima mengalami kerusakan atau tidak sesuai dengan pesanan, maka pembeli dapat meminta pengembalian barang dengan menyerahkan bukti berupa nota debit. Dengan begitu, seluruh transaksi dapat menjadi lebih transparan karena terdapat bukti yang sah akan jumlah barang yang harus pembeli terima. 

Baca juga: 5 Manfaat Nota Kredit bagi Bisnis Anda

Cara Membuat dan Contoh Nota Debit

Cara membuatnya sendiri cukup sederhana. Apabila Anda membuatnya secara manual, maka Anda hanya perlu mengisi bagian yang telah tersedia pada nota seperti alamat penjual, tanggal pembuatan nota, keterangan barang yang perlu penjual kembalikan atau potongan harga, dan komponen pentingnya yang juga akan dijelaskan dalam artikel ini. Bila perlu, Anda dapat menambahkan tanda tangan sebagai bukti tambahan untuk memverifikasi bahwa nota tersebut valid bagi kedua belah pihak dalam transaksi. 

Namun, jika Anda ingin membuatnya dengan lebih rapi dan terstruktur maka bisa menggunakan Microsoft Excel. Terlebih membuat nota lewat Microsoft Excel terbilang cukup praktis. Anda bisa menerapkan cara membuat nota memakai Microsoft Excel dengan mudah dan cepat. Bagi Anda yang belum mengetahui seperti apa contoh nota debit (debet), berikut kami lampirkan contohnya. 

Namun, jika Anda ingin membuatnya secara lebih rapi, dan terstruktur, Anda dapat menggunakan bantuan Microsoft Excel atau bantuan software ERP finansial. Bagi Anda yang belum tahu seperti apa contoh nota debit, berikut merupakan contohnya:

Contoh 1:

Contoh 2:

Contoh 3:

Komponen Nota Debit

Nota debit sendiri memang tidak memiliki template nota kosong tetap dalam penulisannya. Pembuatan nota ini umumnya sesuai dengan kesepakatan dari perusahaan yang mengeluarkannya. Meskipun begitu, ada beberapa komponen penting yang harus Anda cantumkan dalam nota ini. Beberapa komponen tersebut yaitu:  

1. Nama PKP pembeli
2. Nama PKP penjual
3. Nomor nota kredit
4. Keterangan jumlah barang yang didebit
5. Jenis barang yang didebit
6. Harga barang per unit
7. Total harga barang yang didebit
8. Tanggal pembuatan
9. Nama dan tanda tangan pembeli

Kesimpulan

Dari informasi tersebut, kita dapat menyimpulkan bahwa nota debit merupakan bukti transaksi atau pembukuan keuangan yang penting dan sah bagi penjual maupun pembeli. Tanpa adanya pencatatan ini, sangat sulit untuk mendapatkan detail harga dan bukti pembayaran yang valid. Selain itu, nota memiliki banyak fungsi lainnya yang sangat signifikan dalam sebuah transaksi penjualan.

Salah satu tools yang bisa Anda gunakan untuk membuat nota debit secara otomatis yaitu Sistem Akuntansi terlengkap dari HashMicro. Sistem ini memiliki berbagai fitur komprehensif yang dapat Anda gunakan untuk membuat keputusan bisnis yang lebih baik bagi perusahaan Anda. Pastinya, proses akuntansi juga akan menjadi lebih mudah karena setiap bukti transaksi yang masuk telah terintegrasi dengan sistem laporan keuangan dalamnya. Dapatkan demo gratis sistem akuntansi HashMicro untuk ketahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis Anda.