Lead Time: Definisi, Komponen, Jenis, Rumus, dan Contoh

Bayangkan bisnis Anda sering terlambat mengirim pesanan atau menghadapi biaya tinggi akibat proses yang terlalu lama. Masalah ini tidak hanya mengganggu kepuasan pelanggan, tetapi juga merugikan efisiensi operasional. Salah satu penyebab utamanya adalah kurangnya pemahaman dan pengelolaan lead time

Lead time adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proses, mulai dari inisiasi hingga penyelesaian. Dalam bisnis, lead time sering merujuk pada durasi dari pesanan pelanggan hingga pengiriman produk. Pengelolaan lead time yang efektif penting untuk meningkatkan efisiensi operasional.

Dalam artikel ini akan membahas secara lengkap apa itu lead time, komponen yang membentuknya, jenis-jenisnya, hingga cara menghitung dan mengoptimalkannya untuk memastikan bisnis Anda berjalan lebih efisien.

Apa itu Lead Time? 

Lead time adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proses, mulai dari penerimaan pesanan hingga pengiriman produk atau layanan kepada pelanggan. Dalam konteks produksi atau manufaktur, lead time mencakup berbagai tahapan, seperti pengadaan bahan baku dan proses produksi.  

Lead time juga dapat mengacu pada waktu yang diperlukan untuk memproses pesanan dalam sistem logistik, mulai dari pesanan diterima hingga barang sampai ke pelanggan. Waktu ini sangat penting untuk manajemen rantai pasokan dan dapat mempengaruhi kepuasan pelanggan.

Dalam manajemen proyek, lead time menunjukkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tertentu atau untuk menyelesaikan seluruh proyek. Perusahaan sering kali berusaha untuk mengurangi lead time guna meningkatkan efisiensi dan responsivitas terhadap permintaan pasar. 

Dengan meminimalkan lead time, bisnis dapat mempercepat waktu respons terhadap permintaan pelanggan, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan daya saing mereka di pasar.

Apa Fungsi Lead Time? 

Lead time merujuk pada waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proses atau mencapai titik tertentu dalam alur produksi atau pengadaan barang. Dalam konteks manufaktur atau logistik, lead time mengacu pada waktu yang diperlukan untuk memproduksi dan mengirimkan suatu barang setelah menerima pesanan. 

Fungsi utama lead time adalah untuk membantu perusahaan merencanakan dan mengelola produksi, stok, dan pengiriman barang dengan lebih efisien. Dengan mengetahui estimasi lead time, perusahaan dapat menentukan kapan bahan baku perlu dipesan, mengatur kapasitas produksi, dan mengoptimalkan persediaan untuk memenuhi permintaan pelanggan tepat waktu. 

Selain itu, lead time yang pendek dapat memberikan keunggulan kompetitif dengan meningkatkan responsivitas dan kepuasan pelanggan, sementara lead time yang lebih panjang mungkin memerlukan perencanaan yang lebih matang dan fleksibilitas dalam memenuhi kebutuhan pasar.

Tujuan Implementasi Lead Time dalam Perusahaan 

Secara umum, tujuan lead time dapat dibagi menjadi beberapa aspek penting yang mendukung kelancaran proses bisnis. Berikut adalah penjelasan mengenai tujuan implementasi lead time bagi bisnis: 

1. Meningkatkan efisiensi operasional

Salah satu tujuan utama dari pengelolaan lead time adalah untuk meningkatkan efisiensi operasional. Dengan meminimalkan waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan atau memperoleh barang, perusahaan dapat mengurangi biaya produksi dan distribusi. 

Pengurangan lead time memungkinkan perusahaan untuk mengelola sumber daya dengan lebih baik, meningkatkan produktivitas karyawan, serta mengoptimalkan proses manufaktur atau distribusi barang.

2. Mengurangi biaya persediaan

Pengelolaan lead time yang lebih baik dapat membantu perusahaan mengurangi biaya yang terkait dengan persediaan. Semakin panjang lead time, semakin banyak barang yang perlu disimpan dalam persediaan untuk mengantisipasi kebutuhan. 

Sebaliknya, dengan memperpendek lead time, perusahaan dapat mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan, yang pada gilirannya dapat menurunkan biaya penyimpanan dan resiko kelebihan stok.

3. Meningkatkan kepuasan pelanggan

Lead time yang lebih pendek atau terprediksi dengan baik sangat penting untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Ketika perusahaan dapat menyediakan produk dengan cepat dan tepat waktu, pelanggan merasa dihargai dan cenderung lebih puas dengan layanan yang diberikan. 

Sebaliknya, lead time yang panjang dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman, yang dapat menurunkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan.

4. Meningkatkan keunggulan kompetitif

Perusahaan yang dapat mengelola lead time dengan efektif memiliki keunggulan kompetitif di pasar. Dengan mempercepat proses produksi dan distribusi, perusahaan dapat merespon perubahan pasar atau permintaan pelanggan lebih cepat daripada pesaing. Kecepatan dalam merespon permintaan pasar dapat menjadi faktor penentu dalam memenangkan persaingan.

5. Meningkatkan perencanaan dan prediksi

Pengelolaan lead time juga berfungsi untuk meningkatkan kemampuan perusahaan dalam perencanaan dan prediksi. Dengan memantau dan mengelola lead time secara tepat, perusahaan dapat merencanakan kapasitas produksi, pengadaan bahan baku, dan jadwal pengiriman produk dengan lebih baik. Ini membantu perusahaan untuk menghindari pemborosan dan kekurangan stok yang tidak diinginkan.

6. Menjaga hubungan dengan pemasok dan mitra

Lead time juga memainkan peran penting dalam membangun dan memelihara hubungan yang baik dengan pemasok dan mitra bisnis. Perusahaan yang dapat memberikan estimasi waktu yang akurat tentang kapan barang akan tiba atau kapan produk akan selesai diproduksi memungkinkan pemasok dan mitra untuk merencanakan operasi mereka dengan lebih efisien. 

Dengan demikian, lead time yang dikelola dengan baik membantu memperkuat kerjasama yang saling menguntungkan.

Komponen Penting yang Harus Ada dalam Lead Time

Untuk menjalankan bisnis dengan efisien, mengetahui komponen-komponen dalam lead time adalah kunci utamanya. Ada enam komponen yang bekerja secara bersamaan, dan berikut adalah penjelasan lengkap mengenai peran dan fungsinya: 

1. Order processing time 

Ini adalah waktu yang dibutuhkan untuk memproses dan mengonfirmasi pesanan yang diterima dari pelanggan. Pada tahap ini, pesanan diperiksa untuk memastikan ketersediaan produk, detail pesanan diklarifikasi, dan invoice atau dokumen lainnya dipersiapkan. Semakin cepat pemrosesan pesanan dilakukan, semakin singkat lead time.

2. Production or manufacturing time 

Waktu produksi adalah durasi yang diperlukan untuk memproduksi barang atau layanan sesuai pesanan. Ini mencakup semua proses yang terlibat dalam pembuatan produk, seperti perakitan, pengepakan, atau pengolahan bahan baku. Semakin efisien proses produksi, semakin cepat produk dapat disiapkan untuk pengiriman.

3. Waiting time

Waktu menunggu adalah waktu yang diperlukan antara satu tahapan dan tahapan berikutnya dalam proses. Misalnya, setelah pemrosesan pesanan, barang mungkin harus menunggu sebelum diproduksi atau dikirimkan. Ini juga bisa mencakup waktu tunggu untuk bahan baku atau komponen yang masih dalam pengiriman.

4. Shipping or transit time 

Ini adalah waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan produk dari pabrik atau gudang ke lokasi pelanggan. Shipping time dipengaruhi oleh jarak, moda transportasi yang digunakan, dan kecepatan pengiriman. Pada tahap ini, pengiriman bisa melibatkan beberapa pihak, seperti kurir, distributor, atau jasa logistik.

5. Receiving time 

Setelah produk sampai di lokasi tujuan, waktu penerimaan mencakup proses unloading, pengecekan kualitas, dan penerimaan barang di tempat tujuan. Ini adalah waktu yang diperlukan untuk memastikan barang diterima dalam kondisi baik dan sesuai dengan pesanan.

6. Inspection or quality control time 

Beberapa proses juga melibatkan pengecekan kualitas setelah produk selesai diproduksi atau sebelum dikirimkan. Waktu yang diperlukan untuk memeriksa kesesuaian produk dengan standar kualitas bisa mempengaruhi total lead time.

7. Return time 

Jika ada kesalahan dalam pemesanan atau produk yang diterima tidak sesuai harapan pelanggan, proses pengembalian barang atau penukaran dapat menambah waktu tambahan ke dalam lead time. Pengembalian bisa mempengaruhi waktu total, terutama dalam model bisnis yang melibatkan pengecekan ulang atau pengiriman ulang.

8. Post-delivery activities 

Setelah pengiriman selesai, kegiatan pasca-pengiriman seperti instalasi, pelatihan, atau dukungan pelanggan juga bisa menjadi bagian dari lead time dalam beberapa jenis bisnis, terutama dalam industri perangkat keras atau layanan berbasis proyek.

Cara Menghitung Lead Time 

Berikut adalah penjelasan cara menghitung lead time yang bisa menjadi acuan Anda dalam menerapkan dalam bisnis: 

1. Identifikasi tanggal/waktu mulai

Langkah pertama adalah menentukan kapan proses dimulai. Dalam konteks logistik, ini bisa berupa tanggal pelanggan melakukan pemesanan. Jika dalam produksi, waktu mulai bisa berarti saat bahan baku diterima atau pekerjaan pertama dimulai. 

Catat tanggal dan waktu dengan tepat untuk memastikan perhitungan akurat. Contoh: Pesanan dibuat pada 1 Desember 2024 pukul 10:00.

2. Catat tanggal/waktu selesai

Selanjutnya, tentukan kapan proses tersebut benar-benar selesai. Ini adalah titik akhir yang menunjukkan kapan produk atau layanan telah diserahkan atau selesai dikerjakan. Misalnya, dalam pengiriman barang, waktu selesai adalah saat pelanggan menerima barang. 

Catat tanggal dan waktu tersebut dengan detail. Contoh: Barang diterima pada 5 Desember 2024 pukul 14:00.

3. Hitung selisih tanggal dan waktu

Setelah mendapatkan data waktu mulai dan selesai, langkah berikutnya adalah menghitung selisihnya.

• Pertama, hitung jumlah hari yang terlewati dengan mengurangkan tanggal mulai dari tanggal selesai.
• Kemudian, jika waktu (jam dan menit) berbeda, tambahkan atau kurangi jam untuk menghitung total selisih.
  Gunakan format perhitungan seperti hari + jam untuk hasil yang lebih detail.
  Contoh: Selisih waktu dari 1 Desember pukul 10:00 hingga 5 Desember pukul 14:00 adalah 4 hari dan 4 jam.

4. Konversikan selisih ke format yang diperlukan

Hasil perhitungan dapat dinyatakan dalam beberapa format tergantung kebutuhan.

• Untuk kebutuhan harian, cukup gunakan hasil dalam satuan hari (contoh: 4 hari).
• Untuk penghitungan operasional yang lebih presisi, Anda dapat menyatakan hasil dalam jam (contoh: 100 jam) atau bahkan menit (contoh: 6000 menit).
  Gunakan alat bantu seperti kalkulator atau spreadsheet untuk menghindari kesalahan, terutama saat mengonversi jam dan menit.

Rumus Menghitung Time Lead:

Time Lead=Tanggal/Waktu Selesai−Tanggal/Waktu Mulai

Contoh Lead Time

Berikut adalah penjelasan contoh waktu tunggu yang bisa Anda simak: 

1. Contoh lead time dalam pengiriman

Misalnya, sebuah perusahaan online menerima pesanan dari pelanggan pada 1 Januari 2024 pukul 10:00 dan mengirimkan barang pada 4 Januari 2024 pukul 15:00. Dalam hal ini, lead time pengiriman adalah 3 hari 5 jam. Perhitungan ini dilakukan dengan mengurangi waktu pengiriman dari waktu pemesanan:

• Tanggal mulai: 1 Januari 2024, pukul 10:00
• Tanggal selesai: 4 Januari 2024, pukul 15:00
• Selisih waktu: 4 Januari – 1 Januari = 3 hari, dan pukul 15:00 – 10:00 = 5 jam.

2. Contoh lead time dalam produksi

Misalkan sebuah perusahaan manufaktur menerima pesanan untuk membuat sebuah produk pada 10 Februari 2024 dan produk tersebut selesai diproduksi dan siap dikirim pada 15 Februari 2024. Lead time produksi di sini adalah 5 hari. Perhitungannya adalah sebagai berikut:

• Tanggal mulai produksi: 10 Februari 2024
• Tanggal selesai produksi: 15 Februari 2024
• Selisih waktu: 15 Februari – 10 Februari = 5 hari.

Dengan perhitungan ini, lead time produksi menunjukkan durasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan produksi dari awal hingga selesai.

Mengapa Lead Time Berdampak pada Inventory? 

Lead time sangat penting dalam manajemen inventaris karena mempengaruhi seluruh alur pengadaan barang dan ketersediaan stok. Jika lead time terlalu panjang, perusahaan akan menghadapi risiko kehabisan persediaan (stockout) sebelum pasokan berikutnya tiba. 

Hal ini bisa mengganggu operasional, mengurangi kepuasan pelanggan, dan bahkan menyebabkan kehilangan penjualan. Untuk menghindari masalah ini, perusahaan sering kali harus menyimpan stok lebih banyak dari yang dibutuhkan, yang meningkatkan biaya penyimpanan dan risiko barang kadaluarsa atau usang, terutama untuk produk yang cepat berubah. 

Di sisi lain, jika lead time dapat dipersingkat atau diprediksi dengan lebih tepat, perusahaan bisa mengelola persediaan dengan lebih efisien. Dengan lead time yang lebih pendek, perusahaan dapat melakukan pemesanan lebih sering dalam jumlah yang lebih kecil. 

Selain itu, pengelolaan lead time yang baik memungkinkan perusahaan untuk lebih fleksibel dalam merespons perubahan permintaan pasar, menghindari pemborosan, dan memastikan produk tersedia tepat waktu. 

Oleh karena itu, pengelolaan lead time yang efisien sangat penting dalam menciptakan keseimbangan antara memastikan stok selalu tersedia dan meminimalkan biaya inventaris, yang pada akhirnya meningkatkan efisiensi operasional dan profitabilitas perusahaan.

Manfaat Mengurangi Lead Time pada Inventory Perusahaan 

Mengurangi lead time dalam manajemen inventaris membawa berbagai manfaat signifikan bagi perusahaan. Pertama, dengan lead time yang lebih pendek, perusahaan dapat merespons permintaan pasar dengan lebih cepat serta mengurangi risiko kehabisan stok. 

Ini juga memungkinkan perusahaan untuk menjaga stok dalam jumlah yang lebih efisien, menghindari overstock atau kelebihan persediaan yang berisiko mengikat modal dan ruang penyimpanan yang tidak perlu.

Manfaat lainnya adalah pengurangan biaya operasional. Dengan waktu tunggu yang lebih pendek, perusahaan tidak perlu menyimpan inventaris dalam jumlah besar, yang dapat mengurangi biaya penyimpanan dan pengelolaan gudang. 

Hal ini juga memungkinkan perusahaan untuk memesan barang lebih sering dan dalam jumlah yang lebih kecil, meningkatkan fleksibilitas dan mengurangi pemborosan pada produk yang tidak terjual atau kadaluarsa. 

Secara keseluruhan, pengurangan lead time dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengoptimalkan aliran kas, dan memberikan keuntungan kompetitif dengan kemampuan untuk menanggapi kebutuhan pelanggan lebih cepat dan lebih tepat.

Tips Mengurangi Lead Time 

Mengelola lead time bukanlah tugas yang mudah, karena melibatkan koordinasi yang cermat antara berbagai pihak, mulai dari pemasok, proses produksi, hingga manajemen gudang. Setiap langkah dalam rantai pasokan harus dioptimalkan untuk memastikan waktu pengiriman yang efisien dan meminimalkan keterlambatan.

Berikut adalah beberapa tips yang bisa Anda lakukan untuk mengurangi waktu tunggu: 

1. Optimalkan proses pengadaan

Untuk mengurangi waktu tunggu, penting untuk mengoptimalkan proses pengadaan barang. Pilih pemasok yang dapat memberikan waktu pengiriman yang lebih cepat atau gunakan pemasok lokal untuk mengurangi waktu transportasi. 

Selain itu, pastikan komunikasi dengan pemasok selalu jelas dan terstruktur agar tidak ada penundaan dalam pemesanan dan pengiriman.

2. Gunakan teknologi untuk otomatisasi

Menggunakan sistem manajemen inventaris atau perangkat lunak ERP (Enterprise Resource Planning) yang terintegrasi dapat mempercepat proses pemesanan dan pengelolaan stok. Dengan otomatisasi, perusahaan dapat lebih cepat memantau level persediaan dan mengidentifikasi kebutuhan barang.

Salah satu sistem yang dapat digunakan adalah HashMicro, yang menyediakan solusi ERP lengkap untuk manajemen inventaris, pembelian, dan pengiriman barang. HashMicro menawarkan fitur-fitur yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi operasional, seperti mengelola carrying cost dan pemantauan stok real-time.

Ingin tahu lebih lanjut tentang bagaimana HashMicro bisa mendukung kebutuhan manufaktur bisnis Anda? Cek sekarang juga skema harga software manufaktur kami dan temukan solusi yang sesuai dengan anggaran dan kebutuhan operasional Anda!

3. Perbaiki proses produksi

Jika waktu tunggu melibatkan produksi, mempersingkat waktu produksi dengan memperbaiki alur kerja dan mengurangi pemborosan sangat penting. Terapkan prinsip lean manufacturing untuk mengidentifikasi dan menghilangkan aktivitas yang tidak menambah nilai, serta pastikan mesin dan alat produksi selalu dalam kondisi optimal untuk menghindari downtime.

4. Bangun hubungan yang baik dengan pemasok

Memiliki hubungan yang kuat dan saling menguntungkan dengan pemasok dapat membantu mengurangi waktu tunggu. Pemasok yang percaya dan memahami kebutuhan Anda lebih cenderung memberikan prioritas dan waktu pengiriman yang lebih cepat. Pertimbangkan untuk bekerja sama dengan pemasok dalam merencanakan pengiriman agar lebih efisien.

5. Kendalikan permintaan dan persediaan

Pengendalian permintaan yang lebih baik dapat membantu merencanakan kebutuhan persediaan lebih akurat, sehingga pemesanan dapat dilakukan tepat waktu. Teknik seperti Just-In-Time (JIT) dapat membantu meminimalkan kelebihan persediaan dan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan barang yang dibutuhkan tanpa menunggu terlalu lama.

Integrasi Sistem HashMicro untuk Pengelolaan Inventaris yang Lebih Cepat dan Akurat

Sistem manufaktur HashMicro adalah solusi ERP yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola seluruh proses produksi, termasuk pengelolaan persediaan, pemesanan, dan pengiriman barang, dengan cara yang lebih efisien dan terintegrasi. 

Selain itu, HashMicro menyediakan demo gratis dan konsultasi gratis, di mana tim ahli dapat membantu menyesuaikan sistem dengan kebutuhan spesifik perusahaan, memberikan solusi terbaik untuk mengoptimalkan alur kerja dan memperpendek waktu siklus produksi atau pengiriman.

Sistem ini menyediakan fitur yang memungkinkan perusahaan untuk memantau setiap langkah dalam rantai pasokan secara real-time, sehingga memudahkan perusahaan untuk mendapatkan perkiraan waktu yang lebih akurat untuk setiap proses, dari produksi hingga pengiriman, berdasarkan data yang terus diperbarui. 

Berikut adalah fitur-fitur yang ditawarkan oleh sistem manufaktur HashMicro: 

• Manufacturing Requisition Planning: Memastikan ketersediaan bahan baku dan sumber daya yang diperlukan, mengoptimalkan proses produksi dengan perencanaan yang lebih baik, mengurangi risiko kekurangan bahan baku dan gangguan produksi.
• Made to Order Completion Forecast: Fitur untuk memprediksi waktu penyelesaian pesanan yang dibuat berdasarkan pesanan-pesanan dari Sales Order, menggunakan data historis dan informasi real-time dari proses produksi.
• Manufacturing Gantt Chart Schedule Management: Fitur untuk merencanakan dan mengelola jadwal produksi menggunakan diagram Gantt Chart.
• Manufacturing Production Scheduling: Fitur yang memungkinkan perusahaan untuk merencanakan jadwal produksi berdasarkan perkiraan permintaan yang didasarkan pada riwayat permintaan.

Kesimpulan 

Lead time adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proses, mulai dari permintaan hingga penyelesaian. Pengelolaan waktu tunggu yang efektif sangat penting untuk meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. 

Terdapat berbagai komponen yang mempengaruhi waktu tunggu, seperti waktu pengadaan, waktu produksi, dan waktu pengiriman, yang semuanya perlu dikelola dengan cermat agar perusahaan dapat memenuhi kebutuhan pelanggan tepat waktu. 

Salah satu cara terbaik untuk mengelola waktu tunggu secara efektif adalah dengan mengintegrasikan sistem manajemen yang canggih, seperti HashMicro.Sistem manufaktur HashMicro dapat membantu perusahaan mengelola dan memantau setiap aspek operasional, mulai dari pengadaan, pengelolaan assemble to order, hingga pengiriman secara terintegrasi dan otomatis. 

Segera jadwalkan demo gratisnya sekarang!