Optimasi Alur Kerja Manajemen Kontrak dengan Software HRM

Pengertian Manajemen Kontrak

Manajemen kontrak adalah suatu proses pengelolaan dari awal hingga akhir dalam hubungan bisnis antara dua belah pihak atau lebih. Secara umum, langkah awal dalam prosedur pengadaan kontrak adalah perencanaan mengenai lingkup kerjasama agar pembuatan kontrak dapat berjalan dengan lancar dan memuaskan semua pihak yang terlibat. 

Selain itu, kesepakatan melibatkan negosiasi antara dua belah pihak yang akan melakukan kontrak untuk memperjelas kesepakatan yang akan mereka buat. Proses pembuatan perjanjian kontrak bersifat mengikat secara hukum bagi kedua belah pihak. Pihak yang terlibat dalam perjanjian harus mematuhi kesepakatan yang telah mereka buat dalam surat perjanjian tersebut.

Baca juga: 10 Rekomendasi HR Software Terbaik di Indonesia Tahun 2023

Pentingnya Manajemen Kontrak bagi Perusahaan

Manajemen kontrak merupakan suatu proses yang melibatkan pengelolaan dalam pembuatan, pelaksanaan, serta analisis kontrak. Tujuannya adalah  meningkatkan kinerja operasional dan keuangan organisasi, serta meminimalkan waktu dan risiko keuangan.

Manajemen kontrak perlu terintegrasi sebagai kunci dalam strategi bisnis perusahaan. Maka dari itu, operasi manajemen perjanjian membutuhkan sistem yang efektif dan otomatis untuk mengoptimalkan prosesnya. 

5 Keuntungan Melakukan Manajemen Kontrak

Contract management adalah proses penting dalam pengelolaan bisnis dan dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan. Berikut 5 keuntungan menerapkan manajemen kontrak dalam pengelolaannya:

1. Menghindari perselisihan

Perselisihan kadang terjadi saat adanya pelanggaran kesepakatan perjanjian antara pihak-pihak yang berbeda dalam pengadaan kontrak. Oleh karena itu, penting bagi setiap perusahaan untuk memperhatikan pengadaan perjanjian. Surat perjanjian harus memperhatikan hukum sehingga hal ini akan memaksa dua belah pihak untuk mematuhi kesepakatan yang telah mereka sepakati bersama. 

2. Menyelesaikan pekerjaan secara efektif

Manajemen kontrak adalah salah satu cara yang efektif dalam pengadaan perjanjian antara dua belah pihak dan memudahkan proses kerja sama. Selain itu, kontrak manajemen dapat membantu pihak yang sedang bersepakat dan melakukan negosiasi sehingga perjanjian dapat tercantum dalam dokumen kontrak yang terikat oleh hukum.

3. Memastikan kepatuhan para pihak 

Melalui manajemen kontrak, para pihak dapat saling bersepakat dan mengambil keputusan yang akan dicantumkan dalam surat perjanjian. Adanya perjanjian tertulis ini memudahkan melihat kepatuhan antara pihak-pihak dan menilai tanggung jawab masing-masing dalam menjalankan kesepakatan tersebut.

4. Melakukan kinerja adil dan transparan

Isi dari dokumen kontrak harus disepakati bersama oleh kedua belah pihak karena dengan adanya kesepakatan bersama dapat membantu menunjukkan kinerja yang adil dan transparan. Kesepakatan tersebut harus adil dan proses menuju kesepakatan harus dilakukan dengan transparan.

5. Memastikan kesepakatan

Kesepakatan dapat terjalin secara informal akibat dua belah pihak sepakat untuk bekerja sama dalam mencapai tujuan yang sama. Upaya mewujudkan kesepakatan tersebut seringkali dilakukan melalui proses diskusi dan negosiasi.Tetapi, ketika kesepakatan tersebut tercantum dalam surat kontrak, segala hal yang telah disepakati tidak dapat dilanggar karena terikat oleh hukum.

Alur Kerja Manajemen Kontrak

Proses operasional manajemen kontrak melibatkan serangkaian tindakan untuk memastikan kesepakatan kontrak dapat semua pihak patuhi dan pekerjaan berjalan lebih efektif. Berikut alur operasional manajemen kontrak:

Pra-kontrak

Pra-kontrak tahapan awal dalam alur kerja manajemen kontrak adalah hal yang penting untuk dilakukan sebelum proses pengadaan kontrak. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa kontrak telah sesuai dengan kebutuhan bisnis. Ada beberapa tahapannya,, antara lain:

1. Persiapan Dokumen Kontrak

Persiapan dokumen kontrak meliputi penyusunan dokumen perjanjian kontrak yang berisi informasi tentang hak dan kewajiban masing-masing pihak, dan syarat-syarat lainnya. Persiapan dokumen harus memperhatikan ketentuan hukum agar menghindari risiko yang mungkin terjadi kedepannya. Selain itu, keterlibatan hukum dapat membantu memastikan keberhasilan proses pengadaan proyek.

2. Pembahasan Syarat dan Ketentuan

Keterlibatan ahli hukum atau konsultan kontrak dapat membantu memastikan bahwa syarat dan ketentuan yang disepakati memenuhi persyaratan dan dapat melindungi kepentingan bisnis perusahaan secara optimal. Setelah pembahasan selesai, syarat dan ketentuan yang mereka sepakati akan tercantum dalam dokumen kontrak.

Eksekusi kontrak

Pihak pengadaan kontrak harus memastikan bahwa pelaksanaan kontrak dilakukan sesuai dengan ketentuan yang telah mereka sepakati dalam dokumen kontrak. Ada beberapa proses eksekusi kontrak dengan optimal, antara lain:

1. Penandatanganan Kontrak

Penandatangan kontrak merupakan tindakan yang menunjukkan komitmen dua belah pihak terhadap kesepakatan yang telah mereka sepakati. Selain itu, memberikan kepastian hukum atas hak dan kewajiban masing-masing pihak dalam kontrak. 

2. Pelaksanaan Kontrak

Pelaksanaan kontrak merupakan tahap di mana pihak pengada kontrak dan vendor harus memastikan semua ketentuan dan persyaratan dalam dokumen kontrak dengan baik. Tahapan pelaksanaan kontrak membutuhkan koordinasi dan komunikasi yang baik antara dua belah pihak untuk memastikan pelaksanaan kontrak berjalan lancar dan sesuai dengan ketentuan yang telah mereka sepakati.

Pascakontrak

Pascakontrak dalam alur kerja kontrak manajemen adalah tahap akhir. Tahapan ini akan memberikan gambaran lengkap tentang efektivitas kontrak dan peluang untuk meningkatkan proses manajemen kontrak, antara lain:

1. Evaluasi Kontrak

Evaluasi kontrak merupakan evaluasi terhadap pelaksanaan kontrak, termasuk kinerja vendor, pemenuhan persyaratan kontrak dan identifikasi masalah yang muncul selama pelaksanaan kontrak. Hasil evaluasi akan digunakan untuk memutuskan kelanjutan kerjasama dengan vendor di masa depan.

2. Renegosiasi Kontrak 

Renegosiasi kontrak adalah bagian dari tahap pascakontrak yang mengatasi perubahan tidak terduga dalam situasi terkait kebutuhan proyek. Hal ini bertujuan untuk mengadakan diskusi antara pengada kontrak dan vendor untuk memutuskan apakah perlu melakukan perubahan pada kontrak. Selain itu, renegosiasi kontrak juga dilakukan untuk memastikan kontrak dapat memenuhi kebutuhan baru.

Baca juga: 7 Aplikasi Human Resource Management Terbaik di Indonesia

Pengelolaan Manajemen Kontrak Jadi Lebih Mudah dengan Software HRM

Manajemen kontrak adalah pengelolaan mengenai informasi tentang kontrak dan vendor. Pengelolaan kontrak akan menjadi lebih mudah dan efisien dengan bantuan software Human Resource Management (HRM). Selain itu, software HRM atau juga kerap disebut sistem HRIS dapat membantu mengoptimalkan operasional, mempercepat proses penandatanganan, serta memantau secara real-time 

Selain itu, dengan memanfaatkan fitur otomatisasi pada software HRM, pengelola kontrak dapat menghindari kesalahan dalam pengelolaan data kontrak dan menghemat waktu. Secara keseluruhan, software HRM dapat menjadi solusi yang efektif untuk mengoptimalkan pengelolaan kontrak manajemen dan meminimalkan kesalahan human error

Kesimpulan 

Manajemen kontrak adalah pengelolaan antara pihak pengada kontrak dan vendor untuk mencapai suatu kesepakatan. Untuk menjalankan kesepakatan yang efektif, penggunaan software HRM memungkinkan alur kerja kontrak manajemen untuk menjadi lebih optimal dan terarah. Terlebih,  sistem HRM dapat membantu mengoptimalkan kegiatan operasional dan meningkatkan efektivitas kontrak secara keseluruhan.

Selain itu, Software HRM dari HashMicro telah menyediakan fitur-fitur unggulan dan modul yang ada pada sistem tersebut. Hadirnya sistem HRM membantu perusahaan dalam mengefisiensikan pengelolaan bisnis dengan maksimal. Oleh karena itu, Anda tidak perlu takut kehilangan dokumen atau permasalahan pada surat-surat perjanjian. Segera daftarkan dan dapatkan demo gratis HashMicro sekarang!