Pahami Project Management untuk Optimalkan Proyek Bisnis Anda!

Di dalam dunia kerja, Anda pasti tidak lagi asing dengan project management. Metode yang satu ini akan sangat dibutuhkan perusahaan ketika mereka mulai menjadwalkan proyek. Bertumpu pada penggunaan project management tools, setiap detail proyek dapat Anda jalankan sesuai rencana. Berbagai jenis dan skala proyek pun teratasi dengan baik jika Anda memilih sistem manajemen proyek yang kredibel.

Bagaimana cara menentukan pilihan yang tepat? Melihat pada fitur-fitur utama project planning system, Anda dapat mengkomparasikannya dengan bagaimana kebutuhan perusahaan.

Kini, banyaknya target proyek mampu Anda tuntaskan berdasarkan deadline yang sudah Anda tetapkan. Secara spesifik, artikel ini akan membahas pengertian, manfaat, hal-hal yang harus Anda perhatikan, pendekatan, serta tahapan project management. Apa saja? Ini penjelasannya!

Apa itu Project Management?

Apa itu project management? Istilah ini kerap Anda temui pada industri manufaktur, konstruksi, engineering, dan lain-lain. Secara definisi, project management adalah implementasi proses atau metode perencanaan, pengelolaan, dan pengendalian sumber daya perusahaan untuk menunjang keberhasilan aktivitas proyek. Perannya sangat penting sehingga Anda wajib menjalankannya sebelum memulai proyek.

Terdapat komponen esensial yang menjadi pembahasan utama dalam project management, antara lain penetapan alur kerja, pelaksana, anggaran, batas waktu, dan parameter kualitas hasil kerja. Sampai di sini mungkin Anda bertanya-tanya, mengapa perusahaan membutuhkan manajemen proyek? Padahal kelima komponen tersebut sudah lazim Anda terapkan setiap hari.

Perlu Anda ketahui bahwa project management dan manajemen konvensional merupakan dua hal yang berbeda. Project management adalah bagian dari usaha yang dibutuhkan ketika perusahaan akan menjalankan proyek dalam rentang waktu tertentu. Sementara, manajemen pada umumnya mencakup aspek-aspek yang lebih general dengan rentang waktu yang tidak perusahaan tentukan.

Kemudian, perusahaan membebankan keberlangsungan proyek pada pimpinan tersendiri, yaitu manajer proyek atau project manager. Mereka yang memegang jabatan ini memiliki tanggung jawab penuh atas suatu proyek. Oleh karena itu, perusahaan akan memberikan posisi manajer proyek kepada orang yang expert dalam bidang bisnis dan beberapa soft skill terkait.

Manfaat Project Management

Gambaran manfaat project management telah terangkum sekilas dalam uraian definisi pada poin di atas. Perencanaan menjadi highlight untuk menjalankan manajemen proyek. Lantas, mengapa proses tersebut sangat penting bagi Anda? Ini alasan beserta manfaat project management!

1. Project management menetapkan tujuan proyek

Ketika Anda mengerjakan sesuatu, Anda harus tahu apa tujuannya. Begitu pula dengan proyek. Melihat pada akar masalah, Anda dapat menentukan tujuan pelaksanaan pekerjaan secara mudah. Namun, Anda perlu menetapkan tujuan tersebut sejak awal sebelum memulai proyek. Hal ini akan memberikan motivasi kepada para stakeholder untuk menjalin kolaborasi agar proyek berjalan semestinya, berdasarkan peraturan yang telah disepakati.

Baca juga: Optimalkan Bisnis Anda dengan Project Management Software

2. Mengoptimalkan potensi sumber daya

Seperti yang kita pahami, keberjalanan proyek pasti melibatkan banyak komponen. Project management berfungsi untuk mengatur sumber daya yang Anda gunakan di dalamnya. Tidak lain adalah untuk memastikan bahwa semua kapasitas sumber daya diserap secara optimal demi mendukung pencapaian target proyek.

3. Project management mengontrol anggaran perusahaan

Salah satu sumber daya yang Anda gunakan untuk kepentingan proyek adalah budget. Unsur ini sangat krusial lantaran semakin kompleksnya suatu proyek akan semakin tinggi pula kebutuhan belanja.

Maka, Anda memerlukan sistem manajemen proyek yang andal untuk mengontrol serta mengefisiensikan pemasukan dan pengeluaran anggaran secara akurat. Jika tidak, over budget atau cost overrun (pembengkakan biaya) justru akan menghambat penyelesaian proyek.

4. Memantau keseluruhan aktivitas proyek

Project management membantu Anda dalam memantau aktivitas proyek yang sedang digarap. Setiap progresnya mampu Anda lacak sehingga ketika terjadi masalah, Anda dapat segera mengambil tindakan untuk mengatasi risiko yang mungkin terjadi. Selaras dengan itu, manajemen proyek juga berfungsi menjaga quality control terhadap mesin dan hasil pekerjaan.

Hal-hal yang Harus Diperhatikan untuk Project Management

Setelah mengetahui manfaat, kini saatnya Anda beralih pada hal-hal yang harus Anda perhatikan dalam project management. Pada dasarnya, sumber daya perusahaan tercatat sebagai aspek dan modal utama supaya proyek dapat berjalan sesuai rencana. Sudah pasti pula hal ini berhubungan langsung dengan indikator kemajuan proyek yang Anda kerjakan.

Project Management Institute melalui lamannya menguraikan ada 10 aspek fundamental yang perlu Anda perhatikan dalam manajemen proyek. Berikut adalah daftar aspek-aspek project management:

• • Integrasi berkaitan dengan koordinasi sekaligus penggabungan aktivitas, tugas, dan segala yang ada di dalam satu kesatuan proyek.
  • Ruang lingkup proyek mengacu pada batasan-batasan proyek, seperti tujuan, alur kerja, dan hasil akhir.
  • Waktu adalah bagian dari target penyelesaian yang terhitung mulai berlangsung hingga berakhirnya pekerjaan
  • Budget merupakan anggaran sebagai modal dalam menjalankan seluruh kegiatan proyek.
  • Kualitas merujuk pada taraf kesuksesan pelaksanaan dan hasil akhir.
  • Procurement adalah proses pengadaan atau tindakan dalam memperoleh barang atau jasa untuk mendukung operasional proyek.
  • SDM (Sumber Daya Manusia), yaitu pihak yang melaksanakan dan mengelola semua aspek dalam project management.
  • Komunikasi berkaitan dengan interaksi dan kerja sama antar pelaksana.
  • Manajemen risiko merupakan proses mengidentifikasi, melacak, serta mengelola risiko yang mungkin terjadi dari pengerjaan proyek.
  • Manajemen stakeholder adalah proses keterlibatan stakeholder atau pihak-pihak berkepentingan dalam proyek.

Dari ke-10 aspek di atas, manakah yang dianggap paling penting? Ruang lingkup proyek adalah jawabannya. Sebab, aspek tersebut merupakan inti dari seluruh proyek yang saat ini Anda jalankan. Artinya, aspek ini menjadi penentu dari aspek lain. Jika ada perubahan dari ruang lingkup maka aspek lain juga turut berubah.

Pendekatan dalam Project Management

Kerumitan dan kompleksitas tiap proyek memiliki tingkatannya tersendiri. Beragam jenis proyek menyebabkan para project manager beralih untuk menerapkan pendekatan yang dapat mengefisiensikan workflow. Wrike membagi dua kategori pendekatan, yaitu tradisional dan agile. Masing-masing pendekatan membawahi beberapa pendekatan lagi. Apa saja pendekatan project management?

1. Pendekatan tradisional

Pertama, pendekatan tradisional berfokus pada sifat-sifat yang lebih mendasar. Pendekatan ini terbilang cukup terkenal dan banyak dikembangkan untuk industri manufaktur yang menghasilkan produk-produk fisik, seperti mobil, bangunan, komputer, dan lain-lain. Cakupan pendekatan tradisional dalam project management adalah:

• • Waterfall, yaitu pendekatan yang dapat Anda lakukan dengan mengerjakan tugas proyek secara berurutan atau bertahap.
  • Critical path method hampir sama dengan waterfall, tapi memungkinkan manajer proyek untuk memprioritaskan sumber daya dan tugas yang paling urgent.
  • Critical Chain Project Management (CCPM) menitikberatkan pada sumber daya yang memang diperlukan untuk tugas-tugas utama.

Baca juga: Quality Control: Manfaat dan Pentingnya Dalam Sektor Industri

2. Pendekatan agile

Manajemen proyek dengan pendekatan agile mengandalkan metode kolaborasi tim daripada struktur hierarki. Pendekatan ini mulai eksis untuk keperluan pengembangan perangkat lunak (software development). Terdapat empat kategori dari pendekatan agile, antara lain:

• • Scrum adalah pendekatan yang memungkinkan anggota tim untuk mengemban tanggung jawab masing-masing dengan posisi Scrum Master sebagai pemegang jabatan pemimpin dan fasilitator.
  • Kanban setara dengan scrum, namun penerapan periode kerjanya lebih bersifat kontinu atau berkelanjutan.
  • Extreme Programming (XP) merupakan pendekatan yang khusus dirancang untuk rekayasa perangkat lunak (software engineering).
  • Adaptive Project Framework (APF) sangat cocok Anda gunakan untuk proyek-proyek berbasis teknologi dan informasi yang membutuhkan tingkat fleksibilitas dan kemampuan adaptasi yang tinggi.

Tahap-tahap Project Management

Keberhasilan proyek adalah harapan bagi manajer proyek dan tim pelaksana. Untuk itu, Anda perlu mengikuti alur tahapan kerja secara sistematis. Tahap-tahap dalam project management adalah:

1. Permulaan (initiating)

Tahap pertama yang Anda jalankan dalam project management adalah inisiasi proyek. Pada proses ini, perusahaan akan melakukan diskusi terkait penentuan sejumlah variabel, yaitu tujuan proyek, ruang lingkup proyek, manajer proyek, potensi risiko, anggaran, dan perkiraan linimasa (timeline).

Paling utama adalah tujuan dan ruang lingkup proyek karena keduanya memegang fungsi inti seperti pada penjelasan aspek-aspek yang perlu Anda perhatikan. Dengan maksud untuk memastikan seluruh proses berlangsung sesuai koridor dan tujuan awal. Lalu, dari situlah Anda perlu mempertimbangkan apakah proyek tersebut layak atau tidak untuk Anda lanjutkan.

Baca juga: Perencanaan SDM | Menghindari Kekurangan dan Kelebihan Tenaga Kerja

2. Perencanaan (planning)

Berikutnya adalah perencanaan (planning). Tahapan ini Anda realisasikan dengan membuat perencanaan berupa detail rancangan atau sketsa terkait keseluruhan kegiatan proyek dari awal sampai akhir. Bersama stakeholder, semua kebutuhan proyek juga harus Anda catat secara lengkap agar mereka mengetahui progres serta kemungkinan atas risiko yang terjadi.

Kebutuhan tersebut, antara lain kualifikasi SDM yang perusahaan butuhkan, jumlah sumber daya eksternal (vendor dan supplier) yang dibutuhkan, besaran anggaran, uraian timeline, serta agenda pelaksanaannya. Alih-alih menghabiskan banyak waktu dengan menggunakan media yang berbeda, project planning software HashMicro justru memudahkan Anda untuk memetakan aspek-aspek manajemen proyek hanya dalam satu platform.

3. Pelaksanaan (executing)

Jika perencanaan telah mendapat persetujuan dari project manager dan stakeholder maka Anda dapat memulai proyek. Proses ini menjadi bagian yang paling vital karena tumpuan suatu proyek terletak pada implementasinya. Selain itu, keefektifan proyek juga didukung oleh tanggung jawab seorang manajer proyek.

Dalam pelaksanaannya, project manager bertugas untuk mengecek semua proses berjalan dengan efisien, baik dari segi waktu maupun anggaran dana. Kemudian, perannya juga memiliki kewenangan untuk merekrut SDM ahli, memilih team leader, menghubungi vendor, dan membuat perjanjian kontrak dengan pihak-pihak terkait.

4. Pengawasan (control and monitoring)

Fungsi dari tahap pengawasan dalam project management adalah untuk menilai setiap progres yang telah Anda laksanakan sesuai rencana. Tidak cukup di situ, control and monitoring dimaksudkan agar project manager mengetahui kesalahan atau aktivitas yang tidak sesuai rencana awal. Dengan begitu, tim pelaksana bisa langsung menangani hal tersebut.

Proses pengawasan secara berkala nantinya akan membantu Anda dalam membuat keputusan. Misalnya, apabila terdapat perubahan dari segi alur kerja atau sistem pelaksanaannya. Melalui fitur Schedule & Task Management pada project software, fungsi pengawasan dapat berjalan lancar untuk meningkatkan produktivitas proyek Anda.

5. Penutupan (closing)

Tahap penutupan ditandai dengan selesainya proyek dan pihak stakeholder telah memberikan persetujuan atas pekerjaan tersebut. Indikator proyek terselesaikan dengan baik adalah tujuan proyek telah terealisasi sehingga penggunaan sumber daya pun akan dihentikan. Kemudian, project manager akan menyelesaikan perjanjian kontrak dengan berbagai pihak terkait.

Pada tahap ini pula project manager perlu mengarsipkan dokumen selama proyek berlangsung dalam bentuk laporan yang akan diserahkan kepada stakeholder. Namun, project management belum benar-benar selesai karena masih membutuhkan proses lanjutan berupa pemeliharaan dan penyelesaian atas masalah yang muncul.

Baca juga: Apa Itu PPIC (Production Planning & Inventory Control)?

Kesimpulan

Setiap proyek memiliki kebutuhan atas sumber daya dan alur kerjanya masing-masing. Perlu menjadi catatan bahwa apapun jenis proyeknya, tentu Anda memerlukan pengelolaan yang baik agar berjalan sesuai dengan harapan serta tujuan perusahaan. Tanpa melibatkan project management, keberjalanan proyek hanya akan mengalami berbagai kendala yang menghambat.

Software Manajemen Proyek Terintegrasi HashMicro adalah sistem paling profesional yang menyediakan berbagai kemudahan dalam menyusun project management. Platform komunikasi yang real-time dan manajemen schedule yang andal membantu efisiensikan kinerja tim.

Fitur-fiturnya mampu mengontrol estimasi anggaran proyek ERP system sehingga target penyelesaian dapat Anda realisasikan secepat mungkin. Konsultasikan keluhan bisnis Anda dengan akses demo gratis di sini!