Fungsi dan Contoh Laporan Penjualan dalam Bisnis

Laporan penjualan adalah dokumen penting yang mencatat transaksi bisnis untuk menganalisis kinerja dan merencanakan strategi. Dengan laporan ini, pemilik usaha dapat memahami pola penjualan, mengevaluasi keuntungan, serta mengidentifikasi peluang pertumbuhan.

Berbagai contoh laporan penjualan dapat mencakup ringkasan transaksi harian, analisis produk terlaris, hingga laporan laba rugi. Data ini membantu bisnis menyesuaikan harga, strategi pemasaran, dan manajemen stok agar lebih efisien.

Pembuatan laporan yang akurat dapat dilakukan secara manual atau menggunakan sistem berbasis teknologi untuk meningkatkan keakuratan pencatatan. Software akuntansi dari HashMicro memungkinkan laporan otomatis yang lebih cepat dan minim kesalahan.

Artikel ini akan membahas fungsi laporan penjualan serta berbagai contoh yang dapat diterapkan dalam bisnis. Dengan memahami laporan ini, pemilik usaha dapat mengoptimalkan pencatatan dan pengambilan keputusan untuk pertumbuhan yang lebih terarah.

Pengertian Laporan Penjualan dan Pentingnya dalam Bisnis

Laporan penjualan adalah dokumen yang mencatat semua transaksi penjualan bisnis, termasuk detail produk, harga, jumlah terjual, dan total pendapatan. Laporan ini membantu menganalisis performa penjualan dan mengambil keputusan strategis berdasarkan data.

Tanpa sales report yang terstruktur, bisnis akan kesulitan memantau perkembangan penjualan dan menentukan langkah yang tepat. Berikut adalah beberapa manfaat utama laporan penjualan dalam bisnis:

• Pemantauan kinerja penjualan: Memudahkan bisnis dalam mengevaluasi tren penjualan dan menentukan strategi yang lebih efektif.
• Perencanaan dan prediksi bisnis: Data dalam laporan membantu memprediksi permintaan pasar dan merencanakan stok secara efisien.
• Peningkatan produktivitas: Memberikan wawasan untuk mengoptimalkan proses penjualan dan meningkatkan efisiensi tim sales.
• Penentuan harga dan promosi: Membantu menetapkan harga yang kompetitif dan merancang strategi promosi berdasarkan data penjualan.
• Laporan keuangan yang akurat: Memastikan pencatatan yang rapi untuk kebutuhan laporan keuangan dan kepatuhan pajak.

Jenis-Jenis Laporan Penjualan

Laporan penjualan memiliki berbagai jenis yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis dan tujuan analisisnya. Secara umum, laporan ini dapat diklasifikasikan berdasarkan informasi yang dimuat dan periode waktu pelaporannya.

1. Berdasarkan informasi yang dimuat

Laporan penjualan bisa berisi berbagai data sesuai dengan tujuan analisis bisnis. Berikut beberapa jenisnya:

• Produk: Menampilkan jumlah barang yang terjual, harga per unit, dan total pendapatan dari masing-masing produk. Ini membantu dalam mengidentifikasi produk dengan performa terbaik dan yang kurang diminati.
• Pelanggan: Berisi data tentang pelanggan, termasuk jumlah transaksi, produk yang dibeli, dan nilai total pembelian. Berguna untuk memahami perilaku pelanggan dan meningkatkan strategi pemasaran.
• Wilayah: Menganalisis performa penjualan berdasarkan lokasi geografis, membantu bisnis menentukan wilayah dengan permintaan tinggi atau rendah.
• Salesperson: Memantau kinerja masing-masing tenaga penjualan berdasarkan jumlah transaksi yang mereka hasilkan. Ini berguna untuk mengevaluasi efektivitas tim sales dan memberikan insentif yang tepat.
• Metode pembayaran: Mencatat pembayaran berdasarkan metode seperti tunai, kartu kredit, atau transfer bank. Berguna untuk menganalisis preferensi pelanggan dan mengoptimalkan opsi pembayaran.

2. Berdasarkan siklus waktu

Laporan penjualan juga dikategorikan berdasarkan periode waktu tertentu, yang disesuaikan dengan kebutuhan pemantauan bisnis:

• Laporan penjualan harian: Laporan penjualan barang Excel harian mendata penjualan setiap hari, sehingga cocok untuk bisnis ritel atau restoran yang perlu memantau pembukuan penjualan harian.
• Laporan penjualan mingguan: Memberikan gambaran tren penjualan dalam satu minggu untuk membantu bisnis dalam perencanaan stok dan strategi promosi jangka pendek.
• Laporan penjualan bulanan: Laporan penjualan bulanan Excel mengulas performa penjualan dalam satu bulan, berguna untuk mengevaluasi efektivitas strategi pemasaran dan perencanaan anggaran.

Komponen Utama dalam Laporan Penjualan

Format laporan penjualan harus mencakup data penting yang membantu bisnis dalam menganalisis performa penjualan dan mengambil keputusan strategis. Berikut beberapa komponen utama yang biasanya terdapat dalam laporan penjualan:

1. Tanggal dan periode penjualan: Mencatat periode transaksi, baik harian, mingguan, atau bulanan, untuk memantau tren penjualan dari waktu ke waktu.
2. Detail produk yang terjual: Menyajikan informasi seperti nama produk, SKU, jumlah unit terjual, dan harga per unit untuk mengetahui performa setiap produk.
3. Total pendapatan penjualan: Menunjukkan total pendapatan dari seluruh transaksi dalam periode tertentu, berguna untuk mengevaluasi pencapaian target bisnis.
4. Jumlah transaksi: Mencatat jumlah total transaksi selama periode tertentu untuk memahami aktivitas penjualan dan tingkat permintaan pelanggan.
5. Metode pembayaran: Mengidentifikasi cara pembayaran pelanggan, seperti tunai, kartu kredit, atau transfer, membantu bisnis dalam mengelola arus kas.
6. Pelanggan dan wilayah penjualan: Menyediakan data pelanggan dan lokasi penjualan untuk menganalisis pola pembelian dan mengembangkan strategi pemasaran yang lebih efektif.
7. Diskon atau promosi: Menampilkan jumlah diskon, promo, atau cashback yang diterapkan dalam transaksi, berguna untuk mengevaluasi efektivitas strategi pemasaran.
8. Laba kotor dan keuntungan bersih: Menghitung selisih antara pendapatan total dan biaya produksi, membantu bisnis dalam memahami margin keuntungan.

Cara Membuat Laporan Penjualan Bisnis

Contoh laporan penjualan yang efektif membantu bisnis dalam memantau kinerja penjualan dan mengambil keputusan strategis. Berikut langkah-langkah dalam menyusun contoh laporan penjualan Excel:

1. Kumpulkan data penjualan: Catat semua transaksi, termasuk tanggal, produk, harga, jumlah terjual, dan nama salesperson.

2. Gunakan format Excel: Buat tabel dengan kolom seperti Nama Salesperson, Jumlah Penjualan, dan Total Penjualan Keseluruhan.

3. Hitung penjualan per salesman: Gunakan rumus SUMIF untuk menjumlahkan total penjualan tiap salesperson:

=SUMIF(A:A, “Nama Salesman”, B:B)

A:A → Kolom nama salesperson

B:B → Kolom total penjualan

4. Hitung kontribusi salesman: Gunakan rumus ini untuk tahu persentase kontribusi tiap salesperson:

=(SUMIF(A:A, “Nama Salesman”, B:B) / SUM(B:B)) * 100

Hasilnya dalam persen, menunjukkan seberapa besar kontribusi tiap salesperson terhadap total penjualan.

5. Buat grafik atau ringkasan: Gunakan pivot table atau grafik Excel untuk menampilkan data dengan lebih jelas.

Dengan laporan penjualan yang akurat, bisnis bisa mengambil keputusan lebih cepat dan mengoptimalkan strategi penjualan. Pencatatan manual sering kali memakan waktu dan rentan kesalahan, sehingga dibutuhkan sistem otomatis yang lebih efisien.  

HashMicro Accounting Software dapat membantu bisnis mencatat transaksi, menganalisis penjualan, dan menghasilkan laporan keuangan secara otomatis. Klik banner di bawah untuk melihat skema harganya!

Contoh Laporan Penjualan

Di bawah ini adalah beberapa contoh laporan penjualan dalam perusahaan. Pembuatan laporan ini dapat dipermudah dengan menggunakan aplikasi pencatatan penjualan yang terintegrasi dengan sistem akuntansi.

1. Laporan rangkuman

Jenis laporan ini isinya antara lain adalah informasi dan transaksi penjualan secara tunai bahkan non-tunai. Berikut ini contoh dari laporan rangkuman.

2. Laporan rincian

Laporan ini berisi point of sales tentang informasi seputar rincian penjualan dari semua pelanggan. Seluruh informasi dapat terlihat dalam laporan ini. Seperti nomor referensi, data barang, penjual atau salesman, merupakan nama pelanggan, hingga rincian nominal penjualannya. 

3. Laporan per pelanggan

Untuk laporan yang satu ini biasanya berisi tentang transaksi penjualan oleh setiap konsumen atau pelanggan. Keunggulan dari laporan ini adalah salesman yang menjual produk kepada pelanggan akan terlihat.

Selain itu, akan terlihat juga total penjualan bagi masing-masing pelanggan.

4. Laporan per salesman

Laporan per salesman ini berisi informasi yang berkaitan dengan penjualan. Terutama yang seorang salesman maupun penjual lakukan kepada konsumen atau pelanggan mereka.

Pada laporan ini, dapat terlihat daftar pelanggan-pelanggan yang membeli barang dari masing-masing salesman atau penjual.

Tips untuk Meningkatkan Efektivitas Laporan Penjualan 

Laporan penjualan harus akurat, terstruktur, dan sesuai kebutuhan agar mendukung analisis bisnis yang efektif. Berikut adalah tips membuat format laporan penjualan yang konsisten dan memberikan visualisasi data yang mempermudah evaluasi kinerja.

1. Gunakan format yang konsisten: Pastikan laporan memiliki struktur yang jelas dengan elemen standar seperti tanggal transaksi, produk yang terjual, jumlah unit, serta total pendapatan.
2. Manfaatkan rumus: Gunakan fitur seperti SUMIF atau PIVOT TABLE untuk mengurangi kesalahan manual serta mempercepat proses perhitungan. Automasi memungkinkan bisnis menghemat waktu dan meningkatkan akurasi laporan.
3. Sesuaikan laporan dengan kebutuhan: Pilih jenis laporan yang sesuai dengan tujuan bisnis, seperti laporan harian untuk pemantauan operasional atau laporan bulanan untuk analisis tren dan strategi jangka panjang.
4. Gunakan grafik dan visualisasi data: Penyajian data dalam bentuk grafik atau diagram, seperti diagram batang atau pie chart, akan mempermudah pemahaman pola penjualan tanpa harus membaca angka secara mendetail.
5. Manfaatkan sistem akuntansi: Sistem akuntansi seperti HashMicro menyediakan solusi otomatis untuk pencatatan transaksi, analisis penjualan, dan pembuatan laporan keuangan.

Kesimpulan

Laporan penjualan adalah seluruh informasi terkait transaksi penjualan yang nantinya dijadikan bahan pencatatan dan analisis. Laporan ini berperan penting dalam pengambilan keputusan untuk menentukan strategi pemasaran ke depannya.

Dalam pembuatannya, Anda dapat menggunakan software akuntansi HashMicro. Kelola dengan mudah seluruh transaksi keuangan perusahaan Anda secara otomatis. Selain bisa membuat laporan penjualan, kamu juga bisa mengintegrasikannya dengan software point of sale. 

Ikuti demo gratis dari HashMicro sekarang juga.