Dalam dunia bisnis segala sesuatu yang berhubungan dengan biaya operasional maupun biaya lainnya membutuhkan invoice yang telah digunakan. Pada umumnya invoice dibuat secara manual maupun menggunakan aplikasi invoice. Bukti transaksi dapat Anda gunakan sebagai rekaman dari semua transaksi yang telah terjadi.
Hal ini karena apabila terjadi sebuah transaksi, maka kondisi finansial dari perusahaan Anda akan berdampak. Perubahan ini bisa berupa dampak yang signifikan baik itu bertambah maupun berkurang.
Kegiatan transaksi yang sering terjadi seperti menjual barang jadi, membeli bahan mentah produk, membayar upah karyawan, membayar kewajiban perusahaan seperti air, listrik, dan lainnya. Bukti transaksi yang bisa menjadi alat rekam bagi perusahaan Anda berupa faktur, nota, kwitansi online, dan cek.
Baca juga: Software E-Invoice: Ketahui Manfaatnya bagi Transaksi Bisnis!
Daftar Isi:
Pengertian Bukti Transaksi
Berdasarkan pengertian dari Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), transaksi adalah bentuk kesepakatan antara pihak penjual dan pihak pembeli dalam aktivitas perniagaan.
Dalam kegiatan berdagang nilai mata uang menjadi tolak ukur untuk kesepakatan yang telah pembeli dan penjual buat. Bukti transaksi sendiri memiliki pengertian sebagai bukti yang tercatat atau terekap dari seluruh kegiatan transaksi yang terjadi dalam sebuah perusahaan.
Adanya invoice dapat meminimalisir permasalahan perusahaan dalam bidang keuangan. Bukti transaksi dapat mempermudah tugas akuntan untuk menyimpan dan mencatat dalam penyusunan laporan keuangan.
Tidak hanya mempermudah tugas seorang akuntan, invoice juga bisa mengetahui siapa yang akan bertanggung jawab atas transaksi yang terjadi. Sehingga kesalahpahaman dalam perhitungan finansial perusahaan tidak akan terjadi.
Fungsi Bukti Transaksi
Bukti transaksi biasanya berupa ukuran kertas yang tidak terlalu besar dan sangat rawan hilang. Terkesan sepele tetapi menyimpan dan mencatat bukti transaksi dengan baik memiliki banyak fungsi dalam sebuah perusahaan. Berikut fungsi memiliki invoice yaitu:
- Apabila Anda memiliki invoice maka sama artinya dengan perusahaan Anda memiliki orang yang siap untuk bertanggung jawab bila terjadi kesalahan atau perbedaan dalam arus pemasukan dan pengeluaran keuangan perusahaan.
- Bukti transaksi bisa menjadi wadah untuk akuntan dalam mendapatkan informasi keuangan.
- Adanya invoice berfungsi sebagai bahan dasar pencatatan akuntansi.
- Fungsi dari invoice adalah meminimalisir kesalahan pencatatan karena adanya bukti dengan bentuk gambar.
- Yang terakhir invoice berfungsi untuk menghindari adanya pengumpulan data keuangan secara ganda.
Tujuan Bukti Transaksi
Seorang akuntan akan menyimpan dan mencatat invoice bukan tanpa alasan. Hal ini karena ada beberapa tujuan yang akan perusahaan wujudkan. Berikut empat tujuan pencatatan dan penyimpanan bukti transaksi yaitu:
- Adanya invoice dapat memberikan sebuah gambaran dan informasi yang jelas dan terperinci mengenai perubahan keuangan dari sebuah perusahaan karena adanya pengeluaran uang tersebut.
- Bukti transaksi juga bertujuan untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan sumber keuangan perusahaan. Misalnya, ketika sebuah perusahaan melakukan transaksi membeli peralatan penunjang kegiatan karyawan maka modal dari perusahaan tersebut akan berkurang.
- Dengan invoice sebuah perusahaan juga bisa mendapatkan gambaran untuk menyusun strategi bagaimana cara lebih mengoptimalkan kegiatan yang ada. Penyusunan strategi ini guna memaksimalkan keuntungan dan mengurangi resiko kerugian untuk kedepannya.
- Seorang akuntan biasanya memiliki kepribadian yang rapi dan perfeksionis. Hal ini bertujuan agar seluruh pencatatan keuangan perusahaan bisa disimpan dengan rapi. Sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan bisa berkurang.
Jenis-jenis Bukti Transaksi
Sebelum membahas mengenai invoicing secara lebih lanjut, Anda perlu mengetahui jenis-jenis dari invoicing. Bukti transaksi dapat Anda bedakan menjadi dua jenis, yaitu bukti internal dan bukti eksternal. Berikut penjelasan mengenai jenis-jenis bukti transaksi:
-
Transaksi internal
Bukti transaksi internal biasanya berasal dari dalam perusahaan yang mana bidang personalia melakukan transaksi untuk kepentingan internal. Kepentingan pada bagian internal ini berdasarkan atas kebutuhan dari sebuah perusahaan.
Umumnya, kegiatan transaksi internal berbentuk catatan kecil atau memo. Tidak secara terus menerus transaksi internal hanya dapat dilakukan oleh perintah atasan saja tetapi juga bisa dilakukan oleh rekan kerja.
Transaksi yang menggunakan memo biasanya seperti penggunaan persediaan, bahan baru, dan kas.
-
Transaksi eksternal
Kegiatan transaksi yang terjadi antara perusahaan Anda dengan perusahaan lain atau pihak ketiga dinamakan transaksi eksternal. Pihak ketiga pada bagian transaksi eksternal bisa berjumlah lebih dari satu perusahaan luar.
Pada kegiatan transaksi ini, perusahaan Anda melakukan atau menjalin transaksi jual beli dengan pihak ketiga yang mana bisa termasuk vendor, supplier, distributor, partner bisnis, reseller, dan agen.
Umumnya, bentuk transaksi yang terjadi adalah pertukaran sumber daya yang kedua perusahaan miliki tetapi juga melibatkan keuangan perusahaan. Anda dapat mengunduh dan menggunakan template kwitansi kosong untuk mempermudah pembuatan invoice.
Baca juga: Fungsi Aplikasi Tagihan dan Invoice untuk Bisnis Digital
Kelola Invoice Lebih Cepat & Tepat dengan AI Hashy dari HashMicro!
Mengelola invoice bukan sekadar mengirim tagihan—kecepatan dan ketepatan sangat penting agar arus kas tetap sehat. Dengan bantuan teknologi, bisnis kini bisa lebih mudah menangani invoice tanpa harus repot mengecek satu per satu.
HashMicro punya solusi cerdas dengan Hashy, sistem AI yang membantu AR Collector dalam mengelola tagihan. Salah satu keunggulannya adalah follow-up otomatis ke pelanggan. Jadi, kalau ada invoice yang belum dibayar, Hashy bisa langsung mengingatkan mereka melalui notifikasi. Ini membantu bisnis mengurangi keterlambatan pembayaran tanpa perlu repot menagih manual.
Selain itu, dengan fitur create invoice on the go, tim keuangan bisa membuat invoice kapan saja tanpa harus duduk di depan komputer. Sangat cocok untuk bisnis yang dinamis dan butuh fleksibilitas dalam pencatatan transaksi.
Dengan dukungan AI seperti Hashy, proses invoicing jadi lebih cepat, rapi, dan minim risiko keterlambatan pembayaran.
Kesimpulan
Bukti transaksi, seperti invoice, memegang peran penting dalam mengelola keuangan perusahaan. Dengan mencatat setiap arus pengeluaran dan pemasukan, perusahaan dapat meminimalisir kesalahan dan memastikan akurasi laporan keuangan. Selain itu, bukti transaksi juga membantu menghindari kesalahpahaman dan memudahkan proses audit.
Untuk mempermudah pengelolaan invoice, Software Invoicing dari HashMicro hadir dengan fitur e-invoicing yang otomatis dan terintegrasi. Solusi ini tidak hanya menghemat waktu tetapi juga mengurangi risiko human-error, sehingga proses penagihan dan pencatatan keuangan menjadi lebih efisien.
Jadwalkan demo gratis sekarang dan temukan bagaimana HashMicro dapat membantu mengoptimalkan proses transaksi bisnis Anda!
