Pengertian, Fungsi, Jenis, dan Tujuan Bukti Transaksi

Dalam dunia bisnis segala sesuatu yang berhubungan dengan biaya operasional maupun biaya lainnya membutuhkan invoice yang telah digunakan. Pada umumnya invoice dibuat secara manual maupun menggunakan aplikasi invoice. Bukti transaksi dapat Anda gunakan sebagai rekaman dari semua transaksi yang telah terjadi.

Hal ini karena apabila terjadi sebuah transaksi, maka kondisi finansial dari perusahaan Anda akan berdampak. Perubahan ini bisa berupa dampak yang signifikan baik itu bertambah maupun berkurang.

Kegiatan transaksi yang sering terjadi seperti menjual barang jadi, membeli bahan mentah produk, membayar upah karyawan, membayar kewajiban perusahaan seperti air, listrik, dan lainnya. Bukti transaksi yang bisa menjadi alat rekam bagi perusahaan Anda berupa faktur, nota, kwitansi online, dan cek.

Baca juga: Software E-Invoice: Ketahui Manfaatnya bagi Transaksi Bisnis!

Pengertian Bukti Transaksi

Berdasarkan pengertian dari Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), transaksi adalah bentuk kesepakatan antara pihak penjual dan pihak pembeli dalam aktivitas perniagaan.

Dalam kegiatan berdagang nilai mata uang menjadi tolak ukur untuk kesepakatan yang telah pembeli dan penjual buat. Bukti transaksi sendiri memiliki pengertian sebagai bukti yang tercatat atau terekap dari seluruh kegiatan transaksi yang terjadi dalam sebuah perusahaan.

Adanya invoice dapat meminimalisir permasalahan perusahaan dalam bidang keuangan. Bukti transaksi dapat mempermudah tugas akuntan untuk menyimpan dan mencatat  dalam penyusunan laporan keuangan.

Tidak hanya mempermudah tugas seorang akuntan, invoice juga bisa mengetahui siapa yang akan bertanggung jawab atas transaksi yang terjadi. Sehingga kesalahpahaman dalam perhitungan finansial perusahaan tidak akan terjadi.

Fungsi Bukti Transaksi

Bukti transaksi biasanya berupa ukuran kertas yang tidak terlalu besar dan sangat rawan hilang. Terkesan sepele tetapi menyimpan dan mencatat bukti transaksi dengan baik memiliki banyak fungsi dalam sebuah perusahaan. Berikut fungsi memiliki invoice yaitu:

• Apabila Anda memiliki invoice maka sama artinya dengan perusahaan Anda memiliki orang yang siap untuk bertanggung jawab bila terjadi kesalahan atau perbedaan dalam arus pemasukan dan pengeluaran keuangan perusahaan.
• Bukti transaksi bisa menjadi wadah untuk akuntan dalam mendapatkan informasi keuangan.
• Adanya invoice berfungsi sebagai bahan dasar pencatatan akuntansi.
• Fungsi dari invoice adalah meminimalisir kesalahan pencatatan karena adanya bukti dengan bentuk gambar.
• Yang terakhir invoice berfungsi untuk menghindari adanya pengumpulan data keuangan secara ganda.

Tujuan Bukti Transaksi

Seorang akuntan akan menyimpan dan mencatat invoice bukan tanpa alasan. Hal ini karena ada beberapa tujuan yang akan perusahaan wujudkan. Berikut empat tujuan pencatatan dan penyimpanan bukti transaksi yaitu:

• Adanya invoice dapat memberikan sebuah gambaran dan informasi yang jelas dan terperinci mengenai perubahan keuangan dari sebuah perusahaan karena adanya pengeluaran uang tersebut.
• Bukti transaksi juga bertujuan untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan sumber keuangan perusahaan. Misalnya, ketika sebuah perusahaan melakukan transaksi membeli peralatan penunjang kegiatan karyawan maka modal dari perusahaan tersebut akan berkurang.
• Dengan invoice sebuah perusahaan juga bisa mendapatkan gambaran untuk menyusun strategi bagaimana cara lebih mengoptimalkan kegiatan yang ada. Penyusunan strategi ini guna memaksimalkan keuntungan dan mengurangi resiko kerugian untuk kedepannya.
• Seorang akuntan biasanya memiliki kepribadian yang rapi dan perfeksionis. Hal ini bertujuan agar seluruh pencatatan keuangan perusahaan bisa disimpan dengan rapi. Sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan bisa berkurang.

Jenis-jenis Bukti Transaksi

Sebelum membahas mengenai invoicing secara lebih lanjut, Anda perlu mengetahui jenis-jenis dari invoicing. Bukti transaksi dapat Anda bedakan menjadi dua jenis, yaitu bukti internal dan bukti eksternal. Berikut penjelasan mengenai jenis-jenis bukti transaksi:

• Transaksi internal

Bukti transaksi internal biasanya berasal dari dalam perusahaan yang mana bidang personalia melakukan transaksi untuk kepentingan internal. Kepentingan pada bagian internal ini berdasarkan atas kebutuhan dari sebuah perusahaan.

Umumnya, kegiatan transaksi internal berbentuk catatan kecil atau memo. Tidak secara terus menerus transaksi internal hanya dapat dilakukan oleh perintah atasan saja tetapi juga bisa dilakukan oleh rekan kerja.

Transaksi yang menggunakan memo biasanya seperti penggunaan persediaan, bahan baru, dan kas.

• Transaksi eksternal

Kegiatan transaksi yang terjadi antara perusahaan Anda dengan perusahaan lain atau pihak ketiga dinamakan transaksi eksternal. Pihak ketiga pada bagian transaksi eksternal bisa berjumlah lebih dari satu perusahaan luar.

Pada kegiatan transaksi ini, perusahaan Anda melakukan atau menjalin transaksi jual beli dengan pihak ketiga yang mana bisa termasuk vendor, supplier, distributor, partner bisnis, reseller,  dan agen.

Umumnya, bentuk transaksi yang terjadi adalah pertukaran sumber daya yang kedua perusahaan miliki tetapi juga melibatkan keuangan perusahaan. Anda dapat mengunduh dan menggunakan template kwitansi kosong untuk mempermudah pembuatan invoice.

Baca juga: Fungsi Aplikasi Tagihan dan Invoice untuk Bisnis Digital

Kesimpulan 

Bukti adalah suatu hal yang dapat dijadikan kebenaran oleh orang sekitarnya. Dengan adanya invoice maka perusahaan Anda akan mudah mengelola keuangan karena semua arus pengeluaran dan pemasukan terekam dengan baik.

Namun, ada beberapa kegiatan jual-beli yang mengeluarkan bukti transaksinya tidak pada hari itu melainkan pada tanggal yang telah menjadi kesepakatan kedua belah pihak.

Kegiatan transaksi yang tidak langsung menyerahkan invoice seperti ini yang terkadang menjadi permasalahan bagi sebuah perusahaan. Apalagi bentuknya yang rawan hilang menjadi perbincangan sendiri bagi sebuah perusahaan.

Anda bisa menggunakan Software Invoicing dari HashMicro untuk mempermudah transaksi perusahaan Anda. dengan menggunakan software tersebut, Anda bisa dengan mudah mengelola faktur dan tagihan pada satu dasbor yang sangat mudah digunakan.

Dengan Software Invoicing dari HashMicro Anda tidak perlu khawatir terjadinya human-error untuk melakukan penagihan ke pelanggan karena otomatis menggunakan e-invoicing. Jadwalkan demo gratis sekarang!