Dalam dunia bisnis, terutama dalam masalah jual beli, nota merupakan dokumen yang sangat penting. Tanpa adanya bukti transaksi tersebut, konsumen merasa tidak memiliki jaminan atas barang atau jasa yang telah mereka beli. Hal tersebut merupakan salah satu bukti transaksi yang paling umum. Tak hanya itu, bukti transaksi ini juga dapat berguna untuk memverifikasi ulang barang atau catatan yang telah Anda beli untuk meminimalkan kesalahan.
Nota yang biasa kita lihat dan para pebisnis gunakan memiliki jenis yang berbeda-beda tergantung dengan fungsinya. Selain itu, bukti transaksi tersebut juga dapat Anda gunakan sebagai alat pencocokan antara barang dan transaksi yang tercatat. Setelah mengetahui fungsi dari bukti transaksi tersebut, Anda tidak akan lagi meremehkan pentingnya bukti transaksi tersebut terutama dalam menjalankan suatu bisnis. Untuk itu, simak penjelasan mengenai salah satu bukti transaksi berikut ini agar kinerja bisnis Anda dapat berjalan dengan lebih teratur.
Baca juga: Invoicing Software: Pengertian dan Manfaatnya untuk Anda
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Apa yang Dimaksud dengan Nota?
Nota adalah bukti transaksi atas suatu pembelian atau penjualan barang yang dilakukan secara tunai. Umumnya, kertas tersebut terbuat dengan dua salinan. Salinan lembar pertama diberikan kepada pembeli, sedangkan penjual menyimpan salinan kedua sebagai arsip atau catatan dalam laporan keuangan perusahaan. Hal-hal yang tercatat dalamnya akan mempengaruhi pencatatan apa itu debit dan kredit dalam transaksi perusahaan. Bukti transaksi tersebut juga dapat memungkinkan Anda untuk dapat melihat dengan cepat jumlah barang yang terjual dalam suatu periode tertentu.
Ketika Anda membeli barang yang tidak sesuai, bukti transaksi tersebut juga dapat Anda gunakan sebagai bukti untuk mengajukan pengembalian barang kepada penjual. Dalam hal ini, penjual biasanya memberikan pengembalian dengan jenis yang berbeda. Bukti transaksi tersebut akan membantu penjual untuk menyesuaikan transaksi yang telah dicatat. Hal-hal yang terdapat dalamnya dapat mempengaruhi pencatatan debit dan kredit dalam transaksi perusahaan.
Hal-hal yang Terdapat dalam Nota
Nota seringkali penjual kirimkan secara langsung kepada pelanggan yang datang ke toko fisik maupun online. Transaksi tersebut selesai secara instan tanpa menunggu tanggal jatuh tempo. Dalam pembuatan bukti transaksi tersebut, ada beberapa informasi yang harus Anda masukkan. Berikut ini merupakan contoh hal yang perlu Anda sertakan sertakan saat membuat bukti transaksi tersebut:
- Waktu keluarnya nota (hari dan tanggal)
- Identitas toko, pemilik, atau perusahaan
- Kategori produk yang terjual ke pelanggan
- Jumlah produk yang penjual berikan
- Harga yang harus pembeli bayar
- Tanda tangan sebagai bukti sah transaksi
Fungsi Nota
Fungsi nota adalah secara umum agar Anda dapat gunakan dalam bisnis antara lain:
1. Menjadi bukti pembayaran
Nota dapat Anda jadikan sebagai bukti pembayaran yang mencantumkan informasi mengenai banyak hal dalam transaksi. Dalamnya, terdapat informasi penting yang penjual ataupun pembeli butuhkan. Informasi tersebut dapat berupa barang atau jasa serta jumlah yang telah konsumen beli dan harga yang penjual tagihkan ke konsumen.
2. Sebagai referensi terhadap pihak lain
Sebuah bukti transaksi juga dapat menjadi bahan referensi kepada pihak lain berkaitan dengan barang atau jasa yang telah konsumen beli dan pakai.
3. Sebagai bukti koreksi transaksi
Yang paling umum, benda tersebut dapat menjadi bukti transaksi yang dapat Anda koreksi apabila terdapat kesalahan dalam pembelian atau penerimaan barang yang terjadi pada konsumen. Maka dari itu, sangat disarankan untuk menyimpan bukti transaksi tersebut dengan baik dan rapi untuk menghindari hal-hal yang tidak Anda inginkan.
Bukti transaksi ini juga dapat membantu Anda dalam membuat laporan keuangan. Anda dapat segera mengetahui adanya kesalahan atau rekayasa dalam laporan keuangan apabila ada bukti transaksi yang lengkap.
Jenis-jenis Nota
Berdasarkan jenisnya, bukti transaksi tersebut dapat Anda kelompokan menjadi beberapa jenis tergantung dengan kebutuhannya. Jenis bukti transaksi tersebut antara lain adalah sebagai berikut:
1. Nota kontan
Nota kontan merupakan salah satu bukti transaksi untuk pelanggan, biasanya bukti transaksi pembayaran ini akan pemilik usaha keluarkan untuk pelanggan. Jenis bukti transaksi ini juga akan secara langsung penjual berikan kepada pelanggan sehingga tidak ada transaksi yang perlu mereka bayarkan saat jatuh tempo.
2. Nota penjualan
Pada dasarnya, nota adalah penjualan atau resi ini merupakan bukti atas sebuah pembelian barang atau jasa yang dilakukan secara tunai yang penjual berikan kepada pembelinya. Secara umum, bukti transaksi penjualan terdiri dari dua rangkap. Lembar pertama akan penjual berikan kepada pembeli, sedangkan lembar lainnya akan penjual simpan sebagai dokumen untuk keperluan pembukuan. Sebagian besar pemilik usaha menggunakan bukti transaksi penjualan dalam bentuk kertas, namun ada juga yang membuatnya secara manual seperti melalui excel. Hal ini bertujuan untuk mencegah terjadinya kerusakan atau hilangnya bukti transaksi secara permanen.
3. Nota debit
Bukti transaksi jenis nota ini merupakan dokumen atau bukti transaksi yang menjelaskan adanya pengurangan utang usaha akibat berbagai hal. Seperti pengembalian barang dagangan atau penurunan harga yang pembeli buat. Secara singkat, nota debit ini akan berguna untuk mengurangi utang usaha pembeli yang harus dilunasi.
Bukti transaksi ini akan dikirimkan oleh perusahaan kepada pelanggannya akibat pengembalian atas barang yang dibeli karena rusak atau tidak sesuai dengan pesanan, dan penjual setuju barangnya diterima kembali atau harganya dikurangi.
4. Nota Kredit
Nota kredit adalah salah satu jenis nota transaksi yang penjual terbitkan sebagai bukti pengurangan piutang atas suatu usaha. Pengurangan ini terjadi akibat penurunan harga barang atau adanya kesalahan dalam pengiriman barang, baik rusak atau kekurangan lainnya. Akibatnya, barang harus penjual kembalikan ke pembeli seluruhnya.
Jika Anda ingin mengetahui seperti apa template nota yang baik dan benar, Anda bisa membaca artikel kami sebelumnya yang membahas mengenai template nota.
Baca juga : 15 Aplikasi Invoice Terbaik Mudah Digunakan untuk Bisnis
Kesimpulan
Setelah memahami pentingnya peran bukti transaksi tersebut dalam kegiatan jual beli, sekarang Anda dapat secara langsung menerapkannya dalam bisnis. Bagi pembeli, nota berfungsi untuk memberikan rasa aman dalam bertransaksi. Sementara itu, bagi penjua adalah bukti pencatatan mengenai jumlah barang yang berhasil terjual, laba, dan hal penting lainnya.
Untuk memudahkan Anda dalam pembuatan nota, Anda juga dapat menggunakan Sistem e-Invoicing Terlengkap dari HashMicro. Dengan aplikasi nota, Anda dapat dengan mudah menyederhanakan pembuatan faktur dan mengelola tagihan perusahaan dengan faktur elektronik. Maka dari itu, lancarkan arus kas dengan melakukan payment follow up secara otomatis dengan Sistem e-Faktur terbaik sekarang juga!
Artikel terkait: Purchase Order (PO) dan Invoice, Apa Bedanya?
