Setiap bisnis pasti memiliki sistematika pengadaan barang. Umumnya, dalam kegiatan ini melalui berbagai proses, seperti permintaan, penawaran, dan pembelian. Guna efisiensi, dokumen quotation hadir sebagai tonggak kelancaran proses procurement.
Quotation adalah dokumen resmi yang diberikan oleh penjual kepada calon pembeli untuk mencantumkan rincian harga, jumlah, dan syarat penjualan suatu produk atau layanan.
Sering kali dianggap sama dengan faktur, quotation memiliki fungsi yang berbeda jauh dengannya. Namun, pengelolaan keduanya melalui aplikasi e-invoicing menjadi sama penting. Kali ini, artikel berikut akan membahas mengenai apa itu quotation, tujuan, jenis, dan contohnya secara lengkap.
Baca juga: 10 Software e-Procurement Terbaik untuk Kelola Pembelian
Daftar Isi:
Key Takeaways
|
Pengertian Quotation
Quotation adalah surat penawaran yang diberikan kepada pelanggan setelah adanya suatu permintaan. Fungsi umumnya adalah sebagai penawaran harga atau jasa oleh perusahaan kepada pelanggan business to business (B2B).
Berbeda dengan quotation, faktur penjualan merupakan sebuah dokumen yang ada karena aktivitas penjualan. Dokumen ini berisi harga barang, jenis barang, PPN, diskon dan sebagainya. Faktur penjualan menjadi bentuk persetujuan atas terjadinya transaksi penjualan di antara kedua belah pihak.
Semua hal tersebut dapat kita kelola dengan menggunakan Software Manajemen Dokumen dari HashMicro. Aplikasi ini dapat membantu Anda mengakses berbagai dokumen melalui handphone maupun laptop Anda.
Tujuan Kesepakatan Metode Pembayaran Quotation
Terdapat beberapa tujuan dari adanya kesepakatan metode pembayaran, simak daftar berikut:
1. Membantu mengontrol keuangan perusahaan
Untuk dapat mengatur uang keluar dan masuk perusahaan, baik dari pihak penjual maupun pembeli. Surat penawaran membantu keuangan perusahaan untuk tetap dalam anggaran yang telah ditentukan sebelumnya, serta mengontrol uang yang masuk dan keluar.
2. Menjaga kestabilan harga beli
Selain mengatur, surat penawaran juga melindungi pembeli dari kenaikan harga. Jika suatu saat penjual tiba-tiba memutuskan untuk menaikan harga, maka pembeli tidak akan terpengaruh karena masih tetap mengenakan harga lama sampai pembayaran terlaksanakan.
3. Menghindari konflik antara penjual dan pembeli
Surat penawaran juga memberikan kejelasan kepada pembeli, mengenai kapan barang tersebut selambat-lambatnya harus terbayarkan. Hal ini berguna untuk menghindari konflik antara pembeli dan penjual di masa depan.
Baca Juga: Mengenal Sistem Manajemen Inventory & Manfaatnya bagi Bisnis Anda
Komponen dalam Quotation
Quotation memiliki beberapa komponen utama yang harus dicantumkan agar jelas dan profesional, yaitu:
1. Header dan informasi perusahaan
-
- Nama, logo, alamat, dan kontak perusahaan yang mengeluarkan quotation.
- Nomor quotation dan tanggal penerbitan.
2. Informasi klien
-
- Nama dan alamat calon pembeli atau perusahaan yang menerima quotation.
- Kontak person yang bertanggung jawab.
3. Deskripsi produk atau jasa
-
- Nama, spesifikasi, jumlah, dan harga produk atau layanan yang ditawarkan.
- Satuan harga dan total harga berdasarkan kuantitas.
4. Syarat dan ketentuan
-
- Metode pembayaran (misalnya: transfer bank, kartu kredit).
- Estimasi waktu pengiriman atau penyediaan layanan.
- Masa berlaku penawaran harga.
5. Total harga dan pajak
-
- Subtotal harga sebelum pajak.
- Pajak (PPN atau pajak lainnya jika berlaku).
- Grand total yang harus dibayarkan.
6. Tanda tangan dan stempel
-
- Nama dan jabatan pihak yang mengeluarkan quotation.
- Tanda tangan atau stempel resmi perusahaan untuk validasi.
Metode Pembayaran Quotation
Selain berisi kesepakatan harga, juga berisi tentang kesepakatan pembayaran antara kedua belah pihak, baik pembeli maupun penjual. Contoh kesepakatan pembayaran adalah seperti berikut:
1. Cash on delivery
Sistem pembayaran ini menerapkan sistem secara tunai, tepat saat barang yang Anda pesan sampai tujuan. Metode ini ada guna menghindari terjadinya penipuan, baik pihak pembeli yang takut barangnya tidak sampai maupun penjual yang barangnya tidak terbayarkan.
2. Cash before delivery
Sistem pembayaran cash before delivery adalah pembayaran sebelum barang dikirim ke pelanggan. Jenis pembayaran ini juga cukup banyak perusahaan jalankan setelah Cash on Delivery. Sistem pembayaran ini lebih menguntungkan penjual, karena barang yang akan dibeli oleh pembeli dibayarkan terlebih dahulu.
3. Term of payment
Metode pembayaran term of payment merupakan cara pembayaran dengan menggunakan jangka waktu atau jatuh tempo. Yang tentunya, jika si pembeli tidak memenuhi ketentuan, maka akan ada sanksi dari penjual kepada pembeli.
Agar terhindar dari kesalahan tersebut, gunakan software akuntansi dari HashMicro untuk mengelola berbagai arus kas perusahaan Anda.
Jenis-jenis Quotation
Surat penawaran tentunya memiliki peran yang berbeda dalam setiap terjadinya transaksi. Hal ini menyebabkan ada dua jenis surat penawaran:
1. Vendor’s quotation
Vendor’s quotation adalah surat penawaran atau dokumen kesepakatan yang dibuat oleh perusahaan manufaktur atau perusahaan jasa. Saat akan terjadi kesepakatan baik dari perusahaan jasa dan manufaktur dengan vendor, perusahaan tersebut akan memberikan surat penawaran kepada vendor. Akan tetapi, surat penawaran jenis ini umumnya lebih sering perusahaan manufaktur gunakan daripada perusahaan jasa.
2. Customer’s quotation
Berbeda dengan jenis vendor, Customer’s Quotation adalah penawaran atau dokumen kesepakatan yang perusahaan manufaktur maupun jasa susun untuk pelanggannya. Ketika perusahaan ingin melakukan penawaran mengenai penjualan kepada pelanggan, perusahaan akan mengeluarkan surat penawaran pelanggan tersebut.
Perbedaan antara vendor’s dan customer’s quotation sebenarnya bisa dilihat dari siapa pihak yang diberikan penawaran. Tergantung dari perspektif masing-masing jika misalnya ada sebuah vendor yang ingin mengajukan penawaran kepada perusahaan, bagi perusahaan tersebut penawaran akan dianggap sebagai vendor’s quotation. Begitu juga sebaliknya bagi vendor, penawaran tersebut merupakan customer’s quotation.
Susunan Quotation
Quotation adalah surat penawaran penting yang memiliki format penulisan tersendiri. Berikut susunan atau format penulisan yang benar:
1. Pembuka
Pada bagian pembuka ini terdapat informasi mengenai perusahaan. biasanya berupa profil singkat dari perusahaan tersebut. Dalam bagian pembuka juga perlu mempromosikan perusahaan. Tujuannya tentu saja untuk memperkenalkan diri ke pihak kedua.
Penambahan bagian profil perusahaan juga sangat kami sarankan guna melengkapi berbagai macam surat wajib mulai dari SIUP, NPWP, TDR dan sertifikat-sertifikat lainnya yang mendukung legalitas perusahaan dan pemilik.
2. Isi konten surat
Isi konten surat, merupakan bagian yang memuat detail surat penawaran. Perlu kita tekankan bahwa dalam penulisannya harus mencakup jenis tawaran barang dan jasa, kuantitas, jumlah minimal pemesanan hingga metode pembayarannya seperti apa.
Bagian isi surat juga perlu detail-detailn komprehensif, rapi, dan berbobot. Terlebih lagi jika Anda membuat direct quotation.
3. Bagian penutup
Isi bagian penutup dengan menggunakan kalimat yang berisi harapan besar untuk menjalin kerjasama dengan para calon pelanggan. Hal ini juga berlaku dalam membuat direct quotation. Direct quotation sendiri adalah surat penawaran yang bersifat langsung.
Tidak lupa sebagai tambahan, untuk bisa terus menarik minat calon pelanggan maka jangan lupa untuk melampirkan berkas dokumentasi pekerjaan dan jenis penawaran yang telah kita tawarkan. Lampiran tersebut juga bisa jadi bukti pengalaman agar pelanggan semakin tertarik untuk membuat kesepakatan.
Baca Juga: Pemasaran Langsung: Strategi Meningkatkan Penjualan
Manfaat Quotation
Menggunakan surat penawaran dalam pengadaan barang tentunya dapat memberikan berbagai keuntungan dan manfaat untuk perusahaan. Berikut manfaat Quotation:
1. Efektifitas dan efisiensi kerja
Dalam menggunakan surat penawaran, Seluruh harga dan jumlah yang kedua belah pihak inginkan tertulis jelas pada selembar kertas, baik dari pihak perusahaan dan vendor lebih mudah ketika membutuhkan suatu barang atau jasa. Dengan begitu akan menghemat waktu dan lebih karena cara kerja yang efektif.
2. Meminimalisir resiko
Dengan surat penawaran, meminimalisir resiko dari kejadian atau hal-hal yang tidak kita inginkan itu sangatlah mungkin.
Misalnya, terjadi pembatalan pembelian, perubahan harga, ketersediaan stok dan sebagainya. Jika hal-hal tersebut terjadi, maka dapat menghambat proses pengadaan barang.
3. Mempermudah proses pengadaan barang dan jasa
Hadirnya quotation dalam transaksi, dapat meminimalisir kekhawatiran Anda dalam melakukan permintaan produk atau jasa dalam jumlah yang besar, permasalahan dalam biaya kirim, dan kesulitan dalam memperoleh barang atau jasa.
Dalam informasi lengkap yang tertera di quotation dapat membantu Anda dalam memperoleh produk atau jasa sesuai dengan kualitas, spesifikasi, anggaran dan lokasi yang Anda inginkan.
4. Mengatur pemasukan dan pengeluaran uang
Surat penawaran membuat perusahaan dapat lebih teratur dalam mengatur uang yang masuk dan keluar jika rincian barangnya jelas. Sehingga kondisi keuangan perusahaan tetap berada dalam anggaran yang telah mereka tentukan sebelumnya.
Contoh Quotation
Berikut merupakan contoh dari surat penawaran dan contoh quotation dalam bahasa inggris:
Mudahkan Pengelolaan Dokumen Quotation Melalui Software Invoice HashMicro
Mengelola invoice dan quotation bukan hanya soal mengirim tagihan, tapi juga memastikan semuanya berjalan lancar tanpa hambatan. Dengan bantuan teknologi seperti software purchasing, bisnis bisa lebih mudah menangani invoice tanpa perlu memeriksa satu per satu secara manual.
HashMicro menghadirkan Hashy, sistem AI yang mendukung AR Collector dalam mengelola tagihan. Salah satu fiturnya membantu mengingatkan pelanggan secara otomatis jika ada invoice yang belum dibayar. Notifikasi ini mempermudah komunikasi dan membantu menjaga kelancaran arus kas tanpa perlu upaya tambahan.
Tak hanya itu, fitur create invoice on the go memungkinkan tim keuangan membuat invoice kapan saja dengan lebih praktis. Fleksibilitas ini sangat membantu bagi bisnis yang terus berkembang dan membutuhkan pencatatan transaksi yang lebih efisien.
Dengan teknologi seperti Hashy, pengelolaan invoice menjadi lebih ringan, terorganisir, dan membantu bisnis tetap fokus pada hal yang lebih besar. Ingin tahu bagaimana Hashy bisa membantu bisnis Anda? Hubungi kami untuk demo gratis!
Kesimpulan
Dapat kita simpulkan bahwa surat penawaran tersebut sangatlah penting bagi sebuah bisnis. Selain itu, dengan adanya surat penawaran, akan membuat kedua belah pihak baik penjual maupun pembeli untung. Untuknya, pengelolaan dokumen ini tidak dapat berjalan sembarangan.
Lakukan pengelolaan dokumen menggunakan Sistem ERP dari HashMicro yang menyediakan layanan keuangan, akuntansi, inventory, dan supply chain berbasis AI. Jika Anda tertarik, Anda dapat mengunduh perhitungan skema harga Sistem ERP dari HashMicro.
Dapatkan juga free demo melalui banner berikut ini!
