Receiving Gudang: Pengertian, Manfaat, Tugas, dan Alurnya

Receiving gudang adalah proses penerimaan barang yang tiba di fasilitas penyimpanan atau gudang. Proses ini merupakan langkah awal dalam manajemen rantai pasokan dan logistik, yang berfokus pada verifikasi dan pencatatan barang yang diterima dari pemasok atau pengirim. 

Perusahaan yang memiliki gudang untuk produksi harus menerapkan sistem receiving gudang untuk membantu prosesnya. Jika perusahaan tidak menerapkan, maka banyak hal merugikan yang akan terjadi, seperti kesalahan penerimaan barang, ineffsiensi operasional, rantai pasokan yang terganggu, alur inventaris yang tidak tertata, dan masih banyak lagi. 

Artikel ini akan membahas lebih dalam pengertian, manfaat, tugas, dan alur dari receiving gudang. 

Apa Itu Receiving Gudang?

Receiving gudang adalah proses yang terjadi di dalam suatu warehouse perusahaan untuk mengetahui penerimaan barang yang masuk ke dalam inventaris mereka dalam kondisi yang sempurna. 

Proses ini sangat penting bagi perusahaan untuk mendata semua barang yang diterima untuk menghindari kerusakan atau kehilangan barang yang telah dipesan oleh perusahaan.

Dalam proses receiving gudang, perusahaan akan memeriksa dokumen dan fisik barang secara menyeluruh untuk mengantisipasi kerusakan, meminimalisirkan biaya yang dikeluarkan untuk kesalahan pengiriman, dan meningkatkan kepuasan customer. 

Dengan adanya receiving gudang yang terstruktur akan membantu perusahaan dalam mengelola bisnisnya seperti meningkatkan akurasi inventory, mengoptimalkan ruang penyimpanan, sert memaksimalkan proses pengiriman barang. 

Kesalahan Umum Dalam Penerimaan Barang di Gudang

Kesalahan yang terjadi dalam receiving gudang akan sangat berdampak pada jalannya proses bisnis perusahaan seperti kerugian finansial bahkan hingga rusaknya reputasi perusahaan. 

Kesalahan dalam proses receiving gudang yang paling umum terjadi adalah barang yang diterima tidak sesuai, barang yang diterima dalam kondisi cacat atau rusak, kesalahan dalam jumlah barang yang diterima, atau barang hilang dalam perjalanan. 

Tidak sesuainya barang yang diterima dalam proses receiving gudang akan mempengaruhi rantai pasok dari warehouse milik perusahaan. Jika hal tersebut terjadi, maka dapat berdampak pada tingkat kepuasan pelanggan yang menurun. 

Dampak yang terjadi jika tingkat kepuasan customer menurun akibat kesalahan receiving gudang adalah kerugian besar bagi perusahaan. Kerugian tersebut dapat berupa penurunan loyalitas pelanggan, reputasi perusahaan yang tercoreng, peningkatan biaya operasional untuk menangani keluhan, hubungan dengan pemasok menjadi buruk, dan moral karyawan yang menurun akibat tekanan keluhan.

Untuk mengurangi kesalahan dalam proses receiving gudang, perusahaan bisa melakukan dokumentasi barang, pengecekkan barang secara detail, pelatihan rutin untuk karyawan, dan menggunakan teknologi perangkat lunak dalam mengelola pencatatan secara otomatis. 

Hal Penting dalam Proses Pengiriman Barang

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa proses receiving gudang merupakan komponen penting yang harus ada di warehouse management system perusahaan. Proses ini akan memberikan banyak manfaat bagi perusahaan. 

Proses receiving barang yang baik akan memastikan bahwa barang yang diterima dalam kondisi terbaik. Selain itu, proses ini akan membantu ketepatan waktu dalam menjaga inventori, mempercepat proses pengiriman kepada customer, meningkatkan reputasi perusahaan menjadi lebih baik. 

Terstrukturnya proses receiving gudang suatu perusahaan mengenai relevansi stok barang, kualitas produk, analisis inventaris, dan ketersediaan barang akan membantu manajer dalam pengambilan keputusan. Keputusan tersebut berkaitan dengan perencanaan produksi, pengadaan barang, dan pengelolaan rantai pasok. 

Dengan adanya proses receiving gudang yang baik, perusahaan akan terbantu dalam mengelola bisnisnya untuk lebih baik lagi. 

Jenis-Jenis Receiving Gudang  

Dalam dunia manajemen rantai pasok dan logistik, salah satu aspek krusial yang dapat mempengaruhi efisiensi operasional perusahaan adalah receiving gudang. Sumber penerimaan barang dapat bervariasi tergantung dari lokasi barangnya sendiri. 

Terdapat dua kategori yang umum digunakan pada receiving gudang, yaitu barang lokal dan barang impor. Setiap kategori memiliki pendekatan yang berbeda dalam proses penerimaannya. Pemahaman mengenai kategori ini penting untuk memastikan barang sesuai dengan kualitas yang ditentukan. 

Berikut ini penjelasan mengenai dua jenis receiving gudang, barang lokal dan barang impor: 

• Barang lokal 

Kategori barang lokal pada proses receiving gudang adalah penerimaan barang didapatkan dari produsen dalam negeri. Seperti pada umumnya, receiving gudang barang lokal berfungsi untuk memastikan bahwa semua barang diterima dengan baik dan sesuai dengan pesanan. 

Proses receiving gudang barang lokal terdapat beberapa langkah penting seperti verifikasi dokumen pengiriman, pemeriksaan jumlah dan kondisi fisik barang, hingga pencatatan inventaris ke dalam warehouse management system perusahaan. 

• Barang impor 

Berbeda dengan kategori barang lokal, receiving gudang kategori barang impor memiliki langkah khusus untuk memastikan keaslian dan kualitas barang yang diterima dari luar negeri. 

Proses barang impor receiving gudang hampir mirip dengan barang lokal namun terdapat tambahan proses seperti verifikasi dokumen invoice & bill of lading, inspeksi kesesuaian barang, data akan dimasukkan dalam sistem manajemen inventaris untuk update stok secara real-time. 

Tugas Staff Receiving Gudang

Tugas receiving gudang adalah untuk memastikan proses penerimaan barang dengan baik. Namun, penerimaan gudang memiliki tugas utama yang mencangkup verifikasi dokumen pengiriman, stok jumlah barang, pencatatan, dll. Semua tugas tersebut akan dijelaskan sebagai berikut ini: 

1. Penerimaan Barang

Ini merupakan awal langkah yang dilakukan oleh staff yang bertanggung jawab untuk menerima barang yang datang dari pemasok. Kegiatan penerimaan barang tersebut umumnya dilakukan dengan cara berikut ini: 

• Memeriksa dokumen faktur dan surat jalan.
• Mengonfirmasi jumlah dan jenis barang yang diterima.

2. Pemeriksaan Kualitas

Langkah selanjutnya adalah staff melakukan pemeriksaan kualitas barang dalam kondisi yang baik. Kegiatan ini umumnya dilakukan dengan cara seperti berikut ini::

• Memeriksa barang untuk mendeteksi kerusakan atau cacat.
• Melakukan pengujian jika diperlukan untuk memastikan standar kualitas terpenuhi.

3. Pencatatan dan Dokumentasi

Langkah selanjutnya adalah staff mencatat semua informasi terkait penerimaan barang secara akurat dan real-time. Kegiatan ini umumnya dilakukan dengan cara sebagai berikut:

• Memasukkan data penerimaan ke dalam sistem manajemen inventaris.
• Menyimpan dokumen penerimaan untuk referensi di masa mendatang.

4. Pengorganisasian dan Penyimpanan

Setelah barang diterima dan diperiksa, staff bertanggung jawab untuk mengorganisir dan menyimpan barang di lokasi yang tepat di gudang. Tugas ini mencakup:

• Menempatkan barang di rak atau area penyimpanan yang sesuai.
• Mengatur tata letak gudang agar efisien dan mudah diakses.

5. Koordinasi dengan Tim Lain

Staff receiving gudang perlu berkolaborasi dengan tim lain, seperti tim pengadaan dan tim distribusi, untuk memastikan kelancaran operasional. Ini termasuk:

• Melaporkan masalah atau ketidaksesuaian kepada manajer atau supervisor.
• Bekerja sama dengan tim inventaris untuk memperbarui data stok.

6. Menjaga Kebersihan dan Keamanan

Menjaga area penerimaan tetap bersih dan aman adalah tanggung jawab penting lainnya. Tugas ini meliputi:

• Membersihkan area kerja setelah proses penerimaan selesai.
• Memastikan bahwa prosedur keselamatan diikuti selama proses penerimaan.

7. Pelaporan Masalah

Jika ada masalah yang muncul selama proses penerimaan, staff harus melaporkannya segera kepada atasan. Ini bisa mencakup:

• Ketidaksesuaian antara dokumen dan barang yang diterima.
• Masalah kualitas atau kerusakan pada barang.

SOP Penerimaan Barang di Gudang

Dalam proses receiving gudang penting bagi perusahaan untuk menetapkan Standard Operating Procedure (SOP) yang jelas. SOP penerimaan barang ini berfungsi untuk memberikan langkah panduan untuk tim penerima dalam melaksanakan tugas maupun untuk memberikan istilah apa saja yang ada di penerimaan barang. 

Perusahaan yang mengikuti SOP dengan baik, maka proses receiving gudang akan berjalan dengan baik. Tidak hanya meminimalkan kesalahan yang diakibatkan oleh human error tetapi juga dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan akurasi pencatatan. 

Terdapat empat langkah dalam SOP receiving gudang yang akan dijelaskan di bawah ini: 

• Memeriksa dokumen (pre-receiving)

Sebelum menerima barang, tim penerima akan mengecek dokumen seperti tanggal, purchase order (PO), nama pengemudi pengirim, dan nama petugas gudang yang menangani. Proses ini penting untuk memastikan bahwa semua informasi yang diperlukan tersedia dan akurat sebelum barang tiba. 

Jika ada ketidaksesuaian antara dokumen dan pesanan, tim harus segera menghubungi pemasok untuk klarifikasi. Dokumen yang diperiksa juga mencakup syarat dan ketentuan pengiriman, sehingga tim penerima dapat memahami tanggung jawab mereka. 

• Unloading 

Tahap ini merupakan tahap lanjutan dari pemeriksaan PO. Unloading adalah proses pengeluaran barang dari kendaraan ke lantai gudang. Selama proses ini, staff harus memastikan bahwa barang dikeluarkan dengan hati-hati untuk menghindari kerusakan. 

Tim juga perlu memeriksa apakah semua barang yang tercantum dalam dokumen pengiriman telah tiba dengan selamat. Setelah unloading selesai, area sekitar harus dibersihkan untuk menjaga keselamatan dan efisiensi kerja di gudang. 

• Pemeriksaan barang (incoming inspection)

Pada tahap ini, petugas akan mengecek kode produk/SKU, menghitung jumlah, dan memeriksa kualitas dan kondisi barang. Pemeriksaan ini bertujuan untuk memastikan bahwa semua barang sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan dalam PO. 

Jika ditemukan barang yang rusak atau tidak sesuai, petugas harus mencatatnya dan melaporkannya kepada supervisor untuk langkah selanjutnya. Proses ini juga membantu dalam menjaga standar kualitas produk yang diterima oleh perusahaan. 

• Putaway

Ini merupakan tahap terakhir dalam receiving gudang. Di tahap ini aktivitas yang dilakukan adalah pemberian barcode ke setiap produk, meletakkan produk sesuai dengan jenis/ukuran/SKU/barcode, dan mencatat dalam inventaris gudang. 

Proses putaway yang efisien sangat penting untuk memastikan bahwa produk dapat diakses dengan mudah saat dibutuhkan. Staff harus memastikan bahwa lokasi penyimpanan diatur dengan baik agar memudahkan pencarian dan pengambilan barang di masa mendatang. 

Dengan melakukan putaway secara sistematis, perusahaan dapat mengurangi waktu pencarian barang dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. 

Cara Mengoptimalkan Penerimaan Barang

Menjaga kelancaran operasional di gudang dan memastikan kepuasan pelanggan adalah proses receiving gudang yang efisien. Meningkatnya volume pengiriman dan kompleksitas rantai pasokan akan membantu perusahaan dalam membuat strategi pengoptimalan. 

Terdapat empat cara untuk mengoptimalkan penerimaan barang yang akan dijelaskan di bawah ini: 

1. Rutin dalam audit inventaris 

Dalam menjaga operasional suatu perusahaan perlu adanya audit inventaris secara rutin. Audit inventaris seperti pengecekkan fisik dan analisis waktu dapat membantu perusahaan dalam mendeteksi ketidakseimbangan yang terjadi di gudang. 

2. Lacak metrik penerimaan barang 

Terdapat beberapa cara untuk melacak metrik penerimaan barang. Hal tersebut akan dijelaskan di bawah ini: 

• Time to receive 

Pengukuran tingkat efisiensi yang menunjukkan tingkat kecepatan tim dalam menerima, mengolah, dan menyimpan stok baru. Metrik ini menspesifikasikan waktu yang dibutuhkan oleh tim untuk menerima, menghitung, menyimpan, dan membuat siap untuk menjual stok baru yang diterima.

Terdapat beberapa tahapan dalam proses penerimaan sebagai berikut: 

Validasi Stok: Tahap awal dimana staf memvalidasi jumlah dan kondisi stok yang diterima.

Pencatatan Stok: Tahap selanjutnya dimana staf mencatat stok baru ke dalam sistem inventaris.

Penyimpanan Stok: Tahap terakhir dimana stok dipindahkan ke tempat penyimpanan yang sudah ditentukan.

Rumus: 

Time to receive = (waktu validasi stok) + (waktu pencatatan stok) + (waktu penyimpanan stok) 

• Putaway time

Metrik yang digunakan untuk mengukur waktu yang dibutuhkan untuk menyimpan barang yang telah diterima ke lokasi penyimpanan yang tepat di dalam gudang. Metrik ini sangat penting dalam proses penerimaan barang karena dapat memberikan wawasan tentang efisiensi operasional dan pengelolaan inventaris. 

Put Away Time terdiri dari beberapa tahapan, antara lain:

• Pengambilan Barang: Waktu yang diperlukan untuk mengambil barang dari area penerimaan.
• Transportasi: Waktu yang dibutuhkan untuk mengangkut barang ke lokasi penyimpanan.
• Penyimpanan: Waktu yang diperlukan untuk menempatkan barang di rak atau lokasi penyimpanan yang sesuai.

Rumus: 

Put Away Time= (Waktu Pengambilan) + (Waktu Transportasi) + (Waktu Penyimpanan)

• Supplier Quality Index (SQI) 

Penggunaan metrik untuk mengevaluasi kinerja pemasok (supplier) dalam berbagai aspek penting. Metrik ini sangat berguna dalam proses penerimaan barang karena membantu perusahaan memantau dan meningkatkan kualitas barang yang diterima dari pemasok. 

SQI biasanya terdiri dari beberapa komponen utama, antara lain:

• Kualitas Bahan: Menilai kualitas barang yang dikirim oleh pemasok.
• Tindakan Korektif: Menilai seberapa cepat dan efektif pemasok menangani masalah atau kesalahan.
• Response Cepat: Menilai kecepatan respons pemasok terhadap permintaan atau pertanyaan.
• Kualitas Pengiriman: Menilai ketepatan waktu dan kondisi barang saat pengiriman.
• Sistem Kualitas: Menilai sistem manajemen kualitas yang digunakan oleh pemasok.
• Postur Komersial: Menilai aspek-aspek komersial seperti harga, syarat pembayaran, dll.

Contoh rumus sederhana:

SQI = (w1 × Q) + (w2 ​× AC) + (w3 ​× R) + (w4 ​x D) + (w5 × S) + (w6​ × PC)

3. Menerapkan Warehouse Management System (WMS) 

Langkah strategis dalam mengoptimalkan fungsi dan efisiensi gudang suatu perusahaan. WMS adalah aplikasi software stok barang yang dirancang untuk mengelola aktivitas gudang secara otomatis, mulai dari penerimaan bahan baku hingga pengiriman produk jadi. 

Tujuan utama WMS adalah untuk meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi kesalahan, dan memaksimalkan kapasitas penyimpanan. Menggunakan software dapat membantu operasional suatu perusahaan untuk lebih baik lagi. 

HashMicro memiliki software yang dapat membantu kebutuhan perusahaan. Terdapat banyak fitur yang ditawarkan oleh software milik perusahaan ini. Untuk mengetahui lebih dalam lagi mengenai fiturnya, anda dapat klik banner demo gratis di bawah ini: 

4. Periksa kembali dokumen 

Proses ini tidak hanya memastikan bahwa semua informasi yang tercantum akurat dan lengkap, tetapi juga membantu mengidentifikasi potensi kesalahan atau ketidaksesuaian yang dapat mempengaruhi operasi gudang secara keseluruhan. 

Dengan memeriksa kembali dokumen seperti invoice, receipt note, dan laporan pengiriman, perusahaan dapat meningkatkan akurasi inventaris, mencegah kerugian finansial, dan memastikan kepatuhan terhadap prosedur yang telah ditetapkan.

Kesimpulan

HashMicro menyediakan solusi manajemen inventaris yang canggih melalui software Warehouse Management System (WMS). Dengan menggunakan software HashMicro, proses penerimaan barang di gudang dapat berjalan lebih efisien dan akurat. Sistem ini mampu mencatat stok secara real-time, meminimalisir kesalahan manual, dan mempercepat pengelolaan barang masuk dan keluar. 

Selain itu, HashMicro WMS membantu memaksimalkan penggunaan ruang gudang, melacak kinerja pemasok, serta memberikan data yang relevan untuk pengambilan keputusan bisnis. Dengan implementasi software ini, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya operasional, dan menjaga kepuasan pelanggan dengan pengiriman yang tepat waktu.

Jika Anda ingin mengoptimalkan proses receiving gudang dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan, bisa dengan cara klik banner di bawah ini!

Pertanyaan Seputar Software ERP

• Apa saja SOP penerimaan barang?

  Standard Operating Procedures (SOP) penerimaan barang meliputi: (1) Pemeriksaan Visual Baru untuk memastikan kondisi fisik barang; (2) Bandingkan dengan Daftar Packing List untuk memastikan kesesuaian jumlah dan jenis barang; (3) Verifikasi Quantity & Quality untuk memeriksa detail produk seperti kode batch dan tanggal kadaluarsa; (4) Dokumentasi Formal dengan mengisi Formulir Penerimaan Barang; dan (5) Penyimpanan yang Tepat sesuai ketentuan penyimpanan yang berlaku. Selain itu, jika ditemukan masalah, catat dan laporkan langsung kepada petugas terkait.

• Apa itu receiving dalam gudang?

  Receiving dalam gudang adalah proses penerimaan barang yang masuk, yang meliputi pemeriksaan dokumen pengiriman, pemeriksaan fisik barang, verifikasi jumlah dan kualitas, serta pencatatan informasi dalam sistem manajemen gudang. Proses ini penting untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan dan dalam kondisi baik, sehingga mendukung efisiensi operasional dan akurasi inventaris.

• Dokumen apa saja yang ada di penerimaan barang?

  Dokumen yang ada dalam penerimaan barang meliputi Surat Jalan, yang menunjukkan rincian pengiriman; Faktur, yang mencantumkan harga dan jumlah barang; Packing List, yang merinci isi paket; Bukti Penerimaan, yang menandakan barang telah diterima; dan Formulir Penerimaan Barang, yang mencatat kondisi dan jumlah barang saat diterima. Dokumen-dokumen ini penting untuk memastikan akurasi dan transparansi dalam proses penerimaan.

• Bagaimana proses penerimaan barang agar sesuai SOP?

  Proses penerimaan barang agar sesuai dengan Standard Operating Procedure (SOP) melibatkan pemeriksaan visual barang, bandingkan dengan daftar packing list, verifikasi quantity dan quality, dan dokumentasi formal. Setelah itu, tandatangi formulir penerimaan barang dan simpan dokumen-dokumen terkait secara rapi. Proses ini dilakukan untuk memastikan akurasi dan integritas transaksi.