Receiving Gudang: Pengertian, Manfaat, Tugas, dan Alurnya

Receiving adalah proses penerimaan dan pemeriksaan barang gudang sesuai SOP pembelian. Receiving gudang ini mencegah adanya perbedaan jumlah dan kualitas barang yang membawa perusahaan pada klaim berkepanjangan kepada supplier.

Proses receiving gudang adalah langkah awal dalam manajemen rantai pasokan dan logistik, yang berfokus pada verifikasi dan pencatatan barang yang diterima dari pemasok atau pengirim. 

Umumnya, tugas receiving gudang dipegang oleh pekerja warehouse yang memantau dan mengelola arus keluar-masuk barang melalui sistem receiving gudang. Ini dilakukan guna mencegah kesalahan penerimaan barang, inefisiensi operasional, dan lain-lain.

Ingin mengetahui lebih banyak mengenai proses receiving barang gudang? Simak artikel berikut untuk mendapat pemahaman komprehensifnya!

Apa Itu Receiving Gudang?

Receiving gudang adalah proses yang terjadi di dalam suatu warehouse perusahaan untuk mengetahui penerimaan barang yang masuk ke dalam inventaris mereka dalam kondisi yang sempurna. 

Dalam proses receiving gudang, perusahaan akan memeriksa dokumen dan fisik barang secara menyeluruh. Kegiatan ini bertujuan untuk mengantisipasi kerusakan, meminimalisir biaya pengiriman, dan meningkatkan kepuasan customer. 

Dengan demikian, receiving gudang yang terstruktur akan membantu Anda dalam mengelola bisnis, terutama pada aspek inventory atau inventaris barang gudang.

Kesalahan Umum Dalam Penerimaan Barang di Gudang

Kesalahan dalam proses receiving gudang yang paling umum terjadi adalah barang yang perusahaan terima tidak sesuai dengan deskripsi, cacat atau rusak, kuantitas barang tidak sesuai pesanan, atau barang hilang dalam perjalanan. 

Tentu saja, kesalahan-kesalahan tersebut memengaruhi rantai pasok dari warehouse perusahaan. Tidak hanya membuat Anda rugi secara finansial, kesalahan receive yang berulang akan membuat reputasi perusahaan berada dalam zona bahaya!

Sebagai perumpamaan, menurunnya loyalitas pelanggan dapat membawa bisnis Anda rugi besar. Reputasi perusahaan Anda akan tercoreng, biaya operasional meningkat untuk menangani keluhan pelanggan, serta hubungan dengan pemasok ideal dapat renggang atau bahkan putus kontrak.

Untuk itu, menangani kesalahan dalam proses receiving gudang dengan cepat dan tepat sangat Anda butuhkan. Pengecekan berulang dan koordinasi yang jelas akan membantu Anda dalam mengurangi potensi kesalahan tugas receiving gudang.

Manfaat Penting Proses Receiving Barang bagi Perusahaan

Sebagai bagian dari manajemen sistem warehouse HashMicro, proses receiving barang memberi banyak manfaat bagi perusahaan. Beberapa di antaranya adalah:

1. Proses receiving barang yang baik memastikan barang diterima dalam kondisi terbaik.
2. Membantu menjaga ketepatan waktu dalam inventori dan mempercepat pengiriman ke pelanggan.
3. Meningkatkan reputasi perusahaan melalui layanan yang lebih baik.
4. Proses receiving yang terstruktur mencakup relevansi stok, kualitas produk, analisis inventaris, dan ketersediaan barang.
5. Membantu manajer dalam pengambilan keputusan terkait perencanaan produksi, pengadaan barang, dan pengelolaan rantai pasok.
6. Proses receiving gudang yang baik mendukung perusahaan dalam mengelola bisnis secara lebih efektif.

Jenis-Jenis Receiving Gudang  

Receiving gudang adalah aspek krusial dalam alur kerja gudang yang kompleks. Sumber penerimaan barang gudangnya pun bervariasi, tergantung dari lokasi barang. Umumnya, terdapat dua kategori receiving gudang yang berlaku, yaitu barang lokal dan barang impor.

Berikut adalah penjelasan kedua jenis receiving gudang tersebut: 

1. Barang lokal 

Barang lokal dalam proses receiving gudang adalah penerimaan barang dari produsen dalam negeri. Seperti pada umumnya, receiving gudang barang lokal berfungsi untuk memastikan bahwa semua barang Anda terima dengan baik dan sesuai pesanan. 

Proses receiving gudang barang lokal melalui beberapa prosedur penting, seperti verifikasi dokumen pengiriman, pemeriksaan jumlah dan kondisi fisik barang, hingga pencatatan inventaris ke dalam warehouse management system perusahaan. 

2. Barang impor 

Berbeda dengan kategori barang lokal, receiving gudang kategori barang impor memiliki langkah khusus untuk memastikan keaslian dan kualitas barang dari luar negeri. 

Proses barang impor receiving gudang memiliki tambahan prosedur penerimaan, yaitu verifikasi dokumen invoice & bill of lading, inspeksi kesesuaian barang, dan proses input data dalam sistem manajemen inventaris untuk update stok secara real-time. 

Tugas Staff Receiving Gudang

Tugas receiving gudang adalah memastikan proses penerimaan barang berjalan baik. Selain itu, terdapat beberapa tugas penting lainnya, seperti: 

1. Penerimaan barang

Tugas receiving ini merupakan langkah pertama bagi staff yang bertanggung jawab untuk menerima barang yang datang dari pemasok. Kegiatan penerimaan barang ini berlangsung dengan cara berikut: 

• Memeriksa dokumen faktur dan surat jalan.
• Mengonfirmasi jumlah dan jenis barang yang diterima.

2. Pemeriksaan kualitas

Langkah selanjutnya adalah staff melakukan pemeriksaan kualitas barang dalam kondisi yang baik. Kegiatan ini umumnya dilakukan dengan cara seperti berikut ini::

• Memeriksa barang untuk mendeteksi kerusakan atau cacat.
• Melakukan pengujian jika diperlukan untuk memastikan standar kualitas terpenuhi.

3. Pencatatan dan dokumentasi

Langkah selanjutnya adalah staff mencatat semua informasi terkait penerimaan barang secara akurat dan real-time. Kegiatan ini umumnya dilakukan dengan cara sebagai berikut:

• Memasukkan data penerimaan ke dalam sistem manajemen inventaris.
• Menyimpan dokumen penerimaan untuk referensi di masa mendatang.

4. Pengorganisasian dan penyimpanan

Setelah barang diterima dan diperiksa, staff bertanggung jawab untuk mengorganisir dan menyimpan barang di lokasi yang tepat di gudang. Tugas ini mencakup:

• Menempatkan barang di rak atau area penyimpanan yang sesuai.
• Mengatur tata letak gudang agar efisien dan mudah diakses.

5. Koordinasi dengan tim lain

Staff receiving gudang perlu berkolaborasi dengan tim lain, seperti tim pengadaan dan tim distribusi, untuk memastikan kelancaran operasional. Ini termasuk:

• Melaporkan masalah atau ketidaksesuaian kepada manajer atau supervisor.
• Bekerja sama dengan tim inventaris untuk memperbarui data laporan stok barang.

6. Menjaga kebersihan dan keamanan

Menjaga area penerimaan tetap bersih dan aman adalah tanggung jawab penting lainnya. Tugas ini meliputi:

• Membersihkan area kerja setelah proses penerimaan selesai.
• Memastikan bahwa prosedur keselamatan diikuti selama proses penerimaan.

7. Pelaporan masalah

Jika ada masalah yang muncul selama proses penerimaan, staff harus melaporkannya segera kepada atasan. Ini bisa mencakup:

• Ketidaksesuaian antara dokumen dan barang yang diterima.
• Masalah kualitas atau kerusakan pada barang.

SOP Penerimaan Barang di Gudang

Dalam proses receiving gudang penting bagi perusahaan untuk menetapkan Standard Operating Procedure (SOP) yang jelas. SOP penerimaan barang ini berfungsi untuk memberi panduan bagi tim penerima dalam melaksanakan tugas penerimaan barang. 

Perusahaan yang mengikuti SOP dengan baik, maka proses receiving gudang akan berjalan dengan baik. Tidak hanya meminimalkan kesalahan human error, tetapi juga meningkatkan kepuasan pelanggan dan akurasi pencatatan. 

Berikut adalah empat langkah SOP receiving gudang yang umum di Indonesia: 

1. Memeriksa dokumen (pre-receiving)

Sebelum menerima barang, tim penerima akan mengecek dokumen seperti tanggal, purchase order (PO), nama pengemudi pengirim, dan nama petugas gudang yang menangani.

Jika ada ketidaksesuaian antara dokumen dan pesanan, tim harus segera menghubungi pemasok untuk klarifikasi. Dokumen yang diperiksa juga mencakup syarat dan ketentuan pengiriman, sehingga tim penerima dapat memahami tanggung jawab mereka. 

2. Unloading 

Tahap ini merupakan tahap lanjutan dari pemeriksaan PO. Unloading adalah proses pengeluaran barang dari kendaraan ke lantai gudang. Selama proses ini, staff harus memastikan bahwa barang dikeluarkan dengan hati-hati untuk menghindari kerusakan. 

Tim juga perlu memeriksa apakah semua barang yang tercantum dalam dokumen pengiriman telah tiba dengan selamat. Setelah unloading selesai, area sekitar harus dibersihkan untuk menjaga keselamatan dan efisiensi kerja di gudang. 

3. Pemeriksaan barang (incoming inspection)

Pada tahap ini, petugas akan mengecek kode produk/SKU, menghitung jumlah, dan memeriksa kualitas dan kondisi barang. Pemeriksaan ini bertujuan untuk memastikan bahwa semua barang sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan dalam PO. 

Jika ditemukan barang yang rusak atau tidak sesuai, petugas harus mencatatnya dan melaporkannya kepada supervisor untuk langkah selanjutnya. Proses ini juga membantu dalam menjaga standar kualitas produk yang diterima oleh perusahaan. 

4. Putaway

Tahap putaway adalah proses memberi barcode ke setiap produk, meletakkan produk sesuai dengan jenis/ukuran/SKU/barcode, dan mencatat dalam inventaris gudang. Proses putaway ini memastikan bahwa produk dapat Anda akses dengan mudah.

Dengan melakukan putaway secara sistematis, perusahaan dapat mengurangi waktu pencarian barang dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. 

Cara Mengoptimalkan Penerimaan Barang

Terdapat empat cara untuk mengoptimalkan proses receiving gudang yang efisien, yaitu: 

1. Rutin dalam audit inventaris 

Dalam menjaga operasional suatu perusahaan perlu adanya audit inventaris secara rutin. Audit inventaris seperti pengecekkan fisik dan analisis waktu dapat membantu perusahaan dalam mendeteksi ketidakseimbangan yang terjadi di gudang. 

2. Lacak metrik penerimaan barang 

Terdapat beberapa cara untuk melacak metrik penerimaan barang, seperti: 

a. Time to receive 

Pengukuran tingkat efisiensi yang menunjukkan tingkat kecepatan tim dalam menerima, mengolah, dan menyimpan stok baru. Metrik ini menspesifikasikan waktu yang tim butuhkan untuk menerima, menghitung, menyimpan, dan membuat siap untuk menjual stok baru.

Terdapat beberapa tahapan dalam proses penerimaan sebagai berikut: 

• Validasi stok: Tahap awal dimana staf memvalidasi jumlah dan kondisi stok yang diterima.
• Pencatatan stok: Tahap selanjutnya dimana staf mencatat stok baru ke dalam sistem inventaris.
• Penyimpanan stok: Tahap terakhir dimana stok dipindahkan ke tempat penyimpanan yang sudah ditentukan.

Rumus: 

Time to receive = (waktu validasi stok) + (waktu pencatatan stok) + (waktu penyimpanan stok) 

b. Putaway time

Metrik yang mengukur waktu yang pekerja butuhkan untuk menyimpan barang ke dalam gudang. Metrik ini dapat memberikan wawasan tentang efisiensi operasional dan pengelolaan inventaris melalui beberapa tahapan, seperti:

• Pengambilan Barang: Waktu yang diperlukan untuk mengambil barang dari area penerimaan.
• Transportasi: Waktu yang dibutuhkan untuk mengangkut barang ke lokasi penyimpanan.
• Penyimpanan: Waktu yang diperlukan untuk menempatkan barang di rak atau lokasi penyimpanan yang sesuai.

Rumus: 

Put Away Time= (Waktu Pengambilan) + (Waktu Transportasi) + (Waktu Penyimpanan)

c. Supplier Quality Index (SQI) 

Penggunaan metrik untuk mengevaluasi kinerja pemasok (supplier) dalam berbagai aspek penting. Metrik ini membantu perusahaan memantau dan meningkatkan kualitas barang yang diterima dari pemasok. Berikut adalah komponen SQI bisnis:

• Kualitas bahan: Menilai kualitas barang yang dikirim oleh pemasok.
• Tindakan korektif: Menilai seberapa cepat dan efektif pemasok menangani masalah atau kesalahan.
• Response cepat: Menilai kecepatan respons pemasok terhadap permintaan atau pertanyaan.
• Kualitas pengiriman: Menilai ketepatan waktu dan kondisi barang saat pengiriman.
• Sistem kualitas: Menilai sistem manajemen kualitas yang digunakan oleh pemasok.
• Postur komersial: Menilai aspek-aspek komersial seperti harga, syarat pembayaran, dll.

Contoh rumus sederhana:

SQI = (w1 × Q) + (w2 ​× AC) + (w3 ​× R) + (w4 ​x D) + (w5 × S) + (w6​ × PC)

3. Periksa kembali dokumen 

Proses ini tidak hanya memastikan bahwa semua informasi yang tercantum akurat dan lengkap, tetapi juga membantu mengidentifikasi potensi kesalahan atau ketidaksesuaian yang dapat mempengaruhi operasi gudang secara keseluruhan. 

Dengan memeriksa kembali dokumen seperti invoice, receipt note, dan laporan pengiriman, perusahaan dapat meningkatkan akurasi inventaris, mencegah kerugian finansial, dan memastikan kepatuhan terhadap prosedur yang telah ditetapkan.

4. Menerapkan Warehouse Management System (WMS) 

WMS adalah aplikasi software stok barang yang mengelola aktivitas gudang secara otomatis, mulai dari penerimaan bahan baku hingga pengiriman produk jadi. 

Tujuan utama WMS adalah untuk meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi kesalahan, dan memaksimalkan kapasitas penyimpanan. Menggunakan software dapat membantu operasional suatu perusahaan untuk lebih baik lagi. 

Meskipun demikian, adakah software WMS yang dapat menyesuaikan perkembangan bisnis Anda? Jawabannya, ada. Simak bagian selanjutnya untuk mendapat jawaban komplitnya!

Efisiensikan Manejemen Inventaris dan Receiving Barang Gudang Anda dengan Sistem WMS HashMicro

Berdiri sejak tahun 2015, HashMicro selalu berkomitmen dan mewujudkan hadirnya efisiensi manajemen gudang melalui software Warehouse Management System (WMS) miliknya. Dengan lebih dari 2000+ klien ternama di Asia Tenggara, termasuk Indonesia, berikut adalah beberapa hal tentang HashMicro yang wajib Anda ketahui.

Pertamina, Bantex, dan All Fresh adalah beberapa dari klien HashMicro yang kerap Anda temui di pasar bisnis Indonesia. Dengan adanya tawaran demo gratis, bebas tambah biaya user, dan konsultasi bisnis gratis, HashMicro mengajak Anda untuk menilik lebih jauh performa sistem gudangnya.

Beberapa fitur andalan WMS HashMicro adalah:

• OCR for receiving: Proses mengubah teks pada dokumen fisik yang diterima di gudang ketika melakukan penerimaan barang menjadi data digital yang dapat sistem proses.
• RFID warehouse: Penggunaan teknologi RFID untuk mengotomatisasi proses pelacakan pergerakan stok yang masuk dan keluar dari rak gudang.
• Stock forecasting: Sistem yang menganalisis data historis penjualan, tren musiman, dan faktor lainnya untuk memprediksi permintaan barang di masa depan.
• Racking capacity with putaway strategy: Sistem memberikan rekomendasi tentang penempatan barang setelah barang tiba di gudang/ketika ingin dikirim dari gudang.
• Stock optimizer per warehouse: Sistem memberikan informasi tentang status kesehatan okupansi gudang untuk mengoptimalkan kapasitas penyimpanan rak dengan cara memberikan strategi penempatan barang antar gudang.

Kesimpulan

Proses receiving adalah kegiatan menerima barang gudang yang umum terjadi dalam perusahaan. Meskipun demikian, tugas receiving gudang tidaklah semudah yang banyak pebisnis bayangkan. Memerhatikan detail dengan aktivitas berulang adalah tantangan bisnis tersendiri.

Untuk itu, HashMicro hadir memberikan solusi bisnis yang mampu mengotomatisasikan proses penerimaan barang di gudang Anda. Selain itu, HashMicro WMS mampu memberikan data yang relevan untuk pengambilan keputusan bisnis. Dengan ini, Anda dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya operasional, dan menjaga kepuasan pelanggan secara bersamaan.

Tertarik untuk mengetahui bagaimana sistem ini berjalan? Coba demo gratis sistemnya sekarang dan temukan alasan mengapa HashMicro menjadi pilihan favorit pebisnis Indonesia.

Pertanyaan Seputar Software ERP

• Apa saja SOP penerimaan barang?

  Standard Operating Procedures (SOP) penerimaan barang meliputi: (1) Pemeriksaan Visual Baru untuk memastikan kondisi fisik barang; (2) Bandingkan dengan Daftar Packing List untuk memastikan kesesuaian jumlah dan jenis barang; (3) Verifikasi Quantity & Quality untuk memeriksa detail produk seperti kode batch dan tanggal kadaluarsa; (4) Dokumentasi Formal dengan mengisi Formulir Penerimaan Barang; dan (5) Penyimpanan yang Tepat sesuai ketentuan penyimpanan yang berlaku. Selain itu, jika ditemukan masalah, catat dan laporkan langsung kepada petugas terkait.

• Apa itu receiving dalam gudang?

  Receiving dalam gudang adalah proses penerimaan barang yang masuk, yang meliputi pemeriksaan dokumen pengiriman, pemeriksaan fisik barang, verifikasi jumlah dan kualitas, serta pencatatan informasi dalam sistem manajemen gudang. Proses ini penting untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan dan dalam kondisi baik, sehingga mendukung efisiensi operasional dan akurasi inventaris.

• Bagaimana proses penerimaan barang agar sesuai SOP?

  Proses penerimaan barang agar sesuai dengan Standard Operating Procedure (SOP) melibatkan pemeriksaan visual barang, bandingkan dengan daftar packing list, verifikasi quantity dan quality, dan dokumentasi formal. Setelah itu, tandatangi formulir penerimaan barang dan simpan dokumen-dokumen terkait secara rapi. Proses ini dilakukan untuk memastikan akurasi dan integritas transaksi.

• Dokumen apa saja yang ada di penerimaan barang?

  Dokumen yang ada dalam penerimaan barang meliputi Surat Jalan, yang menunjukkan rincian pengiriman; Faktur, yang mencantumkan harga dan jumlah barang; Packing List, yang merinci isi paket; Bukti Penerimaan, yang menandakan barang telah diterima; dan Formulir Penerimaan Barang, yang mencatat kondisi dan jumlah barang saat diterima. Dokumen-dokumen ini penting untuk memastikan akurasi dan transparansi dalam proses penerimaan.